Австралия: Итоги проверки Комиссией Тьюна функций и эффективности деятельности Национальных Архивов Австралии, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_01202167516.html )

Рекомендации Комиссии Тьюна

Рекомендация 1: Национальные Архивы Австралии следует вовлечь в деятельность государственных органов, которые принимают решения, определяющие политику и стандарты менеджмента информации.

Рекомендация 2: Национальные Архивы должны разработать:

• Критерии для определения приоритетности разработки / переработки Перечней видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Records Authorities); и
  
  
• Механизм, показывающий заинтересованному государственному органу, как продвигается очередь на обработку его ведомственного Перечня.

Рекомендация 3: Национальные Архивы должны инвестировать больше ресурсов в свой потенциал и возможности для консультирования и обучения федеральных органов исполнительной власти по вопросам политики менеджмента информации.

Рекомендация 4: Национальные Архивы должны получить полномочия и принять на себя ответственность за менеджмент информации, управление документами и архивное дело в рамках федерального правительства Австралии.

Рекомендация 5: При условии подготовки полного экономического обоснования, следует
консолидировать менеджмент информации, управление документами и архивное дело в рамках федерального правительства Австралии посредством внедрения Модели менеджмента государственной информации (Government Information Management Model, GIMM).

Рекомендация 6: При условии подготовки полного экономического обоснования и выделения соответствующих инвестиций, Национальные Архивы должны создать и обеспечить эксплуатацию защищённого «Электронного архива 5-го поколения» (5th Generation Digital Archive, 5thGDA) для информации органов федерального правительства Австралии, - и в дальнейшем развивать его технологические возможности, кадровый потенциал и процессы, а также надёжным образом обеспечивать долговременную сохранность и электронную доступность государственной информации.

Рекомендация 7: Следует выделять соответствующие инвестиции для укрепления потенциала Национальных Архивов в сфере электронной возможностей и киберустойчивости.

Рекомендация 8: Национальные Архивы должны реализовать 7-летнюю программу оцифровки высокоприоритетных (подверженных риску) документов с ежегодным выделением 11,1 миллиона австралийских долларов в течение 3 лет, а впоследствии - 8,6 миллиона австралийских долларов ежегодно в течение оставшихся 4 лет.

Рекомендация 9: Национальные Архивы должны инвестировать больше ресурсов в управление унаследованными коллекциями и в новые электронные решения для менеджмента цифровой информации и данных.

Рекомендация 10: При условии подготовки полного экономического обоснования, следует объединить хранение, опережающую передачу на архивное хранение, обеспечение долговременной сохранности и оцифровку по требованию унаследованных документов органов и учреждений федерального правительства Австралии на основе Модели централизованного хранения и обеспечения долговременной сохранности (Centralised Storage and Preservation Model, CSPM) с тем, чтобы создать механизм, который обеспечит:

• Экономически эффективное хранение, управление и контролируемое уничтожение/передачу на архивное хранение бумажных документов;
  
  
• Доступ к документам посредством сервиса оцифровки по требованию;
  
  
• Экономию государственных средств за счёт сокращения объемов хранения и «умного» применения цифровых технологий; и
  
  
• Создание центра массовой оцифровки.

Рекомендация 11: Национальные Архивы должны выделить дополнительные ресурсы и изменить свои процессы обработки заявок на доступ к неконфиденциальным документам, а также к секретным и высокочувствительным документам, с тем, чтобы:

• Уменьшить необходимость в направлении заявок на согласование [в другие федеральные органы власти – Н.Х.];
  
  
• Увеличить возможности по рассекречиванию документов;
  
  
• Внедрить варианты взимания платы за исполнение исследовательских запросов, результаты которых используются для получения прибыли;
  
  
• Внедрить новый режим согласования объёма и состава документов, выдаваемых в ответ на объёмные исследовательские запросы, с целью уменьшения нагрузки и сокращения времени на принятия решений по объёмным запросам; и
  
  
• Полностью развернуть цифровые средства для безопасного подключения и обмена информацией с соответствующими государственными органами.

Рекомендация 12: Национальные Архивы должны продолжить пересмотр соглашений, заключенных в интересах своих отделений в штатах и территориях, включая соглашения о совместном размещении, - с тем, чтобы те оставались адекватными поставленным целям и обеспечивали наилучшие оперативные результаты и качество услуг.

Рекомендация 13: Национальные Архивы должны продолжить инвестирование в образование, общественные программы и национальные выставочные туры, а также стремится к получению статуса учреждения 1-го уровня, предоставляющего льготы на парламентское и гражданское образование (Parliamentary and Civics Education Rebate Provider, PACER).

Рекомендация 14: Национальные Архивы должны:

• Увеличить маркетинговый и программный бюджет, чтобы он лучше охватывать целевые рынки;
  
  
• Пересмотреть модель общественного доступа «Оцифровка по требованию», чтобы выделить новые платные услуги;
  
  
• Увеличить количество сотрудников, целевым образом занимающихся проработкой и реализацией вариантов получения более высокой выручки;
  
  
• Продолжить работу по реализации волонтерской программы; и
  
  
• Изучить новые коммерческие и благотворительные возможности.

Рекомендация 15: Национальные Архивы должны внедрить новый порядок оплаты услуг для представителей общественности, соответствующий реформированному законодательству. Порядок должен включать плату за услуги, в результате которых создаётся прибавочная стоимость, и предоставлять Национальным Архивам новые полномочия по взиманию платы. До введения новых сборов должны быть проведены соответствующие публичные обсуждения.

Рекомендация 16: Для приведения Закона об архивах 1983 года в соответствие с реалиями цифровой эпохи, его следует обновить посредством принятия нового Закона о Национальных Архивах, который должен:

• Давать Национальным Архивам четкие и понятные функции и полномочия, а также право устанавливать и обеспечивать исполнение обязательной политики и стандартов управления государственной информацией во всех органах федерального правительства;
  
  
• Предоставлять Национальным Архивам чёткие и гибкие полномочия по взиманию платы за услуги; и
  
  
• Сохранить существующие меры безопасности при предоставлении доступа к архивным документам.

Рекомендация 17: Национальные Архивы Австралии должны и впредь оставаться неинкорпорированным независимым агентством, созданным и действующим на основании закона и зарегистрированным в соответствии с Законом о государственном управлении, эффективности и подотчетности 2013 года (Public Governance, Performance and Accountability Act 2013).

Рекомендация 18: Национальные Архивы Австралии должны сохранить свою существующую роль, функции и полномочия, с корректировками, необходимыми для обеспечения возможности выполнения ряда других рекомендаций.

Рекомендация 19: Министр, консультируясь с Консультативным советом (Advisory Council, https://www.naa.gov.au/about-us/our-organisation/advisory-council ) при Национальных Архивах Австралии, должен подготовить заявление об ожиданиях в отношении Национальных Архивов, в котором следует описать области, представляющие интерес и являющиеся приоритетными для правительства.

Рекомендация 20: Консультативный совет (Advisory Council) при Национальных Архивах Австралии сохраняется в том же виде, как это установлено действующим законодательством.

Источник: сайт Национальных Архивов Австралии
https://www.ag.gov.au/rights-and-protections/publications/tune-review