(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_0228890162.html )
Выступает Крис Хёрли (Chris Hurley)
Крис Херли (Chris Hurley) начал свой доклад подчеркивания того, что люди – это документирующие млекопитающие. Традиционно люди всегда создавали документы - не потому, что им так велели, а потому, что они им были нужны. В «бюрократическую» эпоху1960-х годов организации разработали сложные структуры реестров, регистров и документальных фондов, централизованные корпоративные службы и системы хранения документов, а также деловые процессы, которые часто производили документы в трёх экземплярах, с тем, чтобы все соответствующие корпоративные дела могли быть обновлены, и информация стала доступной для всех сфер деловой деятельности, в которых она требовалось. Специалисты по управлению документами той эпохи, как выразился Крис, были профессионалами-практиками, а не теоретиками. Что изменилось с началом цифровой эры в середине 1990-х годов, так это исчезновение руководителей среднего звена, которые обеспечивали исполнение централизованных процессов и правил делопроизводства. Также имел место рост технологий, которыми применяют и которыми управляют отдельные лица.
Именно в это момент на авансцену вышла теория управления документами, поскольку, как утверждал Крис, специалистам по управлению документами пришлось вернуться к основополагающим принципам, а также сформулировать и разработать подходы, которые можно было бы масштабировать по мере экспоненциального роста объемов информации, с которыми стало возможно иметь дело на рабочем месте благодаря технологиям. Старые бумажные процессы оказались непригодными, и началась новая эра теории управления документами.
На этом пути были большие достижения, но на практике требуется большее для разработки подходов, позволяющих масштабировать подходы и методы управления документами до уровня сложности и масштабов, требуемых современными организациями.
Крис, однако, уверен, что там, где есть соответствующая потребность в сфере управления документами, всегда найдётся и решение. Даже в сложную цифровую эпоху, когда имеет место разрыв между теорией, передовой практикой и тем, что возможно, - в тех случаях, когда бизнесу потребовались хорошие документы, бизнес разработал способы создания и хранения хороших документов. По опыту Криса, такие решения редко находятся в рамках корпоративных систем управления документами; и поиском таких решений редко руководят специалисты по управлению документами. Крис отметил, что, напротив, в конкретных сферах деловой деятельности разрабатываются специализированные решения или создаются такие ключевые системы, такие как системы управления взаимоотношениями с клиентами, с целью документирования и управления специфическими действиями, обязательствами и рисками.
Крис также сказал, что, по его опыту, адаптацией подходов к управлению документами в условиях динамичной бизнес-среды обычно занимаются отнюдь не специалисты по управлению документами. Как правило, этим занимаются специалисты по менеджменту риска, данных, по качеству данных, которые по-разному подходят к решению основного вопроса о необходимости доступа к точным, аутентичным и надёжным документам.
В заключение Крис подчеркнул, что диалоги с теми коллегами, которые столь же увлечены вопросами управления хорошими документами и информацией, могут стать важной возможностью для того, чтобы изменить идеологию, методы и результаты управления документами.
Следующим выступал Эндрю Во (Andrew Waugh) из Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office of Victoria, PROV). Он рассказал о научно-исследовательской инициативе по проведению практических экспериментов с вариантами управления документами в электронной почте как архивными документами, которую PROV координирует.
Выступает Эндрю Во
Этот проект был инициирован благодаря диалогу PROV со следственными органами. Эти органы указали на то, что, хотя документы в документных системах были полезными, однако реальные доказательства, в которых нуждались следователи, всегда неизбежно обнаруживались в корпоративной системе электронной почты. В условиях электронно-цифровой среды официальные документные системы содержат выборочную историю, и поэтому они не очень полезны для следователей.
Эндрю отметил, что в любой деловой системе всегда создаются и хранятся документы, при этом не избирательно. По мнению Эндрю, сегодня у нас нет иного выбора, кроме как работать с деловыми системами как с документными. Он советует не требовать функциональных возможностей, которых в деловых системах нет, и использовать те, что есть в наличии.
PROV провёл эксперименты со своей собственной внутренней почтовой средой. С согласия персонала, была взята выборка из 250 тысяч электронных писем, и на её основе изучались варианты управления электронными письмами как документами. Было проведено удаление дубликатов электронных писем, что мгновенно сократило объём выборки до 143 тысяч. Следующим шагом PROV было формирование цепочек взаимосвязанных писем с использованием специально разработанного собственного специализированного программного обеспечения. Этот подход оказался наиболее эффективным и позволил сократить объём контента до 80 тысяч значимых цепочек корреспонденции, уменьшив набор данных до 32% от его первоначального объёма. Кроме того, формирование цепочек привело к созданию очень значимого контента, который был гораздо более полезен в качестве документации, отражающей процессы принятия решений и выполнения действий.
Процесс формирования цепочек можно критиковать как устранение первоначального порядка документов, но, как подчеркнул Эндрю, в цифровой среде проблематично определить, что такое «первоначальный порядок». Однако ключевым преимуществом работы с электронными документами в их «родных» средах являются «родные» метаданные, которые можно использовать для формирования нескольких различных представлений документов, на основе различных подходов к их упорядочению.
Эндрю также высказал своё несогласие с известным подходом Capstone к управлению электронной почтой, поскольку тот отдаёт приоритет электронной почте отдельных лиц. По мнению Эндрю, формирование цепочек писем позволяет создавать более качественные и полные документы и отдаёт приоритет различным контекстам деловой деятельности, а не контексту отдельной личности.
Эндрю подчеркнул, что исследования PROV показывают, что наилучшие документы находятся в тех системах, в которых выполняется соответствующая работа. Он рекомендовал [говоря о накопленном отраслью опыте – Н.Х.] сосредоточить внимание на результатах, достигаемых с помощью бумажных систем, а не на используемых в них методах. По его мнению, выведение документов из документных систем приводит к деградации фондов.
Основной вывод Эндрю заключался в том, что сильной стороной использования электронных деловых систем в качестве систем хранения документации являются метаданные – и это надо использовать. Он рекомендовал использовать деловые системы в качестве систем управления документами и стремиться к формированию удовлетворительной практики управления документами с учетом соответствующих деловых рисков – не нужно стремиться к совершенству.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/3_01887476634.html )
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
https://rkroundtable.org/2021/04/11/recordkeeping-theory-models-strategies-and-todays-workplace/
Комментариев нет:
Отправить комментарий