«Запроектированное» обеспечение сохранности архивных материалов: Создание сегодня систем и сервисов, способных удовлетворить архивные потребности завтрашнего дня

Этот пост открывает мини-серию переводов тезисов наиболее интересных докладов, седланных на Конгрессе Международного совета архивов 2016 года в Сеуле, Южная Корея. Это тезисы доклада д-ра Кейт Камминг (Kate Cumming), которая сейчас возглавляет группу управления документами Совета австралийского города Сидней.

В электронно-цифровую эпоху происходит значительная и быстрая трансформация документов. В результате архивы завтрашнего дня подвергаются риску. Например, регулярно повторяются следующие сценарии:

• В организациях государственного и частного секторов давно работающие унаследованные деловые системы выводятся из эксплуатации, при этом мало обращается внимание на связанную с этим утрату документов;


• Деловые процессы и поддерживающие их хранилища информации перемещаются в «облако» и в руки третьих сторон - коммерческих поставщиков услуг;


• Специфические деловые приложения и системы вытесняют общекорпоративные структуры управления контентом, в результате чего происходит фрагментация управления документами и сред, в контексте которых оно осуществляется;


• Инициативы в области открытых данных открывают доступ к [государственным] данным коммерческим организациям и общественности для перепрофилирования и повторного использования.

В данном докладе рассматриваются стратегии поддержания стабильных, осмысленных и долговечных документов в условиях этой меняющейся и быстро трансформирующейся деловой среды. В докладе, на основе изучения уроков, извлеченных из опыта работы в условиях австралийской деловой среды, будут намечены варианты смягчения распространенных рисков для информации, путем:

• Приоритетного внимания целевым проектам вывода систем из эксплуатации и миграции содержащихся в них документов и информации;


• Развертывания облачных сервисов, поддерживающих эффективное управление информацией и её поддержание;


• Налаживание партнерских отношений с коллегами из ИКТ и деловых подразделений, в интересах создание и сохранения сегодня архивных документов завтрашнего дня.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: Сборник тезисов докладов на Конгрессе МСА в Сеуле
http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%202016%20Abstracts%26biographies%20ENG%20v3%20print.pdf