В Брюсселе прошла первая ежегодная конференция Международного совета архивов, часть 5

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/4.html )

День первый, секция S1P2 «Текущие проблемы в управлении документами»

Работа секции началась с доклада Орельена Конро (Aurélien Conraux), руководителя архивно-документационной службы Национальной библиотеки Франции, на тему «Способны ли специалисты по управлению документами контролировать все документы и данные? Роли и практика управления Национальной библиотеки Франции» (Is it Possible for Records Managers to Control all Documents and Data? Roles and Governance Practices in the National Library of France)

Выступает Орельен Конро (фото: Jean-Philippe Legois)

Конро отметил, что для решения проблем нужен по-настоящему мультидисциплинарный подход. Приоритетное внимание следует уделять электронным документам.

Говоря о положении службы управления документами в организации, он отметил, что важно, чтобы она находилась на достаточно высоком уровне в иерархии. По его мнению, при использовании современных технологий объёмы документации не являются проблемой.

Орельен Конро поднял вопрос о том, как специалисты по управлению документами справляются сейчас с возникающими в этой области проблемами. Они всё больше занимаются обучением пользователей, исследовательской работой, разработкой инструментов и хороших практик, лоббированием, - но у них все меньше времени остается на работу непосредственно с документами.

Слайды из презентации Орельена Конро: «Следует ли специалистам по управлению документами поднимать мир собственными силами … или показывать всем, где верх?» (фото: B2C)

Многие проблемы управления информацией и документами, по мнению Конро, являются по сути дела организационными. Вопрос: можем ли мы их решить, и нужно ли этим заниматься?

Директор городского архива Антверпена Инге Шхупс (Inge Schoups – на фото) выступила на тему «Прозрачность посредством полностью электронного делопроизводства и архивации: Практика Антверпена отказа от смешанного делопроизводства и от бумажных документов» (Transparency Through Full Digital Recordkeeping and Digital Archiving: the Antwerp Practice of Eliminating Hybrid Recordkeeping and Paper Documents).

Городской архив города Антверпена полностью электронный, бумажные документы на хранение не принимаются. По мнению Инге, архивистам не нужно любить бумагу :)

Тем не менее, полностью отказаться от бумажных документов пока не удалось; распространено смешанное (электронное и бумажное) делопроизводство. Город, однако, ощущает отдачу от движения в сторону по-настоящему безбумажных офисов. Сейчас город стремиться изжить формы и внедрить электронные подписи.

В архиве используется объёмная структурированная электронная классификационная схема. Существует подключаемый модуль, позволяющий принимать в систему электронную почту.

Вопрос дня для всех пользователей: Уверены ли Вы, что через 5 лет сможете извлечь информацию из документной системы Вашей организации?

Джиллиан Оливер (Gillian Oliver – на фото) из Университета штата Виктория в Веллингтоне, Австралия, говорила на тему «Верхушка пирамиды: Управление и доверие» (The Tip of the Pyramid: Governance and Trust, - Джиллиан Оливер в настоящее время возглавляет Австралазийскую группу международного проекта InterPARES Trust –Н.Х.)

Джиллиан говорила о различных моделях управления информационными технологиями – федеративной, феодальной, монархической, анархической и «утопической». Какая из них лучше сего соответствует практике Вашей организации?

Специалисты по управлению документами становятся в какой-то степени антропологами – занимаются изучением того, как работают пользователи.

Выступает Джиллиан Оливер (фото: Jean-Philippe Legois)

Был упомянут стандарт ISO/IEC 38500:2008 «Корпоративное управление информационными технологиями» (Corporate governance of information technology, http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=51639 )

День первый, секция S1P3 «Истина и примирение I»

Представитель организации Swisspeace Элизабет Баумгартнер (Elisabeth Baumgartner) выступала на тему «Роль архивов Комиссии по установлению истины в вопросах, касающихся прошлого» (The Role of Truth Commission’s Archives in Dealing with the Past)

Начинается доклад Элизабет Баумгартнер (фото: Tobias Wildi)

Баумгартнер говорила о роли архивов Комиссий по установлению истины и в решении доставшихся в наследство от прошлого проблем. Аргентину она привела в качестве примера того, как документы таких архивов используются в интересах правосудия.

Она рассказала о концептуальном подходе на основе «Принципов ООН против безнаказанности преступников», разработанных Луи Жуане (Louis Joinet) в 1997 году и обновленных в 2005 году (см. http://www.swisspeace.ch/fileadmin/user_upload/Media/Topics/Dealing_with_the_Past/Resources/Orentlicher__Diane__E_CN4_2005_102_add1.pdf ).

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/12/6.html )

Источник: сайт МСА / Твиттер
http://www.ica.org/14490/annual-conference-2013/brussels-2324-november-2013.html