Переосмысление стратегического управления в эпоху автоматизации
Скрывающаяся в расширяющейся «тени» автоматизации в целом, роботехническая автоматизация технологических процессов и производств (Robotic Process Automation, RPA) меняет способы функционирования организаций и способы создания, управления и запоминания информации обществом. Роботехническая автоматизация (RPA), которая использует программных ботов, обученных выполнять повторяющиеся, основанные на правилах задачи, стала распространённым инструментом оперативной деятельности организаций. Она используется для заполнения электронных таблиц, маршрутизации форм, выявления аномалий и извлечения знаний и представлений, - и всё это в масштабах и на скоростях, намного превышающих человеческие возможности.
Хотя RPA-автоматизация давно уже применяется для решения деловых задач, на её последствия для управления документами и информацией обращалось гораздо меньше внимания. Сейчас мы вступаем в эпоху, когда не люди, а боты всё чаще становятся основными создателями транзакционных документов. Эти перемены выявляют критические по важности недостатки в том, как мы понимаем управление документами. В частности, RPA-автоматизация ставит под сомнение адекватность традиционной модели жизненного цикла документов и подчеркивает актуальность более целостной и многогранной модели континуума документов.
Мой комментарий: Я скептически отношусь к попыткам «похоронить» идеологию жизненного цикла документов на основании каких-то «высоконаучно-философских» соображений. На практике всё зависит от того, с какими документами мы имеем дело и для каких целей они используются. Некоторые виды документов (например, практически вся традиционная организационно-распорядительная документация, бухгалтерская документация и др.), у которых период активного использования в деловой деятельности ограничен, после чего документы про большей части сохраняются во исполнение законодательно-нормативных требований и в качестве исторической памяти, как укладывались, так и в будущем будут вполне укладываться в рамки модели жизненного цикла – просто потому, что эта модель отражает то, что происходит с этими документами в реальной жизни. Есть иные виды документов (научно-техническая документация, медицинские документы и т.п.), которые и раньше, когда RPA ещё не изобрели, толком не вписывались в модель жизненного цикла – потому, что многие из них активно используются в деловой деятельности очень и очень долго, пока существует объект/субъект, а нередко и дольше; и могут непрерывно пополняться и уточняться с течением времени.
От ботов к документам: Проблема стратегического управления
RPA-системы производят огромные объемы документов: это, например, журналы аудита, подтверждающие квитанции, отчеты с большим количеством метаданных и деревья принятия решений. Однако за простотой их использования скрывается сложность стратегического управления ими. Боты могут создавать документы вне корпоративных систем, опускать критически важные метаданные или же не обеспечивать назначение и отслеживание надлежащих сроков хранения. Во многих случаях RPA функционирует «на периферии», автоматизируя работу в отсутствие учитывающих конкретные обстоятельства защитных мер, которые бы обеспечивали аутентичность документов, их надёжность и пригодность к использованию во времени.
Еще более тревожным является то, что при такой автоматизации нередко отсутствует формальная структура подотчётности. Кто несёт ответственность в случае, когда бот неправильно обрабатывает заявление гражданина на получение пособия - проектировщик рабочего процесса, ИТ-администратор или же специалист по управления документами, с которым никто никогда не советовался? Такая неоднозначность делает потребность в надёжном стратегическом управлении документами очевидной и срочной.
Модель жизненного цикла: Иллюзия, ограниченная временем
Традиционная модель жизненного цикла документов организует управление документами на последовательных стадиях создания, использования и уничтожения/передачи на архивное хранение. Данная модель предполагает своего рода линейность процессов управления: документ рождается, работает и в конечном итоге уничтожается или архивируется.
Мой комментарий: Это самый простой и возможно, самый распространённый на практике вариант жизненного цикла документов – однако далеко не единственный! У специфических видов документов жизненный цикл может быть более сложным, включать больше этапов и/или рекурсию, использование документов по иному назначению и т.п.
RPA-авто делает эту модель неадекватной. Боты могут непрерывно создавать документы, часто вне формальных рабочих процессов. Некоторые документы могут иметь краткосрочную ценность для оперативной деятельности, но при этом - долгосрочную ценность в качестве доказательную. Границы между созданием и использованием документа или между использованием и окончательным уничтожением/передачей уже не являются столь чёткими, как раньше.
Модель жизненного цикла также опирается на дискретные процессы передачи документов между системами и хранителями. Переход на очередную стадию жизненного цикла - от создания к активному использованию, а затем к архивному хранению - представляется как переход документов от одного ответственного действующего лица к другому. Когда, однако, боты являются и создателями, и обработчиками документов; и когда рабочие процессы функционируют непрерывно – такого рода передачи уже не происходят. Что происходит, если документ никогда официально не декларируется (регистрируется), или если ни один человек не участвует в экспертизе его ценности?
Мой комментарий: С моей точки зрения, вопросы здесь поставлены неверно. Этапы жизненного цикла конкретных видов отражают реальные особенности связанной с этими документами деловой деятельности, а также относящиеся к ним законодательно-нормативные требования, контрактные обязательства, общественные ожидание и т.п. Эти особенности могут быть связаны с видами обработки, правами доступа, ответственными хранителями и т.п. Наличие единой системы обработки не обязательно меняет состав этапов – так, объединение создания, оперативного использования и длительно хранения электронных документов в рамках одной системы не отменяет наличие этапов создания, активного использования, ведомственного и архивного хранения.
Также не относятся к делу вопросы регистрации и установления сроков хранения. Например, при наличии чётко сформулированных законодательно-нормативных и корпоративных требований сроки хранения большинства документов можно прекрасно устанавливать и отслеживать и без участия человека.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/05/2.html )
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/160812876?r=5cqz6j
