Управление информацией как активом - идея не новая, но у меня есть серьезные проблемы с её осуществлением на практике.
На языке бухгалтерского учета, для того, чтобы считать нечто активом, мы должны ожидать в будущем притока в организацию, благодаря ему, денежных поступлений.
Мой комментарий: В языке, используемом как международными органами по стандартизации, так и профессиональным сообществом специалистов по управлению документами, понятие «актив» трактуется куда шире – оно охватывает абсолютно всё, что представляет для своего владельца хоть какую-нибудь ценность. Я готова согласиться, что столь широкая интерпретация потенциально делает формулировку «управление как активом» бессмысленной – ведь если документы вообще были созданы и сохранены хоть ненадолго, организация видела в них хоть какую-то ценность! Иными словами, если исходить из определения ИСО, любая зафиксированная информация формально может считаться активом.
Если же подходить с точки зрения здравого смысла, то активом может считаться информация, которая существенно полезная для ведения деловой деятельности, исполнения законодательно-нормативных и иных требований, сохранения корпоративной памяти, исполнения общественных ожиданий и т.п.
Таки образом, хотя трактовка Карла является, на мой взгляд, чрезмерно узкой – поставленный им вопрос заслуживает внимания. Это опять-таки идея о том, что деятельность службы управления документами должна приносить организации ощутимую деловую отдачу – только представленная с несколько иного ракурса.
Итак, какая часть хранимой нами информации действительно является «активом»?
Кто-нибудь когда-нибудь делал прогнозы доходов от своей информации?
Если информация не будет приносить денежных поступлений (или поддерживать экономию затрат), - разве это не делает её обузой?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Пользователь Chel так прокомментировал этот пост:
«Возможно, именно поэтому об управлении документами всё чаще говорят с точки зрения менеджмента риска? Раз менеджмент риска рассматривается как «необходимое бремя», то и управление документами можно считать аналогичной формой страховки.»
На это Карл Мелроуз ответил следующее:
«Об этом можно было бы вести очень долгий разговор. Я думаю, что подход на основе менеджмента риска опасен для управления документами, потому что в него по-настоящему вкладываются только сразу после того, как случается какой-то инцидент, - и проблема здесь в том, что даже после того, как что-то подобное случилось, никто не хочет инвестировать в ликвидацию последствий всего того, что происходило ранее ... они лишь хотят сказать: «Начиная с этого момента, мы будем вести хорошие документы». Конечным результатом является паршивое качество документов, и, как следствие, наша профессиональная деятельность недооценивается.
Я считаю, что нам нужно удвоить внимание к аспекту деловой полезности нашей деятельности, потому что это единственное, что даёт стабильную, проверяемую, измеримую и очевидную отдачу. Однако измерить деловую полезность / отдачу сложно, и специалистов по управлению документами этому не учат – соответственно, они об этом и не задумываются. Поэтому я думаю, что существует проблема как специалистов, которые не знают, как распознать, когда их деятельность даёт отдачу, - так и проблема того, что эти специалисты не знают и не умеют измерять эту отдачу и информировать о ней.
Вот простой пример: Специалист по управлению документами, с которым я разговаривал на прошлой неделе, только что переименовал заголовки целой серии дел, чтобы они соответствовали требованиям другой системы. Каждую неделю они получали от 15 до 20 запросов в связи с тем, что сотрудники не могли найти документы самостоятельно, и поэтому обращались за помощью в группу управления документами. Он переименовал всю серию дел ради того, чтобы в этом больше не было необходимости. Это очень полезная работа, но проблема в том, что он не подумал об этом заранее с данной точки зрения, поэтому и не задокументировал объём запросов, трудозатраты на поиск (как сотрудников деловых подразделений, так и персонала его собственной группы); и не написал экономического обоснования для выполнения подобной работы – соответственна, эта отдача осталась невидимой для организации, пусть даже на самом деле она очень существенно способствовала повышению производительности труда, вследствие чего со временем организация сэкономит массу денег.
Я думаю, нам нужно сосредоточиться на такого рода усилиях. У нас нет времени на это, но это потому, что у нас недостаточно людей - поэтому нам необходимо начать уделять время данным усилиям, чтобы показать свою ценность, получить больше людей - и получить время для этих усилий.
А что думаете Вы?»
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/17/why-do-we-talk-about-managing-information-as-an-asset-when-most-of-our-information-isnt/
Комментариев нет:
Отправить комментарий