вторник, 31 декабря 2013 г.

С Новым 2014 годом! С новым счастьем!


Дорогие друзья и коллеги,

Часы уже отсчитывают последние часы старого года на Спасской башне Московского Кремля. Я поздравляю всех Вас с наступающим Новым 2014 годом! Пусть этот год принесет Вам радость и счастье, пусть не подводит здоровье и сбывается всё, что задумано!

Желаю Вам также удачи и успехов в профессиональной деятельности – интересной работы, понимающих руководителей, «вкусных» контрактов и достойной оплаты труда!

Уходящий год многое изменил в нашей области. Прежде всего, произошли очередные серьезные изменения в законодательстве, которые ещё больше расширяют сферу использования электронных документов. Ряд существенных нововведений вступает в силу именно в Новый год с 12-м ударом часов :)

Реформы системы государственного управления и «электронная революция» на этом не остановятся. В следующем году, как мне кажется, очень много внимания будет уделяться реализации концепции открытости органов государственной власти, ещё больше усилится внимание к работе с обращениями граждан. Думаю, при известной ловкости специалисты в области управления документами и архивного дела могли бы использовать эти тенденции в своих интересах – но для этого нежно активно включиться во все эти реформы и не стоять в стороне.

Специалистам коммерческим организациям следует готовиться к очередному витку усиления требований к документированию деятельности организаций. Пора заготавливать новые аргументы и «страшилки» для убеждения своих руководителей в нужности делопроизводства, и в первую очередь использовать изменения в законодательстве о субсидиарной ответственности, которые дают нам в руки новые эффективные рычаги воздействия и убеждения.

И пусть Вас, дорогие коллеги, в наступающем году обходят стороной неприятности и проблемы. Всего Вам самого лучшего в Новом году!

С уважением,
Наташа Храмцовская

США: Проблемы партнерства с коммерческими организациями снова всплыли в связи с оцифровкой материалов Министерства обороны


По материалам публикации Джона Бридена (John Breeden II) 12 декабря 2013 года на сайте GCN и поста Кори Доктороу (Cory Doctorow) с цитатами высказываний Рика Прелингера (Rick Prelinger), выложенного 21 декабря 2013 года на сайте Boing-Boing.

Оцифровка архивных материалов – дело нужно, но затратное, поэтому даже в благополучных странах архивы стараются находить спонсоров в частном секторе. В США рекламируют и стремятся развивать партнерства с коммерческими организациями, в рамках которых те оплачивают оцифровку государственных материалов, получая взамен на фиксированный период времени определенные исключительные права. В результате пользователям этих государственных материалов, которые сейчас могут, приложив усилия, получить их по цене изготовления копий, придётся платить коммерческой организации – что у них, естественно, не вызывает восторга. С другой стороны, ряд аналогичных проектов был свёрнут, поскольку затраты на оцифровку коммерческим организациям не всегда удается окупить за приемлемое время…


Джон Бриден в своей статье «Вы нужны Минобороны … чтобы просматривать его видеобиблиотеку» (DOD wants you ... to browse its visual library, http://gcn.com/articles/2013/12/12/dod-library.aspx ) отмечает:
Министерство обороны располагает колоссальной по объёму коллекцией рассекреченных фотографий и других материалов, однако получить доступ к этой информации, часть которой относится ещё ко Второй мировой войне, непросто. Эта ситуация изменится в течение ближайших пяти лет - компания T3Media с помощью своей корпоративного масштаба платформы управления видеоматериалами сделает всю коллекцию доступной в Интернете.

Как отметил директор Центра по работе с видеоматериалами оборонного ведомства (Defense Imagery Management Operations Center, DIMOC) Майкл Эдрингтон (Michael Edrington), «Используя видеоплатформу T3Media в и программный продукт T3 Library Manager, мы сможем сделать архивные материалы Министерства обороны доступными для более широкого спектра применений, а сами сосредоточимся на выполнении нашей миссии официального центра управления видеодокументами Министерства обороны»,

Центр DIMOC объединяет и синхронизирует в рамках Министерства обороны деятельность, связанную с графическими и видеоматериалами, и обеспечивает централизованное управление носителями визуальной информации  в интересах военного ведомства и Национальных Архивов США.

Данная коллекция Министерства обороны включает в себя более миллиона фотографий, видео- и аудиозаписей и документов, в том числе фотографии и кинохронику, показывающие персонал и боевую технику, аудиозаписи периода Второй мировой войны и учебные видеофильмы.

Предполагается, что авторизованные пользователи из государственных структур получат бесплатный доступ к оцифрованному архиву, все материалы которого будут защищённым образом храниться в облаке. Внешние пользователи, такие как коммерческие компании, смогут получать материалы на основе  лицензирования, доходы от которого пойдут в казну.

Как отметил генеральный менеджер платформенных сервисов компании T3Media Френк Карделло (Frank Cardello,), «В рамках этого партнерства ряд пользователей из  различных государственных ведомств смогут входить в свои учетные записи в системе T3 Library Manager и отыскивать и загружать современные и исторические мультимедийные материалы Министерства обороны несколькими щелчками мышью. Помимо предоставления государственным органам удобного доступа к архиву, мы собираемся  обеспечить доступ к этим фото, аудио и видеоматериалам для всей заинтересованных отраслей».
Однако в этой бочке мёда есть и своя ложка дёгтя. В заметке «Находящиеся в публичном доступе архивные материалы Министерства обороны США будут приватизированы на десять лет» (US Department of Defense's public domain archive to be privatized, locked up for ten years, http://boingboing.net/2013/12/21/us-department-of-defenses-pu.html ), опубликованной Кори Доктороу на сайте Boing-Boing, цитируются следующие слова американского архивиста Рика Прелингера:
«Министерство обороны США заключило контракт с компанией T3 Media, предусматривающий оцифровку гигантской коллекции фото- и видеоматериалов  за счёт компании. В обмен T3 Media получит исключительные права на публичное  распространение этих материалов в течение десяти лет. В отличие от большинства других развитых стран мира правительство США не предъявляет авторские права на видео-, кино- , фото- и аудиоматериалы, созданные его сотрудниками. В результате такого подхода общественным достоянием является колоссальное количество материалов, что позволяет бесчисленным исследователям, продюсерам и гражданам их читать, просматривать и на их основе создавать множество новых работ.

Да, это правда, что тем, кто хочет использовать современные военные материалы (с начала 1940-х годов и по настоящее время) из архивов Министерства обороны, часто приходится договориться об их раскрытии со службами по связям с общественностью военного ведомства, однако традиционно эти материалы предоставлялись по себестоимости копирования. Такое положение скоро изменится.

В обмен на покрытие части расходов на оцифровку и хостинг (определенную долю общих затрат, о размере которой пока неизвестно, государство возьмёт на себя), компания T3 Media обеспечит доступ для государственных органов и получит 10-летнюю исключительную лицензию, дающую право взимать плату за доступ общественности к выложенным материалам.

Я связался с PR-представителем компании T3Media, который смог сказать мне только то, что «материал будет доступен для лицензирования». Затраты, процедуры и ограничения еще не определены и/или сведения о них не опубликованы. T3Media будет располагать наиболее качественными электронными копиями этих материалов, и нет никакой гарантии, что Министерство обороны выложит их в свободном доступе по истечении 10-летнего периода. Поэтому трудно понять, будет ли этот контракт служить общественным интересам.»
Комментируя эту публикацию на форуме специалистов по управлению документами, Рик Прелингер пояснил:
«На первый взгляд этот контракт может показаться продуктивным государственно-частным партнерством - возможно, так, оно и есть. Но есть и вопросы. В течение первых 5 лет Министерство обороны выплатит компании T3Media 5 миллионов долларов на покрытие части расходов на оцифровку. В обмен на свои услуги T3Media получает на 10 лет исключительное право лицензировать материалы для пользователей вне федерального правительства. По истечении этого срока Министерство может сделать эти материалы общедоступными, но оно само будет решать, хочет ли оно сделать это или нет. В результате исключительная лицензия T3Media может на деле оказаться более длительной.

Кроме того, в разъяснениях для участников конкурса было сказано, что если подрядчик не компенсирует свои расходы, то может быть поставлен вопрос о продлении периода действия исключительной лицензии. Это огромная, сложная работа, которая потребует значительного финансирования, и очень вероятно, что доходы от лицензирования не покроют расходы за время первоначального 10-летнего периода.

Другие сильно рекламировавшиеся партнерства по оцифровке находящегося в федеральной собственности контента закончились досрочно из-за огромных обязательств и расходов. Мы пока не знаем, окажется ли данный проект успешным, и если да, приведёт ли он к расширению или сокращению доступа общественности к материалам, являющимся общественным достоянием.»
Мой комментарий: Этот опыт интересен и для нашей страны. С одной стороны, без привлечения средств частного сектора архивы мало что смогут сделать в плане оцифровки своих фондов (и, кроме того, они отчаянно нуждаются в деньгах как на модернизацию своей инфраструктуры, так и на оплату труда своих сотрудников, которая пока так и не вышла даже на уровень средней зарплаты по региону).

С другой стороны, существующие бизнес-модели фактически делают оцифрованные материалы труднодоступными для российской общественности и исследователей, и в результате складывается негативное отношение к этим проектам и к деятельности архивов в этом направлении (сравните отдачу проектов оцифровки архивов Коминтерна и личного архива Сталина, например, с проектами «Мемориал» и «Подвиг народа»).

В общем, здесь есть о чём подумать. Нужно попытаться сбалансировать интересы потенциальных инвесторов и законные права и интересы исследователей и граждан.

Источники: Boing-Boing / GCN
http://boingboing.net/2013/12/21/us-department-of-defenses-pu.html
http://gcn.com/articles/2013/12/12/dod-library.aspx

Многофункциональные центры будут выдавать «бумажные документы, подтверждающие содержание электронного документа»


21 декабря 2013 года  подписан федеральный закон  № 359-ФЗ «О внесении изменений в статью 26-3 Федерального закона «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и в Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»», который установил полномочия субъектов Российской Федерации по организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг.

Пункт 2 статьи 263 федерального закона от 6 октября 1999 года № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» дополнен подпунктом 7-7 следующего содержания:
Статья 26.3. Принципы финансового обеспечения осуществления органами государственной власти субъекта Российской Федерации полномочий по предметам ведения Российской Федерации и по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации

2. К полномочиям органов государственной власти субъекта Российской Федерации по предметам совместного ведения, осуществляемым данными органами самостоятельно за счет средств бюджета субъекта Российской Федерации (за исключением субвенций из федерального бюджета), относится решение вопросов:

7-7) организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Кроме того, в федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» внесен ряд интересных изменений.

Теперь, среди прочего, многофункциональные центры будут осуществлять выдачу заверенных бумажных копий электронных документов (п.6-1 ч.1 ст.16):
Статья 16. Функции, права, обязанности и ответственность многофункционального центра

1. Многофункциональные центры осуществляют:

6-1) составление и выдачу заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации
Уточнен пункт 7 части 1 ст.16, который касается выдачи на основании информации из информационных систем предоставляющих государственные и муниципальные  услуги органов выписок на бумажных носителях:
Было:  7) прием, обработку информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, и выдачу заявителям на основании такой информации документов, в том числе с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, если это предусмотрено соглашением о взаимодействии и иное не предусмотрено федеральным законом

Стало: 7) прием, обработку информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, в том числе с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, если это предусмотрено соглашением о взаимодействии и иное не предусмотрено федеральным законом, и выдачу заявителям на основании такой информации документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из указанных информационных систем, в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации. Если иное не предусмотрено правилами организации деятельности многофункциональных центров, утверждаемыми Правительством Российской Федерации, составленные на бумажном носителе и заверенные многофункциональным центром выписки из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, приравниваются к выпискам из информационных систем на бумажном носителе, составленным самим органом, предоставляющим государственные услуги, или органом, предоставляющим муниципальные услуги.
Кроме того, при реализации своих функций в соответствии с соглашениями о взаимодействии многофункциональный центр теперь будет обязан (пункт 2-1 части 4 статьи 16):
Статья 16. Функции, права, обязанности и ответственность многофункционального центра

4. При реализации своих функций в соответствии с соглашениями о взаимодействии многофункциональный центр обязан:

2.1) при приеме запросов о предоставлении государственных или муниципальных услуг и выдаче документов устанавливать личность заявителя на основании паспорта гражданина Российской Федерации и иных документов, удостоверяющих личность заявителя, в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также проверять соответствие копий представляемых документов (за исключением нотариально заверенных) их оригиналам
Мой комментарий: Таким образом, на многофункциональные центры будут возложены дополнительные обязанности и ответственность.

Обращает на себя внимание тот факт, что предоставление выписок из информационных систем в электронном виде не предусмотрено. Интересно, что даже те электронные документы, которые будут направлены в многофункциональные центры из органов государственной власти, при передаче их заявителям будут переводиться на бумажные носители. Фактически многофункциональные центры будут выдавать только заверенные бумажные копии электронных документов.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=156012

понедельник, 30 декабря 2013 г.

Британский электронный архив пока доступен только в библиотеках – никакого веб-доступа


Заметка Совена Мендела (Sovan Mandal - на фото) была опубликована 20 декабря 2013 года на сайте goodereader.com.

Начатый в Великобритании амбициозный проект архивации, направленный на обеспечение долговременной сохранности электронных копий всех веб-сайтов, твиттер-сообщений, записей в Facebook, электронных книг, газет, наряду с другими относящимися к стране работами культурного и интеллектуального характера, теперь готов давать плоды. Иронично, однако, что доступ к этому колоссальному массиву электронной информации можно будет получить только с немногочисленных выделенных терминалов, расположенных в заранее отведенных местах, которые на данный момент будут находиться на территории шести ведущих академических библиотек Великобритании и Ирландии. Сейчас электронный архив доступен в Британской библиотеке, и планируется установить рабочие места в других точках, среди которых Национальная библиотека Шотландии, Национальная библиотека Уэльса, Бодлеанская библиотека (Bodleian Library), библиотеки Кембриджского университета и Колледжа св. Троицы (Trinity College) в Дублине.

Проект уникален уже своим охватом, его можно считать электронным хранилищем всего, что только можно себе представить, в него попадут как копии архивных материалов многовековой давности, так и современные публикации в социальных сетях, а также всё, что между ними. Охват проекта колоссален, и не удивительно, что объём материалов уже составляет миллиарды страниц.


«Это не публичный архив. Это абсолютно решающий фактор», говорит Анжела Миллс Уэйд (Angela Mills Wade), исполнительный директор Европейского совета издателей (European Publishers Council), отвечая на критику  по поводу того, что электронный архив  доступен только из определенного физического места. «Законодательство [об Интернет-архиве] всегда было сконструировано в расчете на людей, которые приходят в депозитарные библиотеки – на Читателей, с большой буквы «Ч». Этот архив создается для целей обеспечения сохранности и научных исследований», добавляет она, очевидно, имея в виду закон 2003 года о депозитарных библиотеках, хранящих обязательные экземпляры (2003 Legal Deposit Libraries Act) , согласно которому электронные архивы должны рассматриваться наравне с архивами, хранящими печатные материалы .

Тем не менее получается так, что к этой колоссальной коллекции информации, у которой огромный потенциал для исследований, доступ и привилегию наслаждаться этими материалами получат лишь немногие избранные – насколько это позволит пространство, которое библиотеки смогут выделить под рабочие места.

Руководитель программы депозитарного хранения обязательных экземпляров Британской библиотеки Ричард Гибби (Richard Gibby) также против неограниченного доступа к электронному архиву, ссылаясь на проблемы, которые такой доступ мог бы создать для компаний, у которых коммерческая деятельность зависит от размещения рекламы.

«Хотя были дискуссии относительно возможности в будущем изменить закон, с тем, чтобы архивные копии веб-сайтов могли быть доступны через Интернет, было отмечено, что свободно доступный веб-контент также может быть частью коммерческой бизнес-модели, поддерживая, например, рекламную деятельность и переходы по баннерам (‘click-through’ traffic) на сайт правообладателя», отметил Гибби, добавив: «Предоставление онлайн-доступа к архивным копиям материалов, а также возможности поисковым системам их индексировать, потенциально может повлиять на объем веб-трафика на живые сайты правообладателей и тем самым повредить их бизнес-модели».

Тем временем, технический писатель Глин Муди (Glyn Moody) выразил недовольство тем,  что немало времени ушло, пока проект принял свою окончательную форму. Он указал на миллионы сайтов, которые могли бы стать частью архива, но теперь уже не станут, поскольку перестали за это время существовать. Более десяти лет потребовалось на то, чтобы британские издатели и другие заинтересованные стороны согласовали проект электронного архива.

Здесь стоит отметить, что Национальная библиотека Норвегии также начала аналогичный проект оцифровки всего, что когда-либо было опубликовано в этой стране.

Совен Мендел (Sovan Mandal)

Источник: сайт goodereader.com
http://goodereader.com/blog/technology/british-digital-archive-now-available-only-at-the-library-no-web-access

Судебная практика: Суд отказался признать право граждан запрещать заключение без их волеизъявления договора банковского счета с целью оформления электронного приложения к универсальной электронной карте


Борьба граждан с универсальными электронными картами продолжается. Очередной судебный иск был рассмотрен Судебной коллегии по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда (апелляционное определение № 33-12847).

Суть спора

15 заявителей обратились в Смольнинский районный суд Санкт-Петербурга к ОАО «Универсальная электронная карта», СПб ГУП «СПб информационно-аналитический центр» с иском:
  • о признании права запретить заключение договора открытия банковского счета с целью оформления электронного приложения к универсальной электронной карте;

  • признании права запретить сбор, хранение, использование и распространение информации персонального характера с целью выпуска универсальной электронной карты;

  • обязании не формировать федеральный пакет сведений для персонализации универсальной карты; не передавать федеральный пакет сведений уполномоченному органу субъекта Федерации для персонализации универсальной электронной карты; не включать персональные данные в федеральный реестр универсальных электронных карт;

  • обязании не формировать региональный пакет сведений; не формировать комплексный пакет сведений для персонализации универсальной электронной карты; не включать персональные данные в региональный реестр универсальных электронных карт.
В обоснование требований заявители указывали, что заинтересованные лица не признают за заявителями право запретить обработку персональных данных заявителей с целью выпуска универсальной электронной карты в уведомительном (беззаявительном) порядке и право запретить заключение договора открытия банковского счета с целью оформления банковского приложения универсальной электронной карты, выпускаемой в уведомительном (беззаявительном) порядке, чем нарушают требования закона и права заявителей.

Позиция Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга

Суд первой инстанции пришел к выводу о том, что федеральный закон предоставляет гражданину право заключить договор банковского счета именно с тем банком, который выберет сам гражданин; а также отказаться от заключения договора банковского счета в том случае, если гражданин написал заявление об отказе от получения УЭК.

Суд отметил, что заинтересованные лица названное право граждан как таковое не оспаривают, однако обоснованно указали на то, что реализовано оно может быть только в порядке и сроки установленные положениями закона. Такой порядок в настоящее время не установлен по причине ненаступления сроков, установленных положениями статьи 26 федерального закона.

По мнению суда, заявителям в иске должно быть отказано, поскольку право в данном случае возникает после публикации извещения, которого на момент подачи настоящего заявления не имелось.

Суд также отметил, что, поскольку нормы законодательства позволяют гражданину отказаться от использования универсальной электронной карты и по истечении установленного в извещении срока, то необходимость установления оспариваемого права может быть связана лишь с одним обстоятельством: электронные карты для граждан, отказавшихся от их использования в течение данного срока, не должны выпускаться.

При этом суд подчеркнул, что заявителям надлежало представить доказательства нарушения их прав либо охраняемых законом интересов оспариваемыми действиями либо бездействием. Указанные доказательства заявителями суду первой инстанции представлены не были.

Суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии правовых оснований для удовлетворения заявленных требований, выразившихся по существу с несогласием заявителей с действующим законодательством, для оспаривания которого предусмотрен иной процессуальный порядок.

Суд также отметил, что права заявителей на отказ от заключения договора банковского счета с целью активации электронного банковского приложения универсальной электронной карты, на отказ от обработки их персональных данных с целью выпуска универсальной электронной карты заинтересованными лицами не нарушены.

Решением Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга требования были оставлены без удовлетворения.

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда рассмотрела апелляционную жалобу одного из граждан и оставила без изменения решение Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Источник: Петербургский правовой портал
http://ppt.ru/texts/index.phtml?id=74350 

воскресенье, 29 декабря 2013 г.

Вечные споры: 1. «Records management» или «управление документами» (gestion des documents)?


Заметка франко-канадского архивиста (специалиста по управлению документами и архивными документами) Даниэля Дюшарма (Daniel Ducharme - на фото) была опубликована на его блоге 10 декабря 2013 года. Это переработанный материал, который впервые был опубликован 5 августа 2010 года.

Какие слова вы используете, чтобы обозначить свою профессиональную деятельность? Records management (англ. управление документами), gestion des documents (фр. управление документами), gestion des archives courantes et intermédiaires (фр. управление оперативными и находящимися на ведомственном хранении архивными документами), gestion des documents d’activité (фр. управление деловыми документами) или gestion des documents engageants (фр. управление обязывающими документами)?

В 2010 году я обсуждал этот вопрос в посте на блоге Archivistique, который с тех пор был закрыт (на самом деле, переведён в режим доступа по приглашению – Н.Х.), чтобы не конкурировать с блогом Ассоциации архивистов Квебека (Association des archivistes du Québec, AAQ) «Convergences» (  http://archivistesqc.wordpress.com/ ). Ниже он перепечатан в качестве «зачина» нового поста. В дальнейших постах я продолжу обсуждение двух названий нашей профессии, которые стали поводом к недавним дебатам во франкоязычном сообществе: управление деловыми документами (gestion des documents d’activités) и «управление обязывающими документами» (gestion des documents engageants).

Основная проблема, которая возникла в связи с использованием во французском тексте стандарта ISO 15489 [1] термина «records management» для обозначения понятия «управление документами» - или, более формально, управления оперативными и находящимися на ведомственном хранении архивными документами (Напомню, что во французском языке понятие «архивные документы» (archives) трактуется очень широко и охватывает практически все документы организации, которым установлен хоть какой-нибудь срок хранения. Если кому-то такой подход покажется странным, посмотрите в российский закон об архивном деле – там определение этого термина ровно такое же – Н.Х.)  -  связана с тем, что введение этого термина предполагает, что «управление документами» (RM) является некоей «новой» дисциплиной и, более того, отличающейся от архивного дела.

Тем не менее, RM практикуется на протяжении многих лет в организациях в том числе и  франкоговорящих стран и регионов. При желании, мы можем проследить своё происхождение от момента зарождения западной цивилизации. Чтобы убедиться в этом, достаточно познакомиться с историческими исследованиями Жан-Ива Руссо (Jean-Yves Rousseau) и Кароль Кутюр (Carol Couture) [2], а также Лучианы Дюранти (Luciana Duranti) [3].

Что же касается разделения сфер деятельности RM и архивного дела, то оно, безусловно, имеет место в англосаксонских странах, где понятия «документов» и «архивных документов» охватывают две разные сферы, - но это не так во франкоязычных странах, где большинство национальных законов об архивах настаивают на том, что понятие «archives» (архивные документы) - более общее, чем  понятие «records» (документы), которое является его частным случаем.

В качестве примера можно процитировать Закон об архивах канадской провинции Квебек [4], который определяет архивы / архивные документы как «совокупность всех материалов (documents), независимо от их характера и времени создания, созданных или полученных лицом или организацией для своих нужд или в рамках своей деятельности, и сохраняемых ввиду их общей информационной ценности». То же самое сказано и во французском законе 1979 года [5], в котором определено, что «архивные документы – это совокупность материалов, независимо от даты их создания [ ...] , созданных или полученных любым физическим или юридическим лицом [ ...] в ходе осуществления ими свой деятельности».

В свете сказанного, какой термин лучше употреблять на практике – «records management», «управление оперативными и находящимися на ведомственном хранении архивными документами» или «управление документами»? Во Франции термин «records management» прижился в литературе по делопроизводству и архивному делу. В Квебеке, где RM является обычной практикой на протяжении тридцати лет, многие специалисты предпочитают использовать для обозначения своей профессии такие выражения, как «управление документами» и «управление документацией» (gestion documentaire).

В то же время сторонники единой архивно-документационной дисциплины предпочитают термин «управление оперативными и находящимися на ведомственном хранении («промежуточными») архивными документами», который использовался в ходе ряда мероприятий, организованных  франкоговорящим архивным сообществом – наиболее ярким примером является международный симпозиум, проведенный в 1999 году в Дакаре Международной ассоциацией франкоязычных архивов (Association internationale des Archives francophones), который назывался «Управление оперативными и «промежуточными» архивными документами: Политика и практика» (La gestion des archives courantes et intermédiaires: politiques et pratiques).

На самом деле наиболее точным переводом термина «records management» было бы выражение «управление архивными документами, имеющими административную и правовую ценность» (gestion des documents d’archives de valeur administrative et légale), - но, согласитесь, никто не станет его использовать в повседневной жизни ...

Понятие «зафиксированной и органичной информации» (information consignée et organique) - выражение, введенное Жан-Ивом Руссо и Кароль Кутюр в их книге «Основы архивной профессии» (1994) и повторенное Ассоциацией архивистов Квебека в её «Стратегических направлениях» ( AAQ 1999 г.) [6 ] также имеет право на существование. Но хотя оно и позволило квебекскому архивному сообществу придти к какому-то консенсусу, однако по-прежнему редко используется в повседневной деятельности специалистов по управлению документами, просто потому, что не делает различия между административной ценностью (активные документы, или, иначе говоря, оперативные архивные документы), правовой ценностью (полуактивные документы – или архивные документы на ведомственном хранении) и культурно-исторической ценностью документов (исторические архивы).

Так какой же термин нам следует использовать? Безусловно, прискорбно, что французские архивисты поддерживают термин «records management» под тем предлогом, что данное понятие не имеет аналогов во французском языке. Столь же прискорбно, что квебекские архивисты продолжают переводить этот термин как «управление документами» (gestion des documents) или «управление документацией» (gestion documentaire).  К тому же термин «управление документами» создает еще больше путаницы в европейских странах, где он ассоциируется с документацией (documentation), а не с архивным делом (archivistique). Напомню, что во франкоязычных странах Европы проводится различие между специалистами библиотечного дела (bibliothécaires), документоведами (documentalistes) и архивистами (archivistes). Например, отделение документированной информации (information documentaire) Высшей школы управления в Женеве не носит названия «records management» ... а именно там преподаются информационные науки, т.е. библиотечное дело, документоведение и архивное дело.

Здесь важно помнить, что во французском языке слово «document» ни в коей мере не передает «органическую» природу «архивного документа» (document d’archives). Однако, как справедливо отметили швейцарские архивисты Франсуа Бюржи (François Burgy) и Барбара Рот (Barbara Roth) [7], никакое название не сможет удовлетворить всех, и мы должны выбирать свою позицию с учетом последних событий, произошедших в архивной отрасли.

Так что же делать? Международная ассоциация франкоязычных архивов в рамках проекта своего архивного портала, в результате дискуссии со сторонниками использования  термина «records management» без перевода на французский язык (это, следует отметить, в основном были представители Франции), решила сохранить термин «управление документами» (gestion des documents). В результате - и здесь я, действительно, складываю оружие, - мне кажется, что, в соответствии со стандартом ISO 15489, термин «управление документами» является предпочтительнее всех прочих для обозначения управления архивными документами, имеющими административную или правовую ценность. Напротив, я рекомендую, по мере возможности, использовать этот термин, поскольку на деле он подразумевает именно управление архивными документами, имеющими административную или правовую ценность. Так, пожалуй, может появиться новая аббревиатура GAVAL (от Gestion des Archives de Valeur Administrative et Légale) ... Короче говоря, продолжать дальше эту дискуссию бессмысленно ... но этому не способствовала французская редакция стандарта ISO 15489, официально одобрившая термин «records management».

Даниэль Дюшарм (Daniel Ducharme)

Литература:

[1] ISO 15489, Norme internationale: Information et documentation – «Records management». Genève, ISO, 2001.

[2] Rousseau, Jean-Yves, Carol Couture et collaborateurs (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Québec: Presses de l’Université du Québec.

[3] Duranti, Luciana. «Diplomatics : New uses for an old science» (Part I-VI.), Archivaria, 28-33 (1989-1992).

[4] Loi sur les archives du Québec (1983), site de l’Éditeur officiel du Québec, http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/A_21_1/A21_1.htm

[5] Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000322519

[6] Association des archivistes du Québec (1999). «Orientations stratégiques 1999-2005», site de l’Association des archivistes du Québec.

[7] Burgy, François et Barbara Roth. « Les Archives en Suisse : ou la fureur du particularisme », Archives 34 : 1-2 (2002), p. 37-80

Источник: блог Даниэля Дюшарма / блог Archivistique
http://danielducharme.blogspot.fr/2013/12/un-eternel-debat-1-records-management.html
http://achivistiquemoderne.wordpress.com/2012/01/07/un-eternel-debat-records-management-ou-gestion-des-documents/
http://archivistique.wordpress.com/2010/08/05/un-eternel-debat-records-management-ou-gestion-des-documents/

суббота, 28 декабря 2013 г.

Выложена запись семинара Национальных Архивов США, посвященного новому методу управления электронной почтой Capstone


Я уже рассказывала о предложенном Национальными Архивами США новом методе управления электронной почтой в федеральных органах исполнительной власти Capstone ("верхушка пирамиды"), см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html . Основная идея заключается в том, чтобы в определенных случаях управлять электронной почтой на уровне учетных записей, не проводя детальной экспертизы ценности сообщений.

19 декабря 2013 года Национальные Архивы США выложили (как и обещали в сентябре, хотя и с месячным запаздыванием) смонтированную вместе со слайдами аудиозапись проведенного 30 октября 2013 года обучающего семинара, на котором рассказывалось о новом методе. Продолжительность презентации 1 час 17 минут (на английском языке).



Семинар проводили директор по управлению документами в федеральном правительстве Пол Вестер (Paul Wester) и члены группы по разработке метода Capstone.

Одновременно на сайте Национальных Архивов выложены краткие тексты к слайдам. см. http://blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2013/12/Capstone-10-30-2013-508-outline.pdf  .

Источник: YouTube / сайт Национальных Архивов США
http://www.youtube.com/watch?v=_JMS7iZ2IAE
http://blogs.archives.gov/wp-content/uploads/2013/12/Capstone-10-30-2013-508-outline.pdf

Уточнены правила использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг


Постановлением Правительства РФ от 9 декабря 2013 года № 1135 абзац первый пункта 8 «Правил использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг» (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. № 33)  изложен в новой редакции «в связи с уточнением процедуры создания простой электронной подписи с использованием единой системы идентификации и аутентификации».
Было: 8. Оператор выдачи ключа осуществляет создание (замену) ключа с использованием сервиса генерации ключа единой системы идентификации и аутентификации на основе исходной ключевой информации, предоставленной для размещения в единой системе идентификации и аутентификации Федеральной службой безопасности Российской Федерации.

Стало: 8. Создание (замена) ключа осуществляется с использованием сервиса генерации ключа единой системы идентификации и аутентификации. Сервис генерации ключа единой системы идентификации и аутентификации создает пароль ключа с использованием шифровального (криптографического) средства, прошедшего процедуру оценки соответствия в Федеральной службе безопасности Российской Федерации по классу не ниже чем КС2.
Мой комментарий: Нет, я всё-таки не понимаю, зачем генерацию ключа простой (!) электронной подписи нужно осуществлять под бдительным присмотром ФСБ России. Ребята хотят показать, что они – хотя бы в этом - «круче» их американских коллег? :)

Во всех остальных ведущих странах мира простая электронная подпись используется куда шире, чем усиленные подписи – потому, в частности, что слово «простая» понимается там буквально, и никто не пытается ни «зарегулировать» её, ни «пристроить» к процессу её создания людей в форме, ни зашибать на ней «копеечку». У нас же, как всегда, все наоборот :(

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_155565/

пятница, 27 декабря 2013 г.

Мишель Роберж: Заканчивая разговор об англоязычном термине «Records Management» (Управление документами), часть 4


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/records-management-3.html )

Четвёртая, заключительная часть заметки франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge – на фото) была опубликована на его блоге «Les Carnets de Michel Roberge»  21 ноября 2013 года.

Перевод термина «Records Management» (управление документами) на французский язык как «Gestion des enregistrements» (управление записями), как «Gestion des documents engageants» (управление обязывающими документами)  или как «Gestion managériale de l’archivage» («управленческое» управление архивацией) абсурден. Я говорю это на основе своего сорокалетнего опыта профессиональной работы с многочисленными государственными и частными организациями всех видов и размеров. А то ведь, как предложил один из моих постоянных читателей, отличающийся незаурядным чувством юмора, «Почему бы не попробовать термин «архивный менеджмент управлением заархивированных архивных документов» (le management archivistique de la gestion des archives archivées)?»…

Международная организация по стандартизации (ИСО) приняла решение - 26 стран договорились об осмысленном переводе. Лишь на прошлой неделе я встречался с директором по финансовым и административным вопросом, ИТ-директором и исполнительным секретарём нового клиента, который поручил мне подготовить план управления документами. Мы говорили о деловых документах и о классификационной схеме видов деятельности, порождающих документы в организации. Ни англоязычный термин «records management», ни такие слова, как «архивы», «архивистика», «архивация», «архивист», «записи», «обязывающие документы», ни разу не были произнесены. И, как во всех моих встречах с клиентами и даже с некоторые поставщиками технологических решений, использование выражения «управление деловыми документами» (Gestion des documents d’activité) помещало эту функцию в контекст повседневного управления организацией.

Невозможно обвинить национальные органы по стандартизации в том, что они выбирают неверный путь, поддерживая выбор Международной организации по стандартизации. Повторю: 26 стран пришли к единому мнению относительно терминологии. Уже в 2001 году стандарт ISO 15489 говорил о материалах, «созданных или полученных организацией или отдельным лицом, и сохраняемых в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности». Даже во французском законе от 3 января 1979 года речь идёт об информационных материалах, «вне зависимости от времени их создания, формы и носителя, созданных или полученных любым физическим или юридическим лицом и  любым государственным или частным учреждением или службой в ходе осуществления ими свой деятельности» (здесь цитируется статья L211-1 из французского «Кодекса культурно-исторического наследия» (Code du patrimoine), дающая определение понятия «архивные документы», http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idArticle=LEGIARTI000006845559&idSectionTA=LEGISCTA000006159940&cidTexte=LEGITEXT000006074236&dateTexte=20080716  – Н.Х.). Не будем забывать и о французском Руководстве по архивному делу (Manuel d'archivistique: théorie et pratique des archives publiques en France, издано в 1970 году, см. http://books.google.ru/books/about/Manuel_d_archivistique.html?id=dzVmAAAAMAAJ&redir_esc=y ), в котором материалы (documents) архивных фондов администрации увязываются с «её деятельностью» (стр. 23).

В заключение отмечу, что мне представляется важным, чтобы все франкоговорящие специалисты в области управления документами приняли единую терминологию, опирающуюся на международные стандарты, тем самым закрепляя свой статус экспертов в этой области в глазах организаций, которые нуждаются в наших услугах. Следует прекратить путаницу и внести ясность в этот вопрос.

Нам следует руководствоваться определением Уильяма Бенедона, которого я считаю отцом «управления документами» (и с которым я имел честь пообедать в Монреале несколько лет тому назад в ходе конференции Ассоциации архивистов Квебека), и лингвистическим выбором технического подкомитета ИСО  TC46/SC11. Богатство французского языка должно послужить щитом против всех тех, кто «сдаёт позиции» и  предлагает использовать английский язык в качестве общего языка профессии или же продолжает упорно называть себя на английский лад «Records Manager»-ом .

Наконец, Records Manager-ы объединены в рамках англоязычных международных профессиональных ассоциаций. Представители франкоговорящих стран также заинтересованы в создании на национальном и международном уровнях профессиональных ассоциаций, объединяющих специалистов по управлению деловыми документами, с тем, чтобы свести воедино и сделать общим достоянием - посредством французского языка - имеющийся у них опыт.

PS: Это пост из четырех частей был написан в едином порыве. Его форма и содержание могут быть улучшены благодаря Вашим замечаниям и предложениям, которые я с удовольствием опубликую, вне зависимости от того какие идеи и мнения Вы будете высказывать

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Мой комментарий: Хотя во многом (но не во всём!) я и сочувствую точке зрения Мишеля Робержа, однако перевод его поста я опубликовала не столько ради пропаганды его мнения, сколько для того, чтобы показать, что во франкоязычном мире идут не менее острые дебаты по тем же вопросам терминологии, которые волнуют и наших специалистов.

Наивно, конечно, ожидать, что даже самая замечательная публикация способна положить конец подобным спорам – тем более, что у других участников дискуссии тоже есть заслуживающие внимания аргументы. Возможно, что с некоторыми из них я в будущем познакомлю своих читателей.

Источник: блог «Les Carnets de Michel Roberge»
http://gestarcarnets.blogspot.ca/2013/11/831-pour-en-finir-avec-lexpression.html

Судебная практика: За плохую организацию работы архива и.о. главного врача краевой клинической больницы оштрафована на 500 рублей


Судебная практика показывает, что органы по управлению архивным делом, когда выявляют нарушения в работе ведомственных архивов, пытаются привлекать к ответственности должностных лиц организаций. Иногда у них это получается, однако сам размер наказания таков, что оно, с моей точки зрения, скорее поощряет небрежное отношение к документам. Штраф для должностных лиц в размере 500 рублей иначе как издевкой над архивным законодательством и интересами архивов назвать нельзя.

В мае 2012 года мировой судья судебного участка № 8 Индустриального района г. Хабаровска рассмотрел в дело № 5-173-08/2012 об административном правонарушении предусмотренном ст.13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях - нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, и оштрафовал замещающую должность главного врача на 500 рублей.

Суть спора

В апреле 2012 года при проведении Управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края выездной плановой проверки краевого государственного бюджетного учреждения здравоохранения - краевой клинической больницы министерства здравоохранения Хабаровского края, были установлены нарушения правил хранения, комплектования и учета архивных документов.

Помещения, где хранятся документы Краевой клинической  больницы, не соответствует требованиям раздела 5 «Основных правил работы ведомственных архивов», утвержденных приказом Главархива СССР.
  • В архивохранилище, расположенном на первом этаже административного здания, находятся рабочие места специалистов, офисная техника, шкафы; здесь же ведется прием граждан и выдача документов.

  • Не соблюдается температурно-влажностный режим (температура воздуха в среднем составляет до 26 градусов, влажность воздуха - до 74 %).

  • В хранилище имеется два окна, одно из которых не закрыто шторами.

  • Дела не закартонированы, хранятся в связках.

  • Часть документов хранится в подсобном помещении, не приспособленном для хранения документов, в мешках на полу.

  • Часть документов хранится в помещениях, не отвечающих требованиям к обеспечению сохранности документов: подвальном помещении, расположенном рядом с прачечной, гараже.

  • Имеются документы, пораженные грибком.
В больнице не проводились проверки наличия и состояния дел постоянного хранения и дел по личному составу, отложившихся за весь период существования учреждения; дела постоянного хранения и по личному составу не описывались и описи дел не были составлены. Должностные лица больницы вообще не смогли сказать, сколько всего дел хранится в архиве. Книги учета выдачи дел также не ведутся, в связи с чем невозможно проследить за выбытием дел из архива.

В настоящее время больницей заключен договор с физическим лицом на проведение работ по упорядочению и описанию документов.

Кроме того, были выявлены следующие недостатки в документировании работы архива:
  • Отсутствие номенклатуры дел на 2012 год, в связи с чем дела текущего делопроизводства оформляются в произвольном виде;

  • Сроки и статьи хранения номенклатуры дел на 2011 г. проставлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который на момент проверки является документом, утратившим силу;

  • Отсутствие согласованного научным экспертно-методическим советом  (НЭМС) Государственного архива Хабаровского края положения об экспертной комиссии;

  • Отсутствие согласованного НЭМС госархива края положения об архиве;

  • Неосуществление учета документов (отсутствие основных учетных документов: книги учета поступления и выбытия дел, списка фондов, листов фонда);

  • Несоставлением паспорта архива Государственной инспекции труда в Хабаровском крае.
Мировой судья судебного участка № 8 Индустриального района г. Хабаровска рассмотрел в мае 2012 года дело № 5-173-08/2012 об административном правонарушении. Он признал временно замещающую должность главного врача Краевого Государственного бюджетного учреждения здравоохранения «Краевая клиническая больница № NN» Министерства здравоохранения Хабаровского края виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст.13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях - нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов; и оштрафовал её на 500 (пятьсот) рублей.

Источник: сайт РосПравосудие
http://rospravosudie.com/court-sudebnyj-uchastok-8-industrialnogo-rajona-g-xabarovska-s/act-205799312/

четверг, 26 декабря 2013 г.

Франция: Новое справочное руководство по управлению архивными документами R2GA - всё, что Вы хотели узнать об архивах, но боялись спросить


Заметка редактора журнала Archimag Клеманс Жост (Clémence Jost) была опубликована на сайте издания 13 декабря 2013 года.

Пересмотр национального закона об архивах намечен на начало 2014 года, а тем временем Межведомственный комитет Архивов Франции (Comité interministériel des Archives de France) опубликовал новое справочное руководство для органов государственной власти.

Межведомственный комитет Архивов Франции опубликовал на этой неделе новое справочное руководство по управлению архивными документами (R2GA) с подзаголовком «Почему архивы являются инструментом модернизации деятельности Вашей администрации» (см. http://www.gouvernement.fr/sites/default/files/fichiers_joints/r2ga_document_complet_201310.pdf ) .

Документ адресован всем, кого интересуют вопросы политики управления информацией, проекты перехода на электронные технологии или использование открытых данных - в центральных и децентрализованных органах власти, у операторов или в местных органах власти. Короче говоря, всем тем, кого интересует опыт управления архивными документами.

В своем вступительном слове межведомственный делегат Винсент Бержо (Vincent Berjot) отметил, что данная публикация написана в контексте развития информационных технологий и тех рисков, которые в связи с этим возникают (это риски модификации, подделки, утраты данных). В руководстве подчеркивается  ключевое значение надежности, точности и аутентичности данных, и в связи с этим оно напоминает государственным органам о правилах и рекомендациях по обеспечению надлежащего управления их архивными документами.

Публикуя руководство, Межведомственный комитет Архивов Франции хочет способствовать тому, чтобы все органы государственной власти наладили оптимальное управление информацией.

Новое справочное руководство (référentiel général) начинается с резюме объёмом в несколько страниц, позволяющего увидеть направления деятельности  государственных архивов и решаемые ими задачи.

В семи последующих разделах  подробно рассматриваются вопросы управления архивными документами, начиная с их точного определения, описания их статуса, и вплоть до обсуждения ролей и обязанностей создающих документы подразделений и администрации.

В конце руководства приведены такие инструменты, как сводная таблица, показывающая, кто несет ответственность за определенные массивы государственных документов и куда они должны сдаваться на архивное хранение;  а также глоссарий терминов, используемых в управлении документами и архивном деле.

Клеманс Жост (Clémence Jost)

Источник: сайт журнала «Archimag»
http://www.archimag.com/article/Nouveau-r%C3%A9f%C3%A9rentiel-g%C3%A9n%C3%A9ral-de-gestion-des-archives-R2GA

Пилотный проект по апробации модернизированной модели централизованной обработки документов, представляемых в налоговые органы при государственной регистрации юридических лиц


Приказом Федеральной налоговой службы от 21 ноября 2013 г. № ММВ-7-1/514@ «О внесении изменений и дополнений в приказ ФНС России от 16.07.2012 № с «О проведении пилотного проекта по апробации модернизированной модели централизованной обработки документов, представляемых в налоговые органы при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» в целях дальнейшего совершенствования организационных и технических решений по созданию подсистемы централизованной обработки документов, возникающих в процессе налогового администрирования, принято решение:
Провести пилотный проект по апробации модернизированной модели централизованной обработки документов, представляемых в налоговые органы при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей (далее - Проект), с использованием программного обеспечения по ведению ЕГРЮЛ и ЕГРИП, входящего в состав автоматизированной системы АИС «Регистрация» (ПК «ЕЦР»).
Проект будет проводиться на базе 20 Управлений ФНС России в разных регионах страны и в Федеральном казенном учреждении «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы (г. Москва).

Аналитическое управление и Управление модернизации налоговых органов будут осуществлять координацию Проекта (п.3) и подготовят до 21 июля 2014 года заключительный отчет по его результатам.

Приказом утверждена новая редакция «Плана организационно-технических мероприятий пилотного проекта по апробации модернизированной модели централизованной обработки документов, представляемых в налоговые органы при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

Мой комментарий: Мне кажется, что всем идеологам различного рода «единых информационных систем» стоит поучиться у ФНС тщательности подготовки и тестирования любых инноваций и изменений в своих информационных системах.

Данный пилотный проект в ФНС идет уже полтора года, и в его рамках «оттачивается» технология централизованной обработки представляемых организациями в налоговые органы документов.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70413710/

среда, 25 декабря 2013 г.

Мишель Роберж: Заканчивая разговор об англоязычном термине «Records Management» (Управление документами), часть 3


(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/records-management-2.html )

Третья часть заметки франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge – на фото) была опубликована на его блоге «Les Carnets de Michel Roberge»  20 ноября 2013 года.

Сорок лет тому назад Робер Гарон (Robert Garon), под чьим руководством я осваивал основы профессии, которые до сих пор использую на практике, определял в своем курсе «records» (документы) – в противовес «archives» (архивным документам) - как «серии материалов (documents) и досье, созданных министерствами и государственными учреждениями правительства (федеральной администрации) Канады  в ходе их деятельности (выполнения их миссии и управления)» [выдержка из моих конспектов лекций, лето 1973 года].

Такая «англо-американская» точка зрения отличалась от той, что нашла отражение во французском «Руководстве по архивному делу» (Manuel d’archivistique, см. http://www.antibealibris.com/livre/collectif-avant-propos-dandre-chamson-manuel-darchivistique-1970-eo/2362.html ), ориентированном на архивные документы, понимаемые как документы постоянного хранения.

В качестве подтверждения своей позиции, он ссылался на первое американское руководство, которое директор административной службы корпорации Локхид-Мартин Уильям Бенедон (William Benedon) опубликовал в Нью-Йорке в 1969 году в издательстве Prentice-Hall, озаглавив его «Records Management» (управление документами). Тогда - и в течение многих последующих лет - эта книга была «библией» по данному вопросу.

Несколько дней тому назад с помощью архивиста Университета Лаваль (Université Laval) Кароль Сольнье (Carole Saulnier, которой я очень благодарен) я раздобыл копию  страницы 258 книги Билла Бенедона - я верю, что этот экземпляр всегда будет тщательно сохраняться в этом учебном заведении, где я дебютировал как профессионал.

В списке терминов есть определение понятия «records». Как Вы можете видеть, в нём нет ни слова о записях, дисках и так называемых «обязывающих документах» (documents dit engageants) …
«RECORDS (GRM) : Any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units, and has been used by that company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein ».

«Документ: любая бумага, книга, фотография, микрофильм, карта, чертёж, схема, карточка, магнитная лента, или любая их копия или распечатка, созданные или полученные компанией или её подразделениями и использовавшиеся этой компанией, её подразделениями или их преемниками в качества свидетельства их деятельности или вследствие содержащейся в них информации».
Два слова очень важны в предложенном Бенедоном определении: «любой»  и «деятельность» (activities). Первое подтверждает, что в сферу «управления документами» попадают все дела и документы организации. Что касается второго слова … оно подтверждает правильность сделанного ИСО выбора в отношении французского термина.

Это текст другого века, скажете Вы мне. Тогда я предложу Вам познакомится с точкой зрения двух британских специалистов в области архивного дела и управления документами Элизабет Шепард (Elizabeth Shepherd) и Джоффри Ео (Geoffrey Yeo). В их книге «Управление документами» (Managing Records: A Handbook of Principles and Practice,  http://www.barnesandnoble.com/w/managing-records-elizabeth-shepherd/1112020167 ), опубликованной в 2003 году в издательстве Facet Publishing после утверждения международного стандарта ISO 15489, авторы также определяют понятия «документа» и «деятельности»:
Record: «The essential characteristic of a record is that it provides evidence of some specific activity. […] Records provide evidence that can be used in any situation where proof of a particular activity is required.» (p. 2)

Документ: «Существенной характеристикой документа является то, что он свидетельствует о некоторой конкретной деятельности. [...] Документы обеспечивают свидетельства, которые могут быть использованы в любой ситуации, в которой потребуются доказательства определенной деятельности.» (стр. 2)

Activity: «an action or set of actions undertaken by an individual, a group of individuals or a corporate body, or by employees or agents acting on its behalf, and resulting in a definable outcome». (p. 2)

Деятельность: «действие или ряд действий, предпринимаемых отдельным лицом, группой лиц; или юридическим лицом либо действующими от его имени сотрудниками или агентами, и приводящие в итоге к определенным результатам». (стр. 2)
На следующей странице авторы устанавливают связь между деятельностью и созданием «документа»: «Документы являются продуктом деятельности организации, созданным или полученным во время или по завершении этой деятельности» (стр.3)

Можно, таким образом, констатировать, что эти определения (Бенедона и Шепард-Ео) говорят одно и тоже. Они делают абсолютно ненужными такие термины, как «записи» (enregistrements), «обязывающие документы» (documents engageants) и даже «архивные документы» (archives), которые лишь вносят путаницу во взаимоотношения профессия / клиент. Эти определения подтверждают выбор, сделанный техническим подкомитетом TC46/SC11 Международной организации по стандартизации  и дают законное право  ассоциировать с выражением «Information et documentation – Gestion des documents d’activité» (Информацию и документация – Управление деловыми документами) деятельности » настоящие и будущие стандарты, которые помогают нам в профессиональной деятельности и обеспечивают большее доверие к ней. Кроме того, в ходе идущего процесса пересмотра стандарт ISO 15489 также может получить более выразительное название, относительно чего, насколько я помню, был достигнут консенсус 26 стран, в числе которых Канада и Франция.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/records-management-4.html )

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Источник: блог «Les Carnets de Michel Roberge»
http://gestarcarnets.blogspot.ru/2013/11/830-pour-en-finir-avec-lexpression.html

Судебная практика: Обращение гражданина с заявлением о совершенном, по его мнению, преступлении не является распространением порочащих сведений


В российских судах регулярно рассматриваются споры о защите чести и достоинства граждан. Появление таких исков нередко связано с публичным распространением информации, которая, по мнению истцов, порочит их честь и достоинство.

В сентябре 2013 года судебная коллегия по гражданским делам Ленинградского областного суда рассмотрело дело, в котором суду пришлось определять, присутствуют ли в публичном заявлении утверждения о фактах, соответствие действительности которых можно проверить, или же только оценочные суждения, мнения, убеждения, которые не являются предметом судебной защиты (определение № 33-4524/2013).

Суть спора

Среди жильцов дома, управление которым осуществляется ТСЖ «Респект», была распространена листовка с обращением по поводу деятельности ТСЖ и членов его правления. Данная листовка была подписана тремя гражданами, в том числе ответчиком.

В тексте листовки присутствовали следующие высказывания:
  • «в последнее время мы с вами столкнулись с очередной лживой и бессовестной акцией деятелей, «избранных» в правление ТСЖ «Респект»»;

  • «в настоящее время правоохранительными органами принимается решение о возбуждении уголовного дела по обвинению в совершении преступления бывшего представления ТСЖ и действующего председателя ТСЖ по основаниям, предусмотренным ст. 129 УК РФ»;

  • «нами получены неопровержимые доказательства деятельности членов правления ТСЖ, направленной на изъятие денежных средств, принадлежащих ТСЖ «Респект», и обращение этих денежных средств в собственность ЗАО «РИКЭЛ»»;

  • «в правлении ТСЖ «Респект» нет места жуликам и ворам!!!».
Гражданка обратилась в Тосненский городской суд Ленинградской области с исковым заявлением, в котором просила:
  • Признать распространенные ответчиком сведения порочащими, унижающими честь, достоинство и деловую репутацию истца;

  • Обязать ответчика на очередном общем собрании членов товарищества собственников жилья в 2013 году опровергнуть распространенные в листовке несоответствующие действительности сведения.
Позиция Тосненского городского суда Ленинградской области

Тосненский городской суд Ленинградской области в мае 2013 года исходил из того, что три из четырех фраз  не относятся непосредственно к истцу, в связи с чем отказал в удовлетворении этой части исковых требований.

Суд первой инстанции отметил то, что согласно сведениям информационного центра ГУВД по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, действующий председатель ТСЖ не привлекалась к уголовной ответственности. В этой связи указание во второй фразе  на принятие решения о возбуждении уголовного дела не соответствует действительности, носит порочащий характер, поскольку само по себе указание на возбуждение уголовного дела в отношении истца свидетельствует о нарушении гражданином действующего законодательства, совершении нечестного поступка, неправильном, неэтичном поведении в личной, общественной или политической жизни, недобросовестности при осуществлении производственно-хозяйственной и предпринимательской деятельности, нарушении деловой этики или обычаев делового оборота, а потому умаляет честь и достоинство гражданина или его деловую репутацию.

Требования истца в части признания не соответствующими действительности, порочащими ее честь, достоинство и деловую репутацию сведений о том, что «в настоящее время правоохранительными органами принимается решение о возбуждении уголовного дела по обвинению в совершении преступления бывшего председателя ТСЖ и действующего председателя ТСЖ были удовлетворены. Суд также взыскал компенсацию морального вреда. В удовлетворении остальной части иска было отказано.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Ленинградского областного суда

Судебная коллегия по гражданским делам отметила, что в соответствии со статьей 10 Конвенции о защите прав человека и основных свобод и статьей 29 Конституции Российской Федерации, гарантирующими каждому право на свободу мысли и слова, а также на свободу массовой информации, и в соответствии с позицией Европейского суда по правам человека, при рассмотрении дел о защите чести, достоинства и деловой репутации судам следует различать имеющие место утверждения о фактах, соответствие действительности которых можно проверить, и оценочные суждения, мнения, убеждения, которые не являются предметом судебной защиты в порядке статьи 152 Гражданского кодекса РФ, поскольку, являясь выражением субъективного мнения и взглядов ответчика, не могут быть проверены на предмет соответствия их действительности.

Суд при принятии решения учел, что постановлением мирового судьи судебного участка Санкт-Петербурга было отказано в принятии к производству заявления о привлечении бывшего председателя ТСЖ и действующего председателя ТСЖ к уголовной ответственности по ст. 129 ч. 1 УК РФ. Заявление о привлечении к уголовной ответственности было направлено начальнику органа дознания УВД Фрунзенского района для решения вопроса о возбуждении уголовного дела. Причиной для отказа в принятии заявления стала невозможность установления места и даты рождения председателя ТСЖ и действующего председателя ТСЖ.

На этом основании суд сделал вывод о том, что на момент распространения листовки, в которой было сказано, что «в настоящее время правоохранительными органами принимается решение о возбуждении уголовного дела по обвинению в совершении преступления бывшего представления ТСЖ К.С.Т. и действующего председателя ТСЖ Л. по основаниям, предусмотренным ст. 129 УК РФ», - данные события имели место.

По мнению суда, в случае, когда гражданин обращается в органы с заявлением, в котором приводит те или иные сведения (например, в правоохранительные органы с сообщением о предполагаемом, по его мнению, или совершенном либо готовящемся преступлении), но эти сведения в ходе их проверки не нашли подтверждения, данное обстоятельство само по себе не может служить основанием для привлечения этого лица к гражданско-правовой ответственности, предусмотренной статьей 152 Гражданского кодекса РФ, поскольку в указанном случае имело место реализация гражданином конституционного права на обращение в органы, которые в силу закона обязаны проверять поступившую информацию, а не распространение не соответствующих действительности порочащих сведений.

Такие требования могут быть удовлетворены лишь в случае, если при рассмотрении дела суд установит, что обращение в указанные органы не имело под собой никаких оснований и было продиктовано не намерением исполнить свой гражданский долг или защитить права и охраняемые законом интересы, а исключительно намерением причинить вред другому лицу, то есть если имело место злоупотребление правом.

Судебная коллегия по гражданским делам не усмотрела в действиях ответчика злоупотребления правом, поскольку его обращение в правоохранительные органы не имело иных оснований, кроме намерения защитить права и охраняемые законом интересы ТСЖ «Респект» и не было вызвано желанием причинить вред истцу.

Судебная коллегия по гражданским делам Ленинградского областного суда отменила решение Тосненского городского суда Ленинградской области в части признания сведений несоответствующими действительности и порочащими честь, достоинство и деловую репутацию действующего председателя ТСЖ.

Источник: Петербургский правовой портал
http://ppt.ru/texts/index.phtml?id=73507

вторник, 24 декабря 2013 г.

В Брюсселе прошла первая ежегодная конференция Международного совета архивов, часть 10


(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/9.html )

День второй, секция S4P1 «Отношение к неприкосновенности частной жизни у поколения социальных сетей, и «право быть забытым»»
(Perceptions of Privacy in the Social Media Generation and the Right to Forget)

Доклад Мари Ранкет (Marie Ranquet) и Од Рёли (Aude Roelly) из Межведомственной службы Архивов Франции был посвящён теме «Защита персональных данных: Архивы против европейского законодательства» (Protection of Personal Data : archives confronting European regulation). Тезисы доклада см. http://www.ica.org/?lid=14917&bid=1134 .

Идёт заседание (Фото: Jean-Philippe Legois)

В докладе был дан обзор французского законодательства в области защиты персональных данных. Был поднят вопрос о «праве быть забытым» и в связи с ним - об обезличивании и возможном деобезличивании персональных данных. По мнению Од Рёли, важно понять последствия новых законодательных инициатив – защищают ли они граждан, или наоборот, ухудшают их положение.

Ряд коллег положительно среагировали на то, что авторы доклада вспомнили о гражданском обществе и упомянули петицию против права «быть забытым».

Насколько своеобразно во Франции толкуют предложенные изменения в европейском законодательстве, иллюстрирует следующий пассаж из тезисов доклада:
«Проект законодательства Евросоюза, впервые предложенный в январе 2012 года, еще не окончательный, но он может решить судьбу многочисленных архивов, хранящих персональные данные. На самом деле, в настоящее время на архивное хранение рекомендуется принимать персонально идентифицируемую информацию лишь исходя из строго исторических, научных или статистических соображений; и не имеющую  какого-либо правового значения (например, брачные или земельные документ) – из опасений, что это приведет к значительному ущербу для прав соответствующих физических лиц. Кроме того, документы будут храниться анонимным образом, создавая для историков реальные проблемы в плане аутентичности и надежности».
Архивист Черил Эвери (Cheryl Avery) и доцент университета Саскачевана (University of Saskatchewan) Мона Холмлунд (Mona Holmlund – на фото) выступили на тему «Изначально-электронные: Свойственные поколениям различия в отношении к неприкосновенности личной жизни и визуальным/виртуальным материалам, выложенным в сети»  (Born Digital: Generational Differences in Attitudes Towards Privacy and Visual and Virtual Material On-Line).

В работе выделены 3 возрастные категории: «традиционалисты» (1940-1964 гг.), люди переходного периода (1965-1976 гг.) и электронные аборигены (1977-1994).

Краткие тезисы выложены на сайте МСА, см. http://www.ica.org/?lid=14845&bid=1134  . В них отмечается, что авторы опросили около тысячи студентов и выпускников вузов, с целью понять, чем их представления отличаются от традиционных. Выяснилось, что у представителей данного поколения, меньшие, чем предполагалось, ожидания в отношении открытости, зато больше понимания ценности традиционных архивных материалов (при этом прекрасно понимая все удобства онлайн-доступа). Также были замечены определенные отличия в использовании визуальных материалов. Различие «Общественное – частное» (public vs private) сменилось более тонким различием «общественное – личное» (public vs personal); при этом визуальные материалы воспринимаются как более «личные» по сравнению с письменной речью.

Как отметили коллеги, «результаты интересного исследования, представленные Моной Холмлунд, показали, что даже молодёжь предпочитает бумажные архивные документы!». Речь шла о студентах гуманитарных дисциплин, которым больше нравится работать с реальными, физическими объектами, чем с виртуальными. Поэтому авторы рекомендуют архивам не отказываться от сохранения физических материалов.

Отмечена большая «ограниченность» женщин: женщины пишут, в то время, как мужчины чаще используют визуальный контент.

День второй, секция S4P2 «Роль архивистов и специалистов по управлению документами II» (Role of the Archivist and Records Manager II)

Переполненный зал заседаний секции (Фото: Pat Whatley)

Профессор факультета информатики Университетского колледжа Лондона (UCL) Элизабет Шепард (Elizabeth Shepherd – на фото) выступила на тему «Открытое правительство, открытые данные: Где место специалиста по управлению документами?» (Open Government, Open Data: Where is the Records Manager?). Тезисы доклада см. http://www.ica.org/?lid=14925&bid=1134 .

Шепард рассказала об изменениях, происшедших в Великобритании за последние годы – принятие закона о свободе доступа к государственной информации в 2005 году, появление инициатив «открытого правительства» и «открытых данных», снижение срока закрытости государственных документов с 30 до 20 лет.

В докладе основное внимание обращено на практику исполнения законодательства о свободе доступа к государственной информации (FOI) и о роли специалистов по управлению документацией, особенно в плане опережающего раскрытия информации. Практика FOI, безусловно, повлияла на управление документами. Отмечено, что рост открытости приводит к тому, что руководители не хотят ничего записывать, чтобы эта информация не откладывалась в делах, и договариваются устно. Хотя FOI дала возможность общественности получать доступ к большему количеству материалов, большей вовлеченности общественности пока не отмечено.

Парадоксы законодательства о свободе доступа к государственной информации (Фото: Gustavo Castaner)

Исследователи из UCL отметили ряд парадоксов, связанных со свободой доступа к государственной информации:
  • FOI-запросы оказываются действенными лишь тогда, когда никто ими не пользуется,

  • Официальные лица поддерживают принципы FOI, но им не по душе их применение на практике,

  • «Простые граждане» очень редко используют FOI-запросы,

  • Реагирование на FOI-запросы замедляется не столько из-за секретности, сколько из-за бюрократии,

  • Если бы больше информации раскрывалось в опережающем порядке, то нам бы не потребовалось это законодательство.
В дальнейшем факультет информатики планирует провести исследование о связи управления документами в государственных органах, открытыми данными и административными данными.

Мифы и реальность открытых данных (Фото: Gustavo Castaner)

Шепард отметила ряд проблем, связанных с открытыми данными. Во-первых, дело не сводится к «просто» публикации существующих данных – нужна дополнительная работа по устранению избыточности, актуализации, анонимизации. По её мнению, сейчас данные просто раскрываются, без учета, нужны ли они кому-нибудь. Из-за этого многие наборы данных оказываются «плоскими» и неинтересными – и здесь она видит возможность для специалистов по управлению документами и архивистов повлиять на ситуацию в лучшую сторону. В целом пока вопрос об отдаче от затрат на открытые данные остается неясным.

Существует также проблема происхождения данных и их аутентичности.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/01/11.html )

Источник: сайт МСА / Твиттер
http://www.ica.org/14490/annual-conference-2013/brussels-2324-november-2013.html

Установлены требования к региональным и муниципальным информационным системам в сфере закупок


С 1 января 2014 г. вводится в действие контрактная система в сфере закупок для государственных и муниципальных нужд. В целях ее информационного обеспечения создается единая информационная система. Субъекты Федерации и муниципальные образования вправе формировать региональные и муниципальные информационные системы в сфере закупок, интегрированные с единой системой.

Постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1091 утверждены единые требования к региональным и муниципальным информационным системам в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. Требования вступают в силу с 1 января 2014 г., за исключением отдельных положений, для которых предусмотрен более поздний срок введения в действие.

Единые требования подлежат применению при взаимодействии региональных и муниципальных информационных систем в сфере закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд с единой информационной системой в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд со дня опубликования Министерством экономического развития Российской Федерации на официальном сайте единой информационной системы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» извещения о регистрации региональной или муниципальной системы в единой информационной системе (п.2).

Порядок формирования информации, подлежащей размещению в региональных и муниципальных системах, информационные технологии и технические средства, применяемые при создании и эксплуатации этих систем, должны обеспечивать возможность интеграции региональных и муниципальных систем с единой информационной системой (п.1).

В региональных и муниципальных системах подлежат применению справочники, реестры и классификаторы, используемые в единой информационной системе (п.2)

Требования к обмену информацией между региональными и муниципальными системами и единой информационной системой, способам, срокам (периодичности) передачи информации по телекоммуникационным каналам в рамках такого обмена определяются порядком пользования единой информационной системой (п.3).

Информация и документы, передаваемые из региональных и муниципальных систем в единую информационную систему, подписываются усиленной неквалифицированной электронной подписью, применяемой в соответствии с порядком использования усиленных электронных подписей в единой информационной системе и на электронных площадках (п.4).

Региональные и муниципальные системы после интеграции с единой информационной системой должны обеспечивать взаимодействие с иными информационными системами, в рамках которого осуществляется, в том числе, использование усиленной электронной подписи для подписания электронных документов, предусмотренных Федеральным законом о контрактной системе (п.5).

Региональные и муниципальные системы должны обеспечивать передачу в единую информационную систему, а также прием из такой системы в том числе следующей информации и документов (п.6) (первые четыре документа будут направляться в систему с 1 января 2016 года):
  • планы закупок;
  • планы-графики закупок;
  • информация о реализации планов закупок и планов-графиков закупок;
  • информация о закупках, предусмотренная Федеральным законом о контрактной системе, об исполнении контрактов;
  • запросы пользователей региональных и муниципальных систем, в том числе запросы цен товаров, работ, услуг;
  • отчеты заказчиков, предусмотренные Федеральным законом о контрактной системе.
Региональные и муниципальные системы должны обеспечивать безвозмездный круглосуточный доступ пользователей региональных и муниципальных систем к информации, размещенной в указанных системах, для ознакомления и использования, а также для автоматической (без участия человека) ее обработки программно-аппаратными средствами иных информационных систем (п.7).

Региональные и муниципальные системы должны обеспечивать размещение информации, содержащейся в таких системах, в единой информационной системе в том числе в целях ее опубликования на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт) единой информационной системы (п.8).

Региональные и муниципальные системы должны обеспечивать размещение в них информации путем заполнения экранных форм соответствующими сведениями, размещения электронного документа в виде отдельного файла в соответствующем разделе этих систем, а также путем взаимодействия региональных и муниципальных систем с иными информационными системами (п.9).

Программное обеспечение региональных и муниципальных систем должно обеспечивать (п.10):
  • Регистрацию и хранение сведений об истории движения электронных документов и информации, в том числе обо всех действиях по формированию, подписанию, размещению, изменению и удалению информации в региональных и муниципальных системах, о точном времени и содержании таких действий, а также информации о лицах, осуществлявших указанные действия;

  • Целостность и доступность информации, размещенной в региональных и муниципальных системах;

  • Предоставление возможности определить дату и время размещения информации в региональных и муниципальных системах, а также дату и время последнего изменения информации в этих системах;

  • Сохранение работоспособности региональных и муниципальных систем при некорректных действиях пользователей этих систем;

  • Резервное копирование информации и документов в целях восстановления базы данных региональных и муниципальных систем или ее компонентов.
Региональные и муниципальные системы должны обеспечивать хранение информации, размещаемой в этих системах, в течение 10 лет, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации (п.15).

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=155056

понедельник, 23 декабря 2013 г.

Профессиональные сообщества различных стран мира начали обсуждать новую версию ведущего международного стандарта по управлению документами ISO 15489


В первых числах ноября 2013 года рабочая группа WG13 профильного технического комитета Международной организации по стандартизации (ИСО) подготовила первый рабочий проект новой версии стандарта ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами – Часть 1: Общие положения» (Information and documentation — Records management — Part 1: General).

10 декабря 2013 года соответствующий технический подкомитете Росстандарта разослал текст проекта тем специалистам, которые ранее выразили желание принять участие в его обсуждении. Приятно отметить, что на этот раз Россия опередила ряд других стран – так, австралийцы через свой форум пригласили коллег к обсуждению лишь 18 декабря, когда люди уже начали потихоньку уходить на рождественские каникулы.

Ещё 10 октября 2013 года на сайте Ассоциации специалистов Великобритании и Ирландии в области управления документами и архивного дела (Archives and Records Association, ARA) было выложено приглашение принять участие в пересмотре ISO 15489, в котором также описаны некоторые характерные особенности нового проекта (см. http://www.archives.org.uk/images/documents/RMG/ISO_15489-RevisedArticle-Amended.doc ):
«Рабочая группа [по подготовке текста стандарта – Н.Х.] впервые собралась в июне 2013 года и полтора дня обсуждала возможные изменений. Британский институт стандартов (BSI) представляли Зои Смит (Zoe Smyth) и я [Род Стоун –Н.Х.].

На встрече было достигнуто принципиальное согласие о том, что стандарт ISO 15489 необходимо пересмотреть, с тем, чтобы отразить новую серию стандартов  ISO 30300 и другие новые стандарты; и что нужно проанализировать текст и убедиться, что стандарт остается актуальным в электронном мире. Такой же точки зрения придерживался и Комитет BSI по управлению документами. Ряд стран, однако, проталкивал внесение гораздо более радикальных изменений в стандарт (и, судя по всему, пока что им это удалось – Н.Х.).

По мнению тех, кто считал необходимыми радикальные изменения, в итоге должна получиться не столько новая редакция, сколько новый стандарт. С их точки зрения, «нейтральность по отношению в формату» уже невозможна, и ISO 15489 нуждается в модернизации, с тем, чтобы акцент был сделан на электронные документы – вплоть до практически полного исключения вопросов, связанных с бумажными документами. Некоторые страны подчеркивали, что управление документами сейчас во многом сводится к сбору и управлению метаданными, и что эта тема должна стать более существенной частью стандарта - и её следует переместить в самую первую главу пересмотренного стандарта.

Сторонники радикальных изменений говорили о том, чтобы использовать стандарт для преодоления кризиса в области управления документами как дисциплине и профессии: для них управление документами  стало означать внедрение программного обеспечения для управления электронными документами и информацией. Они предложили сделать ISO 15489 своего рода манифестом, способствующим принципиальным переменам и возвращению архивной и документоведческой профессий на правильный путь.

... Члены Комитета BSI по ряду причин очень обеспокоены предложениями по осуществлению радикальных изменений. Поднятые некоторыми членами рабочей группы проблемные вопросы, - которые и привели к предложенному требованию радикальных перемен – не представляют особых проблем в британской практике управления документами. Использование стандарта для проталкивания изменений или определенных интересов, как нам кажется, противоречит цели стандарта - который должен быть нормой, позицией, основанной на консенсусе. И сейчас проводится пересмотр существующего стандарта, а не разработка нового: мы должны быть осторожны с внесением существенных изменений в условиях, когда это стандарт широко внедрен в практику и на него опираются национальные и местные органы власти, коммерческие и иные организации.»

Род Стоун (Rod Stone)
Мои впечатления от знакомства с проектом следующие. Проект новой редакции стандарта оставил у меня неоднозначное впечатление. С одной стороны, в нем учтен ряд изменений, происшедших за последние годы, и более детально затронуты вопросы управления электронными документами. С другой стороны, стандарт в новой редакции трудно будет полноценно использовать, не имея одновременно под рукой тексты стандартов серии ISO 30300 (наиболее существенно отсутствие полноценного терминологического раздела). Это не так критично для специалистов-аналитиков, но может существенно затруднить использование стандарта практиками.

Для стран, лишь недавно начавших уходить от чисто бумажного документооборота, большим минусом новой редакции станет слишком сжатый и насыщенный техническими подробностями стиль изложения, утрата многих поясняющих примеров, а также материалов, преимущественно относящихся к управлению бумажными документами.

Не пойдёт на пользу делу и радикальное изменение (с моей точки зрения, не в лучшую сторону) структуры стандарта – в первую очередь, сдвиг в конец документа «идейных» разделов и фактическая ликвидация терминологического раздела.

Источник: сайт ARA
http://www.archives.org.uk/si-rmg/news-and-events.html
http://www.archives.org.uk/images/documents/RMG/ISO_15489-RevisedArticle-Amended.doc