Использование искусственного интеллекта в Аппарате Правительства РФ

2 марта 2026 года заместитель Председателя Правительства РФ - руководитель Аппарата Правительства РФ Дмитрий Юрьевич Григоренко, курирующий направление внедрения искусственного интеллекта (ИИ), принял участие в открытии «Недели Искусственного интеллекта» в доме Правительства. Он рассказал, как сейчас ИИ применяется в Аппарате Правительства и что планируется внедрить в ближайшее время:

«Мы уже начали использовать искусственный интеллект в Аппарате Правительства. Для этого запустили эксперимент и развернули ряд решений для выполнения типовых задач. Цель - освободить специалистов от рутинных операций, например от подготовки справок … . Важно понимать: искусственный интеллект не пишет законопроекты и не принимает государственные решения. Он не заменяет человека и не конкурирует с -ним. ИИ - это лишь инструмент и помощник госслужащего. … Сегодня умение грамотно использовать искусственный интеллект - это новая профессиональная компетенция. Нет ничего плохого в том, чтобы применять современные инструменты, которые позволяют решить задачу за несколько минут вместо нескольких часов».

В настоящее время в Аппарате Правительства проводится эксперимент по внедрению сервисов искусственного интеллекта в рабочие процессы. ИИ используется для решения таких типовых задач, как подготовка справок, проверка правописания, формирование краткого содержания документов, анализ и сравнение разных версий нормативно-правовых актов. Планируется интеграция технологии ИИ в систему электронного документооборота.

По словам Дмитрия Григоренко, скоро сотрудникам Аппарата Правительства будет доступно ещё больше функций ИИ,  таких как:

• создание протоколов по итогам совещаний;
  
  
• классификация документов по тематикам;
  
  
• создание справок на основе объёмных материалов;
  
  
• умный поиск по базам знаний. 

На 2026 год в разработке находится ещё 13 ИИ-сервисов, в том числе для аналитики, работы с письмами, контроля исполнения.

Мой комментарий: Эксперименты в Аппарате Правительства показывают, что государство перешло от пилотных проектов в «цифровых песочницах» к тестированию ИИ в реальных процессах государственного управления.

Интеграция в систему электронного документооборота, с моей точки зрения, является ключевым моментом. Встраивание ИИ в СЭД способно сделать его неотъемлемой частью рабочего места государственного служащего.

В современном мире скорость обработки информации - критический фактор. Сокращение времени на подготовку справок с «часов до минут» напрямую повлияет на скорость принятия управленческих решений.

Заявление о том, что работа с ИИ - «новая профессиональная компетенция», задает стандарт для всей государственной службы, который будет стимулировать государственных служащих повышать цифровую грамотность.

Эффективность ИИ напрямую зависит от качества исходных данных. Если в базах знаний или архивах есть противоречия или хранится «цифровой мусор», то и результаты работы ИИ (справки, аналитика) могут оказаться некачественными. Проблема «мусор на входе -мусор на выходе» остается актуальной.

Интеграция ИИ в систему электронного документооборота и базы знаний правительства создает новые «векторы атак». Защита данных и самих моделей ИИ от взлома или манипуляций потребует значительных ресурсов.

Несмотря на заявления «сверху», на среднем и низовом уровне может возникнуть скрытое сопротивление, даже саботаж, если сотрудники сочтут, что внедрение ИИ увеличивает их рабочую нагрузку, ставит под угрозу их рабочие места и/или неоправданно ужесточает контроль над эффективностью их работы.

Дмитрий Григоренко продемонстрировал прагматичный подход: государство внедряет ИИ точечно, там, где это действительно принесет пользу. Если планы 2026 года будут реализованы в полном объеме, а вопросы безопасности и качества данных будут решены, то Аппарат Правительства РФ может стать одним из самых технологически оснащенных административных органов в мире. Главный вызов сейчас - изменить культуру работы с информацией у тысяч сотрудников.

Источник: сайт Правительства РФ
http://government.ru/news/57978/

Эксперимент по предоставлению доступа к государственным данным федеральным органам исполнительной власти, государственным учреждениям и органам государственных внебюджетных фондов

Правительство Российской Федерации постановлением от 31 января 2026 года №76 приняло решение о проведении с 20 февраля 2026 г. по 31 декабря 2027 г. эксперимента по предоставлению доступа к государственным данным федеральным органам исполнительной власти, государственным учреждениям и органам государственных внебюджетных фондов в целях повышения эффективности реализации их полномочий и функций (эксперимент).

Утверждены:

• Положение о проведении эксперимента по предоставлению доступа к государственным данным федеральным органам исполнительной власти, государственным учреждениям и органам государственных внебюджетных фондов в целях повышения эффективности реализации их полномочий и функций;
  
  
• Перечень государственных данных, в целях предоставления доступа к которым осуществляется информационное взаимодействие в рамках эксперимента по предоставлению доступа к государственным данным федеральным органам исполнительной власти, государственным учреждениям и органам государственных внебюджетных фондов в целях повышения эффективности реализации их полномочий и функций.

В рамках проведения эксперимента не осуществляется предоставление доступа к государственным данным, составляющим государственную тайну.

Постановление вступает в силу с 20 февраля 2026 года.

Положение устанавливает порядок проведения эксперимента по предоставлению доступа к государственным данным в целях повышения эффективности реализации их полномочий и функций (п.1).

Целями эксперимента являются (п.2):

• Создание условий для достижения «цифровой зрелости» государственного управления;
  
  
• Формирование модели государственного управления на основе государственных данных.

Поставщики государственных данных обеспечивают их предоставление данных, предусмотренных перечнем, по запросам получателей (п.4).

Получатели государственных данных используют их исключительно в целях реализации полномочий, предусмотренных перечнем (п.5).

Поставщики и получатели государственных данных обеспечивают соблюдение требований законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации и законодательства Российской Федерации в области персональных данных при использовании государственных данных в рамках эксперимента (п.6).

Запрос и предоставление данных, предусмотренных перечнем, осуществляются посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.7).

Срок подготовки и направления ответа на запрос о предоставлении данных в рамках эксперимента не может превышать 5 рабочих дней со дня его получения поставщиком государственных данных (п.8).

Для целей эксперимента под повышением эффективности реализации полномочий получателей данных понимается соответствие деятельности федерального органа исполнительной власти, государственного учреждения или органа государственного внебюджетного фонда, осуществляемой с использованием государственных данных, предоставляемых в соответствии с перечнем, следующим критериям (одному или нескольким) (п.9):

• Сокращение времени осуществления административных процедур или принятия управленческих решений;
  
  
• Сокращение финансовых затрат на осуществление административных процедур или принятие (реализацию) управленческих решений;
  
  
• Повышение степени соответствия ожидаемых (запланированных) результатов административной процедуры или управленческого решения фактическим результатам административной процедуры или управленческого решения;
  
  
• Административная процедура (или управленческое решение) является новым способом реализации задач в установленной сфере компетенций участника эксперимента.

Получатели данных не позднее 2-го месяца со дня окончания календарного года направляют в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ информацию о результатах участия в эксперименте за прошедший календарный год, которая должна содержать следующие сведения (10):

• Количественная оценка (или качественная оценка в случае отсутствия возможности осуществить количественную оценку) повышения эффективности реализации полномочий получателей данных;
  
  
• Материалы и информация, подтверждающие оценку повышения эффективности реализации полномочий получателей государственных данных в рамках участия в эксперименте;
  
  
• Предложения по повышению качества данных, предоставляемых в рамках эксперимента (при необходимости);
  
  
• Предложения по оптимизации, совершенствованию порядка реализации эксперимента (при необходимости).

Доклад Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций о результатах эксперимента представляемый в Правительство РФ, содержит следующие сведения (п.11):

• Оценка (количественная и (или) качественная) повышения эффективности реализации полномочий получателей государственных данных;
  
  
• Информационно-аналитические материалы, отражающие характеристики информационного обмена, осуществляемого с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия;
  
  
• Предложения по дальнейшей реализации эксперимента, включая изменение состава участников эксперимента и перечня (при необходимости).

Перечень государственных данных, в целях предоставления доступа к которым осуществляется информационное взаимодействие в рамках эксперимента включено:

• Перечень из 33 вида государственных данных;
  
  
• Наименование получателя государственных данных;
  
  
• Наименование поставщика государственных данных;
  
  
• Ссылка на положения нормативных правовых актов, устанавливающие полномочия получателей государственных данных, для реализации которых необходимы государственные данные

Мой комментарий: Эффективность всей модели зависит от качества данных у поставщиков - если они неактуальны, неполны или не стандартизированы, их использование может привести к принятию ошибочных решений. 

В документах не установлено, кто понесёт ответственность в случае, если на основе полученной от поставщика ошибочной или устаревшей информации получатель принял ошибочное управленческое решение. Отсутствие чёткости в данном вопросе может привести к межведомственным конфликтам, финансовым потерям, нанесению ущерба гражданам и коммерческим организациям.

Масштабный обмен данными также может создать повышенную нагрузку на систему, предназначенную для обмена электронными документами и сведениями. Это может привести к снижению производительности СМЭВ и к сбоям при предоставлении государственных услуг, которые также используют СМЭВ.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=525866

Создана Комиссия по вопросам развития технологий искусственного интеллекта

Президент Российской Федерации указом от 26 февраля 2026 г. №116 в целях повышения эффективности формирования и реализации государственной политики в области создания, развития технологий искусственного интеллекта и их внедрения в отраслях экономики, социальной сфере и сфере государственного управления образовал Комиссию при Президенте Российской Федерации по вопросам развития технологий искусственного интеллекта (ИИ).

Также были утверждены:

• Положение о Комиссии при Президенте Российской Федерации по вопросам развития технологий искусственного интеллекта;
  
  
• Состав Комиссии при Президенте Российской Федерации по вопросам развития технологий ИИ.

Высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации до 1 июня 2026 г. рекомендовать образовать межведомственные комиссии по вопросам создания, развития и внедрения технологий искусственного интеллекта в субъектах Российской Федерации.

Основными задачами Комиссии являются (п.2):

• Координация деятельности и повышение эффективности взаимодействия федеральных органов государственной власти, Банка России, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов и заинтересованных организаций по вопросам создания, развития и внедрения технологий ИИ;
  
  
• Разработка стратегических подходов к созданию, развитию и внедрению технологий искусственного интеллекта с учетом необходимости повышения эффективности работы отраслей экономики, социальной сферы, сферы государственного управления и обеспечения национальной обороны и национальной безопасности;
  
  
• Разработка подходов, обеспечивающих адаптацию отраслей экономики, социальной сферы и сферы государственного управления к активному использованию технологий ИИ;
  
  
• Утверждение и оценка достижения целевых показателей деятельности по созданию, развитию и внедрению технологий искусственного интеллекта, в том числе в области платформенной экономики;
  
  
• Разработка мер, направленных на обеспечение технологического лидерства Российской Федерации в области создания, развития и внедрения технологий ИИ, включая создание и развитие российских больших фундаментальных моделей и передовых сервисов, использующих технологии искусственного интеллекта, вычислительных мощностей и необходимой электронной компонентной базы, а также обеспечение этих мощностей электроэнергией;
  
  
• Определение основных направлений совершенствования правового регулирования деятельности по созданию, развитию и внедрению технологий ИИ;
  
  
• Координация деятельности по совершенствованию системы образования в условиях развития технологий искусственного интеллекта, в том числе посредством активного использования таких технологий в учебном процессе в целях формирования гармонично развитой личности, подготовки педагогических работников и специалистов в области ИИ;
  
  
• Анализ основных рисков и угроз, возникающих в связи с использованием технологий искусственного интеллекта, а также координация мер по нейтрализации этих рисков и угроз;
  
  
• Подготовка предложений по развитию международного сотрудничества в области ИИ, включая продвижение российских технологий искусственного интеллекта на зарубежные рынки, унификацию стандартов и этических норм в этой области;
  
  
• Рассмотрение иных вопросов, связанных с созданием, развитием и внедрением технологий ИИ;
  
  
• Подготовка и представление предложений Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии.

Мой комментарий: Создание Комиссии указывает на то, что развитие ИИ становится приоритетной общегосударственной задачей, наравне с обороной или энергетической безопасностью. Широта тематического охвата (от школьного образования до производства чипов и экспорта технологий) говорит о том, что государство сформировало целостное видение того, как должна выглядеть национальная ИИ-экосистема.

Государство осознало, что развитие ИИ - это инфраструктурный проект, требующий обеспечения национальной независимости по всей цепочке: чипы - энергия - вычислительные кластеры - модели - кадры.

Источник: сайт Президент РФ
http://www.kremlin.ru/acts/news/79224 

Росстандарт: Опубликован стандарт ГОСТ Р 72297-2025 «Государственное управление. Качество данных официального статистического учета»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в сентябрьском 2025 года разделе ( https://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=9&year=2025 ) был выложен текст нового стандарта ГОСТ Р 72297-2025 «Государственное управление. Качество данных официального статистического учета» объёмом 28 страниц, вступающего в силу 01.01.2026 года, см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=268395  .

Стандарт разработан Федеральной службой государственной статистики (Росстат), внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 012 «Методология стандартизации».

Во вводной части стандарта, в частности, отмечается:

«Настоящий стандарт устанавливает требования к обеспечению качества данных официального статистического учета и распространяется на деятельность субъектов официального статистического учета, осуществляющих сбор данных, формирование и распространение официальной статистической информации в соответствии с Федеральным законом от 29 ноября 2007 г. № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» и Федеральным планом статистических работ (утв. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 671-р).

Настоящий стандарт применяется:

• при сборе, формировании и распространении официальной статистической информации;
  
  
• внедрении цифровых технологий сбора данных и формирования официальной статистической информации.

Настоящий стандарт распространяется:

• на первичные статистические данные, собранные в результате федеральных статистических наблюдений;
  
  
• административные данные, используемые при формировании официальной статистической информации;
  
  
• официальную статистическую информацию, сформированную в результате обработки первичных и административных данных с применением установленных методов и алгоритмов;
  
  
• метаданные, описывающие источники, методологию, классификаторы и другие характеристики данных.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Термины, определения и сокращения
3. Принципы обеспечения качества данных официального статистического учета
4. Этапы статистического производства и требования к ним
5. Критерии и метрики качества
6. Процесс обеспечения качества данных официального статистического учета на этапах статистического производства.
7. Паспорт качества данных официального статистического учета
8. Политика пересмотра данных официального статистического учета
Приложение А (обязательное): Метрики качества данных официального статистического учета
Приложение Б (обязательное): Форма паспорта качества данных официального статистического учета
Приложение В (справочное): Пример заполнения паспорта качества данных статистического показателя

Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=268395 

Швейцария: Опубликован новый стандарт Ассоциации eCH по использованию систем искусственного интеллекта в государственном управлении

Данный пост консультанта и эксперта по вопросам обеспечения долговременной сохранности Тобиаса Вильди (Tobias Wildi – на фото) был выложен 25 июня 2025 года в его учётной записи на сайте LinkedIn.

Мой комментарий: Ассоциация eCH (eCH-Association) - это швейцарская ассоциация, занимающаяся разработкой и продвижением стандартов для электронного документооборота и взаимодействия в государственном секторе и в экономике.

19 июня 2025 года в Швейцарии Ассоциации eCH был опубликован новый стандарт eCH-0272 «Прозрачность, объяснимость и риски систем ИИ» (Transparenz, Erklärbarkeit und Risiken der KI-Systeme, название на французском: Transparence, explicabilité et risques des systèmes d’IA ) объёмом 72 страницы, см. https://www.ech.ch/de/ech/ech-0272/1.0.0 (прямая ссылка на PDF-файл: https://www.ech.ch/... – на немецком языке,  https://www.ech.ch/... – на французском языке).

Во вводной части документа отмечается:

«Настоящий стандарт является концептуальным документом, устанавливающим требования к прозрачности, объяснимости и рискам систем ИИ. Данный стандарт, основывающийся на всестороннем анализе рамочных условий, разработанных методов и полученных результатов, является базовым стандартом для дальнейших стандартов рабочей группы Ассоциации eCH по ИИ.»

Стандарт eCH-0272, принятый в июне 2025 года, устанавливает требования к ответственному использованию систем ИИ, особенно в контексте государственного управления. Этот документ впервые обеспечивает нормативную базу, адаптированную к швейцарским правовым принципам и практике государственного управления.

Для государственных архивов, которые все чаще начинают экспериментировать с системами анализа, индексации и классификации на основе ИИ, стандарт eCH-0272 является ценным концептуальным документом. Стандарт устанавливает следующие принципы:

• В центре внимания стандарта – предварительно обученные, локально эксплуатируемые системы. Стандарт намеренно нацелен на них, а не на облачные службы ИИ. Это имеет ключевое значение для архивов с высокими требованиями к защите данных и прослеживаемости.
  
  
• Ответственность и подотчетность - Кто несёт ответственность за решения, принимаемые с помощью ИИ? Системы должны быть разработаны таким образом, чтобы обеспечить четкое распределение ответственности и прослеживаемость.
  
  
• Прозрачность и объяснимость - Решения, принимаемые системами ИИ, должны быть прозрачными, особенно когда они затрагивают права граждан на информацию или доступ.
  
  
• Подход, основанный на оценке риска - Системы ИИ должны классифицироваться в соответствии с их критичностью и влиянием на основные права граждан, справедливость и защиту персональных данных, - и соответственно должны выбираться меры защиты.
  
  
• Цели обеспечения защиты и принятия общественностью - В дополнение к законодательно-нормативным требованиям, необходимо также содействовать доверию и принятию общественностью, например, с помощью понятных моделей, открытой документации и осознанного использования технологий.

Содержание стандарта следующее:

1. Введение
2. Правовая база
3. Глоссарий
4. Принципы использования ИИ в Швейцарии
5. Стадии жизненного цикла систем ИИ и роли заинтересованных сторон 
6. Обзор международных законов и стандартов 
7. Цели обеспечения защиты и принятия общественностью
8. Требования к системам ИИ
9. Рекомендации по внедрению и примеры применения
10. Контрольный лист для внедрения стандарта eCH-0272
11. Практическая пременимость стандартов ИИ
12. Вопросы безопасности
13. Отказ от ответственности / Ссылки на права третьих лиц
14. Авторские права
Приложения

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/tobias-wildi_ech-0272-transparenz-erkl%C3%A4rbarkeit-und-risiken-activity-7343525784264880128-HqBq 

США: Подземное хранилище документов компании Iron Mountain в шахте в штате Пенсильвания привлекает внимание Илона Маска и Департамента эффективности правительства

Данная заметка Майка Дарни (Mike Darnay – на фото) была опубликована 13 февраля 2025 года на сайте новостного агентства CBS

Расположенная к северу от города Питтсбурга в округе Батлер старая известняковая шахта, ныне используемая компанией Iron Mountain для внеофисного хранения документов, привлекла внимание Илона Маска (Elon Musk).

Шахта расположена в местечке Черри-Тауншип (Cherry Township), и её сухой холодный микроклимат помогает обеспечивать оптимальные и безопасные условия для обеспечения сохранности документов и артефактов.

Департамент управления персоналом (Office of Personnel Management, OPM – независимое агентство правительства США, управляющее системой государственной службы – Н.Х.) использует услуги компании Iron Mountain для обработки и хранения бумажной документации, связанной с выходом на пенсию федеральных государственных служащих, - и теперь Маск «взял на прицел» это хранилище (см. https://x.com/DOGE/status/1889437908094042277 ).

Пост Элона Маска в Твиттере

Что Маск сказал о компании Iron Mountain

«Нам говорят, что максимальное количество людей, которым в течение месяца можно оформить выход на пенсию, составляет 10 тысяч человек», — сказал Маск, выступая в Овальном кабинете Белого дома. Мы спрашиваем: ну, почему? Почему это так? Ну, потому что все пенсионные документы оформляются вручную на бумаге. Выполняемые вручную расчёты затем фиксируются на листе бумаги и потом отправляются на хранение в шахту... существует известняковая шахта, где хранятся все пенсионные документы», — сказал он, имея в виду хранилище компании Iron Mountain.

«Скорость, с которой может двигаться шахтный лифт, определяет, сколько человек могут оформить пенсию от федерального правительства», — продолжил Маск. «И если лифт ломается, то тогда... никто не может выйти на пенсию. Разве это не звучит безумно?»

«Этой работой занимается около тысячи человек», - отметил Маск. «Поэтому я думаю, что если взять этих людей и сказать... вместо того, чтобы работать в шахте и перекладывать там бумажные конверты из манильской бумаги в короба, вы могли бы делать практически что угодно другое, производя товары и услуги для Соединенных Штатов более полезным способом».

Возражения Маску

Множество сотрудников Департамент управления персоналом, пожелавших остаться анонимными (вероятно, не менее 3 человек :) – Н.Х.), сообщили нам, что комментарии Маска неточны, заявив, что на объекте нет лифта и что обработка документов, связанных с оформлением пенсии для федеральных служащих, различается в зависимости от каждого конкретного случая.

«Нет двух одинаковых ситуаций выхода на пенсию», — сказал один сотрудник. «Это зависит от того, в каком федеральном органе люди работали, от их должности и от множества других факторов».

Мой комментарий: Вы прочувствовали, насколько Россия в данном вопросе опережает т.н. «ведущую мировую экономику»? И насколько американские бюрократы противятся переменам? :)

Что находится в шахте, принадлежащей Iron Mountain?

В шахте хранятся не одни только федеральные документы. Телеканал KDKA-TV уже несколько раз проводил для своих зрителей репортажи из этой шахты.

На данном объекте также хранятся некоторые из бесценных сокровищ страны, а голливудские студии арендуют там помещения для хранения оригинальных мастер-копий классических фильмов.

В шахте также хранятся миллионы исторических фотографий, стеклянных негативов и оригинальных аудиозаписей ведущих артистов, включая Элтона Джона. Бесчисленные коммерческие предприятия и организации также используют объект для хранения своих цифровых данных на серверах.

Майк Дарни (Mike Darnay)

Источник: сайт агентства CBS News
https://www.cbsnews.com/pittsburgh/news/pennsylvania-iron-mountain-mine-elon-musk-doge-department-government-efficiency/

Британский институт стандартов опубликовал спецификации PAS 2009:2024 «Цифровая зрелость государственных организаций. Руководство»

29 февраля 2024 года веб-сайт Британского института стандартов сообщил о публикации публично доступных спецификаций (publicly available specification) PAS 2009:2024 «Цифровая зрелость государственных организаций. Руководство» (Digital maturity for government organizations. Guide) объёмом 66 страниц, см. https://knowledge.bsigroup.com/products/digital-maturity-for-government-organizations-guide?version=standard (с этой же страницы документ можно бесплатно скачать).

Во вводной части документа отмечается:

«Настоящие публично доступные спецификации (PAS) содержит рекомендации по повышению цифровой зрелости в государственных организациях и учреждениях, в том числе в их внутренних операциях, внешних интерфейсах и при оказании услуг. В документе рассматриваются:

• термины, используемые в контексте цифровой зрелости в государственных организациях (раздел 3);
  
  
• характеристики и свидетельства цифровой зрелости: те аспекты, которые организациям следует принимать во внимание при планировании и внедрении цифровых технологий, а также те способы, с помощью которых организации могут подтвердить свою цифровую зрелость, включая исследования, сотрудничество и организационные процессы (раздел 4);
  
  
• измерение цифровой зрелости: каким образом организации измеряют свою зрелость при оптимизации использования цифровых технологий (раздел 5); и
  
  
• выбор и использование инструментов оценки цифровой зрелости: факторы, которые организациям следует учитывать при выборе и использовании инструментов оценки цифровой зрелости при оптимизации использования ими цифровых технологий (раздел 6).

… Настоящие публично доступные спецификации (PAS) содержат рекомендации по измерению и повышению цифровой зрелости государственных организаций и учреждений, основанные на модели зрелости цифрового правительства (UAE Digital Government Maturity Model) и соответствующие другим аналогичным концепциям. В данных PAS-спецификациях рассматриваются шесть аспектов, которым государственные организации должны уделять внимание с целью развития своих возможностей, связанных с цифровыми технологиями.

Рекомендации, приведенные в данных PAS-спецификациях, призваны вдохновить лидеров государственных организаций и учреждений (включая министерства, органы исполнительной власти, а также финансируемые государством программы и поставщиков услуг) на достижение прогресса при проведении цифровой трансформации. Приведенные в документе описания написаны с учётом потребностей конечных пользователей государственных услуг – физических лиц, коммерческих организаций и гражданского общества. Данные PAS-спецификации также будут полезны разработчикам и поставщикам инструментов оценки цифровой зрелости, предназначенных для использования государственными организациями.

Рекомендации в отношении концепций измерения цифровой зрелости, а также выбора и использования соответствующих инструментов в интересах поддержки цифровой трансформации, потенциально применимы в любой организации, независимо от сектора, к которому она принадлежит.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
0. Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Характеристики цифровой зрелости
5. Измерение цифровой зрелости
6. Выбор и использование инструментов оценки цифровой зрелости
Приложения
Библиография

Источник: сайт Британского института стандартов
https://knowledge.bsigroup.com/products/digital-maturity-for-government-organizations-guide?version=standard

Правительство Шотландии опубликовало свой план управления документами

2 сентября 2022 года на сайте правительства Шотландии (см. https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/ ) был выложен план правительства в области управления документами.

Документ под названием «План управления документами правительства Шотландии» (Scottish Government records management plan) объёмом 34 страницы доступен по адресу https://www.gov.scot/binaries/content/documents/govscot/publications/strategy-plan/2022/09/scottish-government-records-management-plan-2/documents/scottish-government-records-management-plan/scottish-government-records-management-plan/govscot%3Adocument/scottish-government-records-management-plan.pdf

Документ излагает план управления документами, политику в области управления документами и перечни документов с указанием сроков хранения правительства Шотландии, а также планы по оцифровке государственных документов. Во вводной части документа, в частности, отмечается:

«Правительство Шотландии полностью привержено исполнению требований шотландского Закона о государственных документах (Public Records (Scotland) Act), вступившего в силу 1 января 2013 года.

В этой связи правительство Шотландии будет следовать процедурам, направленным на обеспечение того, чтобы все сотрудники, подрядчики, агенты, консультанты и иные доверенные третьи стороны, имеющие доступ к любой информации, хранящейся в государственных органах, полностью осознавали и соблюдали свои обязанности в соответствии с Законом.

План управления документами правительства Шотландии охватывает все департаменты (министерства), находящиеся в ведении шотландских министров. План также распространяется на органы исполнительной власти и иные организации, которые используют наши сервисы управления документами (Records Management Services).

Данный план будет пересматриваться каждый год (или ранее, если будет введено новое законодательство, кодексы практики или национальные стандарты), с использованием процесса обновления прогресса (Progress Update Review process), введенного Национальными Архивами Шотландии (National Records of Scotland, NRS, см. также https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping/public-records-scotland-act-2011/progress-update-review-pur-assessment-reports ) в 2017 году.»

Содержание документа следующее:

Аннотация плана управления документами
О шотландском Законе о государственных документах (Public Records (Scotland) Act 2011)
О правительстве Шотландии
Элемент 1: Ответственность высшего руководства
Элемент 2: Ответственность руководителя службы управления документами Элемент 3: Заявление о политике управления документами
Элемент 4: Деловая классификация документов
Элемент 5: Перечень видов документов с указанием сроков их хранения
Элемент 6: Порядок уничтожения документов
Элемент 7: Порядок архивации и передачи на государственное архивное хранение
Элемент 8: Информационная безопасность
Элемент 9: Защита персональных данных
Элемент 10: Обеспечение непрерывности деловой деятельности и важнейшие документы
Элемент 11: Журналы аудита: Отслеживание и контроль версий
Элемент 12: Обучение персонала по вопросам управления документами
Элемент 13: Оценка и пересмотр порядка управления документами
Элемент 14: Порядок обмена информацией
Элемент 15: Государственные документы, создаваемые или хранимые третьими сторонами

Источник: сайт правительства Шотландии
https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/
https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/documents/
https://www.gov.scot/binaries/content/documents/govscot/publications/strategy-plan/2022/09/scottish-government-records-management-plan-2/documents/scottish-government-records-management-plan/scottish-government-records-management-plan/govscot%3Adocument/scottish-government-records-management-plan.pdf

Государственные архивы: Демократия в действии

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 29 ноября 2021 года на сайте компании Lucidea.

Традиция работы с государственными документами подразумевает, что государственные органы являются создателями и хранителями документов и что это имеет место на всех уровнях государственного управления. Также подразумеваются доступность для общественности и подотчетность – то, что документы существуют для использования их гражданами.

Таким образом, архивные документы сохраняются не просто исходя из неких теоретических соображений, а чтобы быть доступными для любого желающего их просмотреть. Эта традиция отражена в Конституции США, которая, например, требует от Конгресса вести журнал.

Один из проблемных аспектов отслеживания государственных документов в Соединенных Штатах заключается в том, что государственные архивы развивались медленно, вследствие чего государственные документы часто оседали в негосударственных хранилищах. Так, например, Национальные Архивы США были созданы в 1934 году, Городской архив Нью-Йорка (New York City Municipal Archives) - в 1950 году, а Городской архив Филадельфии (Philadelphia City Archives) - в 1952 году.

Многие государственные архивы штатов США существуют гораздо дольше, хотя это верно и не для всех штатов. Документы административных округов (counties) часто хранятся местными историческими обществами, где к ним относятся так же, как к рукописям, и где существует разрыв между генеалогическим подходом к управлению документами и местными органами власти, которые эти документы создают.

Другими словами, государственные документы сохраняются в качестве свидетельств / доказательств и для обеспечения общественного доверия, однако вторичные исследования часто проводятся по иным причинам.

Еще одним аспектом управления государственными документами является то, что на большинстве уровней государственного управления существуют три ветви власти. В результате государственные архивы склонны уделять основное внимание органам исполнительной власти, и меньшее внимание -  законодательной и судебной ветвям власти. В результате вопрос о том, кто является официальным владельцев документов различных ветвей власти, часто оказывается запутанным.

Роль управления документами

Объемы и многообразие государственных документов пугают, равно как и количество материала, с которым архивистам приходится иметь дело. В результате большинство архивов при выявлении имеющих непреходящую ценность документов в значительной степени полагаются на службы управления документами. Проведение инвентаризации документов, создание перечней видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, и надзор над регулярной передачей документов на архивное хранение - распространенные способы выявления государственных документов, имеющих непреходящую ценность, и организации их передачи в архивы. Несмотря на разграничение сфер деятельности, службы управления документами и архивы полагаются друг на друга на протяжении всего жизненного цикла документов.

Указания по срокам хранения и действиям по их истечении обычно устанавливаются на уровне серий документов (серию можно рассматривать как аналог позиции в номенклатуре дел в российской традиции – Н.Х.). Это приводит к применению подхода «снизу вверх», который может оказаться неподъёмным, особенно когда речь идёт о массивах электронных документах, часто объединяющих несколько традиционных серий. Чтобы способствовать принятию более качественных решений при установлении сроков хранения, были разработаны такие стратегии, как функциональный анализ.

Функциональный анализ

При функциональном анализе приоритет отдаётся экспертизе ценности и обработке на основе важности деловых функций подразделения в организации. Модель функций включает в себя три уровня: высокоуровневые функции государственного управления (которые являются весьма широкими, например, обеспечение закона и порядка), функции органа государственной власти (которые детализируются дальше - например, администрации судов и исправительные учреждений), и деловые функции (более детализированные функции органа государственной власти - например, условно-досрочное освобождение в рамках системы исправительных учреждений).

Функциональный анализ может проводиться поэтапно. В рамках предварительного изучения собирается исходная информация о роли и целях организации и о соответствующих критических факторах. Затем в рамках анализа отдельных видов  деловой деятельности определяются функции, действия и транзакции. Архивисты и специалисты по управлению документами могут выявить требования к ведению документации, проанализировать существующие системы и определить стратегии. В конечном итоге они могут разработать и внедрить систему управления документами и провести анализ по итогам внедрения.

При наличии у ИТ-специалистов соответствующих возможностей, они могут контролировать процесс создания документов, обеспечивать прямую связь документов с функциями, устанавливать сроки хранения, определять порядок обработки и меры контроля. Однако для большинства организаций нехарактерно участие архивистов на этапе создания системы.

Этапы функционального анализа похожи на этапы управления документами, однако они имею место на более высоком уровне, и относятся к организации, а не к документам.

Мой комментарий: Функциональный анализ противостоит традиционному структурному подходу. При функциональном анализе основное внимание обращается не на структуру организации и уже затем на функции структурных подразделений, - а на выполняемые деловые функции, вне зависимости от того, какие подразделения в это вовлечены. В очень стабильных, медленно меняющихся организациях оба подхода дают практически одни и те же результаты, а вот в условиях быстрых перемен функциональных подход более гибок, работает намного лучше и требует меньших трудозатрат.

Демократия в действии

Государственные архивы и архивные документы - это примеры демократии в действии. Они позволяют гражданам получать доступ к документам, которые непосредственным образом влияют на их повседневную жизнь. В тандеме со специалистами по управлению  документами архивисты привносят порядок в хаос, обеспечивая сохранность имеющих непреходящую ценность государственных документов.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/government-archives-democracy-in-action/

Стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления

Правительство РФ распоряжением от 22 октября 2021 года №2998-р утвердило документ под названием «Стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления». Документ разработан во исполнение поручения Президента Российской Федерации от 31 декабря 2020 г. №Пр-2242 по итогам конференции по искусственному интеллекту.

В ходе реализации стратегического направления будут внедрены следующие технологии:

• Искусственный интеллект;
  
  
• Большие данные;
  
  
• Интернет вещей.

Стратегическое направление утверждается до 2030 года, его актуализация возможна ежегодно, но не более одного раза в год.

Целями цифровой трансформации государственного управления являются:

• Социально-экономическое развитие Российской Федерации (управление отраслями экономики и социальной сферы), выраженное в росте реальных доходов и повышении покупательской способности граждан РФ;
  
  
• Повышение инвестиционной привлекательности государства;
  
  
• Обеспечение национальной безопасности и личной безопасности граждан РФ.

Задачами цифровой трансформации государственного управления являются повышение качества и системность исполнения следующих государственных функций:

• Государственное регулирование и выработка государственной политики в отраслях экономики и социальной сфере;
  
  
• Предоставление государственных и муниципальных услуг;
  
  
• Осуществление контрольной и надзорной деятельности;
  
  
• Управление государственным имуществом;
  
  
• Обеспечение безопасности государства в целом и граждан в частности.

Документом также утверждены 7 проектов цифровой трансформации, которые будут реализовываться до 2030 года.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=399192

Проблемы и вызовы цифровой трансформации государственного управления

Правительство РФ распоряжением от 22 октября 2021 года №2998-р утвердило документ под названием «Стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления». В документе перечислены:

• Проблемы текущего состояния отрасли, решаемыми при цифровизации;
  
  
• Вызовы (задачи) цифровой трансформации государственного управления;
  
  
• Наиболее значимые стратегические риски.

Проблемами текущего состояния отрасли, решаемыми при цифровизации, являются:

• Недостаток достоверных сведений (данных), доступных в режиме реального времени, необходимых для принятия управленческих решений;
  
  
• Несвязанность контрольно-надзорных мероприятий с реальными рисками и их трактовка как нагрузка, а не помощь;
  
  
• Затруднение взаимодействия сотрудников органов государственной власти и органов местного самоуправления в связи с отсутствием унифицированных средств совместной и удаленной работы, наличие недостаточного уровня цифровизации кадровой работы государственной службы;
  
  
• Непрозрачность бюджетного процесса и учета всех органов власти для федерального центра (до 30 процентов рабочего времени сотрудников финансовых подразделений занимает подготовка различных отчетов, отсутствуют механизмы проверки доведения бюджетных выплат до получателей);
  
  
• Наличие завышенных и дублирующих расходов на создание государственных информационных систем с идентичным функционалом (например, каждый субъект тратит бюджетные средства на создание систем, предназначенных для предоставления услуг);
  
  
• Отсутствие средств объективного контроля за исполнением поставленных задач сотрудникам со стороны руководителей, в том числе в рамках достижения стратегических задач и целей.

В число 12 задач цифровой трансформации государственного управления включена задача создания «цифровых инструментов хранения архивных документов, переход на полностью безбумажный документооборот в органах государственной власти».

В документе также перечислены наиболее значимые стратегические риски:

• Отсутствие нормативного правового регулирования, которое может блокировать автоматизированный сбор социально-экономических показателей, так как в настоящее время коммерческие организации не обязаны предоставлять такую информацию в органы государственной власти (за исключением налоговой отчетности);
  
  
• Наличие малых объемов производства и ограниченного перечня датчиков и приборов объективного контроля российского производства, неготовность в срок автоматизированных средств агрегации и обработки сведений (данных), полученных дистанционным путем в режиме реального времени;
  
  
• Недостаточный уровень цифровых компетенций у сотрудников органов государственной власти и органов местного самоуправления, отсутствие заинтересованности в переводевзаимодействия в электронный вид у всех участников такого взаимодействия;
  
  
• Наличие зависимости от поставок аппаратной части от зарубежных поставщиков и сопутствующих этому рисков в области информационной безопасности.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=399192

Внесены изменения в план законопроектной деятельности Правительства РФ на 2021 год

Распоряжением Правительства РФ от 27 августа 2021 года №2365-р внесены изменения в план законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации на 2021 год, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 31 декабря 2020 г. №3683-р.

Из плана исключён ряд законопроектов, в том числе:

• 32. О внесении изменений в Федеральный закон «Об исполнительном производстве» и Федеральный закон «О персональных данных» (в части применения электронных документов при осуществлении принудительного исполнения исполнительных документов и осуществления электронного взаимодействия с лицами, участвующими в исполнительном производстве);
  
  
• 107. О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части перехода на электронный кадровый документооборот);
  
  
• 117. О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования работы государственных и муниципальных архивов;
  
  
• 129. О внесении изменений в статью 5 Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (в части доступа к информации о деятельности контрольно-надзорных органов в отношении предприятий, задействованных в поставках продукции (выполнении работ) для государственного оборонного заказа).

Кроме того, с июня на декабрь перенесен срок внесения в Государственную Думу законопроекта «О внесении изменений в статью 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (в части наделения Росархива полномочиями по созданию и эксплуатации информационной системы удаленного использования архивных документов)».

Мой комментарий: Жаль, что именно эти законопроекты были исключены из плана, и любопытно было бы узнать, по каким причинам это было сделано :)

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=394038

Австралия: Итоги проверки Комиссией Тьюна функций и эффективности деятельности Национальных Архивов Австралии, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_01202167516.html )

Рекомендации Комиссии Тьюна

Рекомендация 1: Национальные Архивы Австралии следует вовлечь в деятельность государственных органов, которые принимают решения, определяющие политику и стандарты менеджмента информации.

Рекомендация 2: Национальные Архивы должны разработать:

• Критерии для определения приоритетности разработки / переработки Перечней видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Records Authorities); и
  
  
• Механизм, показывающий заинтересованному государственному органу, как продвигается очередь на обработку его ведомственного Перечня.

Рекомендация 3: Национальные Архивы должны инвестировать больше ресурсов в свой потенциал и возможности для консультирования и обучения федеральных органов исполнительной власти по вопросам политики менеджмента информации.

Рекомендация 4: Национальные Архивы должны получить полномочия и принять на себя ответственность за менеджмент информации, управление документами и архивное дело в рамках федерального правительства Австралии.

Рекомендация 5: При условии подготовки полного экономического обоснования, следует
консолидировать менеджмент информации, управление документами и архивное дело в рамках федерального правительства Австралии посредством внедрения Модели менеджмента государственной информации (Government Information Management Model, GIMM).

Рекомендация 6: При условии подготовки полного экономического обоснования и выделения соответствующих инвестиций, Национальные Архивы должны создать и обеспечить эксплуатацию защищённого «Электронного архива 5-го поколения» (5th Generation Digital Archive, 5thGDA) для информации органов федерального правительства Австралии, - и в дальнейшем развивать его технологические возможности, кадровый потенциал и процессы, а также надёжным образом обеспечивать долговременную сохранность и электронную доступность государственной информации.

Рекомендация 7: Следует выделять соответствующие инвестиции для укрепления потенциала Национальных Архивов в сфере электронной возможностей и киберустойчивости.

Рекомендация 8: Национальные Архивы должны реализовать 7-летнюю программу оцифровки высокоприоритетных (подверженных риску) документов с ежегодным выделением 11,1 миллиона австралийских долларов в течение 3 лет, а впоследствии - 8,6 миллиона австралийских долларов ежегодно в течение оставшихся 4 лет.

Рекомендация 9: Национальные Архивы должны инвестировать больше ресурсов в управление унаследованными коллекциями и в новые электронные решения для менеджмента цифровой информации и данных.

Рекомендация 10: При условии подготовки полного экономического обоснования, следует объединить хранение, опережающую передачу на архивное хранение, обеспечение долговременной сохранности и оцифровку по требованию унаследованных документов органов и учреждений федерального правительства Австралии на основе Модели централизованного хранения и обеспечения долговременной сохранности (Centralised Storage and Preservation Model, CSPM) с тем, чтобы создать механизм, который обеспечит:

• Экономически эффективное хранение, управление и контролируемое уничтожение/передачу на архивное хранение бумажных документов;
  
  
• Доступ к документам посредством сервиса оцифровки по требованию;
  
  
• Экономию государственных средств за счёт сокращения объемов хранения и «умного» применения цифровых технологий; и
  
  
• Создание центра массовой оцифровки.

Рекомендация 11: Национальные Архивы должны выделить дополнительные ресурсы и изменить свои процессы обработки заявок на доступ к неконфиденциальным документам, а также к секретным и высокочувствительным документам, с тем, чтобы:

• Уменьшить необходимость в направлении заявок на согласование [в другие федеральные органы власти – Н.Х.];
  
  
• Увеличить возможности по рассекречиванию документов;
  
  
• Внедрить варианты взимания платы за исполнение исследовательских запросов, результаты которых используются для получения прибыли;
  
  
• Внедрить новый режим согласования объёма и состава документов, выдаваемых в ответ на объёмные исследовательские запросы, с целью уменьшения нагрузки и сокращения времени на принятия решений по объёмным запросам; и
  
  
• Полностью развернуть цифровые средства для безопасного подключения и обмена информацией с соответствующими государственными органами.

Рекомендация 12: Национальные Архивы должны продолжить пересмотр соглашений, заключенных в интересах своих отделений в штатах и территориях, включая соглашения о совместном размещении, - с тем, чтобы те оставались адекватными поставленным целям и обеспечивали наилучшие оперативные результаты и качество услуг.

Рекомендация 13: Национальные Архивы должны продолжить инвестирование в образование, общественные программы и национальные выставочные туры, а также стремится к получению статуса учреждения 1-го уровня, предоставляющего льготы на парламентское и гражданское образование (Parliamentary and Civics Education Rebate Provider, PACER).

Рекомендация 14: Национальные Архивы должны:

• Увеличить маркетинговый и программный бюджет, чтобы он лучше охватывать целевые рынки;
  
  
• Пересмотреть модель общественного доступа «Оцифровка по требованию», чтобы выделить новые платные услуги;
  
  
• Увеличить количество сотрудников, целевым образом занимающихся проработкой и реализацией вариантов получения более высокой выручки;
  
  
• Продолжить работу по реализации волонтерской программы; и
  
  
• Изучить новые коммерческие и благотворительные возможности.

Рекомендация 15: Национальные Архивы должны внедрить новый порядок оплаты услуг для представителей общественности, соответствующий реформированному законодательству. Порядок должен включать плату за услуги, в результате которых создаётся прибавочная стоимость, и предоставлять Национальным Архивам новые полномочия по взиманию платы. До введения новых сборов должны быть проведены соответствующие публичные обсуждения.

Рекомендация 16: Для приведения Закона об архивах 1983 года в соответствие с реалиями цифровой эпохи, его следует обновить посредством принятия нового Закона о Национальных Архивах, который должен:

• Давать Национальным Архивам четкие и понятные функции и полномочия, а также право устанавливать и обеспечивать исполнение обязательной политики и стандартов управления государственной информацией во всех органах федерального правительства;
  
  
• Предоставлять Национальным Архивам чёткие и гибкие полномочия по взиманию платы за услуги; и
  
  
• Сохранить существующие меры безопасности при предоставлении доступа к архивным документам.

Рекомендация 17: Национальные Архивы Австралии должны и впредь оставаться неинкорпорированным независимым агентством, созданным и действующим на основании закона и зарегистрированным в соответствии с Законом о государственном управлении, эффективности и подотчетности 2013 года (Public Governance, Performance and Accountability Act 2013).

Рекомендация 18: Национальные Архивы Австралии должны сохранить свою существующую роль, функции и полномочия, с корректировками, необходимыми для обеспечения возможности выполнения ряда других рекомендаций.

Рекомендация 19: Министр, консультируясь с Консультативным советом (Advisory Council, https://www.naa.gov.au/about-us/our-organisation/advisory-council ) при Национальных Архивах Австралии, должен подготовить заявление об ожиданиях в отношении Национальных Архивов, в котором следует описать области, представляющие интерес и являющиеся приоритетными для правительства.

Рекомендация 20: Консультативный совет (Advisory Council) при Национальных Архивах Австралии сохраняется в том же виде, как это установлено действующим законодательством.

Источник: сайт Национальных Архивов Австралии
https://www.ag.gov.au/rights-and-protections/publications/tune-review

Австралия: Итоги проверки Комиссией Тьюна функций и эффективности деятельности Национальных Архивов Австралии, часть 1

Данная заметка была опубликована на сайте Национальных Архивов Австралии 12 марта 2021 года.

Генеральный прокурор Австралии (в зону ответственности которого входит, в том числе, деятельность Национальных Архивов – Н.Х.) поручил провести проверку выполняемых функций и эффективности деятельности (Functional and Efficiency Review) Национальных Архивов Австралии (National Archives of Australia, NAA), с целью обеспечить способность выполнения Национальными Архивами своей важной роли по защите, обеспечению долговременной сохранности и использования информации австралийского Содружества в цифровую эпоху.

Проверку провела комиссия под руководством бывшего министра финансов страны Дэвида Тьюна (David Tune), также известная как «Комиссия Тьюна».

Отчёт комиссии Тьюна объёмом 103 страницы доступен по адресу: https://www.ag.gov.au/sites/default/files/2021-03/functional-efficiency-review-national-archives-of-australia.PDF    

Мой комментарий: В отчёте Комиссии Тьюна, в частности, отмечается следующее:

«Национальные Архивы Австралии являются крупнейшим архивным учреждением в стране, имеющим прочную репутацию на национальном уровне, в Тихоокеанском регионе и на международном уровне в области управления архивами государственных данных и информации, как в традиционных (бумажных), так и в аудиовизуальных и цифровых форматах.

Уставные обязанности Национальных Архивов заключаются в обеспечении безопасности, долговременной сохранности и публичного доступа к архивным ресурсам австралийского Содружества (раздел 2A (a) (ii) «Закона об архивах» 1983 года - Archives Act 1983).

Эти обязанности вполне ясны. Тем не менее, полномочия Национальных Архивов устанавливать стандарты управления информацией и требовать от всех органов федерального правительства их соблюдения, хотя и упоминаются в «Целях» текущего Закона об архивах, требуют более ясного описания в разделе закона «Функции и полномочия». В частности, Национальные Архивы сталкиваются с трудностями, когда для выполнения ими своих уставных задач им требуется инвестировать в системы, необходимые им в цифровую эпоху для выполнения своей миссии. Необходимы ресурсы для инвестирования в современные технологии, которые бы соответствовали объемам электронных материалов, которые, в соответствии с Законом, передаются на хранение и в отношении которых обеспечиваются требуемые Законом хранение, долговременная сохранность, рассекречивание и доступность для общественности. Неотложным приоритетом является внедрении более сильных меры кибербезопасности. Также необходимо усилить право Национальных Архивов требовать от государственных органов более качественного управления документами.

Неотложной проблемой является ухудшение состояния многих документов, хранящихся в Национальных Архивах. Вследствие ограниченности возможностей Национальных Архивов многие документы (в различных форматах) будут утрачены, если не будут предприняты какие-либо действия, и, таким образом, Национальные Архивы потенциально могут нарушить часть 5 статьи 24 Закона об архивах из-за несанкционированной утраты документов.

Помимо этого, одним из критериев эффективности Национальных Архивов является их способность давать ответы на запросы о предоставлении документов в течение определенного в Законе периода времени. Национальные Архивы, однако, этого не обеспечивают. Задержки с исполнением запросов отмечаются во многих поступивших в Комиссию отзывах заинтересованных сторон, а также уже в течение определенного времени привлекают внимание средств массовой информации. Частично эта критика является следствием времени, которое уходит у Национальных Архивов на получение рекомендаций от других государственных органов (особенно в отношении документов, связанных с национальной безопасностью, и других чувствительных документов), прежде чем они смогут принять решение о возможности рассекречивания и раскрытия документов.

Также здесь играют роль и другие факторы, в том числе предъявляемые к Национальным Архивам требования о принятии решений по очень объёмных запросам на раскрытие документов (затрагивающих документы чувствительного характера) – часто идущие от очень небольшого числа заявителей. В настоящем отчёте даются рекомендации по решению этой проблемы, при сохранении приверженности принципу раскрытия как можно большего объема информации.

Национальные Архивы реализуют несколько стратегий для решения этих проблем, уделяя особое внимание:

• совершенствованию стратегического управления информацией и кибербезопасности,
  
  
• приоритету обеспечения электронной сохранности подверженных риску документов,
  
  
• улучшение процессов управления документами и предоставления услуг в органах федерального правительства, и
  
  
• предоставление сообществу пользователей новых способов доступа к государственной информации.»

... «Перед Национальными Архивами стоят серьёзные проблемы и вызовы. Можно было бы применять поэтапный подход и решать проблемы по отдельности, однако Комиссия считает, что необходимо проведение более фундаментальной. структурной реформы.

Ключевой проблемой, влияющей на способность Национальных Архивов выполнять свои предусмотренные законодательством обязанности и реализовывать свои стратегические приоритеты, являются финансовые ресурсы. За последние 5 лет Национальные Архивы приняли меры по повышению бюджетной эффективности и экономии, добившись повышения эффективности своей деятельности за счёт реформ, уменьшения объема оказываемых услуг и улучшения управления соглашениями об аренде и использовании хранилищ, а также за счёт сокращения численности персонала посредством многочисленных программ добровольного увольнения избыточных сотрудников.

Как было отмечено в ходе недавних независимых аудитов, всё это повлияло на оказание Национальными Архивами услуг как государственным органам, так и австралийской общественности – в том числе на осуществляемое Национальными Архивами руководство рядом общегосударственных политик, таких, как достижение целей «Политики непрерывного использования электронной информации 2020» (Digital Continuity 2020), которые имеют ключевое значение для реализации политики правительства Австралии в области цифровой трансформации до 2025 года (Digital Transformation 2025).

Целью Комиссии было изучение вариантов, которые обеспечили бы получение достаточных ресурсов для решения проблем и выполнения приоритетных задач Национальных Архивов. Соответственно, Комиссия предлагает новую интегрированную общегосударственную модель для менеджмента информации и управления документами, а также для хранения, оцифровки и обеспечения долговременной сохранности государственных документов в органах федерального правительства. Модель направлена на повышение эффективности всего правительства, достаточной для поддержки необходимых инвестиций в цифровой потенциал Национальных Архивов и реализации других приоритетов. В модели предусмотрены три основных направления:

• Крупные инвестиции в новый электронный архив 5-го поколения (5th Generation Digital Archive, 5thGDA), благодаря чему ИКТ-системы Национальных Архивов перейдут в цифровую эпоху, обеспечивая сквозную обработку записей от создания до предоставления к ним доступа;
  
  
• Модель менеджмента государственной информации (Government Information Management Model, GIMM), в рамках которой Национальные Архивы несут ответственность за менеджмент информации во всех федеральных органах исполнительной власти, подчинённых правительству Австралии, в интересах поддержки более совершенного управления документами, лучшего соответствия целям, установленным в Законе об архивах, и ускорения оцифровки фондов Национальных Архивов. Эти усилия направлены на повышение эффективности всего правительства;
  
  
• Модель централизованного хранения и обеспечения долговременной сохранности (Centralised Storage and Preservation Model, CSPM), которая обеспечит повышение эффективности всех органов федерального правительства за счёт внедрения более эффективных способов управления и организации доступа к подлежащим хранению документам.

По ходу работы Комиссии Национальные Архивы разработали предложения, которые, по их мнению, позволят им стать более жизнеспособными, в том числе в части осуществления ими своей основной (обычной повседневной) деятельности, а также при выполнении в будущем трансформационных инициатив. Комиссия не обязательно одобряет все эти предложения, и не считает возможным все их профинансировать, если только не будет получена значительная экономия, позволяющая компенсировать эти затраты.

Первоначальные оценки предполагают, что реализация моделей GIMM и CSPM обеспечат такую компенсацию затрат, а финансовый анализ указывает на нейтральный с точки зрения затрат результат как на период оценок на будущее, так и в течение 7-летней программы (см. Таблицу 1). Однако возможность получения и степень компенсирующей экономии от моделей GIMM и CSPM требуют дальнейшей проработки путем разработки полноценных деловых обоснований, - прежде чем будет рассмотрен вопрос об увеличении ресурсов Национальных Архивов. В рамках данного пакета предложений, как считает Комиссия, электронный архив 5-го поколения, увеличение ресурсов на оцифровку и обеспечения сохранности подверженных риску документов, а также расширение возможностей и полномочий для совершенствования управления документами и менеджмента информации являются наиболее актуальными приоритетными задачами.

Чтобы добиться желаемых результатов, Закон об архивах 1983 года нуждается в обновлении, посредством принятия нового закона о Национальных Архивах. Закон 1983 года родился в доэлектронную эпоху и требует модернизации, чтобы отвечать быстрым и постоянно меняющимся вызовам электронно-цифрового мира, поддерживать трансформацию правительства и государственного управления и способствовать повышению эффективности деятельности как самих Национальных Архивов, так и всех органов и учреждений федерального правительства Австралии.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2021/04/2_01790044487.html )

Источник: сайт Национальных Архивов Австралии
https://www.ag.gov.au/rights-and-protections/publications/tune-review

Позиция руководства страны в отношении служб делопроизводства и архива при проведении очередной реформы государственного управления

Очередная реформа государственного управления была объявлена в ноябре 2020 года. В Постановлении Правительства РФ от 16 ноября 2020 года №1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации» предпринята попытка упорядочить структуры центральных аппаратов министерств и ведомств.

В рамках реформе предложено много всяких задумок и предложений, но меня в первую очередь интересовал вопрос о судьбе служб делопроизводства и архивов федеральных органов исполнительной власти. В самом Постановлении Правительства они отнесены к  числу «типовых» подразделений.

Постановление Правительства РФ от 16 ноября 2020 года №1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации»

3. Установить, что численность гражданских служащих и работников в типовых подразделениях центрального аппарата федерального органа исполнительной власти (при условии осуществления функций, перечисленных в абзаце втором настоящего пункта) составляет не более 30 процентов предельной численности гражданских служащих и работников центрального аппарата этого органа.

Под типовыми подразделениями федерального органа исполнительной власти понимаются структурные подразделения, на которые возложено исполнение типовых функций по обеспечению деятельности федерального органа исполнительной власти в сфере кадровой работы и организации прохождения федеральной государственной гражданской службы в органе, профилактики коррупционных и иных правонарушений, юридического (правового), бухгалтерского (финансового), документационного (делопроизводство, контроль, архив), информационно-технологического, организационно-технического и хозяйственного обеспечения органа, закупочной деятельности, а также защиты государственной тайны, мобилизационной подготовки и мобилизации.

Не относятся к типовым функциям центральных аппаратов федеральных органов исполнительной власти функции, реализуемые в рамках основных сфер деятельности соответствующего федерального органа исполнительной власти.

О том, как планируется проводить реформирование, и на какие результаты Правительство рассчитывает, рассказал в интервью «Российской газете» заместитель председателя правительства Российской Федерации - руководитель аппарата правительства Российской Федерации Дмитрий Григоренко (на фото).

Он отдельно прокомментировал свою позицию по типовым подразделениям:

«Во многих подразделениях, занимающихся делопроизводством, организационно-техническим, бухгалтерским сопровождением, количество сотрудников завышено. Иногда их даже больше, чем тех, кто работает в профильных подразделениях. Между тем цифровизация позволяет сделать многие процессы автоматическими. Можно, конечно, продолжать вести документооборот на бумаге, но электронный формат гораздо эффективнее и связан с меньшими издержками. То же самое можно сказать, например, о централизации бухгалтерского учета в Федеральном казначействе. Это проще, быстрее, эффективнее. Поэтому было принято решение, что для обеспечивающих подразделений будет установлено ограничение: на их долю должно приходиться не более 30% общей численности сотрудников.»

Мой комментарий: Одного слова «обеспечивающее» достаточно, чтобы понять, какой высокопоставленный руководитель видит роль «типовых подразделений» в системе государственного управления. А ведь тот факт, что такие подразделения существуют во всех органах государственной власти, говорит в первую очередь о том, что без них не сможет нормально функционировать ни один федеральный орган! Если все подразделения ведомства должны работать как единая слаженная команда, нежелательно, с моей точки зрения, делить их на «касты».

Дмитрий Григоренко отметил, что «в процессе реформы предполагается сократить почти 1200 должностей в центральных аппаратах федеральных органов и более 33,5 тысячи в территориальных отделах. Будет сокращено более 40 структурных подразделений, более 45 штатных единиц заместителей руководителей федеральных ведомств».

Мой комментарий: Все предыдущие реформы приводили к увеличению нагрузки на службы делопроизводства и архива, особенно в переходный период. Помимо прочего, из-за реформы во всех министерствах и ведомствах придётся переделывать номенклатуры дел (вот радость-то!).

Источник: Российская газета - Столичный выпуск №262(8316)
https://rg.ru/2020/11/20/grigorenko-nasha-zadacha-sozdat-effektivnuiu-strukturu-gosapparata.html

Новый премьер-министр: Чего ждать в сфере управления документами?

Указом Президента Российской Федерации 16 января 2020 года Михаил Владимирович Мишустин назначен на должность Председателя Правительства.

Встреча В.В.Путина и М.В.Минустина

Сейчас все активно обсуждают, какими будут новый премьер-министр и новое правительство в целом. Меня же больше интересует вопрос, как это назначение повлияет на работу с документами и информацией в системе государственного управления.

На заседании фракции «Единая Россия» в Государсвенной Думе М.В.Мишустин рассказал о приоритетах в работе главы кабинета министров: «Первое, что необходимо делать, это сегодня серьезно заниматься институциональными реформами, реформой управления и, конечно, самые современные информационные технологии привносить».

Выскажу некоторые предположения:

• Будет дан новый импульс проектам «цифровой экономики». Мишустин не просто сторонник трансформации системы государственного управления и экономики на основе современных технологий – он уже успешно реализовал ряд уникальных проектов в таком ключевом ведомстве, как Федеральная налоговая служба;


• Любые проекты совершенствования системы государственного управления напрямую связаны с вопросами управления документами и информацией, а также с организацией их хранения, так что вопросы организации архивов электронных документов могут снова выйти на первый план.

В ближайшие дни станет, ясно какова будет структура и состав нового правительства. Некоторые эксперты предполагают, что могут быть кардинальные изменения. Лично я надеюсь на смену руководства некоторых не слишком хорошо проявивших себя в последнее время ведомств.

Источник: Сайт Президента РФ / Interfax.ru
http://kremlin.ru/acts/news/62593
https://www.interfax.ru/russia/691394

Утверждены новые «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

Во всех четырёх Евангелиях цитируются слова Иисуса о том, что «И никто не вливает молодого вина в мехи ветхие; а иначе молодое вино прорвет мехи, и само вытечет, и мехи пропадут; но молодое вино должно вливать в мехи новые; тогда сбережется и то и другое.» Жаль, что эту мудрость нам всё время приходится постигать заново, наступая на грабли и набивая шишки …

Итак, приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 утверждены новые «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления». «Правила» были зарегистрированы в Минюсте России 27 декабря 2019 года и заменяют ранее действовавший аналогичный нормативный документ.

Для справки: Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11 «Документирование информации») изначально предусматривал;

«2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.»

В июне 2017 года обязанность разработки правил делопроизводства от Правительства РФ было передано уполномоченному федеральному органу исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

«2. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.»
(часть 2 в ред. федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ)

В дальнейшем я планирую детально проанализировать новые «Правила» и рассказать о результатах анализа в постах на своем блоге. Напомню, что «Правила» являются нормативно-правовым актом, т.е. все их положения, теоретически, обязательны для всех, на кого этот акт распространяется.

Главной особенностью новых правил, с моей точки зрения, является то, что в документе отсутствует раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Требования к работе с электронными документами включены теперь во все разделы документа, что в современных условиях, когда бумажные документы начинаю кое-где исчезать, является более правильным.

В новых правилах полностью отсутствует раздел «Термины и определения».  Очень любопытно, что послужило тому причиной – но, как мне кажется, из-за этого пользоваться «Правилами» теперь будет менее удобно, поскольку придётся обращаться за разъяснениями к другим законам и нормативно–правовым актам, и эти документы нужно ещё будет уметь отыскивать!

В целом мне новый документ не нравится; у меня есть претензии почти к каждому его пункту, и я надеюсь в ближайшее время с Вами поделиться своей точкой зрения.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=342093

Правительства и блокчейн: Возможности велики, но внедрение идёт неторопливо

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 24 октября 2019 года на блоге компании Formtek.

Всеобщий интерес к технологии блокчейна охватил большинство отраслей. Правительства и государственные органы также проявили интерес к этой технологии.

Как сообщила консультационная фирма Gartner (см. https://www.computerweekly.com/opinion/Gartner-Eight-ways-blockchain-can-support-governments ), две трети государств мира заявили о своей заинтересованности во внедрении блокчейна. Однако государственные органы, несмотря на наличие заинтересованности, действуют не торопясь и обдумывают, как именно подойти ко внедрению данной технологии. Только два процента правительств используют блокчейн в настоящее время.

Ожидается, что этот темп несколько ускорится. В статье (см. https://www.computerweekly.com/opinion/Gartner-Eight-ways-blockchain-can-support-governments ) аналитика фирмы Gartner Дэвида Фарлонгера (David Furlonger, https://www.gartner.com/analyst/14043/David-Furlonger ) описан ряд вариантов использования блокчейна в государственном управлении, в том числе следующие:

• Голосование – Существует большая заинтересованность в проведении выборов на основе применения технологии блокчейна, однако проблемы, связанные с аутентификацией избирателей, мошенничеством и запугиванием, сдерживают его использование;


• Управление цифровыми активами -  блокчейн-технологии могут быть использованы для отслеживания прав собственности в таких областях, как здравоохранение, страхование, рыболовство и коммунальные услуги;


• Управление документами - блокчейн может быть использован для управления документами. Американские штаты Вермонт (Vermont) и Делавэр (Delaware) уже начали использовать блокчейн для управления государственными документами.


• Сложные данные - Блокчейн можно использовать для управления данными, относящимися к медицинской документации, документам на права интеллектуальной собственности и на недвижимость.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Мой комментарий: Проблема блокчейна в том, что, хотя в принципе эта технология может быть использована где угодно, пока что практически нет вариантов применения некриминального характера, где она могла бы явно превзойти решения на основе традиционных технологий. Реальные блокчейны работают, наверное, уже лет десять, если не больше, и за это время – если данная технология столь замечательна, как о ней говорят – она давно уже могла стать массовой.

Если блокчейн-решение, внедряемое взамен традиционного, принадлежит и подконтрольно государству, то ничего особенно инновационного здесь нет. С точки зрения внешних сторон, один «чёрный ящик» в этом случае заменяется на другой примерно той же эффективности, - причём, как правило, под предлогом инноваций «распиливается» приличная сумма.

Если же блокчейн-решение государству неподконтрольно, то появляется целый «букет» сложных проблем, в первую очередь связанных с определением того, кого штрафовать и сажать, если что-то пойдёт не так; а также с жизнеспособностью системы на длительных интервалах времени. Интерес к блокчейн-решениям для обеспечения доверия к государственным документам – верный признак того, что соответствующее государство находится в кризисе, выходить из которого обычно надо с помощью несколько иных мер :)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/governments-and-blockchain-big-opportunity-but-go-slow-adoption/