понедельник, 26 июня 2017 г.

Стандарт ISO 15489 обновлён, чтобы соответствовать потребностям электронной эпохи, часть 1


Статья Касси Финдлей была опубликована в номере журнала «Управление информацией» (Information Management Journal) за май-июнь 2017 года.

Об авторе: Касси Финдлей (Cassie Findlay – на фото) - профессионал, имеющая опыт работы в качестве специалиста по управлению документами, архивиста, специалиста по обеспечению долговременной сохранности и консультанта. Она руководила проектом пересмотра международного стандарта ISO 15489; написала главу по вопросам управления электронными документами для учебника «Ведение архивов» (Keeping Archives,), подготовленного Австралийским обществом архивистов (Australian Society of Archivists, ASA); и получила множество отраслевых наград за публикации и за разработку стандартов. Касси Финдлей работала в комитетах и на руководящих должностях в ASA и в Международным совете архивов (МСА); она является одним из основателей дискуссионной группы по вопросам управления документами и архивного дела (Recordkeeping Roundtable). Касси имеет степень магистра по управлению информацией (архивами / документами) от Университета Нового Южного Уэльса (Австралия) и диплом о высшем образовании в области менеджмента. С ней можно связаться по адресу findlay.cassie@gmail.com  .
«Спустя 15 лет после публикации первого международного стандарта по управлению документами, новая редакция стандарта ISO 15489 даёт возможность использовать гибкие, инновационные подходы к разработке эффективных программ управления документами для современной динамической информационной среды. В данной статье говорится о том, как стандарт открыл дорогу для применения всех возможностей электронно-цифрового мира, одновременно удовлетворяя сохраняющуюся потребность в управлении бумажными документами.»

Касси Финдлей (Cassie Findlay)
Публикация стандарта ISO 15489-1:2001 «Информация и документация – Управление документами – Часть 1: Общие положения» (Information and documentation - Records management - Part 1: General, стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», см. http://vsegost.com/Catalog/46/461.shtml  или http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135548/ - Н.Х.) стала важной вехой в разработке более дружественных электронным технологиям подходов к созданию и хранению документов. Документ, разработанный подкомитетом SC11 «Управление документами / архивами» (Archives/Records Management)  технического комитета TC46 «Информация и документация» (Information and Documentation) Международной организации по стандартизации (ИСО), стал первым глобально согласованным международным стандартом управления документами, который был адаптирован в более чем 50 странах мира и переведен на более чем 15 языков.

Многое, однако, изменилось с момента опубликования этого плода первого глобального консенсуса по основным вопросам деятельности специалистов по управлению документами, поэтому технический подкомитет TC46 /SC11 подготовил новую редакцию, которая была опубликована в прошлом году как ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles).

Обновленный стандарт для нового века

Благодаря распространению деловой деятельности в онлайн-среде и применению всё более развитых инструментов для коллективной работы, организационные и юрисдикционные границы стали подвижными. Во многих отраслях экономики данные стали самой ценной валютой. Опасения по поводу переизбытка информации - как и по поводу её возможной утраты – становятся для нас одними из наиболее актуальных как на деловом, так и на личном уровнях.

Какова же роль специалистов по управлению документами в мире быстрого развивающихся и распространяющихся новых технологий для движимой данными деловой деятельности; опирающегося на облачные вычисления сотрудничества, обмена мгновенными сообщениями, расширенной реальности и т.д.?

Сложность и динамичность электронной информации, те риски, которые угрожают её целостности и доступности с течением времени, а также растущее разнообразие связанных с ней правовых, нормативных и деловых требований делают как никогда важным понимание глобальных представлений о том, как следует управлять информацией.

ISO 15489 – не сертификационный стандарт

Новая редакция ISO 15489, как и предыдущая, не предусматривает использования в качестве сертификационного стандарта, требования которого обязательны к исполнению. Скорее, данный документ служит в качестве заявления о том, что представляет собой работа по управлению документами, устанавливает её основные понятия и виды деятельности, предлагает набор принципов, ложащихся в основу подходов к созданию и управлению документами в любом контексте,  и служит отправной точкой при разработке специфических подходов, учитывающих местные особенности. Благодаря этому стандарт оставляет место для инноваций при разработке и внедрении определенных элементов программы управления документами.
«Опасения по поводу переизбытка информации - как и по поводу её возможной утраты – становятся для нас одними из наиболее актуальных как на деловом, так и на личном уровнях.»
Технологическая нейтральность стандарта

Кроме того, стандарт был разработан так, чтобы учитывать особенности электронной среды (digital-minded), но при этом быть технологически нейтральным, во избежание ссылок на конкретные технологии, которые, без сомнения, будут заменены, - что сделало бы данную редакцию чувствительной к течению времени. На протяжении всего процесса подготовки проекта документа, редакционная комиссия стремилась обеспечить написание стандарта таким образом, чтобы оставить открытыми для использования все возможности электронного мира и избежать формулировок, которые были бы полезными исключительно для управления бумажными документами. Благодаря этому стандарт подходит для использования в среде электронной деловой деятельности, но в то же время он применим и в организациям, которые по-прежнему работают с бумажными документами.

(Продолжение следует)

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: Сайт журнала «Information Management Journal»
http://www.bluetoad.com/publication/?i=408769&pre=1#{%22issue_id%22:408769,%22page%22:28}

Требования к форматам копий нормативных правовых актов, направляемых в Минюст


Приказом Минюста России от 31 марта 2017 года № 50 утверждены «Требования к форматам копий нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и сведений об источниках их официального опубликования, представляемых в Министерство юстиции Российской Федерации в электронном виде для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации»
Для справки: Согласно п.7 «Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации», Министерство юстиции РФ утверждает «Требования к форматам представляемых копий нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и сведений об источниках их официального опубликования в электронном виде».
Высшие должностные лица субъектов РФ (руководители высших органов исполнительной власти ) обеспечивают направление в Министерство юстиции РФ через его территориальные органы в электронном виде.

Копии нормативного правового акта субъекта РФ направляются:
  • В формате «pdf» (в одном файле, который должен содержать только нераспознанный электронный образ нормативного правового акта субъекта РФ на бумажном носителе с разрешением не более 300 dpi);

  • В виде текста в одном из следующих форматов: «doc», «docx», «odt», «rtf»;
Сведения об источниках официального опубликования нормативного правового акта субъекта РФ предоставляются в виде текста в формате «doc», «docx», «odt» или «rtf».

Мой комментарий: Я всё-таки не понимаю, почему для нормативного правового акта навязывается использование формата «pdf» с нераспознанным графическим  образом текста. С таким документом неудобно работать, - да и изготавливать его неудобно, если оригинал изначально-электронный! Наверное, Минюсту пора уже задуматься, почему же другие страны не боятся официально публиковать законы и нормативные документы в виде «нормальных» текстовых файлов (можно, например, посетить официальный портал Евросоюза, где документы к тому же выкладываются, для удобства пользователей, в нескольких форматах и на многих языках).

Насчёт неразумности жёстких требований типа «разрешение не более 300 dpi» я уже писала. Разрешение надо выбирать не из «пальцевых» соображений, а исходя из того, чтобы при оцифровке были сохранены все существенные сведения, содержащиеся в документе. При наличии чертежей и графиков с мелкими деталями, надписей мелким шрифтом и т.п. может потребоваться более высокое разрешение.

Источник:  Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=215037

воскресенье, 25 июня 2017 г.

Судебная практика: «Российская общественная инициатива» и авторские права гражданина


«Российская общественная инициатива» дает возможность любому гражданину подать свои предложения, однако у неё, с моей точки зрения, процедура дальнейшего рассмотрения петиции весьма запутана, и пока что заметной общественной отдачи данный ресурс не дал.

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в июне 2015 года вынесла решение по делу № 33-20179, в котором гражданин предъявил требования о защите своих авторских прав в отношении как текста инициатив, так и самого проекта.

Суть спора

Гражданин обратился в суд с иском к некоммерческой организации «Фонд развития информационной демократии и гражданского общества «Фонд информационной демократии»» о нарушении авторских прав и права на защиту информации. Гражданин зарегистрирован в федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации…» и является автором ряда общественных инициатив, размещенных на интернет-ресурсе «Российская общественная инициатива» ( www.roi.ru ).

Ресурс был создан в соответствии с Указом Президента РФ № 183 от 04.03.2013 г. «О рассмотрении общественных инициатив, направленных гражданами Российской Федерации с использованием Интернет-ресурса «Российская общественная инициатива»». Исполнять функции оператора уполномочена некоммерческая организация «Фонд развития информационной демократии и гражданского общества «Фонд информационной демократии».

Гражданин неоднократно представлял выработанные им инициативы на интернет-ресурс www.roi.ru . По его мнению, правила их рассмотрения не дают права должностным лицам Фонда редактировать текст инициативы без согласия автора, однако на этапе предварительной экспертизы его тексты стали регулярно подвергаться незаконному редактированию и удалению из них авторских данных: ФИО, почтового и телефонного адреса истца, номера телефона, гиперссылок на видеоролики в сети интернет с развернутыми пояснениями.

По мнению гражданина, тем самым Фонд нарушил его авторские права и право на защиту информации. Он неоднократно обращался в адрес Фонда с требованиями о прекращении нарушений его прав, однако они были отклонены.

Кроме того, интернет-ресурс www.roi.ru создан с использованием основного принципа, который был впервые описан в электронном обращении гражданина к Президенту РФ, направленном на портал http://letters.kremlin.ru/ «Отправить письмо Президенту» в апреле 2011 года в адрес портала электронных государственных услуг.

На данное обращение из Администрации президента ему был направлен ответ о том, что доводы, изложенные в нем, приняты к сведению. Кроме того, на форуме www.nn.ru в разделе «Как нам обустроить Россию» под рубрикой «Даешь - Госуслуги.ру - как механизм референдумов по всем вопросам власти!» гражданином под ником была опубликована статья с изложением основного принципа информационной демократии на основе публикации общественных инициатив и электронной фиксации их сторонников и противников, разрешающий проблему открытого всенародного голосования, исключающего возможности злоупотреблений при подсчете голосов.

По мнению гражданина, им был разработан и впервые опубликован в средствах массовой информации принцип информационной демократии, внедренный в практику функционирования Российской Федерации Указом Президента РФ от 04.03.2013 г. № 183.

На этом основании гражданин считает, что в соответствии с нормами ст. 1255 ГК РФ, он является автором не только указанной публикации, но и принципа системы информационной демократии, включая способ его реализации, позволяющий всенародное голосование с однозначной авторизацией участников голосования через систему электронных госуслуг. Поэтому он имеет право требовать указания на его авторство в разделе Интернет-ресурса www.roi.ru «О проекте», в чем фонд незаконно отказывает.

Гражданин просил суд признать незаконными отказы администрации Фонда в публикации на интернет-ресурсе www.roi.ru  «Российская общественная инициатива»:
  • Авторских данных и реквизитов авторов инициатив, прошедших экспертизу на ресурсе: фамилии, имени и отчества автора, номера телефона (по просьбе автора), адресов, как почтового, так и электронного (по просьбе автора);

  • Указания на его авторство в разделе «О проекте»;
Гражданин просил обязать Фонд ввести раздел «автор инициативы» для внесения имени и реквизитов автора соответствующей инициативы, внести в раздел Интернет-ресурса www.roi.ru «О проекте» сведения об его авторстве в отношении принципа реализации системы информационной демократии, повторно опубликовать тексты всех его инициатив с указанием его авторства.

Позиция Хамовнического районного суда г. Москвы

Хамовнический районный суд г. Москвы в марте 2015 года пришел к выводу о том, что принцип реализации системы информационной демократии объектом авторского права не является, а потому не подлежат удовлетворению и требования гражданина о признании незаконными отказов администрации Фонда в публикации на Интернет-ресурсе www.roi.ru  «Российская общественная инициатива» указания на его авторство в разделе Интернет-ресурса www.roi.ru  «О проекте», о возложении на фонд обязанности внести сведения об авторстве гражданина в отношении принципа реализации системы информационной демократии.

Хамовнический районный суд г. Москвы отказал в удовлетворении исковых требований гражданина к некоммерческой организации «Фонд развития информационной демократии и гражданского общества «Фонд информационной демократии» о нарушении авторских прав и права на защиту информации.

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда оставила без изменения решение Хамовнического районного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Источник:  Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=RAMSMARB;n=1048356

суббота, 24 июня 2017 г.

Новые ГОСТы на сайте Росстандарта по оценке процессов


На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/wps/portal/ ) в июньском 2017 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=6&year=2017 ) выложены, помимо прочих, следующие документы, подготовленные ООО «Информационно-аналитический вычислительный центр» (ООО ИАВЦ) и внесенные Техническим комитетом по стандартизации ТК 22 «Информационные технологии»:

ГОСТ Р ИСО/МЭК 33001-2017 «Информационные технологии. Оценка процесса. Понятия и терминология» объёмом 20 страниц, вводится с 01.03.2018 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=209797

Стандарт идентичен международному стандарту ИСО/МЭК 33001:2015 «Информационная технология. Оценка процесса. Понятия и терминология» (ISO/IEC 33001:2015 Information technology - Process assessment - Concepts and terminology, см. https://www.iso.org/standard/54175.html и  https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:33001:ed-1:v1:en ), разработанному взамен стандарта ИСО/МЭК 15504-1.2004.

Как отмечается во введении, «В настоящем стандарте содержится глоссарий терминов, относящихся к результативности оценки процесса, а также введение в общую систему понятий и стандартов, применяемых для оценки процесса. В настоящем стандарте указаны основные компоненты, обеспечивающие результативность оценки процесса. описаны результаты этой оценки, а также приведены способы применения результатов оценки.»

«ИСО/МЭК 33001 относится к множеству международных стандартов, обеспечивающих содержательную и последовательную основу для оценки характеристик качества процесса, основанных на объективных данных реализации процессов. Основы оценки охватывают процессы, используемые при разработке, сопровождении и эксплуатации систем в области информационных технологий, а также применяемые при проектировании, передаче, поставке и улучшении услуг. В целом в этих международных стандартах рассматриваются качественные характеристики процесса любого типа. Результаты оценки могут использоваться для улучшения процесса или определения и оперирования рисками, связанными с применением процессов.»

Содержание документа следующее:
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Структура семейства стандартов
5. Понятия
5.1. Общая информация
5.2. Понятия процесса
5.3. Система оценки
5.4. Организационная зрелость процесса
5.5. Уровень компетенции оценщиков
5.6. Применение результатов оценки
6. Анализ возможностей процесса
7. Соответствие требованиям
8. Оценка соответствия
Приложение А (справочное): Перекрестные ссылки ИСО/МЭК ЗЗОxx — ИСО/МЭК 15504
Библиография
ГОСТ Р ИСО/МЭК 33002-2017 «Информационные технологии. Оценка процесса. Требования к проведению оценки процесса» объёмом 16 страниц, вводится с  01.03.2018 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=209792

Стандарт идентичен международному стандарту ИСО/МЭК 33002:2015 «Информационная технология. Оценка процесса. Требования к проведению оценки процесса» (ISO/IEC 33002:2015 Information technology - Process assessment - Requirements for performing process assessment, см. https://www.iso.org/standard/54176.html и  https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:33002:ed-1:v1:en ), разработанному взамен ИСО/МЭК 15504-2:2003 и ИСО/МЭК ТО 15504-7:2008.

Как отмечается во введении, «В настоящем стандарте определяется минимальный набор требований к проведению оценки, который обеспечит объективные, последовательные, воспроизводимые и репрезентативные результаты процесса оценки. Эти требования помогут убедиться в том, что проверка обеспечит последовательный результат, предоставят фактические свидетельства для подтверждения оценок результативности и обеспечения соответствия показателей оцениваемого процесса. Оценка процесса применяется в следующих случаях:
  • проведение оценки организацией или для организации с целью определения состояния собственных процессов с целью их улучшения;

  • проведение оценки организацией или для организации с целью определения того, насколько собственные процессы подходят для определенного требования или категории требований,

  • проведение оценки организацией или для организации с целью определения того, насколько процессы других организаций подходят для определенной цели, заключения определенного договора или категории договоров.»
«Настоящий стандарт может быть использован в разных областях и компаниях любых размеров. Для обеспечения результативности оценки процесса могут применяться соответствующие методы, технические приемы и инструментарии.»

Содержание документа следующее:
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Проведение оценки
5. Подтверждение соответствия оценкам процесса
Приложение А (обязательное): Категории независимости
Приложение В (справочное): Пример содержания отчета об оценке
Библиография
ГОСТ Р ИСО/МЭК 33003-2017 «Информационные технологии. Оценка процесса. Требования к системам измерения процесса» объёмом 24 страницы, вводится с 01.03.2018 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=209798 .

Стандарт идентичен международному стандарту ИСО/МЭК 33003:2015 «Информационная технология. Оценка процесса. Требования к структурам измерения процесса» (ISO/IEC 33003:2015 Information technology - Process assessment - Requirements for process measurement frameworks, см. https://www.iso.org/standard/54177.html  и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:33003:ed-1:v1:en).

Как отмечается во введении, «В настоящем стандарте установлены требования к системам измерения, используемым для оценки процесса. Требования настоящего стандарта формируют структуру, которая представляет собой:
  • требования к системам измерения процесса при его оценке,

  • требования к проверке систем измерения процесса, используемого для оценки процесса.

  • требования, применимые к любой системе измерения процесса при получении составных измерений в различных областях.»
«Настоящий стандарт применим при разработке систем измерения любых качественных свойств процессов в разных областях.»

Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/wps/portal/

Судебная практика: Сбор персональных данных путем заполнения формы обратной связи на сайте компании


Претензии Роскомнадзора к организациям в отношении порядка обработки ими персональных данных (ПДн) и соблюдения требований законодательства РФ в этой области  порой кажутся надуманными, однако с 1 июля 2017 года за них придется платить серьезные штрафы. Пока же организации обходятся «малой кровью».

Претензии к ООО «Тамбовская Городская Юридическая Компания» (ООО «ТГЮК») вылились в судебное дело № 4А-288, по которому Тамбовский областной суд вынес решение в октябре 2016 года. Основные вопросы были к форме обратной связи сайта общества, которая состояла из трех полей: «Ваше имя», «тема сообщения», «сообщение».

Суть спора

В апреле 2016 года Управлением Роскомнадзора Тамбовской области были проведены мероприятия систематического наблюдения на предмет выявления в сети Интернет нарушений законодательства РФ в области персональных данных. Мероприятия проводились в отношении операторов ПДн, являющихся финансово-кредитными организациями, действующими на территории Тамбовской области и имеющие сайты в сети Интернет в доменной зоне .ru и .рф.

В ходе наблюдения было установлено, что ООО «ТГЮК» не были приняты меры по опубликованию или обеспечению неограниченного доступа к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПДн, к сведениям о реализуемых требованиях к их защите.

Прокуратурой было вынесено постановление о возбуждении дела об административном правонарушении, предусмотренном ст. 13.11 КоАП. Не согласившись с вынесенным решением, общество обратилось в суд.

Постановлением мирового судьи судебного участка № 1 Октябрьского района г. Тамбова, временно исполнявшего обязанности мирового судьи судебного участка № 2 Октябрьского района г. Тамбова, в июне 2016 года ООО «ТГЮК» было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.11 КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде штрафа в размере 1000 рублей.

Позиция ООО «ТГЮК»

В жалобе, поданной в Тамбовский областной суд, общество отметило, что не является оператором и не осуществляет обработку ПДн, поскольку не совершает действий, перечисленных в п.3 ст.3 Закона о персональных данных. Оно не осуществляет сбор ПДн путем заполнения формы обратной связи. Данная форма предназначена для получения сообщений. Форма обратной связи сайта общества состоит из трех элементов: Ваше имя, тема сообщения, сообщение.

Определить физическое лицо как субъекта ПДн с помощью заполнения данной формы не представляется возможным, поскольку идентифицировать физическое лицо по одному имени, без других данных (фамилия, отчество, адрес, заполнение которых в форме обратной связи не предусмотрено) не представляется возможным. К тому же в графе «Ваше имя» в форме заполнения данной формы имя не обязательно может быть настоящим. Остальные элементы заполнения формы обратной связи (тема сообщения, сообщение) также не являются ПДн.

По сведениям проверяющего органа (Роскомнадзор), ООО «Тамбовская Городская Юридическая Компания» не относится к операторам ПДн: сведения об этом юридическом лице как операторе, в частности, отсутствует в реестре операторов.

Кроме того, в материалах, приложенных к постановлению о возбуждении дела об административном правонарушении, отсутствуют доказательства того, что общество было извещено надлежащим образом о том, что в отношении него будет вынесено постановление о возбуждении дела об административном правонарушении. Извещение лица посредством электронной почты нельзя считать надлежащим, поскольку оно не обеспечивает фиксирование извещения и его вручение адресату.

Действия общества не наносят значительного ущерба государственным органам и охраняемым законом общественным отношениям.

Позиция Октябрьского районного суда г. Тамбова

Суд в августе 2016 года отметил, что в целях соблюдения сроков рассмотрения дел об административных правонарушениях судье необходимо принимать меры для быстрого извещения участвующих в деле лиц о времени и месте судебного рассмотрения. Поскольку КоАП РФ не содержит каких-либо ограничений, связанных с таким извещением, оно в зависимости от конкретных обстоятельств дела может быть произведено с использованием любых доступных средств связи, позволяющих контролировать получение информации лицом, которому оно направлено (судебной повесткой, телеграммой, телефонограммой, факсимильной связью и т.п.).

Суд отметил, что вина общества в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.11 КоАП РФ, полностью подтверждается совокупностью исследованных мировым судьей доказательств:
  • Постановлением заместителя прокурора о возбуждении дела об административном правонарушении, предусмотренном ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях в отношении общества;

  • Докладной запиской руководителя Управления Роскомнадзора.
По мнению суда, имеющиеся в материалах дела доказательства, не доверять которым у суда не было оснований, получены уполномоченными должностными лицами в установленном законом порядке, отнесены к числу допустимых доказательств по делу об административном правонарушении и являются достаточными, чтобы исключить какие-либо сомнения в виновности общества в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.11 КоАП РФ.

Доводы общества о том, что оно не является оператором и не осуществляет обработку ПДн, поскольку не совершает действий, перечисленных в п.3 ст.3 Закона о персональных данных, суд нашел несостоятельными, поскольку фактически при заполнении формы обратной связи осуществляется сбор ПДн, заполнение которых является обязательным.

Суд отметил, что оснований для освобождения от административной ответственности в связи с малозначительностью административного правонарушения не имеется.

Доводы общества о том, что извещение его посредством электронной почты нельзя считать надлежащим, были признаны судьей районного суда необоснованными.

Решением судьи Октябрьского районного суда г. Тамбова в августе 2016 года постановление мирового судьи было оставлено без изменения, а жалоба ООО «ТГЮК» - без удовлетворения.

Позиция Тамбовского областного суда

Заместитель председателя Тамбовского областного суда оставил без изменения постановление мирового судьи судебного участка № 1 Октябрьского района г. Тамбова, исполнявшего обязанности мирового судьи судебного участка № 2 Октябрьского района г. Тамбова и решение судьи Октябрьского районного суда г. Тамбова, вынесенные в отношении ООО «ТГЮК» по делу об административном правонарушении, предусмотренном ст. 13.11 КоАП РФ, а жалобу общества - без удовлетворения.

Для справки: Пресс-секретарь Роскомнадзора Вадим Ампелонский дал следующие рекомендации организациям, которые были опубликованы 14 апреля 2017 года на сайте bfm.ru : «Во-первых, Вы должны разместить политику конфиденциальности, во-вторых, Вы должны поставить «галочку», которую пользователь должен заполнить для того, чтобы зафиксировать, так скажем, факт своего осознанного согласия на обработку тех данных, которые он вам предоставляет. Вот если всего этого не сделано, то, соответственно, мы фиксируем нарушение законодательства и принимаем соответствующие меры. Закон предусматривает исключения для обращения в органы государственной власти. Если вы обращаетесь в органы государственной власти, то согласие пользователей не требуется» (см.: https://www.bfm.ru/news/351894 ).

Мой комментарий: Сейчас на сайте компании http://tambov-urist.ru/kontakty/ форма обратной связи изменена и дополнена «галочкой» о согласии на обработку персональных данных, а также активной ссылкой на «Положение об обработке и защите персональных данных».


Источники: Консультант Плюс / Сайт Октябрьского районного суда г. Тамбова / сайт ООО «Тамбовская Городская Юридическая Компания»
https://sud23--tmb.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=72472949&delo_id=1502001&new=&text_number=1
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=SOJ&n=1639816
http://tambov-urist.ru/kontakty/

пятница, 23 июня 2017 г.

Международный исследовательский проект «ДНК документа»


Данный пост доцента кафедры архивной науки университета Британской Колумбии (Канада) Виктории Лемьё (Victoria Lemieux – на фото) был опубликован 15 июня 2017 года в социальной сети LinkedIn

«ДНК документа» (Record DNA) является частью однолетней междисциплинарной международной исследовательской «сети» по ДНК электронных документов, финансируемой британским Советом по исследованиям в области искусства и гуманитарных дисциплин» (Arts and Humanities Research Council, AHRC). Проект объединяет представителей разных дисциплин, с тем, чтобы получить представление об  их потребностях в плане будущей электронной доказательной базы, попытаться переосмыслить понятие «электронного документа» с точки зрения его компонент (ДНК), и определить тематику будущих глобальных исследований.

Для этого им нужна Ваша помощь!

Участники проекта проводят серию вики-опросов, чтобы, используя краудсорсинг, выявить и расставить по важности проблемы, связанные с управлением электронными документами. В первом опросе задан вопрос: «Каковы риски для сохранения электронных  доказательств с течением времени?», см.  http://www.allourideas.org/recorddna (сейчас также обсуждается следующий вопрос – «Каковы наиболее важные компоненты документа, выполняющего росль свидетельства/доказательства?», см. http://www.allourideas.org/RecordDNAcomponents - Н.Х.).

Центром информирования об этой работе является блог «ДНК документа» ( https://recorddna.wordpress.com/ ), и Вы можете следить за деятельностью группы в Твиттере (см. https://twitter.com/RecordDNA ). Будет также использоваться хэштег #RecordDNA .

Мой комментарий: На упомянутом сайте д-р Элизабет Ломас (Elizabeth Lomas – на фото) из Университетского колледжа Лондона (UCL) пишет следующее: «Мы начинаем нашу серию краудсорсинговых действий и мероприятий по построению сети, которая поможет нам справиться с проблемами, связанными с управлением электронной доказательной базой во времени. Мы начинаем с проведения вики-опроса (опроса, в котором сами участники могут расширять список возможных ответов – Н.Х.) по оценке рисков для управления электронной доказательной базой во времени. Этот механизм создает длинные, упорядоченные по приоритету списки для дальнейшего рассмотрения. Пожалуйста, найдите время, чтобы подключиться и добавить свои мысли по адресу: http://www.allourideas.org/recorddna ».

Далее она отмечает:
«Мы уже получили некоторые интересных дополнений к заданному в опросе вопросу о том, каковы риски для сохранения электронных доказательств во времени. Добавлен ряд идей:
  • «Установление в первую очередь факта существования документа»,

  • «Взаимосвязанный опыт»

  • «Информационная перегрузка в неорганизованной среде - как найти доказательства?»
В рейтинге лидирует в настоящее время следующая мысль: «Невозможность выявить документы в результате их разброса по системам из-за отсутствия согласованной информационной архитектуры или отсутствия заинтересованности соответствующих сторон».

Появились новые интересные идеи, например, такая: «Отсутствие единственной версии истины – что является настоящим документом?»».
Если зайти на сайт опроса, то на главной странице предлагается выбрать из двух вариантов наибольший риск (оба варианта, с моей точки зрения, очень наивные, но мы не должны быть слишком строги к представителям университетской науки :) ). Зато можно добавить свои варианты и посмотреть полный список вариантов на вкладке «View results».

Будет любопытно посмотреть, во что в конечном итоге выльется этот проект :)

Источник: сайт LinkedIn / сайт Wordpress
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6280964768174084096/
https://recorddna.wordpress.com/2017/06/14/crowdsourcing-commences-what-are-the-risks-to-maintaining-digital-evidence-over-time/

Ответы на вопрос: Использование печатей в коммерческих организациях


Вопрос: Не могу нигде в источниках найти регламент простановки печати на документах, в частности на письмах. Т.е. мне известно, что обычно печати ставятся на гарантийные письма, письма в налоговые органы, о расторжении договоров. Но где это четко прописано, и прописано ли вообще, Я актуализирую регламент по печатям, и хотелось бы четко прописать, на какие документы не ставятся печати (счета-фактуры, например), а на какие ставятся, при этом не противореча нормативным документам.
Из «Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»:

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
….
Инструкция может иметь следующие разделы:
- перечень печатей, используемых в организации;
- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.
Т.е. получается, что организация сама определяет перечень документов, на которые ставит печать? И о каких правовых актах идет речь?

Ответ: Всё гораздо интереснее - в настоящее время коммерческая организация сама определяет, будет ли у неё вообще печать, или нет.

Федеральным законом от 6 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о ее наличии должны содержаться в уставе организации (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_65.html ).

После вступления в силу этого положения в различные нормативные акты вносились уточнения, устанавливающие, что печать на документы проставляется только при ее наличии (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_61.html , http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_14.html, http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_23.html ), - но в основном в них речь шла о документах, которые организации должны были представлять в органы государственной власти.

Другие ведомства уточняли порядок работы с документами самой организации при отсутствии печати:
  • Приказом Минобрнауки России от 31 марта 2016 года № 352 внесены изменения в «Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов», утвержденный приказом Министерства образования и науки РФ от 13 февраля 2014 года № 112.  С 3 мая 2016 года печать проставляется только при наличии на следующих документах: На дипломе и приложении к нему (п.14) и в книге регистрации выданных документов об образовании и о квалификации (п.26).

  • Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 31 октября 2016 года № 589н утверждены разъяснения по некоторым вопросам применения «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225. Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку осуществляется только при ее наличии (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2016/11/blog-post_71.html )

  • Приказом Министерства транспорта РФ от 30 ноября 2016 года № 367 внесены изменения в «Правила перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом», утвержденные приказом Минтранса России от 19 декабря 2013 года № 473. Согласно правилам, на оборотной стороне дорожной ведомости делается запись, которая должна подтверждаться подписью отправителя (с указанием должности и фамилии), но с 6 января 2017 года заверять ее печатью отправителя нужно только при ее наличии. (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/01/blog-post_23.html )
Как мне кажется, в настоящее время организациям стоит задуматься о том, каким образом они будут проверять у контрагентов официальное наличие или отсутствие печати. С эти связаны значительные риски при ведении деловой деятельности.

Вопрос: …И о каких правовых актах идет речь [в Методических рекомендациях]?

Ответ: Поскольку я не являюсь разработчиком методических рекомендаций, могу только предположить, что имеются в виду те самые нормативно-правые акты, в которых устанавливается требование о проставлении печати на тех или иных видах документов :)

Если вернуться к «классике», то:
  • Печать обычно ставилась на официальных документах (в первую очередь тех, что уходили во внешние организации – причем в былые времена печать не ставилась на бланки, но затем практика изменилась), договорах и т.п., особенно тогда, когда в форме присутствовало «место печати»

  • Печать ставилась и ставится с учетом обычаев делового оборота – особенно если Ваши контрагенты сомневаются и не хотят принимать в работу документы без печати. Если Вы на определенные виды документов испокон веку ставили печати, и для Вас такая практика не является обременительной – зачем её пересматривать? :)

  • Печать ставилась на документах, носящих церемониальный характер – например, на почётных грамотах, придавая им солидность.

  • Печати подразделений до сих пор нередко используются для заверения копий документов.

  • При хорошо налаженном делопроизводстве, должен быть утвержден порядок создания, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов. Без этого доказательная сила печатей будет куда меньше.
Я бы рекомендовала посматривать «одним глазом» на старые правила и инструкции, в которых было сказано немало разумного про печати и их использование – и спокойно заимствовала бы из них те положения, которые Вас устраивают и не противоречат современному законодательству и интересам деловой деятельности.

четверг, 22 июня 2017 г.

Китай: Стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, часть 4


Продолжая разговор о китайских стандартах в области управления документами, архивного дела и смежных дисциплин (предыдущий пост см. здесь:  http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/3.html ), хочу напомнить, что в Китае стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, согласно национальной классификации, относятся к группе A14 «Библиотеки, архивы, документы и интеллектуальная деятельность», http://www.csres.com/sort/Chtype/A14_1.html . По международной классификации эти стандарты попадают в раздел 01.140.20 «Информатика», см. http://www.csres.com/sort/ics/01.140.20_1.html .

GB/T 18894-2016 «Требования к архивации и управлению электронными документами» («电子文件归档与电子档案管理规范», Specification on electronic documents archiving and electronic records management) объёмом 19 страниц, взамен редакции 2002 года, действует с 1 марта 2017 года, см. http://www.csres.com/detail/287351.html , текст доступен по адресу http://www.360doc.com/document/17/0409/11/12444660_644090737.shtml

GB/T 31599-2015 «Требования к управлению документами в сфере социального страхования» (社会保险业务档案管理规范 , Archives management regulation of social insurance), объёмом 36 страниц, вступил в силу 1 января 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/269373.html

GB/Z 32002-2015 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» ( 信息与文献 文件管理工作过程分析, Information and documentation—Work process analysis for records, адаптация ISO/TR 26122:2008) объёмом 20 страниц, вступил в силу с 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274444.html

GB/T 32003-2015 «Требования к проведению оценки новых технологий» ( 科技查新技术规范 , Specification of scientific and technical novelty search) объёмом 40 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274445.html

GB/T 32004-2015 «Информация и документация. Стойкость и долговечность записи, печати и копирования на бумаге. Требования и методы испытаний» ( 信息与文献 纸张上书写、打印和复印字迹的耐久和耐用性 要求与测试方法 ,  Information and documentation—Permanence and durability of writing, printing and copying on paper - Requirements and test methods, адаптация с изменениями ISO 11798:1999), объёмом 20 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274446.html

GB/T 32010.1-2015 «Управление контентом - Переносимый формат для информационных материалов. Часть 1: PDF 1.7» ( 文献管理 可移植文档格式 第1部分:PDF 1.7, Document management - Portable document format - Part 1:PDF 1.7, адаптация ISO 32000-1:2008), объёмом 668 страниц, вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/274454.html

GB/T 7714-2015 «Информация и документация. Правила оформления библиографических ссылок и цитирования информационных источников» ( 信息与文献 参考文献著录, Information and documentation - Rules for bibliographic references and citations to information resources, адаптация с изменениями ISO 690:2010), взамен редакции 2005 года, объёмом 28 страниц, вступил в силу 1 декабря 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/268225.html

SZDB/Z 136-2015 «Руководство по анализу и использованию патентной информации» ( 专利信息分析与利用指南, Guide for patent information analysis and utilization), вступил в силу 1 мая 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/279701.html

SZDB/Z 168-2016 «Требования к единому сервису технологической платформы для публичных библиотек» ( 公共图书馆统一服务技术平台应用规范 , Public Library Unified Service Technology Platform Specification), вступил в силу 1 февраля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/279609.html

SZDB/Z 169-2016 «Функциональные требования к приложениям RFID-технологий, используемым в публичных библиотеках» ( 公共图书馆 RFID 技术应用业务规范, Public Library RFID Technology Application Service Specification), вступил в силу 1 февраля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/279608.html

WH/T 71-2015 «Требования к справочной службе библиотеки» ( 图书馆参考咨询服务规范 , Library reference service specifications), вступил в силу 1 августа 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/275438.html

WH/T 72-2015 «Стандарт формирования информационных пакетов для длительного хранения электронных библиотечных ресурсов» ( 图书馆数字资源长期保存信息包封装规范, Information package encoding standard for the long-term preservation of library digital resources), вступил в силу 1 августа 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/275439.html

WH/T 73-2016 «Требования к услугам муниципальных библиотек» ( 社区图书馆服务规范 , Community library service specifications), вступил в силу 1 апреля 2016 года, см. http://www.csres.com/detail/282901.html

DA/T 22-2015 «Правила упорядочивания архивных документов» ( 归档文件整理规则 ,
The arrangement rule of archival documents), см. http://www.csres.com/detail/282177.html , взамен ранее действовавшего стандарта DA/T 22-2000. Стандарт вступил в силу с 1 июня 2016 года. Текст стандарта доступен по адресу http://www.saac.gov.cn/news/site2/20151030/00e04ce08970179d527602.doc . О нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/blog-post_5.html

DB12/T 553-2015 «Правила работы архивов отделения Коммунистической партии Китая в г. Тяньцзине» ( 天津市中国共产党党员档案管理规范, Regulations regarding the Archives of Chinese Communist Party Tianjin Branch), вступил в силу с 1 марта 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/271059.html

GB/T 13190.1-2015 (взамен редакции 1991 года) «Информация и документация – Тезаурусы и совместимость с другими словарями – Часть 1: Тезаурусы для информационного поиска» (信息与文献 叙词表及与其他词表的互操作 第1部分:用于信息检索的叙词表, Information and documentation - Thesauri and interoperability with other vocabularies - Part 1:Thesauri for information retrieval, адаптация с изменениями ISO 25964-1:2011) объёмом 144 страницы, вступил в силу с 1 декабря 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/268235.html

GB/T 33289-2016 «Требования к документированию работ по консервации и реставрации хранящихся в коллекциях артефактов из камня» ( 馆藏砖石文物保护修复记录规范, Specification for recording of conservation and restoration on brick and stone collection), вводится с 1 июля 2017 года, см. http://www.csres.com/detail/292789.html

Источник: сайт национального органа по стандартизации
http://www.csres.com

Вышел новый номер журнала Ассоциации канадских архивистов Archivaria


Ассоциация канадских архивистов (Association of Canadian Archivists, ACA) сообщила о выходе очередного, 83-го весеннего 2017 года номера своего журнала Archivaria.

Полные тексты, к сожалению, доступны только подписчикам и членам Ассоциации, однако по ссылкам, данным на странице http://archivaria.ca/index.php/archivaria , можно ознакомиться с аннотациями статей. Как мне кажется, определенный интерес представляют сами темы публикаций, которые приведены ниже:

Статьи
  • Джин Драйден (Jean Dryden) «Понятие «опубликования» в канадском авторском праве: Взгляд с архивной точки зрения» (The Meaning of Publication in Canadian Copyright Law: An Archival Perspective);

  • Марко Болонья (Marco Bologna) «Историческое отложение архивных материалов: Новая интерпретация основополагающего понятия в итальянской архивной традиции» (Historical Sedimentation of Archival Materials: Reinterpreting a Foundational Concept in the Italian Archival Tradition);

  • Сюзанна Беловари (Susanne Belovari) «Историки и веб-архивы» (Historians and Web Archives);

  • Энн-Софи Кларельд (Ann-Sofie Klareld) и Катарина Гидлунд (Katarina L. Gidlund) «Переосмысление архивов как электронных: Последствия «бумажного мышления» при восприятии и определении функций электронных архивов» (Rethinking Archives as Digital: The Consequences of “Paper Minds” in Illustrations and Definitions of E-archive). – Данная статья подготовлена на основе шведского опыта.
Премия Гордона Доддса (Gordon Dodds Prize)

Данная премия, установленная в 2011 году, ежегодно присуждается за лучшую работу по архивной тематике среди студентов магистратур. Премия названа в честь первого президента Ассоциации канадских архивистов Гордона Доддса (1941-2010), который также дольше всех проработал в должности главного редактора журнала Archivaria. Победитель конкурса получает почётный диплом, денежный приз в 100 канадских долларов и публикацию в журнале.

Премию за 2016 год получила Элисон Миллз (Allison Mills) за работу «Учимся слушать: Архивные аудиозаписи и культурная и интеллектуальная собственность коренных народов» (Learning to Listen: Archival Sound Recordings and Indigenous Cultural and Intellectual Property), которая опубликована в данном номере журнала.

Исследования документов

Сара Кук (Sarah Cook) «Запелёнатая история: Кинофотогруппа канадской армии (Canadian Film and Photo Unit) -  создание и повторное использование документов, ре-контекстуализация «потерянного» аудиовизуального культурно-исторического наследия» (Shrouded History: The Canadian Film and Photo Unit, Records Creation, Reuse, and the Recontextualizing of “Lost” Audio-visual Heritage).

Источник: сайт журнала Archivaria
http://archivaria.ca/index.php/archivaria

Дополнительные требования к программам и базам: Требования к использованию форматов электронных документов


Постановлением Правительства РФ от 23 марта 2017 года № 325 утверждены «Дополнительные требования к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения» и внесены изменения в «Правила формирования и ведения единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных».

Документ определяет требования в части состава и функциональных характеристик программного обеспечения, в том числе устанавливает форматы электронных документов, которые могуг использоваться в том числе в федеральных органах исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов РФ (п.1).

Так «средства просмотра, представляющие собой программное обеспечение для просмотра электронных документов без возможности их изменения, должны обеспечивать возможность просмотра электронных документов, сохраненных в том числе в форматах, соответствующих различным расширениям электронных документов, включая: bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, OOXML, docx, doc, pptx, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, odt, ods, odp, avi, mpeg, mp3 (е)».

Редактор презентаций, табличный редактор и текстовой редактор должны обеспечивать:
  • создание новых электронных документов, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010) и Office Open XML (OOXML, PPTX);

  • открытие существующих электронных документов, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010) и Office Open XML (OOXML, PPTX, XLSX);

  • сохранение электронных документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), Office Open XML (OOXML, PPTX, XLSX) и Portable Document Format (PDF).
Для справки: Редактор презентаций представляет собой «программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования, удаления и вывода на печать информации, обработанной с использованием редактора презентаций, и сохранения презентационных материалов в форме электронных документов, состоящих из набора слайдов, содержащих в определенном пользователем структурированном виде информацию, в том числе текстовую, графическую, табличную и аудиовизуальную информацию».

Табличный редактор (редактор электронных таблиц) представляет собой «программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования, удаления и сохранения электронного документа (в том числе табличного документа)».

Текстовый редактор представляет собой «программное обеспечение для просмотра, создания, редактирования и сохранения электронного документа».
Текстовой редактор также должен обеспечивать возможность подготовки электронных текстовых документов на основании типовых шаблонов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиями законодательства РФ в сфере организации делопроизводства и документооборота в деятельности государственных органов;

Офисное программное обеспечение в случае необходимости импорта/экспорта данных должно обеспечивать возможность  их обработки  в одном из следующих форматов (п.12):
  • Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010);

  • Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX, PPTX); - Кстати, здесь же упомянут некий, не существующий в природе «проект ISO/IEC IS(!) 29500:2008». Сейчас действуют стандарты семейства ISO/IEC 29500, выпущенные в 2012-2016 годах, причем некоторые из них пересматриваются и будут заменены новыми версиями. Складывается впечатление, что авторы документа не в курсе того, что происходило в сфере международной стандартизации после 2008 года.

  • PDF/A-1, соответствующий стандарту ISO 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть I: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)» (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part I: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) в соответствии с законодательством Российской Федерации;

  • распространенные файлы обмена аудио- и видеоинформацией, электронными текстовыми документами (например, bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, rtf, txt, zip, avi, mpeg, mp3).
Офисное программное обеспечение должно обеспечивать совместимость с форматами документов на основе Open Document Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), а также Portable Document Format (PDF) (п.14).

Мой комментарий: Мне не совсем понятно, почему для импорта/экспорта данных выбран только формат PDF/A-1 (при том, что уже стандартизованы в ИСО PDF/A-2 и PDF/A-3, а вскоре будет опубликован и PDF/A-4 – все они поддерживают существенно больше функциональных возможностей, чем старенький PDF/A-1).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=214403

среда, 21 июня 2017 г.

США: Общество американских архивистов подготовило «Стандартизированные статистические показатели и метрики для публичных услуг, оказываемых архивными хранилищами и специальными коллекциями библиотек»


В информационном сообщении под заголовком «Стандарт представлен на обсуждение», разосланном 12 июня 2017 года участникам одного из форумов (SAA Archives Management Section Discussion List, archmgmt@forums.archivists.org ) Общества американских архивистов (SAA) от имени сопредседателя целевой группы-разработчика от SAA Эми Шиндлер (Amy Schindler – на фото), говорится:
Здравствуйте, коллеги,

Совместная целевая рабочая группа SAA и секции редких книг и манускриптов (Rare Books and Manuscripts Section, RBMS) Ассоциации библиотек колледжей и научных библиотек (Association of College and Research Libraries, ACRL) по разработке стандартизированных статистических показателей для публичных услуг, оказываемых архивными хранилищами и специальными коллекциями библиотек, 9 июня 2017 года представила окончательный вариант стандарта в исполнительный комитет RBMS и в комитет по стандартам SAA на рассмотрение и утверждение. Проект будет рассмотрен ACRL-RBMS и SAA в течение ближайших месяцев.

Целевая группа полагает, что, пока идёт процесс официального утверждения, некоторые архивисты и библиотекари специальных коллекций могут захотеть внедрить его в своих хранилищах.

Исходя из этого, предложенные «Стандартизированные статистические показатели и метрики» немедленно выкладываются в онлайн-доступе, с тем, чтобы хранилища могли с ними познакомиться. PDF-документ доступен на сайтах целевой группы:
http://www2.archivists.org/groups/saa-acrlrbms-joint-task-force-on-public-services-metrics/final-version-of-standard-submitted-  и http://connect.ala.org/node/267306 (прямая ссылка: http://www2.archivists.org/sites/all/files/SAA%20ACRL-RBMS%20Statistical%20Measures%20and%20Metrics%20for%20Public%20Services%20-%20Final%20Draft%20Submission%20-%20170609.pdf ).


Целевая группа хотела бы выразить свою признательность архивистам и библиотекарям специальных коллекций со всех уголков США и Канады, которые подали свои замечания, предложения и задали вопросы по предыдущим версиям проекта предлагаемого стандарта, а также тем, кто внёс свой вклад в процесс разработки, участвуя в нашем опросе и в работе форумов, в заседаниях комитета и в других мероприятиях.

Обратите внимание, что целевая группа этим летом проведет открытые заседания в рамках ежегодных конференций ALA и SAA, на которые приглашаются все желающие.

С наилучшими пожеланиями,

Эми Шиндлер (Amy Schindler),
Сопредседатель целевой группы SAA-ACRL/RBMS от SAA
В документе отмечается, что «В связи с усиливающимися требованиями к архивным хранилищам и специальным коллекциям библиотек показать ту отдачу, которую от их деятельности получает их целевая аудитория, - архивисты и библиотекари специальных коллекций стали все больше осознавать необходимость в сборе, анализе и раскрытии доказательств действенности их услуг и эффективности их операций. Однако отсутствие общепринятых статистических показателей не способствовало выполнению хранилищами осмысленных проектов такого рода, равно как и формулированию и оценке передовой практики.»

«Настоящий стандарт был разработан с целью дать архивистам и библиотекарям специальных коллекций набор основанных на общепринятой профессиональной практике четко определенных, практичных показателей, которые могут быть использованы для формирования практики сбора статистических данных с целью способствования оценке публичных услуг и их оперативного воздействия на местном институциональном уровне. Эти показатели были также сформулированы так, чтобы способствовать агрегированию данных многочисленных учреждений об оказании публичных услуг, обеспечивая тем самым основу для институциональных сравнений и рейтингового анализа. В то же время в задачи разработавшей стандарт целевой группы не входило ни создание инструмента статистического обследования для сбора статистики по учреждению, ни хранилища для размещения таких данных.»

Источник: сайт SAA / сайт ALA Connect
http://www2.archivists.org/groups/saa-acrlrbms-joint-task-force-on-public-services-metrics/final-version-of-standard-submitted-
http://connect.ala.org/node/267306

Ответ на вопрос: Какими нормативно-правовыми актами определяется перечень документов, подтверждающих родство при обращении в архив?


Вопрос: Подскажите, пожалуйста, какими нормативно-правовыми актами определяется перечень документов,  подтверждающих родство заявителя при обращении в архив организации с просьбой предоставить доступ к личному делу и другим документам по личному составу бывшего сотрудника организации? Заявитель обратился в архив организации с запросом о предоставлении копии личного дела для составления родословной по материнской линии. Может ли организация представить копии запрашиваемых документов по бывшей сотруднице организации (умершей в 1971 году) без предоставления документов, подтверждающих родство? Спасибо.

Ответ: К сожалению, несмотря на то, что в ряде случаев от граждан требуется доказывать родственные отношения, я не нашла в нормативно-правовых актах какого-либо перечня документов, которые могут быть использованы для подтверждения родства.

В проекте «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (См.: http://regulation.gov.ru/projects#npa=62252 ) планируется установить следующее:
3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам ограниченного доступа:

– содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа:
  • если пользователь является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

  • если пользователь является родственником – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, документов, подтверждающих родство, и письменного, оформленного в установленном законом порядке, согласия гражданина на доступ к указанным сведениям, либо документа, подтверждающего факт смерти гражданина;
На практике основными документами, однозначно доказывающими родство, являются записи актов гражданского состояния и документы, выдаваемыми на их основе органами ЗАГС, такие, как свидетельства о рождении; документы, отражающие смену фамилии и т.д. Надлежащим документом также будет судебное решение об установлении родства.

Как мне кажется, в зависимости от каждой конкретной ситуации, в список документов, подтверждающих родственные отношения, могут быть включены иные документы, например, справки, выданные органами ЗАГС или другими организациями, располагающими нужными сведениями. Наверное, можно считать подтверждающими документами и те материалы, которыми располагают сами архивы – записи в домовых книгах; данные о родственниках, которые содержатся в личном деле гражданина, в его автобиографии и т.п.

Факт установления родства может подтверждается совокупностью определенных документов. Другой вопрос, что архив, принимая решение самостоятельно, берет на себя определенный (хотя, наверное, небольшой) риск того, что могут найтись желающие привлечь архив к ответственности. Мне кажется, что в ситуации, когда имеется достаточно убедительный набор косвенных доказательств родства, но архив считает риск слишком большим, можно рекомендовать гражданину (и даже помочь ему с доказательствами) получить соответствующее судебное решение об установлении родства.

В данном случае, поскольку гражданин как раз занимается генеалогическими исследованиями, у него должны иметься данные хотя бы о части родственников.

Думаю, было бы правильно разработать с привлечением юриста внутренний нормативный документ архива, регламентирующий порядок установления родства, и согласовать его с вышестоящей инстанцией. Все равно это рано или поздно придётся сделать, поскольку подобных ситуаций будет всё больше. Наличие нормативного документа снизило бы вероятность скандалов с пользователями и позволило бы защитить сотрудников архива от исков о превышении полномочий, вымогательстве и т.п.

В общем, ситуация сейчас в этом вопросе непростая. Мы, архивисты, тоже люди, и по-человечески понимаем проблемы заявителей. Если совпадает ряд косвенных данных, и гражданин может предъявить хотя бы часть документов, я бы, возможно, в каких-то случаях, с учетом обстоятельств, предоставила ему копии документов – но понимая при этом, что любое доброе дело может быть сурово наказано :)

Хочу также предостеречь о следующем: известны случаи, когда собранная в архивах информация впоследствии использовалась для противоправных действий (например, попытки вымогательства у выявленных родственников; налёты «чёрных археологов» на выявленные воинские захоронения). Поэтому – будьте осторожны.

вторник, 20 июня 2017 г.

Ассоциация канадских архивистов готовит новую редакцию своего «Кодекса этики и профессионального поведения»


Данное сообщение председателя комитета по этике Ассоциации канадских архивистов Джима Судермана (Jim Suderman – на фото) было распространено 22 мая 2017 года среди участников профессиональных форумов, и тогда же было выложено в слегка измененной форме на сайте ассоциации.

Проект «Кодекса этики и профессионального поведения» (Code of Ethics and Professional Conduct, CEPC) Ассоциации канадских архивистов (Association of Canadian Archivists, ACA)  выложен для публичного обсуждение в системе Google Drive до 11 июня 2017 года, см.
https://drive.google.com/drive/folders/0B7pk3j2XTIx6N0NIZGZZNnAtRXM

Действующая редакция Кодекса этики ACA доступна по адресу  http://archivists.ca/content/code-ethics (прямая ссылка http://archivists.ca/sites/default/files/Attachments/About_Us_attachments/Code-of-Ethics.pdf ).

При подготовке этого этического кодекса, Комитет по этике интегрировал в него замечания и предложения, сделанные лидерами по вопросам документирования у коренных народов Канады, открытого правительства, доступа к информации и защиты неприкосновенности частной жизни, а также в сфере архивной теории и образования, - и, конечно же, результаты недавно проведенного опроса.

Мы будем рады получить замечания и предложения в отношении опубликованного проекта документа. Их следует направлять по электронной почте на адрес aca.ethics.committee@gmail.com .

В дополнение к онлайн-обсуждению, Комитет по этике представит проект этического кодекса на сессии, посвященной отчетности и изучению мнения членов ассоциации, которая пройдёт  8 июня 2017 года а рамках ежегодной конференции ACA (программу которой см. здесь http://archivists.ca/confprog ). Обратите, однако, внимание, что время, выделяемое на обсуждение кодекса на сессии, по необходимости будет ограничено.

После 11 июня Комитет по этике рассмотрит поступившие замечания и предложения в рамках процесса подготовки окончательной версии проекта, которая будет затем представлена Совету директоров ACA. Если результат будет признан удовлетворительным, то окончательная версия проекта будет опубликована для одобрения членами ассоциации (способ голосования обсуждается, но. Вероятно, оно будет электронным).

С уважением,

Jim Suderman,
Председатель комитета по этике Ассоциации канадских архивистов

Мой комментарий: Как мне кажется, довольно любопытен сам факт разработки такого документа крупной ассоциацией архивистов – такое происходит не каждый день :) Заодно это дает повод задуматься, что с нами не так, что у нас до сих пор нет своей сколько-нибудь приличной подобной профессиональной ассоциации.

Любопытно также проследить эволюцию этического кодекса канадских архивистов, которая, как мне кажется, отражает негативные процессы североамериканского общества, проявляющиеся в избыточной «политической корректности», в жертву которой нередко приносятся свобода слова, накал научных дискуссий, и, как ни странно, то самое равноправие людей вне зависимости от расы, национальности, пола, возраста и т.д., ради которого политкорректность изначально и затевалась.

Действующий кодекс – это две странички текста, из которых полстраницы занимают собранные вместе шесть основных принципов. И это правильно, хороший этический кодекс должен быть краток, как десять заповедей. Вот эти принципы:
Принципы

1. Архивисты проводят экспертизу ценности, отбор, комплектование, сохраняют и делают доступными для использования архивные документы, обеспечивая их интеллектуальную целостность и способствуя ответственному физическому хранению этих документов, в интересах нынешних пользователей и будущих поколений.

2. Архивисты несут ответственность за обеспечение того, чтобы они сами и их коллеги могли выполнять эти и иные профессиональные действия в условиях, свободных от дискриминации, сексуальных домогательств и личных оскорблений.

3. Архивисты поощряют и способствуют максимально широкому использованию подконтрольных им документов, уделяя должное внимание защите конфиденциальности и неприкосновенности частной жизни, а также обеспечению долговременной сохранности документов.

4. Архивисты выполняют, насколько это в их силах, свои обязанности в соответствии с принятыми архивными принципами и практикой, прилагая все усилия для поощрения и поддержания максимально высокого уровня профессионального поведения.

5. Архивисты вносят свой вклад в развитие архивных исследований путем совершенствования собственных знаний и навыков, а также путем обмена этой информацией и опытом с членами архивного сообщества и представителями смежных профессий.

6. Архивисты используют свои специализированные знания и опыт в интересах общества в целом.
Новый кодекс вдвое длиннее, принципов стало уже девять, и они напоминают не столько заповеди, сколько тягучие проповеди :) Приведу в качестве примера первый принцип – «Знания»:
1. Знания: Мы постоянно стремимся расширять наши знания о документах, о практике управления документами, об условиях и способах создания и использования документов, а также об отдельных лицах, обществах, сообществах и организациях, деятельность которых они документируют.

a. Мы свободно делимся своим опытом и знаниями, и мы открыты для новых точек зрения на архивную работу, независимо от их источника.

b. Мы признаем и уважаем недокументальные подходы к сохранению свидетельств и памяти о культуре и деятельности организаций.
Уж не знаю, в какой степени нужно увлечься популизмом, чтобы не видеть того, что отраслевая элита зарабатывает себе кусок хлеба тем, что делится своим опытом и знаниями за деньги, нередко за хорошие деньги, а совсем не «свободно»! :)

Пунктик о «недокументальных подходах» - это очередное из ставших очень модными расшаркиваний перед коренными народами и их устными традициями. При этом, однако, легко забыть, чем именно архивы отличаются от музеев, библиотек и иных учреждений, занимающихся сохранением культурно-исторической памяти. Архивы хранят документы (включая фото- и киноматериалы, аудио- и видеозаписи, электронные документы разного рода и т.д.), причем не в виде отдельных артефактов, а в виде взаимосвязанных, структурированных и надлежащим образом описанных документальных комплексов, которые достоверно отражают деловую деятельность их создателей и на которые можно положиться при принятии ответственных решений в интересах государственного управления и деловой деятельности.

Вот ещё один пример и нового проекта:
5. Контекст: Мы обязаны поддерживать и распространять знания о контексте, в котором документы создаются, используются и сохраняются. …

d. Мы учитываем и с осторожностью относимся к любым видам дискриминации, травмы или насилия, которые могут быть присущи обстоятельствам создания и передачи документов, особенно в той мере, в какой эти факторы связаны с действиями по обработке, описанию и предоставлению доступа к документам.
Я не очень понимаю подобные формулировки. Деятельность архивов и архивистов регламентируется законодательством и внутренними нормативными актами организаций-владельцев архивов. Главная задача архивиста – сохранить целостность, аутентичность, пригодность к использованию, доступность и конфиденциальность архивных материалов. Сочувствие к пользователям архивов – дело хорошее, но лишь в той степени, в которой оно не мешает архивистам исполнять свои профессиональные обязанности надлежащим образом. Опыт показывает, что даже документ о выдаче пачки карандашей способен кого-нибудь травмировать…

В задачи архивиста, с моей точки зрения, не входит ограждать людей от «неудобных» документов; и права отдельного человека (типа пресловутого «права быть забытым», которое продвигает европейское законодательство) не должны пересиливать право общества помнить.

Источник: сайт ACA
http://archivists.ca/content/ethics-committee-1

Беларусь: Вступил в силу новый стандарт оформления организационно-распорядительной документации


Как сообщила белорусская пресса, с 1 июня 2017 года «в соответствии с постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83 утвержден и вводится в действие государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственным стандартом СТБ 6.38-2016 установлены новые требования к оформлению дат, межстрочным интервалам, печати, угловому штампу, реквизиту «Отметка об исполнителе» и т.д. Отдельная глава СТБ 6.38-2016 посвящена вопросам оформления документов в электронном виде.

С 01.06.2017 утратил силу стандарт СТБ 6.38-2004, который действовал с 01.07.2005, а также методические указания по его применению, утвержденные приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 16.09.2005 № 41.»

По оценке белорусских специалистов, «Новый стандарт не вносит кардинальных изменений в правила оформления организационно-распорядительных документов. В целях обеспечения преемственности в стандарте сохранены основные положения, направленные на придание документу юридической силы, унификацию форм организационно-распорядительных документов, состава и оформления реквизитов.»

Источники: сайт нормативно-правовой системы Нормативка.by / сайт ГУ юстиции Витебского облисполкома
https://normativka.by/news/show/26353/
http://www.vitebskjust.gov.by/info/news/308/

Мой доклад на круглом столе «Эпоха IT в архивной отрасли: проблемы сохранности и доступности электронных документов» в Ханты-Мансийске


Круглый стол «Эпоха IT в архивной отрасли: проблемы сохранности и доступности электронных документов» на IT-форуме в городе Ханты-Мансийске, прошедший 7 июня 2017 года, собрал архивистов из Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Магнитогорска, Алтайского края, Ямала-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов.

На нём я выступала с докладом «Обеспечение долговременной сохранности пригодных к использованию и сохраняющих юридическую значимость документов и информации в условиях быстрого устаревания технологий и изменения законодательства».

Выступаю с докладом. В осуждении активное участие приняла Сажаева Людмила Дмитриевна, руководитель архивной службы Югры

Презентация к моему докладу доступна по адресу https://www.slideshare.net/sspchram/ss-77043360 :



В докладе я отметила, что широчайшее внедрение информационных технологий в государственное управление, деловую деятельность и в личную жизнь граждан стало катализатором трансформационных перемен, затронувших все сферы жизни и деятельности общества. В настоящее время архивная отрасль уже не может оставаться в стороне, и речь не просто об отдельных усилиях по автоматизации работы архивов, а о беспрецедентном по масштабам пересмотре архивной теории, архивной политики и практики, а также о восстановлении и возрождении в России архивной науки, которая должна дать отрасли ориентиры для дальнейшего развития.

Перед отраслью встали вопросы, ответы на которые во многом определят её дальнейшую судьбу.

Столетие своей государственной архивной службы Россия встречает, вернувшись на новом витке истории, в дореволюционное состояние раздробленности и неустроенности архивного дела. Необходимо решить вопрос о роли и месте архивов в реформируемом обществе и системе государственного управления, а также о системе управления самой отраслью. Исходя из ответа на него должна реформироваться нормативно-правовая база отрасли, которая, к сожалению, на данный момент является одной из наиболее отсталых и не учитывает инновации, привнесенные 21-м веком.

Для архивов крайне важна разработка новой, соответствующей современным политико-экономическим, общественным и технологическим условиям бизнес-модели, которая бы обеспечила надлежащее финансирование архивов и достойный статус и зарплату их сотрудников – в ответ на включение архивов в оперативную поддержку наиболее актуальных программ государственного управления и деловой деятельности.

Время традиционных бумажных документов и первоначально заменивших их «бумагоподобных» электронных документов подходит к концу. В новых условиях документами являются те объекты, порой необычные и непривычные, которые выполняют функции документов. Архивы и другие учреждения, занимающиеся сохранением культурно-исторического наследия, должны – как это было в 1980-е годы – взять под свой контроль все основные потоки информации, формальные и неформальные, большая часть которых в настоящий момент является электронной, и обеспечить экспертизу ценности, сбор и обеспечение долговременной сохранности (где необходимо, с сохранением юридической и доказательной силы) документов и информации, необходимых для поддержки государственного управления и деловой деятельности, защиты прав и интересов заинтересованных сторон, а также сохранения исторической памяти. Необходимо взять под контроль весь массив информации и документов организаций, вне зависимости от формы, вида носителей и систем, отказавшись от характерной для прошлого века ориентации на бумажную организационно-распорядительную документацию.

Острейшим вопросом является подготовка современных кадров для отрасли. Как показывает зарубежный опыт и тенденции, наблюдаемы в России, профессия делопроизводителя как массовая будет быстро уходить в небытие. Численность служб делопроизводства в работающих по-современному организациях будет сокращаться, в первую очередь за счет работников, выполняющих те или иные технические операции. В делопроизводстве и в архивном деле нужны «синтетические» специалисты-организаторы, которые, помимо отраслевых знаний, также компетентны в смежных вопросах права, информационной безопасности и информационных технологий, умеют и готовы взаимодействовать с другими заинтересованными сторонами в интересах повышения эффективности деловой деятельности.


Активные участники круглого стола, задавшие вопросы докладчикам, были поощрены магнитиками по тематике делопроизводство и архивное дело

понедельник, 19 июня 2017 г.

Польша: В октябре 2017 года в Варшаве пройдёт конференция «Электронные документы в архивах»


Данное информационное письмо было опубликовано 14 июня 2017 года на сайте Генеральной дирекции государственных архивов Польши (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych).

Генеральная дирекция государственных архивов Польши приглашает принять участие в конференции «Электронные документы в архивах» (Dokument elektroniczny w archiwum), которая пройдёт в Варшаве 5-6 октября 2017 года.

Сегодня все больше и больше документов создаётся только в цифровой форме. Появление электронных документов ставит новые задачи и проблемы перед всей системой государственного управления, в том числе перед государственными архивами, роль которых заключается в обеспечении сохранности и безопасности документации. Проблематика, связанная с архивированием цифрового контента (e-archiving - электронная архивация) требует публичного обсуждения и международного сотрудничества.


В контексте происходящих изменений и развития современных информационных технологий, архивисты, привыкшие работать с бумажной документацией, перестают быть просто пассивными опекунами (хранителями) документов. На электронный документ следует смотреть в контексте его создания и использования. Необходимо также активно участвовать в создании и управлении цифровой информацией.

С каждым годом возрастает значение документирования деятельности государственных органов в виде баз данных и государственных реестров,  и документирования деятельности частного сектора с использованием не только электронной почты, но всё чаще охватывая обмен сообщениями и инструменты Web 2.0. В этом вопросе архивы также могут сыграть важную роль.

Многие темы объединяют архивистов из разных стран, но наибольший общий интерес представляют те из них, что связаны с архивацией цифрового контента. Создание и использование электронной документации не делает устаревшими основы архивной теории и практики, но, тем не менее, вынуждает архивистов пересмотреть и адаптировать их по отношению к хранящейся в цифровом виде информации. Сложность этой проблемы и её универсальность делает очевидной необходимость в обмене опытом и в международном сотрудничестве.

Генеральная дирекция государственных архивов взял на себя задачу организации конференции «Электронные документы в архивах. Методы обработки, хорошие практики и способы управления». Цель мероприятия - создать форума для обмена опытом и передовой практикой, реализованной в европейских странах. Мы надеемся, что конференция станет отправной точкой для дальнейшей работы, вдохновляемой достижениями других стран.

Конференция будет проходить 5-6 октября 2017 года в Национальном аудиовизуальном институте (Narodowy Instytut Audiowizualny) в Варшаве (ул. Wałbrzyska 3/5).

На первый день конференции (5 октября) планируются выступления иностранных гостей, в связи с чем конференция будет проводиться на английском языке (организатор обеспечивает синхронный перевод на польский и английский языки). Во второй день конференции (6 октября) будет выступать польские архивисты и специалисты.

Конференция адресована в первую очередь архивистам государственных архивов.

Дополнительная информация о программе конференции будет объявлена в июле.

Источник: сайт Генеральной дирекции государственных архивов Польши
https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4557-dokument-elektroniczny-w-archiwum-konferencja-5-6-pa%C5%BAdziernika