Итоги паспортизации федеральных архивов: по состоянию на 1 января 2013 года в них имеется 8 тысяч единиц хранения электронных документов

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11 марта 1997 года), проведена очередная паспортизация федеральных архивов по состоянию на 1 января 2013 года. Ее итоги были утверждены решением коллегии Росархива от 21 ноября 2013 года.

Как обычно, меня в первую очередь интересовал вопрос о том, сколько же электронных документов хранится в государственных архивах.

Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2013

За прошедшее трёхлетие объём документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – документы), хранящихся в федеральных архивах, увеличился на 459,3 тыс. ед. хр. (на 1%) и составляет 42 987,3 тыс. ед. хр. или 16% от общего объёма документов государственных и муниципальных архивов страны.

Всего же за период с 2003 г. этот показатель возрос более чем на 2,0 млн. ед. хр. (5%).

В течение последних девяти лет практически остается неизменной структура состава документов в соответствии с показателями паспорта:

• документы на бумажной основе составляют 95% от общего количества;
• кинодокументы – 0,6%;
• фотодокументы – 3,3%;
• фонодокументы – 0,6%;
• микроформы на правах подлинников – 0,2%;
• видеодокументы – 0,02%;
• электронные документы – 0,02%.

В процентном отношении за этот период наиболее возрос объём научно-технической документации и фонодокументов – на 12%, объёмы фото- и кинодокументов выросли соответственно на 8% и 7%, а количество видеофонограмм – в 6,5 раз. Количество управленческой документации увеличилось на 4%, личного происхождения – на 5%, по личному составу – на 3%.

Что касается электронных документов, то за последнее трехлетие в абсолютных цифрах их объём увеличился на 1,8 тыс. ед. хр., в основном за счёт приёма в ГАРФ материалов всероссийских переписей населения 2002 г. и сельскохозяйственной 2006 г. Всего в федеральных архивах хранится 7,9 тыс. ед. хр. электронных документов, основной их массив (более 6,0 тыс. ед. хр.) сосредоточен в РГАНТД, 345 ед. хр. на электронных носителях принято в РГАСПИ.

Мой комментарий: Таким образом, основной массив электронных документов хранится в трех федеральных архивах – Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ) и Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ).

Кроме того, на коллегии была утверждена «Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации» по состоянию на 1 декабря 2012 года. Интересно, что в этом документе термин «электронные документы» не употребляется, а используется термин «документы на машинных носителях»:

Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

В отраслевых фондах хранится 73 215 860 ед. хр., из них:

• научно-технической документации – 13 602 272 ед. хр.;
• фотодокументов – 35 561 807 ед. хр.;
• кинодокументов – 292 273 ед. хр.;
• фонодокументов – 564 080 ед. хр.;
• видеодокументов – 65 281 ед. хр.;
• документов на машинных носителях – 1 219 226 ед. хр.;  (это примерно 1,7% от общего числа единиц хранения - Н.Х.)
• других документов – 21 910 381 ед. хр.

Мой комментарий: Трудно сказать, включаются ли в число «документов на машинных носителях» современные электронные документы, которые во всё большей степени хранятся в онлайн-системах, – подозреваю, что нет.

Но даже эти цифры показывают, что электронных документов становится всё больше и больше, - а тем временем неумолимо приближается тот момент, когда федеральным архивам просто прикажут принимать документы в том виде, в каком они создаются федеральными органами власти. Созданием государственного электронного архива (или хотя бы формированием «команды» для такого архива, что в данный момент даже важнее) Росархив пока не занимается – видимо, опять придётся ждать команды от высшего руководства страны…

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/spravka-passportization-federal-archives-2012.shtml
http://archives.ru/reporting/spravka-passportization-2012.shtml