Какого вида подписью следует подписывать электронное заявление работника о выдаче связанных с работой документов?

В Письме Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 28 декабря 2024 года №14-6/ООГ-7725 ведомство ответило (или не ответило :) – Н.Х.) на следующий вопрос организации:

Вопрос: С учетом ч.10 ст.22.3 ТК РФ заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может направить в том числе в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя.

Нужно ли, чтобы такой документ был подписан электронной подписью, и какой именно?

С какого момента такой документ считается полученным работодателем?    

Для справки: В соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:

• Трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения);
  
  
• Копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы);
  
  
• Выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется);
  
  
• Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Ведомство отметило, что в силу части 10 статьи 22.3 ТК РФ заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (статья 62 ТК РФ) работник может подать:

• В письменной форме;
  
  
• Направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя;
  
  
• Направить через цифровую платформу «Работа в России»

при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота.

Порядок применения соответствующего вида электронной подписи предусмотрен положениями статьи 22.3 ТК РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику документы, связанные с работой, или их заверенные надлежащим образом копии не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче таких документов.

Порядок исчисления сроков установлен статьей 14 ТК РФ. Так, течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей (часть 1 статьи 14 ТК РФ).

Соответственно, трехдневный срок для выдачи документов начинается со дня подачи заявления.

Мой комментарий: Вопрос, который задала организация, не так однозначен, как кажется.  Дело в том, что у большинства граждан нашей страны нет усиленных электронных подписей, да и простые электронные подписи у нас не так уж «просты». При направлении каких-либо обращений по электронной почте граждане чаще всего подписывают их, указывая простым текстом фамилию, имя и отчество, - и такие подписи даже простой электронной подписью назвать сложно, если следовать букве нашего закона «Об электронной подписи».

При этом на практике проблема взаимодействия с работником в электронном виде с использованием электронной почты заключается в том, что возникает вопрос о точной идентификации обратившегося сотрудника. Электронная почта в этом плане недостаточно надёжна и небезопасна. В результате значительная часть работодателей отказывается признавать такие обращения юридически значимыми, и либо отказывается их рассматривать вообще, либо, подготовив документы, приглашает граждан приехать за ними лично.

Отказываясь признавать электронные почтовые обращения, работодатели часто ссылаются на то, что в организации не введён электронный кадровый документооборот.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=228444
 

Кадровые электронные документы: Что показывает статистика?

Одной из актуальных задач в настоящее время является переход организаций на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Разговоров об этом ведётся много, а в новостях регулярно появляются материалы об успешном внедрении КЭДО в тех или иных организациях различных отраслей экономики. К сожалению, в этих материалах мало цифр, которые бы позволили получить более-менее объективное представление о достигнутом прогрессе.
    
Фирма СберКорус недавно провела исследование использования кадровых электронных документов. Цифровая платформа для электронного документооборота «СберКорус» зафиксировала рост количества оформляемых в электронном виде кадровых документов сотрудников российских компаний. Был проведён анализа объема документооборота 130 крупнейших пользователей сервиса КЭДО «СберКорус».

За первые шесть месяцев 2023 г. количество документов в сервисе кадрового электронного оборота «СберКорус» выросло на 232%. Активнее всего объем кадровых документов растет в компаниях, где присутствует большое количество персонала, исполняющего схожие функции - например, в крупных сетях общественного питания, колл-центрах и на сельскохозяйственных предприятиях.

Наибольший рост по количеству оформленных документов показали:

• Документы по изменению условий трудового договора (трафик вырос на 191%);
  
  
• Должностные инструкции (трафик вырос на 181%);
  
  
• Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск (трафик вырос на 168%);
  
  
• Основные локально-нормативные акты — штатное расписание, положение о работе с персональными данными и т.д. (трафик вырос на 141%).

Чаще всего сотрудники подписывали в сервисе:

• Локальные нормативные акты (7247 документов);
  
  
• Оплачиваемые отпуска (5236 документов);
  
  
• Расчетные листки (4506 документов).

По мнению директора департамента продуктов и развития бизнеса «СберКорус» Арсена Думикяна, «Кадровый электронный документооборот может и должен войти во все сферы бизнеса и жизни людей. Привычка к использованию кадрового ЭДО в России только формируется, однако уже сейчас мы видим, насколько продукт востребован. Нет никаких сомнений, что в 2023 г. сервис придет в каждую третью российскую компанию, так как выгоды от его внедрения очевидны. Ускорение бизнес-процессов, сокращение трудозатрат и экономия времени — именно это ценят в цифровых решениях лидеры своих индустрий».

Для справки: Сервис КЭДО был запущен «СберКорус» в апреле 2021 года. С момента запуска через него было отправлено 110 тыс. юридически значимых документов.

Мой комментарий: Специалисты «СберКорус» выделили два направления: составление документов и их подписание. То, что объёмы электронного кадрового документооборота продолжат быстро возрастать, нет никаких сомнений. В связи с этим лишь обостряется вопрос о том, как будут храниться в организациях эти документы, многие из которых имеют весьма длительные сроки хранения.

Источник: сайт CNews
https://www.cnews.ru/news/line/2023-07-13_kolichestvo_oformlennyh_rabotnikami