Формат SIARD – хорошая отправная точка, но это не полноценное решение на случай вывода из эксплуатации программного приложения (2)

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/siard-1.html )

Начинать следует с объекта деловой деятельности (бизнес-объекта), а не с таблиц

Более полный подход к выводу приложения из эксплуатации начинается с постановки вопроса о том, какого рода сведения пользователям потребуется извлекать уже после прекращения работы системы.

Для финансового приложения это может быть счёт-фактура с позициями и приложениями. Для системы управления обслуживанием - полное досье на запрос на обслуживание. Для лабораторной системы - результаты теста вместе со сведениями о приборе, специалисте-аналитике, методе, дате; и взаимосвязанные файлы, необходимых для их понимания.

Всё это объекты деловой деятельности (бизнес-объекты). Их структура редко удобным образом отображается на одну таблицу в базе данных.

В решении нашей компании Docbyte Vault, предназначенном для поддержки вывода приложений из эксплуатации, исходные данные анализируются и группируются вокруг этих бизнес-объектов. Затем соответствующие данные, метаданные и файлы могут быть упакованы для контролируемого ввода в архив. Архивная схема определяет структуру объекта, а читаемое представление помогает будущим пользователям интерпретировать его без повторного воссоздания выведенного из эксплуатации приложения.

Сказанное не делает SIARD неактуальным. Экспорт в SIARD или дамп базы данных в её собственном формате по-прежнему могут быть полезным источников или подлежащим сохранению компонентом. Разница заключается в том, что такой экспорт/дамп не рассматривается как окончательный результат для будущего использования.

Наряду с контентом следует сохранять доступность

Архив также должен предоставлять практичный способ доступа к информации.

Решение Vault Explorer предоставляет авторизованным пользователям облегченный интерфейс для поиска, просмотра и отображения заархивированного контента. Настройки поиска могут отображать поля, фильтры и столбцы результатов, важные для определенной группы пользователей. Связанные поисковые запросы могут соединять взаимосвязанные объекты, давая пользователю возможность переходить от досье к входящим в его состав его документам или от родительской записи к взаимосвязанным элементам.

Программа просмотра разделяет метаданные, предварительный просмотр и доступные представления. Пользователи, таким образом, могут видеть контекст записи, инспектировать читаемый контент и получать доступ к сохраненным форматам, не работая напрямую с таблицами базы данных.

В этом заключается операционное различие между сохранением данных и ответственным выводом приложения из эксплуатации.

Пять вопросов, которые следует задать перед отключением исходной системы

Прежде чем признать экспорт базы данных в качестве подходящего решения в случае вывода приложения из эксплуатации, следует задать следующие вопросы:

• Какие бизнес-объекты пользователям потребуется извлекать впоследствии?
  
  
• Сохраняются ли вместе с бизнес-объектами их связи и вложения?
  
  
• Поймут ли пользователи поля, коды и контекст в отсутствие исходного приложения?
  
  
• Существует ли понятный и контролируемый способ поиска, просмотра и отображения документов?
  
  
• Сможет ли организация продемонстрировать полноту, целостность, соблюдение сроков хранения и правил управления доступом после вывода приложения их эксплуатации?

Если ответ на эти вопросы будет зависеть от последующей реконструкции исходного приложения, то схема вывода приложения из эксплуатации является неполной.

Использование формата SIARD - не законченное решение, а его компонент

Формат SIARD решает реальную проблему обеспечения сохранности данных. Он предоставляет открытый путь, позволяющий уйти от проприетарных форматов реляционных баз данных, и помогает сохранить доступность содержимого базы данных и после завершения жизненного цикла исходного программного обеспечения.

Но архив, создаваемый при выводе из эксплуатации деловых приложений, должен делать большее, чем просто сохранять таблицы.

Он должен сохранять смысл, взаимосвязи, читаемые представления и возможность практичного доступа. Он должен давать будущим пользователям возможность находить полные документы и понимать, что именно они видят. Он также должен сохранять элементы контроля / управления и доказательства, необходимые для стратегического управления этими документами с течением времени.

Вопрос поэтому не сводится просто к тому, была ли база данных «заархивирована». Лучше спросить: когда кому-либо понадобится эта информация через пять или десять лет, что именно он сможет извлечь, понять и доказать?

Дополнительная литература:

• «Вывод приложений из эксплуатации и структурированное архивирование данных», сайт компании Docbyte, см. https://www.docbyte.com/application-retirement/
  
  
• «Доступ, поиск / извлечение и контролируемое использование», сайт компании Docbyte, см. https://www.docbyte.com/access-retrieval-controlled-use/
  
  
• Пакет программ SIARD Suite, сайт Федеральных Архивов Швейцарии, см. https://www.bar.admin.ch/bar/en/home/archiving/tools/siard-suite.html 
  
  
• Спецификация формата SIARD 2.2 (SIARD 2.2 Format Specification), сайт Федеральных Архивов Швейцарии, см. https://www.bar.admin.ch/dam/en/sd-web/e13OBixbrV01/en_siard_formatbeschreibung.pdf

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Мой комментарий: 24 июля 2026 года под кратким постом Фредерика Россель на ту же тему, опубликованном в социальной сети LinkedIn, известный румынский архивист Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici) оставил следующий комментарий: 

«Действительно. Существуют, однако, даже национальные архивы, которые ограничиваются извлечением и обеспечением сохранности таблиц с данными, перекладывая на плечи пользователей задачу создания запросов к этим таблицам. 

Но мне понравилось, что наконец-то кто-то вслух заявил, что SIARD - это не волшебная палочка...»

Источник: сайт компании Docbyte / сайт LinkedIn
https://www.docbyte.com/siard-good-start-not-application-retirement-solution/ 
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7486330623998136320/  

Формат SIARD – хорошая отправная точка, но это не полноценное решение на случай вывода из эксплуатации программного приложения (1)

Данный пост генерального директора бельгийской компании Docbyte Фредерика Росселя (Frederik Rosseel) был опубликован 21 июля 2026 года на сайте компании.

Мой комментарий: Аббревиатура SIARD относится к архивному формату, используемому рядом национальных архивов для архивирования реляционных баз данных, а также к разработанному и поддерживаемому Федеральными Архивами Швейцарии программному обеспечению с открытым исходным кодом SIARD Suite, предназначенному для архивирования реляционных баз данных. Подборку материалов о  SIARD на моём блоге см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/search/label/SIARD 

Архивирование базы данных не сохраняет то приложение, которое делало эту базу данных полезной.

SIARD предоставляет собой открытый, независимый от программного обеспечения формат для сохранения структуры и содержимого реляционных баз данных – и это надёжная отправная точка. Он снижает зависимость от проприетарных форматов дампа баз данных и, при наличии соответствующих совместимых с SIARD инструментов, поддерживает перенос, при необходимости, архивированных данных в [другую – Н.Х.] реляционную базу данных.

Всё это ценно, - но таким образом решается это лишь часть проблемы вывода программного приложения из эксплуатации.

Мой комментарий: Точнее эту проблему можно было бы сформулировать так: «обеспечение долговременной сохранности и пригодности к повторному использованию имеющих ценность данных и, где это необходимо, опирающихся на них функциональных возможностей выводимых из эксплуатации деловых программных приложений».

После отключения исходной системы, будущие пользователи редко запрашивают доступ к таблицам данных. Им обычно нужно найти сведения об операции, понять счёт-фактуру, извлечь документы, связанные с результатами лабораторных исследований, или реконструировать доказательства, лежащие в основе принятого решения.

Один только экспорт базы данных не обеспечивает им таких возможностей.

Сохранность чего именно хорошо обеспечивает SIARD

SIARD был разработан как формат для обеспечения долговременной сохранности реляционных баз данных. Он захватывает содержимое базы данных и структурные метаданные в контейнер формата ZIP64, используя XML и XML Schema, а также стандарты SQL для идентификаторов и типов данных.

Это делает SIARD полезным в качестве формата как для долговременной сохранности, так и для вывода данных. Он может помочь организациям сохранить данные, не поддерживая бесконечно исходное программное обеспечение базы данных в рабочем состоянии. 

Федеральные Архивы Швейцарии [со-разработчик формата SIARD и поддерживающего его программного обеспечения – Н.Х.] также отмечают важное ограничение: обычно файлы SIARD не являются в достаточной степени самодокументированными, чтобы гарантировать сохранение возможности интерпретировать заархивированные данные. Наряду с SIARD-файлами может потребоваться сохранение документации на исходную систему и модель данных, включающей описания данных, списки кодов, системные спецификации, руководства пользователя и скриншоты.

Именно здесь и проявляется важность различия: 

• SIARD сохраняет содержимое и структуру реляционной базы данных в рамках определенной сферы, охватываемой форматом; 
  
  
• При выводе приложения из эксплуатации необходимо сохранить информацию, которая по-прежнему необходима пользователям (сотрудникам).

Пробелы выявляются тогда, когда данные оказываются снова нужны кому-то

После архивирования собственно базы данных, для доступа к информации по-прежнему требуется техническое решение. Пользователю потребуется программа просмотра, новый интерфейс и/или база данных, в которую можно загрузить эти данные.

Даже в этом случае пользователь, возможно, увидит лишь названия таблиц и столбцов, а не бизнес-объекты, существовавшие в программном приложении.

Слой отсутствующих элементов может включать:

• Взаимосвязи между транзакцией и соответствующими документами;
  
  
• Заголовок, строки и вложения, которые вместе образуют счет-фактуру;
  
  
• Метки, списки кодов и определения, необходимые для интерпретации вычисленных значений;
  
  
• Документация на соответствующие рабочие процессы и бизнес-правила;
  
  
• Контекст, в котором был получен результат;
  
  
• Пути поиска, на которые полагались пользователи;
  
  
• Правила доступа, контекст аудита и сроки хранения, которые должны быть сохранены и в будущем.

Чем более специализированным является исходное приложение, тем обширнее может стать этот пробел. Очевидными примерами могут служить ERP-системы, системы для поддержки лабораторных исследований и обслуживания приборов, - но то же самое относится и к практически любому решению со сложной моделью данных. Технически Данные могут оставаться «в наличии», но при этом становиться сложными для интерпретации в отсутствие соответствующего контекста, взаимосвязей и понятных представлений.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/09/siard-2.html )

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Источник: сайт компании Docbyte / сайт LinkedIn
https://www.docbyte.com/siard-good-start-not-application-retirement-solution/ 
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7486330623998136320/  

Вывод из эксплуатации - что делать, когда диски и системы отключаются или уничтожаются

Данный материал был выложен 29 июня 2020 года на веб-сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Что такое «вывод из эксплуатации»?

Вывод из эксплуатации (decommissioning) - это процесс, в ходе которого прекращается использование в организации делового приложения, привода или системы.

Приложения, привода и системы выводятся из эксплуатации, когда они:

• Заменяются более новым продуктом,
  
  
• Устарели - они более не поддерживают деловой процесс, или же соответствующая технология больше не поддерживается,
  
  
• Передаются в другой орган или учреждение.

 Требования к управлению документами в контексте вывода из эксплуатации

Для вывода из эксплуатации приложений или систем требуется:

• Проведение экспертизы ценности (appraisal) - понимание документов, имеющихся в приложении или системе;
  
  
• Миграция - извлечение и перемещение документов (если это возможно);
  
  
• Текущее управление - если документы невозможно извлечь и переместить, они должны надлежащим образом управляться государственным органом;
  
  
• Проведение уничтожения - уничтожаются дубликаты и документы с истекшими сроками временного хранения, которые остаются в выведенной из эксплуатации системе.

Ниже приведено более детальное пошаговое руководство по управлению документами в контексте вывода из эксплуатации.

Шаг 1 - Проведение экспертизы ценности

Первое, что необходимо сделать, - это получить представление о том, какие документы находятся в системе или приложении, подлежащем выводу из эксплуатации.

Сотрудники, которые создавали эти документы или управляли связанными с ними функциональными возможностями, часто являются лучшими источниками информации, когда дело касается понимания того, к чему относились эти документы.

Если экспертиза ценности уже была проведена и сроки хранения были установлены, то всё, что Вам нужно сделать - это определить, какие из этих документов потребуют от Вас наибольшего внимания. Документами, имеющими высокую ценность или связанные с высокими рисками, необходимо тщательно управлять, чтобы обеспечить сохранение их пригодности для использования.

Проведение экспертизы ценности документов включает понимание того, что эти документы собой представляют и как они связаны с функциями и деятельностью государственного органа. Документы могут быть законно уничтожены или переданы другому органу или учреждению только в том случае, если им были должным образом установлены сроки хранения с использованием соответствующего перечня с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authority, RDA, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/how-long-should-records-be-kept/retention-and-disposal-authorities-rdas ).

Шаг 2 – Миграция

После завершения экспертизы ценности и определения того, какие документы имеют высокую ценность или же связаны с высокими рисками, следующим шагом будет определение того, какие из документов необходимо извлечь и мигрировать, с тем, чтобы можно было продолжить их использование и управление ими.

Перемещение документов из одной системы в другую включает в себя предотвращение ряда серьёзных рисков для документов и информации. К ним относятся риск утраты данных, проблемы сохранения контекстуальных ссылок, поддержание доступа к полным и точным документам и информации, и предотвращение преждевременного уничтожения.

В некоторых случаях для облегчения процесса миграции можно использовать соответствующие инструменты миграции. Такие инструменты могут, например, сформировать протокол миграции, отметить потенциальные проблемы и сформировать отчёт об уже прошедших миграцию материалах. Отчеты, сопоставляющие мигрированные материалы с теми, что содержались в выведенной из эксплуатации системе, помогают выявить недостающий контент.

Возможности для миграции документов и взаимосвязанных с ними данных в новую систему необходимо поддерживать и в тех случаях, когда выведенная из эксплуатации система впоследствии поддерживается в качестве базы данных/хранилища.

Управление государственных документов штата (PROV) рекомендует использовать для хранения еще не прошедших миграцию электронных документов активно управляемые носители информации, с тем, чтобы обеспечить непрерывную возможность поиска, извлечения и доступа к документам в течение всего срока их хранения. Использование для хранения и восстановления еще не прошедших миграцию электронных документов, не поддерживающих поиск или трудноуправляемых носителей информации, таких как резервные ленты, может оказаться дорогостоящим, а поиск и извлечение может потребовать длительного времени.

По возможности документы следует мигрировать в систему или на привод, которыми активно управляют, - поскольку платформа, программное обеспечение и другие элементы, необходимые для того, чтобы документы оставались читаемыми, с большей вероятностью будут поддерживаться в активно управляемой среде.

Документы постоянного срока хранения, которые больше не требуются для деловой деятельности, должны быть переданы на архивное хранение в Управление государственных документов штата (PROV), см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records

Разработка стратегии миграции документов позволит определить и удовлетворить ключевые требования (как технические, так и относящиеся к управлению документами). Стратегия должна включать план действий, определяющий подлежащие миграции документы (вместе с их метаданными), место, куда эти документы должны быть мигрированы, а также то, как метаданные документов будут отображаться на метаданные, используемые новым приводом или системой.

Шаг 3 - Текущее управление

Если документы не могут быть извлечены из системы или привода, ими необходимо будет активно управлять до тех пор, пока в них будет сохраняться потребность.

Следует разработать план управления, описывающий, каким образом будет управляться система или привод, чтобы документы оставались читаемыми и пригодными для использования в течение всего срока их хранения.

Документы, которые не требуется хранить в течение очень долгого времени и/или имеющие низкую ценность и/или связанные с низкими рисками, могут оставаться на приводе или в системе после ее выключения. Тем не менее, необходимо разработать план управления системой или приводом, с тем, чтобы документами можно было управлять в автономном режиме столько времени, сколько потребуется. Сюда может входить проведение регулярных проверок выборок документов (с использованием последовательного и задокументированного метода формирования выборок) для выявления признаков деградации и иных рисков для документов, чтобы, пока документы остаются востребованными, эти риски можно было смягчать.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/decommissioning

Пять вопросов, которые следует принять во внимание при выводе устаревших программных приложений из эксплуатации: Обеспечение успешности проекта

Данная заметка Нарсинга Мирияла (Narsing Miriyala) была опубликована 3 июня 2020 года на блоге известного поставщика решений для управления документами - компании OpenText. Тема, как мне кажется актуальная и не избалованная вниманием специалистов. С проблемой вывода унаследованных приложений из эксплуатации сегодня сталкиваются практически все организации, которые начали внедрять соответствующие решения 3-5 лет тому назад, и не всегда они решают её успешно – утрата в той или иной степени ценных документов и информации скорее правило, чем исключение.

Сегодня почти в каждой крупной организации имеется ряд унаследованных, устаревших программных приложений, которые она хотела бы вывести из эксплуатации. Тем не менее, даже если приложение больше не используется напрямую в оперативной деятельности, оно может содержать ценную информацию, доступ к которой организации нужно сохранить, исходя из потребностей деловой деятельности и для исполнений существующих законодательно-нормативных и иных требований.

Причины вывода из эксплуатации устаревших приложений

Деловые потребности, побуждающие к выводу приложений из эксплуатации, включают в себя:

• Консолидация центров обработки данных - для экономии средств, повышения безопасности и усиления контроля;


• Корпоративные слияния и поглощения - для консолидации «парка» приложений в масштабах всей организации;


• Переход в облако - фирма Forrester прогнозирует, что более 50% глобальных корпораций будут использовать хотя бы одну облачную платформу для способствования цифровым трансформациям ( https://www.forbes.com/sites/louiscolumbus/2017/11/07/forresters-10-cloud-computing-predictions-for-2018/#631d37384ae1 );


• Поддержка сотрудников, работающих распределено и удалённо - в мире, особенно с началом пандемии коронавируса, наблюдается экспоненциальный рост потребности в эффективном удаленном доступе;


• Привлечение талантливых специалистов – становится всё труднее привлекать наиболее талантливых специалистов к использованию и развитию устаревшего программного обеспечения, такая работа не является карьерным приоритетом для новых талантов в области технологий.

Риски вывода из эксплуатации устаревших приложений

Вывод из эксплуатации устаревших приложений связан со значительными рисками. Такие приложения содержат огромные объемы деловых функциональных возможностей и данных, их замена является дорогостоящим и порой рискованным делом. Высокая частота неудачных проектов миграции типична для отрасли.

С появлением нового поколения инструментов миграции, риск значительно снизился, однако стоимость, сложность и длительность проектов миграции остаются серьезной проблемой для ИТ-лидеров и руководителей проектов. Для организаций, которые проходят цифровую трансформацию, абсолютно необходимы эксперты по данным ( https://hbr.org/2020/05/digital-transformation-comes-down-to-talent-in-4-key-areas ), для понимания и управления процессом вывода из эксплуатации.

Решение этих проблем является основной задачей для любого успешного проекта миграции, и необходимо принять во внимание следующие пять важных направлений:

1. Надежные (и разумные) оценки стоимости и продолжительности

Проекты миграции приложений можно сравнить с айсбергом: есть видимая часть, которую относительно легко контролировать - это область, в которой можно определить требования и подтвердить их выполнение; но также есть значительная «невидимая» часть, где требования неизвестны. «Невидимая» сложность унаследованных систем в сочетании с давлением конкуренции часто приводит к заниженным начальным оценкам требуемых усилий, что может поставить под угрозу весь проект. Организациям нужна уверенность в том, что их проект действительно может быть выполнен в рамках названных затрат, и эти затраты должна достаточно быстро окупаться.

2. Подтверждение полноты архивации

После заполнения архива данных, требуется подготовить отчеты об аудите и цепочке ответственного хранения. Такие отчёты подтверждают согласованность данных в исходной и целевой системах. Кроме того, необходимо предоставить доказательства того, что весь набор отобранных на архивацию данных действительно был заархивирован, и что эти данные доступны в программном обеспечении для архивации.

3. Качество получаемого в результате приложения и усилия, необходимые для его расширения

Здесь необходимо рассмотреть три основных вопроса: восприятие пользователем представления данных, скорость поиска и экспорта данных, а также объём усилий по добавлению новых поисковых запросов.

4. Способность реагировать на новые и на пропущенные требования в будущем

Важно иметь возможность продемонстрировать свою способность реализовывать любые специфические запросы, которые могут понадобиться в будущем, и выполнять сложные трудоёмкие запросы в фоновом режиме, не оказывая существенного влияния на производительность при выполнении других поисковых запросов.

5. Исполнение законодательно-нормативных требований

Важное значение имеет управление сроками хранения архивных документов, особенно в случае каких-либо изменений в корпоративных требований по обеспечению соответствия и в указаниях по срокам хранения и действиям по их истечении. Документы также должны быть доступны для целей аудита.

Компания OpenText может помочь

Сервис поддержки компании (OpenText™ Professional Services, https://www.opentext.com/products-and-solutions/services?_ga=2.39937185.2045929430.1592376639-1079106438.1592376639 ) располагает экспертами с многолетним опытом вывода приложений из эксплуатации с помощью инструмента OpenText ™ InfoArchive (  https://www.opentext.com/products-and-solutions/products/enterprise-content-management/archiving/infoarchive?_ga=2.48914597.2045929430.1592376639-1079106438.1592376639 ), которые разрабатывают стандартные методологии наилучшей практики для оптимизации решения описанных выше задач. На основе этих передовых практики теперь разработан специальный инструмент вывода из эксплуатации: Application Builder. Ключевые задачи автоматизированы, а время, необходимое для вывода из эксплуатации исходной системы, значительно сокращается.

Нарсинг Мирияла (Narsing Miriyala)

Источник: блог компании OpenText
https://blogs.opentext.com/5-considerations-when-decommissioning-legacy-applications/ 

АИС открытых данных правительства Московской области выведена из эксплуатации: Что дальше?

Распоряжением Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области от 23 марта 2019 года из эксплуатации выведена автоматизированная информационная система открытых данных (АИС ОД) правительства Московской области.

Для справки: По информации онлайн-издания D-russia.ru ( http://d-russia.ru/ ) данная система была разработана обществом ООО «Интаро Софт» по заказу Мингосуправления Московской области в 2014 году. На разработку было затрачено 9,9 миллиона рублей.

А введена в эксплуатацию система была распоряжением Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области от 15 июля 2015 года № 10-22/РВ, то есть сравнительно недавно.

Министр госуправления, ИТ и связи Московской области Максим Рымар в интервью онлайн-изданию D-russia.ru прокомментировал данное решение следующим образом: основанием для вывода АИС ОД из эксплуатации стали нецелесообразность её использования, в том числе низкая эффективность используемых технических средств и программного обеспечения, изменение правового регулирования, принятие управленческих решений, наличие иных изменений, препятствующих эксплуатации системы, а также финансово-экономическая неэффективность системы.

«Учитывая, что в настоящее время все органы местного самоуправления и центральные исполнительные органы государственной власти имеют официальные сайты, содержать АИС ОД для дублирования информации экономически нецелесообразно. Кроме того, реализована возможность размещения информации на федеральном портале открытых данных data.gov.ru», — отметил министр.

Государственному казенному учреждению Московской области «Московский областной центр информационно-коммуникационных технологий» было поручено в срок до 30 апреля 2019 г. обеспечить:

• Деинсталляцию программною обеспечения АИС ОД;


• Архивирование и хранение информационных ресурсов АИ СОД в течение 5 лет с даты вывода АИ СОД из эксплуатации;


• Прекращение размещения АИС ОД на вычислительных ресурсах Единой Инфраструктуры технологического обеспечения Правительства Московской области и их перераспределение.

Распоряжением был также утвержден протокол обследования автоматизированной информационной системы открытых данных Правительства Московской области.

К началу проведения обследования комиссии была предоставлена проектная, рабочая и эксплуатационная документация на АИС ОД, а также доступ к АИС ОД и сведениям о результатах ее эксплуатации в период с 15 июля 2015 г. по 22 марта 2019 г. (п.5).

Комиссия установила, что в этот период было зафиксировано большое количество ошибок функционирования программного обеспечения АИС ОД, связанных с используемыми технологическими решениями (ежемесячный прирост ошибок 5-10%).

В протоколе отмечено, что в соответствии с пунктом 2 «Правил обязательного размещения органами государственного власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления общедоступной информации о деятельности органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 10 июля 2013 г. № 583, общедоступная информация о деятельности органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, созданная указанными органами или поступившая к ним при осуществлении полномочий по предметам ведения РФ и субъектов РФ для осуществления органами государственной власти субъектов РФ или органами местного самоуправления, размещается в форме открытых данных на своих официальных сайтах в сети «Интернет» в разделе «Открытые данные».

Таким образом, вывод из эксплуатации АИСОД не приведет к нарушениям действующего законодательства. Дополнительных расходов средств бюджета Московской области на вывод из эксплуатации АИСОД не требуется.

Вывод комиссии по результатам обследования: «Эксплуатация АИСОД в дальнейшем нецелесообразна в ввиду несоответствия программного обеспечения современным технологическим решениям, а также наличия иных изменений, препятствующих ее дальнейшей эксплуатации».

Мой комментарий: Интересно, кто именно установил срок хранения информационных ресурсов в системе в 5 лет, проводилась ли экспертиза ценности этих ресурсов и принимали ли в этом участие представители государственного архива Московской области.

Источник: Онлайн-издание D-russia.ru / сайт Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области
http://d-russia.ru/ais-otkrytyh-dannyh-pravitelstva-moskovskoj-oblasti-vyvedena-iz-ekspluatatsii.html
https://mits.mosreg.ru/dokumenty/normotvorchestvo/normativnye-pravovye-akty-mingosupravleniya-m/31-05-2019-11-05-13-o-vyvode-iz-ekspluatatsii-avtomatizirovannoy-infor

Внутри здания, хранящего ядерные секреты Великобритании

Данная заметка Ричарда Прайдея (Richard Priday) была опубликована 8 октября 2018 года на сайте британского журнала Wired (  https://www.wired.co.uk/ ).

Мой комментарий: ранее я уже писала о данном архиве, см. http://rusrim.blogspot.com/2015/04/blog-post_13.html и http://rusrim.blogspot.com/2017/02/blog-post_17.html .

Вывод из эксплуатации ядерных объектов – процесс длительный, поэтому архив «Ядро» (Nucleus) был построен с расчетом на длительной существование.

Фото: Tricia Malley/Ross Gillespie

Семьдесят лет британской ядерной истории хранятся за этими бетонными, каменными и алюминиевыми стенами. С момента открытия в феврале 2017 года, совместный архив Агентства по выводу из эксплуатации ядерных объектов (Nuclear Decommissioning Authority, NDA) архив «Ядро» (Nucleus) и местечка Кейфнесс (Caithness) (расположен в горной северо-западной Шотландии (Highlands), недалеко от города Вик (Wick) -  где как раз находится старая крупная атомная электростанция – Н.Х.) собирает тысячи записей, изображений и планов, касающихся деятельности британской гражданской ядерной промышленности. Кроме того, ему передаются документы из 17 архивов по всей стране, поскольку NDA планирует собрать все материалы такого рода в этом специально построенном хранилище.

В архиве содержатся документы, начиная с 1950-м годов, причём некоторые из них сохраняют гриф «Совершенно секретно». Документы хранятся в трех экземплярах: один на бумаге, один на микроплёнке, и один в виде PDF-файла, чтобы уменьшить износ оригиналов.

Некоторые из документов находятся в плохом состоянии, но они будут нужны в течение ближайших столетий, поскольку взаимосвязаны с медленными процессами вывода ядерных объектов из эксплуатации. Именно поэтому архив Nucleus был построен в расчёте на длительную перспективу. «Мы решили архивные помещения возводить из монолитного бетона»,  - говорит Лаура Киннэрд (Laura Kinnaird), партнер в базирующейся в  Эдинбурге  архитектурной фирме Reiach and Hall Architects, которая спроектировала здание. «Это способствовало быстроте возведения, прочности и долговечности конструкции».

Архив спроектирован в расчёте на то, чтобы одновременно выдерживать и использовать ненастную погоду Шотландии. Материалы здания и его угловая форма помогают свести к минимуму ущерб от ветра, а дождевая вода собирается и используется для смыва туалетов в здании. Дизайн получил несколько наград, в том числе премию RIAS Award 2018 (это премия Королевского общества архивистов Шотландии, Royal Incorporation of Architects in Scotland, см.  https://www.rias.org.uk/awards/rias-awards/rias-awards-2018/ - Н.Х.) и RIBA Award для Шотландии 2018 года (это премия Королевского института британских архитекторов, Royal Institute of British Architects , см. https://www.architecture.com/awards-and-competitions-landing-page/awards/riba-regional-awards/rias-award-winners/2018/nucleus-the-nuclear-decommissioning-authority-and-caithness-archive ).

Фото: Broad Daylight Ltd

Внутри прочных стен здания поддерживаются контролируемые температура и влажность в архивохранилищах, чтобы обеспечить долговременную сохранность бумаг. Чтобы эти условия оставались стабильными, двери, окна и стены архива Nucleus являются модульными: их можно быстро заменить, не подвергая документы воздействию внешней среды. «Нам не нужно закрываться на время технического обслуживания», - объясняет Джон Нортон (John Norton), проект объектов и портфолио NDA. «Всё действительно спроектировано так, чтобы двери архива оставались открытыми в течение следующих нескольких столетий».

Через эти двери ожидается большое движение. Nucleus располагает 26 погонными километрами стеллажей, а к хранящимся на них документам часто обращаются профессионалы гражданской атомной отрасли. «Люди часто представляют себе архивы как пыльные полки, - говорит Саймон Такер (Simon Tucker), руководитель отдела стратегического управления информацией NDA. «Но это очень активный архив».

Ричард Прайдей (Richard Priday)

Источник: сайт журнала Wired
https://www.wired.co.uk/article/nucleus-archive-uk-nuclear

Управление государственных документов штата Виктория (Австралия) отвечает на вопросы о метаданных, миграции и выводе систем из эксплуатации

Данная заметка Ирене Чимин (Irene Chymyn) была опубликована 27 марта 2017 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Мой комментарий: Впервые за несколько лет использования сайта Управления государственных документов штата я столкнулась с блокировкой российских IP-адресов. Видимо, весеннее обострение по поводу российских хакеров, столь, видимо, наглых, что они атакуют прямо со своих домашних IP-адресов, теперь добралось и до непуганой австралийской глубинки :) В общем, коллеги, в случае проблем применяйте анонимайзеры!

Мы получили довольно много вопросов, связанных с информационными системами и затрагивающих темы от обновления систем до миграции и рисков, связанных с выводом устаревших систем из эксплуатации.

Вопрос: Зачем нам нужно продолжать мигрировать метаданные старых документов, которые были уничтожены или отсутствуют?

Ответ: Необходимость сохранять метаданные старых документов, вне зависимости от того, были ли они уничтожены или отсутствуют, связана с тем, что метаданные являются свидетельством того, какие документы были созданы организацией или находилась в её распоряжении в определенный момент времени.

Кроме того, метаданные играют ключевую роль для точности и надежности Вашей информационной системы, поскольку они обеспечивает необходимый контекст для документов и информации, наряду с системными метаданными, которые документируют:

• Кто создал документ,


• Кто получил доступ к документу,


• Когда была создана документ / предоставлен доступ к нему,


• Когда документ был уничтожен, и в соответствии с каким именно указанием по срокам хранения и действиям по их истечении,


• Каков статус документа,


• В какой системе документ был создан.

Далее, одним из принципов использования метаданных документов и информации (см.   https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/metadata-for-records-and-information/principles ) является управление метаданными как документами.

Вопрос: Мы успешно мигрировали наши данные в новую систему, и думаем о выводе из эксплуатации старой системы. Какие факторы нам необходимо принять во внимание?

Ответ: Наше руководство «Вывод систем из эксплуатации: Соображения, связанные с управлением документами и информацией» (Decommissioning systems: records and information management considerations,  https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/decommissioning-systems ) содержит много информации по этому вопросу. В частности, следует обратить внимание на следующее:

• Оценка и/или установление сроков хранения содержащихся в системе документов  / информации на основе нормативных документов, устанавливающих сроки хранения и порядок действий по их истечении;


• Проведение анализа систем в плане устранения зависимости от них,


• Оценка рисков, связанных с безопасностью и устареванием технологий.

Также не забудьте убедиться, что судьба исходных документов решается в соответствии с «Типовым перечнем для мигрированных исходных документов» (General authority on source records that have been migrated, GA 33, см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/source-records-have-been-migrated-ga33 ).

Вопрос: В рамках процесса унификации работы нашего кластера, мы мигрируем наши данные в документную систему «родительского» кластера. На что нам следует обратить внимание?

Ответ: Во-первых, Вам необходимо убедиться, что целевая система управления документами отвечает требованиям Стандарта управления документами (Standard on records management,  https://www.records.nsw.gov.au/node/695 ) и обеспечивает сохранность документов в качестве официальной документации, отражающей деятельность Вашей организации.

Кроме того, все заинтересованные стороны должны оценить, соответствует ли целевая система управления документами деловым потребностям Вашей организации. Возможна ситуация, когда для удовлетворения этих потребностей потребуются доработки целевой системы управления документами или внесение в неё существенных изменений.

Самое главное, включите в свой план миграции разделение в будущем наборов данных. Для этого убедитесь в том, что Ваш набор данных сохраняет свою обособленность, что, говоря простыми словами, означает сохранение системы идентификации дел, принятой в Вашей организации, а не переход на систему идентификации, принятую в целевой системе управления документами.

Более подробную информацию Вы можете найти в нашем руководстве «Эффективное управление миграцией своих электронных документов» (Effectively manage the migration of your digital records, см. https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/effectively-manage-digital-records-migration ).

Вопрос: Есть ли причины, по которым нам может быть нужно сохранять наши исходные документы дольше, чем шесть месяцев после успешного завершения миграции?

Ответ: «Типовой перечень для мигрированных исходных документов» (General authority on source records that have been migrated, GA 33, https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/source-records-have-been-migrated-ga33 ) устанавливает условия, которые организации должны выполнить, прежде чем они смогут уничтожить исходные документы. Одним из этих условий является сохранение исходных документов в течение не менее чем шести месяцев после успешного завершения миграции документов.

Решение хранить исходные документы более шести месяцев должно основываться на проведенной организацией оценке рисков. Организации следует оценить принять во внимание следующие факторы:

• Имеют ли место изменения в законодательно-нормативной базе, которые могут повлиять на требования организации к управлению документами?


• Существует ли потенциальная правовая обязанность представить исходные документы?


• Существуют ли какие-либо потенциальные деловые, финансовые и юридические последствия утраты или повреждения мигрированных документов?


• Возможны ли какие-либо непредвиденные проблемы, связанные с миграцией, которые могут проявиться уже после этапа проверки качества миграции, и которые нужно будет выявлять и устранять?

Если ответ на какой-либо из вышеперечисленных вопросов положительный, то может оказаться целесообразным сохранять исходные документы дольше, чем предписанный минимальный срок в шесть месяцев.

Организациям всегда лучше перестраховаться. Кроме того, при ведении деловой деятельности, связанной с высоким уровнем риска, риски можно снизить, сохранив исходные документы и взаимосвязанные с ними системы в качестве справочной копии.

Если у Вас есть какие-либо замечания или предложения по поводу наших рекомендаций, пожалуйста, свяжитесь с нами и сообщите об этом. Мы любим получать отзывы!

Ирене Чимин (Irene Chymyn)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
https://futureproof.records.nsw.gov.au/metadata-migration-and-decommissioning-enquiries/

«Запроектированное» обеспечение сохранности архивных материалов: Создание сегодня систем и сервисов, способных удовлетворить архивные потребности завтрашнего дня

Этот пост открывает мини-серию переводов тезисов наиболее интересных докладов, седланных на Конгрессе Международного совета архивов 2016 года в Сеуле, Южная Корея. Это тезисы доклада д-ра Кейт Камминг (Kate Cumming), которая сейчас возглавляет группу управления документами Совета австралийского города Сидней.

В электронно-цифровую эпоху происходит значительная и быстрая трансформация документов. В результате архивы завтрашнего дня подвергаются риску. Например, регулярно повторяются следующие сценарии:

• В организациях государственного и частного секторов давно работающие унаследованные деловые системы выводятся из эксплуатации, при этом мало обращается внимание на связанную с этим утрату документов;


• Деловые процессы и поддерживающие их хранилища информации перемещаются в «облако» и в руки третьих сторон - коммерческих поставщиков услуг;


• Специфические деловые приложения и системы вытесняют общекорпоративные структуры управления контентом, в результате чего происходит фрагментация управления документами и сред, в контексте которых оно осуществляется;


• Инициативы в области открытых данных открывают доступ к [государственным] данным коммерческим организациям и общественности для перепрофилирования и повторного использования.

В данном докладе рассматриваются стратегии поддержания стабильных, осмысленных и долговечных документов в условиях этой меняющейся и быстро трансформирующейся деловой среды. В докладе, на основе изучения уроков, извлеченных из опыта работы в условиях австралийской деловой среды, будут намечены варианты смягчения распространенных рисков для информации, путем:

• Приоритетного внимания целевым проектам вывода систем из эксплуатации и миграции содержащихся в них документов и информации;


• Развертывания облачных сервисов, поддерживающих эффективное управление информацией и её поддержание;


• Налаживание партнерских отношений с коллегами из ИКТ и деловых подразделений, в интересах создание и сохранения сегодня архивных документов завтрашнего дня.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: Сборник тезисов докладов на Конгрессе МСА в Сеуле
http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%202016%20Abstracts%26biographies%20ENG%20v3%20print.pdf

Требования к документированию вывода из эксплуатации пунктов хранения радиоактивных отходов

Приказом Ростехнадзора от 21 июля 2016 года № 304 утверждены федеральные нормы и правила в области использования атомной энергии «Требования к обеспечению безопасности при выводе из эксплуатации пунктов хранения радиоактивных отходов» (НП-097-16).

Требования распространяются на пункты временного и долговременного хранения радиоактивных отходов (ПХ РАО), в том числе на пункты расположенные на территории ядерных установок или радиационных источников и не предусмотренные в их проектной документации.

Требования регламентируют вопросы обеспечения безопасности при выводе из эксплуатации пунктов хранения на всех стадиях их жизненного цикла (п.3).

Вывод из эксплуатации должен проводиться в соответствии с программой и проектной документацией, разработанными на основе концепции вывода из эксплуатации (п.6), которая должна быть представлена в составе проектной документации ПХ РАО (п.11).

База данных по выводу из эксплуатации ПХ РАО должна обеспечивать хранение информации, важной для обеспечения безопасности, в том числе сведений (п.16):

• О выполненных реконструкциях и/или ремонте основных зданий и сооружений, модернизации и/или замене систем и оборудования;


• Об изменениях проектной документации, включая использование отличных от предусмотренных в проектной документации материалов, оборудования, комплектующих;


• О результатах проведенных обследований технического состояния оборудования, систем, зданий и сооружений;


• О радионуклидном составе и уровнях загрязнений РВ оборудования, систем, зданий, сооружений и площадки;


• О содержании радионуклидов в наблюдательных скважинах на площадке и других регламентированных точках радиационного контроля;


• О проведенных изменениях в системе физической защиты;


• Об авариях, имевших место при эксплуатации и приведших к радиоактивному загрязнению зданий, сооружений, систем и оборудования и/или к распространению РВ за пределы, установленные в проектной документации;


• О дозах облучения персонала при проведении отдельных этапов радиационно опасных работ по выводу из эксплуатации.

Для справки: База данных по выводу из эксплуатации пункта хранения радиоактивных отходов – это совокупность документально подтвержденных и упорядоченных сведений об его эксплуатации, инженерных и радиационных обследованиях, результатах расчетных исследований, проектной и эксплуатационной документации, необходимых для планирования и проведения работ по подготовке к выводу и выводу его из эксплуатации, а также о результатах выполнения работ на всех этапах вывода.

На стадии эксплуатации организация должна:

• Осуществлять периодический пересмотр (не реже одного раза в 10 лет) и актуализация концепции (п.17);


• Организовывать и обеспечивать сбор, документирование и хранение в базе данных по выводу из эксплуатации информации, важной для обеспечения безопасности (п.19).

При подготовке к выводу из эксплуатации ПХ РАО организация должна обеспечить (п.21):

• Разработку программы вывода для выбранного варианта вывода;


• Проведение комплексного инженерного и радиационного обследования (КИРО) в объеме, необходимом для разработки проектной документации вывода и обоснования безопасности;


• Подготовку отчета по результатам КИРО;


• Разработку проектной документации вывода из эксплуатации;


• Наличие документации, необходимой для выполнения работ по выводу и предусмотренной в проектной документации;


• Разработку плана мероприятий по защите работников в случае аварии на ПХ РАО и плана (инструкции) действий персонала при аварии и ликвидации ее последствий, учитывающих возможные аварии при выводе из эксплуатации.

После завершения всех работ по выводу из эксплуатации организация, ранее эксплуатировавшая ПХ РАО, должна обеспечить сохранность всех документов, включая (п.39):

• Программу вывода из эксплуатации;


• Отчет по КИРО ПХ РАО:


• Проектную документацию вывода из эксплуатации;


• Отчет по обоснованию безопасности (ООБ) при выводе из эксплуатации;


• Данные по учету и контролю РВ и РАО, о выбросах и сбросах РВ, о материалах, пригодных для повторного использования, нерадиоактивных отходах, образовавшихся в процессе вывода из эксплуатации;


• Данные о дозах облучения работников (персонала), полученных в процессе вывода из эксплуатации;


• Отчет по результатам заключительного обследования ПХ РАО.

Мой комментарий: Атомная отрасль отличается тем, что документация, связанная с выводом из эксплуатации ядерных объектов, имеет тысячелетние сроки хранения. Именно столько нужно будет хранить базу данных, содержащую данную информацию - и это нетривиальная задача.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=203341

Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Вывод деловых систем из эксплуатации – опыт и уроки, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/01/1.html )

6. Метаданные, метаданные, метаданные – дело важное, но каверзное!

Как всегда, очень серьёзно стоит вопрос о метаданных. Их огромное множество, они повсюду, они необходимы для понимания информации и доступа к ней. Есть высокоуровневые и низкоуровневые метаданные, и часть понять их способны лишь те, кто ежедневно ими пользуется. Некоторые метаданные являются проприетарными и реально не могут быть извлечены из системы, где они хранятся. В общем, метаданные могут быть источником проблем.

Помощь коллег из деловых подразделений была неоценимой при определении того, какие метаданные действительно нужны для обеспечения целостности, доступности и пригодности к использованию документов. Мы не ставили вопрос именно в таких словах, а вместо этого спрашивали «Как Вы ищете документы по такой-то теме?» или «Как Вы определяете, что это точная документация о том-то?». Обсуждение с коллегами того, как они ищут или используют документы из унаследованных систем, помогло нам определить, какие метаданные следует экспортировать вместе с документами, чтобы те по-прежнему заслуживали доверия и могли использоваться.

Помощь сотрудников деловых подразделений оказалась для нас ключевой для интерпретации метаданных и преобразования сокращений в именах полей в понятные значения.

Некоторые метаданные мы не смогли извлечь. В одной из систем метаданные в составе журнала аудита, документировавшие, кто и когда модифицировал определенные поля данных, хранились в проприетарном формате, для работы с которым требовалось исходное приложение и словарь данных. Данное приложение и словарь данных были выключены и забыты, так что фактически пришлось  попрощаться и с этими метаданными. Представители деловых подразделений сказали нам, что эти сведения из журнала аудита  изредка использовались в первые 2 - 3 года после первичного создания данных, но теперь, спустя 15 лет, они им не нужны даже тогда, когда информация из системы запрашивается для целей аудита или ответа на юридические запросы.

Типовые перечни GA28 и GA39 оба говорят, что «Системные журналы могут потребоваться для целей отчетности или в качестве доказательств в ходе расследований, чтобы проследить, кто и к каким документам обращался. Срок хранения этих данных будет зависеть от особенностей организации, системы и характера имеющихся рисков. Сохраняйте в соответствии с установленными организацией требованиями, а затем уничтожайте». В итоге, поговорив с деловыми подразделениями и зная технологические проблемы с экспортом данных, мы задокументировали собранные сведения и выдали рекомендации о том, что эти метаданные из журнала аудита больше не нужны и поэтому могут быть уничтожены вместе с системой.

7. Действуйте, имея в виду основную цель - пригодные к использованию, осмысленные документы

Как уже упоминалось выше, все выводившиеся нами из эксплуатации системы были устаревшими системами, замененными в деловой деятельности на новые несколько лет тому назад. Как следствие, решения, которые мы должны были принимать относительно документации, создаваемой в процессе вывода из эксплуатации, были довольно ограниченными и простыми. Фактически у нас была лишь возможность создавать отчеты, и наиболее эффективным способом управления этими отчетами в долгосрочной перспективе был их экспорт и последующее сохранение в нашей электронной системе для управления документами и информацией (EDRMS).

Мы, однако, поработали с деловыми подразделениями, чтобы отобрать нужные нам документы. Как уже отмечалось, мы взаимодействовали с ними, чтобы выявить те содержащиеся в системах данные, которые представляли собой документы, сохраняющие ценность для организации, а также чтобы спроектировать, чтобы преобразовать эти данные в формат CSV.

Множество данных мы оставили позади. В наших актах на выделение к уничтожению такого рода данные по итогам экспертизы ценности перечислены как не имеющие дальнейшей деловой ценности для организации. Многие из компонентов систем либо вообще активно не использовались, либо использовались лишь частично или применялись для создания отчетов, имеющих кратковременную ценность и т.д. Из одной системы мы извлекли только два отчета (интересно отметить, что они оба были связаны с «историческими» финансовыми проблемами, поскольку время от времени все еще приходили запросы клиентов по этим данным) – а все остальные данные фактически уже были перенесены в новую систему несколько лет тому назад.

Формируя отчеты и проектируя структуру папок в EDRMS-системе, мы стремились обеспечить максимальные удобство использования и доступность. Извлеченные нами из унаследованных систем документы имеют длительные сроки хранения, и, соответственно, должна быть возможность понимать их и ссылаться на них в течение длительного времени в будущем. Для одной ключевой по важности системы, из которой нам необходимо было экспортировать массу данных, мы, работая совместно с деловыми подразделениями, создали мастер-индекс всех отчетов, попытавшись тем самым создать централизованный реестр, способный обеспечить большую и лучшую доступность информации. Структура папок в нашей EDRMS-системе также дает высокоуровневую  информацию об этой деловой системе, и она увязана сверху вниз с мастер-индексом и конкретных отчетами, каждый из которых назван таким образом, чтобы отражать породившую его систему, дату и деловой контекст, тем самым помогая разобраться, что  это за документы.

Мы также всё ещё дорабатываем большое количество документации, детализирующей  каждый из проектов по выводу систем из эксплуатации, описывая принятые нами решения и объясняя, как были созданы данные, которые в настоящее время используются в качестве нашей документации по этим системам. Наши ИТ-коллеги используют эту документацию в рамках своей проектной работы и согласования и сдачи этапов.

8. Очень помогла методология миграции электронных документов, разработанная электронным архивом штата

Весь этот год в наших проектах мы ссылаться на различные компоненты процесса и документации по методологии миграции электронных документов, разработанные Электронным архивом штата (см. https://www.records.nsw.gov.au/digitalarchives/digital-archives-migration-methodology ). Эти материалы были действительно полезными, помогая нам обеспечивать подотчетность  наших процессов вывода из эксплуатации. В ходе наших проектов по выводу из эксплуатации мы фактически разбираем системы на части, вытаскивая из них крошечные фрагменты информации и пытаясь сделать так, чтобы эта фрагменты могли служить свидетельством / доказательством тех процессов, которые ранее были отражены в виде гораздо более крупных и динамических массивов данных. Данная методология помогла нам понять, в какой степени следует документировать, объяснять и согласовывать этот процесс «разборки» системы на части с целью выявить её информационное ядро, если требуется, чтобы извлекаемая информация могла служить допустимым и проверяемым доказательством функционирования той системы, частью которой она когда-то была.

9. Такие проекты требуют времени

Никто не в силах в одиночку осуществить проект вывода системы из эксплуатации. Соответственно, требуется немало времени ля привлечения в проект нужных людей, каждый из которых способен решить свой кусочек головоломки. Нужно очень основательно привлекать представителей деловых подразделений, и им может быть трудно найти время для проведения экспертизы унаследованных систем. Так как они являются ключевыми партнерами в этом процессе, то на решении тех вопросов, в которых необходима их помощь, может уйти куда больше времени, чем Вы думаете.

10. Мы можем лишь делать то, что в наших силах, делиться своими знаниями, учиться по ходу работы и смотреть в будущее

Как уже отмечалось в начале, мы новички в такого рода проектах вывода систем из эксплуатации, где речь идёи о данных и метаданных в деловых приложениях, а не о документах в сетевой среде или в документных EDRMS-системах. Это иной вид документов, в которых приходится разбираться, но в основном по-прежнему речь идёт о том, «кто, что, когда, где и почему». Речь идет о выявлении наилучшей информации, говорящей нам, что за деловая деятельность осуществлялась, когда это было и какой был результат.

В наших проектах мы сделали всё, что было в наших силах, поговорили со всеми, с кем только было можно, подумали о вопросах удобства использования и доступности, и всё это постарались максимально полно задокументировать. Когда пыль осядет, мы оглянемся на проделанную работу, оценим её и постараемся улучшить наши процессы.

В качестве последующих шагов для наших будущих проектов по выводу систем из эксплуатации, мы хотели бы попытаться подготовить ряд контрольных листов с целью упростить наши процессы, а также более тесно взаимодействовать с руководящими проектами лицами. Мы также хотим попробовать как можно больше сделать в этой области, изначально закладывая соответствующие возможности в архитектуру новых систем. Все новые системы в один прекрасный день будут выведены из эксплуатации, поэтому заранее обсудив вопросы управления информацией в новых систем или сервисах, получив хорошую документации и соглашения о качестве услуг, мы, возможно, сумеем сделать впоследствии процессы миграции и вывода из эксплуатации более простыми.

Эмма Харрис (Emma Harris)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/decommissioning-business-systems-lessons-learned-on-the-journey-so-far/

Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Вывод деловых систем из эксплуатации – опыт и уроки, часть 1

Заметка Эммы Харрис (Emma Harris) была опубликована 23 декабря 2015 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Мы поговорили с представителями ряда государственных учреждений штата Новый Южный Уэльс об их опыте вывода деловых информационных систем из эксплуатации.

У одной из организаций имеется целый ряд различных деловых систем, работающих на серверах Windows 2003, поэтому в ней в этом году было выполнено несколько проектов по выводу систем из эксплуатации. Организация обобщила и щедро поделилась теми уроками, которые были извлечены из этих проектов – этот опыт описан ниже.

Обратите, пожалуйста, внимание на то, что данная организация ни один из своих советов не подает как «истину в последней инстанции»:

«Нам пришлось учиться очень быстро, и в наших проектах многое делалось по наитию, наугад. Мы будем рады черед данный сайт получить отзывы от коллег и познакомиться с тем, как они сумели определенные вещи сделать лучше или по-другому. Как бы там ни было, ниже описаны те решения, связанные с выводом систем из эксплуатации, которые мы приняли в этом году, и ряд уроков, которые мы извлекли по ходу этой работы.»

1. Действовать нужно в тесном контакте с коллегами из ИТ

Коллеги из ИТ несут основную ответственность за проекты по выводу систем из эксплуатации. Если Вам удастся наладить с ними хорошие отношения и продумать удобный процесс, способствующий их деятельности в этом направлении и соблюдению установленных сроков, то Вы сможете по-настоящему успешно сотрудничать в работе по выводу из эксплуатации устаревших систем, оставляя подлежащую сохранению корпоративную информацию и разрешая уничтожение информации, сроки хранения которой истекли.

Наш опыт показывает, что коллеги из ИТ во время выполнения проектов по выводу систем из эксплуатации действительно очень нуждаются в советах по вопросам управления документами и информацией. Когда система «выведена из эксплуатации», она, в сущности, выключена. Решение об отключении корпоративного приложения и всей содержащейся в нем информации является очень серьёзным, и мы обнаружили, что ИТ-специалисты рады передать экспертизу ценности информации и выработку соответствующих рекомендаций службе управления документами и информацией, в то время, как сами они разбираются со всеми сложными проблемами информационных технологий.

2. Следует включить вопросы управления документами и информацией в контрольные листы проекта вывода системы из эксплуатации

В рамках менеджмента проекта приходится балансировать многочисленные деловые и ИТ-интересы и приоритеты. При возможности, следует включить вопросы управления документами и информацией в методологии менеджмента проекта. Наличие в плане работ по выводу системы из эксплуатации простого пункта «Проконсультироваться со специалистами по управлению документами и информацией» может обеспечить сохранность необходимых документов по ходу выполнения проекта.

3. Специалисты деловых подразделений действительно знают, где что лежит

Наиболее ценным активом при выполнении проекта вывода системы из эксплуатации являются те сотрудники деловых подразделений, которые знают эту систему. Они могут помочь выявить подлежащую сохранению информацию. Важнее всего то, что именно они знают, какая информация необходима для поддержки бизнес-процессов, какая -  для ответа на различные запросы; а также знают, какая информация потребуется в долгосрочной перспективе для удовлетворения потребностей деловой деятельности.

4. Документы, устанавливающие сроки хранения и порядок уничтожения документов и информации - ваши друзья и помощники

Нормативные документы, устанавливающие сроки хранения и порядок уничтожения документов и информации не менее полезны в проектах по выводу систем из эксплуатации, чем в традиционных проектах по экспертизе ценности документов. Они устанавливают достаточно широкие по охвату правила, которые Вы лишь применяете в несколько иных обстоятельствах.

5. Отслеживайте надвигающееся существенное устаревание информационных технологий

В нашей организации, как и во многих других, год 2015 был этапным годом вывода из эксплуатации серверного программного обеспечения Windows Server 2003 в связи с прекращением его поддержки в конце года компанией Microsoft. Для всех организаций, использующих данное программное обеспечение, прекращение поддержки стало мощным стимулом для перехода на новые, поддерживаемые платформы. У нашей организации уже не было к этому времени активно используемых систем на базе Windows Server 2003, но имелся ряд унаследованных систем, которые поддерживались в справочных целях на старых серверах. Соответствующие системы уже были заменены в оперативной деловой деятельности на решения на основе новых технологий, однако информация в унаследованных системах всё ещё сохраняла справочную ценность и ценность доля составления отчетности, поэтому нужно было провести экспертизу ценности с тем, чтобы определить, следует ли её экспортировать и перенести к новую среду управления.

В этой связи полезно знать, от каких основные платформ, серверных архитектур и других крупных инфраструктурных элементов зависит деятельность Вашей организации. Учитывая, как всё быстро меняется в этой сфере, знание о том, когда следует ожидать основные перемен, поможет Вам спланировать свои действия наперед, позволит определить, какие надвигаются проекты по выводу систем из эксплуатации, и даст время для того, чтобы начать лоббирование включения Вас в число участников определенных будущих крупных проектов такого рода. С нашей точки зрения, предстоящие серьёзные случаи устаревания технологий будут связаны с облачными вычислениями. Как и в большинстве других организаций, значительная часть нашей инфраструктуры уже переместилась в облако, поэтому знание о том, что именно переведено в облачную среду и когда, скорее всего, придется переходить на использование других услуг, дает представление о многих будущих проектах по выводу систем из эксплуатации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/01/2.html )

Эмма Харрис (Emma Harris)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/decommissioning-business-systems-lessons-learned-on-the-journey-so-far/

Правительство задумалось о том, что будет с контентом информационных систем после вывода их из эксплуатации

В декабре 2014 года в Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» были внесены уточнения (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/blog-post_23.html ). В статье 14 было закреплено, что правительство Российской Федерации будет устанавливать требования ко всему жизненному циклу государственных информационных систем, включая хранение баз данных.

Постановлением Правительства РФ от 6 июля 2015 года № 676 были утверждены «Требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем, и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации», которые вступили в силу с 16 июля 2015 года.

Мероприятия, предусмотренные требованиями, осуществляются федеральными органами исполнительной власти в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных на руководство и управление в сфере установленных функций федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и плановый период (п.2 Постановления).

Иным государственным органам, а также органам управления государственными внебюджетными фондами, органам местного самоуправления рекомендовано руководствоваться в своей деятельности требованиями, утвержденными настоящим постановлением (п.3 Постановления).

Положение включает в себя требования к порядку:

• Создания системы;
• Ввода системы в эксплуатацию;
• Развития системы;
• Эксплуатации системы;
• Вывода системы из эксплуатации и дальнейшего хранения содержащейся в ее базах данных информации

Основанием для создания системы является (п.2 Положения):

• Обязанность органа исполнительной власти по ее созданию, предусмотренная нормативными правовыми актами;


• Решение органа исполнительной власти о ее создании с целью обеспечения реализации возложенных на него полномочий.

Создание системы осуществляется в соответствии с техническим заданием, утвержденным органом исполнительной власти или являющимся неотъемлемой частью документации о закупке товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд (п.3)

Техническое задание на создание утверждается должностным лицом органа исполнительной власти, на которое в соответствии с распределением обязанностей возложены полномочия по утверждению таких технических заданий (п.4).

Порядок создания включает последовательно реализуемые этапы, в том числе этапы создания следующей документации (п.5):

• Разработка документации на систему и ее части;


• Разработка рабочей документации на систему и ее части;

Этап разработки документации на систему и ее части включает разработку, согласование и утверждение документации в объеме, необходимом для описания полной совокупности проектных решений и достаточном для дальнейшего выполнения работ по созданию системы (п.6).

Этап разработки рабочей документации на систему и ее части включает разработку, согласование и утверждение документации, содержащей сведения, необходимые для выполнения работ по ее вводу в эксплуатацию и ее эксплуатации, и порядка эксплуатации, содержащего сведения, необходимые для выполнения работ по поддержанию уровня эксплуатационных характеристик системы, установленных в проектных решениях, в том числе (п.7):

• Перечень действий сотрудников при выполнении задач по эксплуатации системы, включая перечень, виды, объемы и периодичность выполнения работ по обеспечению ее функционирования;


• Контроль работоспособности;


• Перечень неисправностей, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации и рекомендации в отношении действий при их возникновении;


• Перечень режимов работы системы и их характеристики, а также порядок и правила перевода с одного режима работы на другой с указанием необходимого для этого времени.

Основанием для ввода в эксплуатацию является правовой акт органа исполнительной власти о вводе системы в эксплуатацию, определяющий перечень мероприятий по обеспечению ввода и устанавливающий срок начала эксплуатации (п.13).

Срок начала эксплуатации системы не может быть ранее срока окончания последнего мероприятия, предусмотренного правовым актом органа исполнительной власти о ее вводе (п.16).

Основанием для начала эксплуатации системы является наступление срока, установленного правовым актом органа исполнительной власти о ее вводе в эксплуатацию (п.18).

Основанием для вывода системы из эксплуатации является (п.20):

• Завершение срока эксплуатации, в случае если такой срок был установлен правовым актом органа исполнительной власти о вводе системы в эксплуатацию;


• Нецелесообразность эксплуатации, в том числе низкая эффективность используемых технических средств и программного обеспечения, изменение правового регулирования, принятие управленческих решений, а также наличие иных изменений, препятствующих ее эксплуатации;


• Финансово-экономическая неэффективность эксплуатации.

Орган исполнительной власти утверждает правовой акт о выводе системы из эксплуатации, который включает (п.22):

• Основание для вывода из эксплуатации;


• Перечень и сроки реализации мероприятий по выводу из эксплуатации;


• Порядок, сроки, режим хранения и дальнейшего использования информационных ресурсов, включая порядок обеспечения доступа к информационным ресурсам выводимой из эксплуатации системы;


• Порядок, сроки и способы информирования пользователей о выводе системы из эксплуатации.

Мой комментарий: Учитывая, что большинство ведомств сейчас не располагает специалистами необходимой квалификации, вполне реальна угроза того, что при выводе информационных систем из эксплуатации будут утрачены значительные объемы ценной информации и документов.

Перечень мероприятий по выводу системы из эксплуатации включает (п.23):

• Подготовку правовых актов, связанных с выводом системы из эксплуатации;


• Работы по выводу системы из эксплуатации, в том числе работы по деинсталляции программного обеспечения, по реализации прав на программное обеспечение, демонтажу и списанию технических средств, обеспечению хранения и дальнейшего использования информационных ресурсов системы.

Мой комментарий: Разработчикам документа стоило бы познакомиться с «Порядком вывода информационных систем города Москвы из эксплуатации», утвержденных постановлением Правительства Москвы от 24 марта 2015 года № 144-ПП был (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_59.html ), в котором данная тема  проработана более глубоко и тщательно, в том числе и вопрос об организации хранения информации и документов из информационных систем, включая вопросы их архивного хранения. На федеральном же уровне решили обойтись одним предложением...

Если нормативными правовыми актами РФ не установлено иное, то сроки хранения информации, содержащейся в базах данных системы, определяются органом исполнительной власти и не могут быть меньше сроков хранения информации, которые установлены для хранения документов в бумажном виде, содержащих такую информацию (п.24).

Мой комментарий: К сожалению, разработчики документа не сказали, что делать в том случае, если срок хранения для аналогичных документов на бумажных носителях не установлен (или таких аналогов нет вообще).

Срок вывода системы из эксплуатации не может быть ранее срока окончания последнего мероприятия, предусмотренного правовым актом о выводе системы из эксплуатации (п.25).

Мой комментарий: В документе проигнорирован вопрос о том, что делать с документацией на систему, подлежит ли она хранению, и кто должен за это отвечать.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=182413 

Конференция iPRES-2014: Методология обеспечения сохранности не утративших свою ценность документов при выводе из эксплуатации устаревших систем

Статья Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриана Каннингема (Adrian Cunningham), Анны Моррис (Anna Morris) и Нила Фицджеральда (Neal Fitzgerald) из Архивов австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives)«Вывод из эксплуатации устаревших систем: Методология выявления и обеспечения сохранности не утративших свою деловую ценность документов из унаследованных систем» (Decommissioning of legacy systems: A methodology for indentifying and preserving records of ongoing business value in legacy business systems) была опубликована в трудах конференции iPres-2014, доступных по адресу https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf  (стр. 279-283). Об этой конференции, прошедшей в октябре 2014 года в Мельбурне, Австралия, также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/11-ipres-2014-2014.html . Вниманию читателей предлагается подборка отдельных фрагментов этой большой статьи.

Ингрид Макдональд и Анна Моррис

Нил Фицджеральд и Адриан Каннингем

В данной статье дан обзор методологии и поддерживающих её рекомендаций, разработанных Архивами австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives) в помощь государственным органам штата, утилизирующих или заменяющих унаследованные ИТ-активы, с тем, чтобы обеспечить соответствующее требованиям законодательства управление информационным контентом этих систем.

Результаты ИКТ-аудита, проведенного правительством штата в 2012 году, показали следующее:

• В ходе аудита были получены сведения о 1730 системах;


• Из них 904 системы (54%) являются «унаследованными» ИКТ-системами, потенциальными кандидатами для рационализации или вывода из эксплуатации


• 91% систем из 1730 в течение 5 лет достигнет конца своего срока службы.

Прежде чем удалять документы, содержащиеся в системах – кандидатах на вывод из эксплуатации, либо вкладывать средства в усилия по обеспечению их долговременной сохранности, органы исполнительной власти штата должны четко понимать:

• Какие документы необходимо сохранить, и сроки их хранения;


• Как получать разрешение на уничтожение либо передачу документов, которые более не нужны организации, и


• Что считается и что не считается, с точки зрения управления документами, подходящими условиями для обеспечения сохранности документов, представляющих ценность для текущей деловой деятельности организации. 

Методология Архивов Квинсленда для вывода систем из эксплуатации

Архивная служба штата рассматривает четыре различных сценария (варианта) уничтожения / обеспечения сохранности документов.

В первом сценарии все документы уже перенесены в другую систему, и, таким образом, унаследованная система содержит «копии» данных, которые более не используются в качестве документов, отражающих деятельность государственного органа, но которые, возможно, были сохранены из-за отсутствия уверенности в том, что эти копии можно на законных основаниях уничтожить. Государственные органы в этом случае могут удалить исходные документы без получения согласия Архивиста штата (руководителя архивной службы штата – Н.Х.) при условии, что они выполнили все условия миграции, указанные в выпущенном Архивами Квинсленда «Типовой перечень документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении для исходных электронных документов» (General Retention and Disposal Schedule for Digital Source Records, см. http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QDAN00678V1.pdf ).

Во втором сценарии рассматривается ситуация, в которой все документы в деловой системе перестали быть доступными, то есть их уже невозможно открыть или интерпретировать. ... Архивы Квинсленда, тем не менее, допускают, что возможны отдельные обоснованные ситуации, в которых документы в системах уже фактически были потерянны из-за какого-либо катастрофического системного сбоя или вследствие морального устаревания системы. ... Государственные органы обязаны уведомить Архивы Квинсленда об обстоятельствах «утраты» документов до их уничтожения. Государственные органы в этом сценарии не вправе уничтожать документы без предварительного предоставления Архивисту штата доказательств невозможности дальнейшего использования этих документов.

Следующий, третий сценарий касается документов в деловых системах, которые по-прежнему доступны и для которых минимальные по закону сроки хранения установлены действующими перечнями, утвержденными Архивистом штата. Государственные органы в этом случае вправе удалить документы из системы, не получая дополнительного разрешения от Архивиста штата, если минимальные сроки хранения документов истекли. Однако уничтожение документов должно быть одобрено их законным владельцем ...

Последний, четвертый сценарий касается тех документов в системах, которые не охвачены действующими нормативными документами и перечнями и, следовательно, чей минимально допустимый по закону срок хранения неизвестен. Так как, согласно закону о государственных документах штата (Queensland’s Public Records Act 2002) документы не могут быть уничтожены без разрешения, государственным органам в таком случае следует либо провести экспертизу ценности документов и получить разрешение на уничтожение, либо позаботиться об обеспечении долговременной сохранности этих документов и об управлении ими.

Реализация на практике

В период с августа по ноябрь 2014 года было проведено обследования с целью проверить,  достигла ли методология намеченных результатов. Предварительные результаты, имевшиеся на момент написания данной статьи, показали, что:

• Государственные органы вывели из эксплуатации ряд систем с использованием данной методологии;


• Государственные органы использовали подход на основе менеджмента риска для оценки вероятности того, что деловые системы и базы данных содержат высокоценные документы, подлежащие длительному хранению;


• В большинстве случаев документы из этих систем были полностью перенесены в новые деловые системы, поэтому эти системы были выведены из эксплуатации в соответствии с Типовым перечнем для исходных электронных документов;


• Многие государственные органы рассматривают последовательность миграций как  жизнеспособную стратегию обеспечения сохранности высокоценных документов длительного срока хранения до тех пор, пока в них сохраняется потребность. 


• Государственные органы хотят иметь возможность передавать периодически изготавливаемые «снимки» хранящихся в их деловых системах документов постоянного хранения в единый для всех государственных органов штата постоянный электронный архив.


• Государственные органы просят оказать им помощь в разработке стратегий обеспечения непрерывной доступности документов, особенно в отношении документов в более сложных форматах, таких форматы географических информационных систем (ГИС) и деловых систем.


• Документы из некоторых деловых систем были экспортированы в такие форматы, как PDF или форматы электронных таблиц, и сохранены в электронных системах управления документами этих государственных органов.


• Некоторые документы были экспортированы путем их распечатывания на бумаге;


• Данные реляционных баз данных из некоторых деловых систем были экспортированы в SQL-систему управления реляционными базами данных вместе с некоторыми запросами  и отчетами, предназначенными для ответа на часто задаваемые вопросы;


• Большинство из этих экспортированных документов составили документы короткого  срока хранения, однако были и другие такие документы, которым грозил риск утраты из-за устаревания технологий;


• Государственные органы использовали подготовленный Архивами Квинсленда инструментарий для разработки новых политик, инструментов, контрольных списков и шаблонов с тем, чтобы обеспечить принятие во внимание вопросов управления и уничтожения документов при проектировании заменяющих систем, а также адекватное документирование методологии миграции документов.

Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), Анна Моррис (Anna Morris) и Нил Фицджеральд (Neal Fitzgerald)

Источник: труды 11-й международной конференции по электронной сохранности iPRES-2014
https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf 
http://ipres2014.org/sites/default/files/upload/iPres-Proceedings-final.pdf