Круглый стол «Теория управления документами, модели и стратегии, и современное рабочее место», часть 3

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/2_0907436219.html ) 

Выступает Николя Форбс

Николя Форбс (Nicola Forbes) затем в своём выступлении подчеркнула, что мы вот-вот вступим в пост-цифровую эру. По её словам, мы, как специалисты по управлению документами и их хранители, должны подумать о том, что мы хотим перенести из цифровой эпохи в пост-цифровую. Изменения происходят быстро, поэтому нам нужно быстро принимать решения.

Николя также отметила, что характер управления документами всё чаще определяется стратегиями и мерами и средствами контроля и управления для программного обеспечения, и задал вопрос - нормально ли это? По её словам, особенностью пост-цифровой эпохи также является проблема прозрачности – поскольку всё чаще, особенно в связи с распространением технологий искусственного интеллекта, отсутствует прозрачность в отношении того, как построена система и на основе каких правил она работает. Николя рассматривает это как серьёзную проблему для управления документами и для обеспечения подотчетности и прозрачности.

Лучшее из чата

По ходу мероприятия участники оживленно его комментировали:

• «К сожалению, реалии современного рабочего места оказываются сильнее теорий и стандартов.»;
  
  
• «Да, согласен: управление документами наиболее эффективно, во многих смыслах, тогда, когда выполнение работы и её документирование - одно и то же.»
  
  
• «Реальное управление документами осуществляется с использованием многих подходов и технологий во многих средах.»
  
  
• «Новой является возможность показывать одни и те же документы, упорядочив их по-разному, -  и это должно стать следующим шагом для архивов.»
  
  
• «Благодаря ИИ, нам не потребуется структурное упорядочение; мы сможем виртуально агрегировать документы по функциям, темам, пользователям, деловым подразделениям или по любым иным аспектам их контента и метаданных (и устанавливать для таких агрегаций сроки хранения).»
  
  
• «Существует разница между управлением документами в коммерческих организациях и в государственных органах и учреждениях (в правительстве и в органах исполнительной власти). Потребности различаются, и имеются различия в законодательно-нормативных требованиях к управлению документами и архивному делу.»
  
  
• «Заставляя искусственный интеллект выполнять работу по чтению и классификации каждого объекта, специалисты по управлению документами фактически получают больше возможностей и контроля над корпоративными документами, поскольку они могут (впервые) полностью контролировать каждый документ организации, не будучи ограниченными тем, что могут делать пользователи или исходные системы.»
  
  
• «С точки зрения государственного сектора: Регулярно происходят изменения в механизме государственной машины - как нам передавать контент и ответственность за него в таких обстоятельствах?»
  
  
• «Искусственный интеллект - не «серебряная пуля». Когда ИИ даёт сбой, кого оштрафуют и посадят в тюрьму? Кто обеспечит, что ИИ беспристрастен, хорошо документируется и постоянно синхронизируется с текущими законодательными и нормативными требованиями и потребностями деловой деятельности?»
  
  
• «Мы не используем ни машинное обучение, ни искусственный интеллект. Мы используем правила, представленные в виде кода (rules-as-code), которые на 100% прозрачны и отслеживаемы. Искусственному интеллекту никогда не должно быть позволено принимать решения по собственному усмотрению - он может лишь поддерживать принятие решений квалифицированными специалистами по управлению документами.»
  
  
• «Искусственный интеллект меняет характер деятельности специалистов по управлению документами со «старателей», проводящих всё свое время под землей, копая в поисках ценных документов, - на «ювелиров», превращающих найденные драгоценные камни в более ценные идеи для бизнеса.»
  
  
• «Машины могут прочесть каждое слово в каждом объекте, сделать все их доступными для обнаружения и поиска по ним, и автоматически сопоставить их с правилами. Этим снимается соответствующее бремя со специалистов по управлению документами, и у них появляется возможность делать то, что у людей получается лучше всего - принимать решения, основанные на фактах.»
  
  «Да, а ещё создают информационный шум, который приводит к невозможности принимать правильные решения.»
  
  
• «По большому счёту, чем ближе Вы подходите к получению значительных и краткосрочных финансовых последствий, тем более строгими будут требования к управлению документами. При «обычном» государственном управлении - независимо от того, идёт ли речь о студентах университетов, домах престарелых и т.д., - специалистам по управлению документами / информаций будет сказано «объединить всё в одну кучу».»
  
  
• «Нам нужно использовать онтологии и правила, представленные в виде кода, чтобы найти интересующий нас контент. Это правда, что некоторые организации предпочли бы не находить полный комплект документов, потому что тогда им сложнее решить, что делать. Однако большинство хочет иметь возможность увидеть полную хронологию документов, и как раз это искусственный интеллект может для нас сделать.»
  
  
• «Искусственный интеллект может стать эпичным провалом, потому что его нельзя обучить в соответствии с особенностями организации. На протяжении двух десятилетий отрасли управления документами «продавали» идею некоего инструмента, который решит все проблемы, после развёртывания очередного программного приложения – и этого никогда не происходило.»

Некоторые вопросы, о которых стоит подумать

В числе оставшихся у нас вопросов были следующие:

• «Мы переходим от эпохи документных систем к эпохе метаданных. Мощь метаданных, а не документных систем, станет ключевой при управлении документами. Что это значит для практики? Какими должны быть наши следующие шаги сегодня?»
  
  
• «Сейчас, когда всё является услугой, как мы учитываем этот фактов в стратегиях управления документами?»
  
  
• «Если в нашей практике управления документами мы переносим акцент на стратегии управления документами «по месту» (т.е. в деловых информационных системах, не перемещая их в специализированные документные системы – Н.Х.), то какие инструменты и рекомендации нужны специалистам-практикам? Как мы адаптируем наши инструменты и подходы? На что следует обратить первостепенное внимание? Кто наши новые партнеры в деятельности по управлению документами? Насколько сильно нам нужно изменить наши традиционные приоритеты?»
  
  
• «Все предполагают, что все данные хранятся и делаются доступными для многочисленных целей. Нравится ли нам это?»
  
  
• «С быстрым развитием и расширением применения искусственного интеллекта и машинного обучения, внезапно управление документами перестало зависеть от людей, создающих документы и раскладывающих их по делам - теперь машины могут выполнять эту работу. Появятся ли у нас вдруг из-за этого идеальные документы? Какие риски и проблемы необходимо принять во внимание?»
  
  
• «Огромные наборы данных, сложность, изменения с течением времени - как всем этим управлять?»

Аудиозапись и стенограмма

Аудиозапись выложена на веб-странице https://rkroundtable.org/2021/04/11/recordkeeping-theory-models-strategies-and-todays-workplace/ .

Стенограмма мероприятия доступна по адресу https://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2021/04/recordkeeping-theory-models-and-strategies-17-march-2021.pdf

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
https://rkroundtable.org/2021/04/11/recordkeeping-theory-models-strategies-and-todays-workplace/