Какие документы мы должны хранить на бумаге? Глобальное руководство по соблюдению требований к носителям информации, местонахождению и передаче документов, часть 2

(Окончание, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_6.html )

Документы о трудовой деятельности и занятости

Если обычно в целом понятно, можно ли хранить в электронном виде документы бухгалтерского и налогового учёта, то вопрос о возможности использования электронных документов о трудовой деятельности (например, платежных ведомостей, кадровых дел, документов об охране труда и здоровья на рабочем месте и о несчастных случаях) более неоднозначен.

Например, когда речь идёт о документах о несчастных случаях, в законодательстве, скорее всего, будет назван определенный формат (форма), а не вид носителя. Если форма существует и может быть заполнена в электронном виде, то разумно предположить, что Вы можете сохранять её в электронном формате. Если, однако, все формы являются бумажными, то разумно предположить, что Вы должны будете сохранять сведения о несчастном случае в бумажной форме.

Ниже приводится разбивка 80 стран по категориям в зависимости от того, допускает ли их законодательство электронное хранение документов о заработной плате.

В число стран, которые обычно разрешают хранение документов и материалов о заработной плате в электронном формате, входят:

Албания, Армения, Австралия, Босния, Канада, Китай (КНР), Чехия, Дания, Сальвадор, Франция, Германия, Греция, Ирландия, Италия, Казахстан, Кения, Косово, Литва, Мадагаскар, Малайзия, Мексика, Черногория, Марокко, Нидерланды, Перу, Польша, Румыния, Сербия, Сьерра-Леоне, Сингапур, Южная Африка, Южная Корея, Испания, Швейцария, Тайвань, Объединенные Арабские Эмираты, Великобритания и Вьетнам.

В число стран, которые разрешают хранение документов и материалов о заработной плате в электронной форме, но требуют, чтобы эта форма была «оригинальной», в которой документ или материал была создан, входят:

Аргентина, Грузия и Индия.

В число страны с уникальными требованиями к электронному хранению документов и материалов о заработной плате, входят:

• Люксембург, где требуется хранить данные о заработной плате в «Специальном регистре», и
  
  
• Норвегия, где требуется хранить информацию как в бумажной, так и в электронной форме.

В число стран, которые не разрешают электронное хранение документов и материалов о заработной плате, или же отдают предпочтение бумажным документам, входят:

Бразилия, Камбоджа, Колумбия, Коста-Рика, Доминиканская Республика, Филиппины, Россия, Словакия, Шри-Ланка, Украина и Узбекистан.

В число стран, в законодательстве которых о зарплатных документах отсутствуют требования к носителям информации, входят:

Алжир, Чили, Египет, Эфиопия, Финляндия, Габон, Гана, Гватемала, Гайана, Индонезия, Ямайка, Япония, Иордания, Ливан, Монголия, Нигерия, Панама, Португалия, Саудовская Аравия, Швеция, Суринам, Танзания, Таиланд, Тунис, Турция и Уганда.

Обзор по 80 странам показывает, что в отношении зарплатных документов многие страны либо разрешают электронное хранение таких документов, либо не упоминают этот вопрос в своём трудовом законодательстве. Однако 16 из 80 стран или требуют хранения документов о заработной плате на бумаге, или выставляют особые требования, предусматривающие хранение в оригинальном формате, в специальных регистрах, или одновременно в бумажном и в электронном виде.

Требования к местонахождению

В отношении некоторых видов документов существуют явные требования к местонахождению, а в отношении некоторых другие – неявные требования такого рода. Примером явных требований к местонахождению может служить требование о том, чтобы документы или материалы находились по месту основной деятельности или занятости. Примером неявного требования является требование о том, чтобы документ был доступен для немедленной проверки. Анализ этих требований влияет на решение о сохранении информации в электронном или бумажном формате.

Документы бухгалтерского учёта

Как правило, цель бухгалтерского учета - защитить инвесторов и владельцев компании. Как следствие, местонахождение документов бухгалтерского учёта определяется уставными документами компании или наиболее простым способом передать эту информацию владельцам/акционерам. Электронные документы обычно не препятствуют достижению этой цели, пока обеспечивается доступность информации.

Документы налогового учёта

Власти проверяют документы налогового учёта для целей аудита и обеспечения их соответствия информации, представленной в налоговых декларациях. Это не «точечные» или «внезапные» проверки. Как правило, организации получают уведомление и им даётся время на то, чтобы собрать информацию из своих первоисточников и распечатать её. Единственным исключением из этого правила могут быть таможенные документы, относящиеся к налогам, связанным с таможенными пошлинами.

Контракты

Контракты обычно не проверяются властями; это частные соглашения. Однако, поскольку они являются частными соглашениями, иногда на них распространяются законы о защите персональных данных. В некоторых странах, таких как Китай и Россия, существуют строгие ограничения на местонахождение персональных данных. В большинстве других стран, следуя примеру Евросоюза, имеются ограничения на передачу персональных данных. Эти ограничения рассматриваются ниже.

Документы о труде и занятости, включая документы об охране труда и здоровья на рабочем месте

Документы такого рода с наибольшей вероятностью могут потребоваться для немедленной проверки. В их число могут попасть сведения о заработной плате, персонале, несчастных случаях, иные сведения об охране труда и здоровья, связанные с трудовой деятельностью. Законы и нормативные акты о труде обычно требуют, чтобы такая информация была доступна для немедленной проверки. Если документ недоступен ввиду того, что он находится в электронной системе и не может быть своевременно распечатан и/или представлен, организация будет оштрафована и/или будут иные неприятные последствия. В результате организации могут решить, что более эффективно хранить эти документы в бумажном формате по занятости.

Ограничения на передачу

В соответствии с законодательством Евросоюза и стран, установивших аналогичные требования, персональные данные не могут передаваться в другие страны, если эти страны не обеспечивают для них равноценный уровень защиты. Соединенные Штаты не обеспечивают такой равноценной защиты, что делает передачу персональных данных в США из многих стран незаконной, если только не будут предприняты определенные действия или меры предосторожности (например, представление Обязывающих корпоративных правил (Binding Corporate Rules) или соответствие Стандартным условиям договора (Standard Contract Clauses)).

Эта позиция была усилена в июле 2020 года, когда Европейский суд (European Court of Justice) постановил, что программа «Щит, защищающий неприкосновенность частной жизни» (Privacy Shield - соглашение о взаимной защите персональных данных между США и Евросоюзом - Н.Х.), использовавшаяся многими американскими организациями для передачи персональных данных граждан Евросоюза в США, неадекватна для защиты информации граждан Евросоюза и, следовательно, её незаконно использовать для обеспечения соответствия европейскому законодательству о защите персональных данных (GDPR). (Дело C-311/18 «Еврокомиссар по защите персональных данных против Facebook Ireland и Maximillian Schrems, 16 июля 2020 года).

Следовательно, если компания хранит персональные данные в корпоративной системе управления контентом, размещённой в облаке, и эти персональные данные доступны в США, то организация может нарушать некоторые законы о защите персональных данных. Это обстоятельство может повлиять на решение использовать такие электронные системы для хранения персональных данных.

Еще одна проблема, связанная с передачей данных, - это миграция данных из одной системы в другую или сканирование аналоговых документов в электронные версии. Как мы уже показали, многие законы и нормативные акты допускают использование как электронных, так и бумажных версий документов, но при этом требуют сохранения оригинальной версии. Это означает, что если документ создается в бумажной форме, он должен сохраняться в исходной бумажной форме; если же документ создается в электронной системе, то он должен оставаться в той же электронной системе.

Выводы

Большинство стран допускают использование электронных документов, - но какой бы метод хранения ни использовался, этот метод должен обеспечивать сохранение целостности информации, её доступность и возможность распечатать при необходимости.

Организации должны быть особенно осторожны с трудовыми документами, персональными данными и документами, ценность которых заключается в обладании оригиналом.

Возможны ситуации, когда организации хранят информацию в двух системах: экземпляр в корпоративной системе для внутренних целей; и бумажную версию, на случай проверок и во исполнение законодательно-нормативных требований – на территории компании или в иных допустимых местах. Это не то же самое, что хранение бумажных дубликатов во внеофисных хранилищах, поскольку такое хранение вне местоположения организации не решает задачу предоставления документов для немедленной проверки. Следовательно, подобную практику не следует поощрять.

Изучив законодательство на предмет допустимости электронного хранения, наличия явных и неявных требования к местонахождению и ограничений на передачу документов, организация сможет принять обоснованное решение о том, какие документы ей следует хранить в электронном, и какие - в бумажном виде.

Том Кори (Tom Corey)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2021/01/which-records-should-we-retain-in-paper-a-global-guide-to-media-location-and-transfer-compliance/