В последних числах августа профильный технический подкомитет Международной организации по стандартизации (ИСО) по вопросам управления документами передал экспертам на обсуждение проект технических спецификаций ISO/DTS 21946 «Информация и документация – Анализ процессов управления документами и экспертиза их ценности (документационный анализ) в целях управления документами» (Information and documentation - Appraisal for managing records). Это обсуждение продлится до конца ноября 2016 года.
Термин «технические спецификации» не должен вводить в заблуждение – речь идёт о разработке стандарта, но все понимают, что сразу достичь консенсуса всех стран по этому документу вряд ли удастся. Если всё пройдет удачно, то с большой вероятностью спустя год-два статус документа будет изменен с «технических спецификаций» на «международный стандарт» (как это, например, имело место с различными частями стандарта по метаданным ISO 23081).
В предисловии к документу отмечается следующее:
«Документационный анализ (appraisal) представляет собой процесс оценки деловой деятельности с целью определения того, какие документы должны быть созданы и захвачены, и в течение каких сроков их следует хранить. В рамках документационного анализа понимание условий ведения деловой деятельности (делового контекста) сочетается с выявлением требований к доказательствам и оценкой риска.В пояснительной записке к проекту также обращается внимание на следующее:
Документационный анализ представляет собой регулярно выполняемый процесс, обеспечивающий учёт меняющихся законодательно-нормативных и деловых требований и общественных ожиданий в отношении создания, захвата и управления документами при внедрении документных политик, систем и процессов.
Документационный анализ должен предусматривать консультации с заинтересованными сторонами, а в некоторых случаях должен проводиться в партнерстве с группами, имеющими особую заинтересованность в создании, захвате и управлении документами.
Регулярное, систематическое проведение документационного анализа дает целый ряд преимуществ, в том числе:
Результаты документационного анализа могут быть использованы при разработке целого ряда инструментов управления документами, в том числе схем метаданных, указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении, классификационных схем и правил доступа. Такой анализ обеспечивает понимание деловой деятельности и технологий, а также более широкого контекста, в котором осуществляется деловая деятельность, что способствует надлежащему внедрению указанных инструментов при помощи политик, систем и процессов.
- соблюдение законодательно-нормативных требований к документам;
- внедрение мер по защите и управлению документами длительного и постоянного срока хранения;
- эффективное управление рисками; а также
- большую подотчетность за принятие решений, касающихся создания, захвата и управления документами.
Данные технические спецификации содержат рекомендации о том, как проводить документационный анализ, и описывают некоторые из продуктов и результатов, которые могут быть получены по её итогам. В целом они описывают практическое применение концепции документационного анализа, изложенной в стандарте ISO 15489-1:2016.
В настоящих технических спецификациях:
Данные технические спецификации могут быть использованы любыми организациями, независимо от их размера, характера деятельности и сложности их функций и структуры.»
- Перечислен ряд основных целей и задач документационного анализа в плане вопросов создания, захвата и управления документами как в современных организациях, так и в обществе в целом;
- Объясняется важность определения сферы документационного анализа;
- Объясняется, как проводить анализ деловой деятельности и определять условия, в которых она осуществляется (контекст);
- Объясняется, как выявлять требования к документам;
- Описывается взаимосвязь между документационным анализом и мерами и средствами контроля и управления документами; а также
- Объясняется, как учитывать риски при принятии решений по итогам документационного анализа.
«Концепция документационного анализа, в том виде, как она представлена в стандарте ISO 15489-1:2016 (о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/04/blog-post_28.html - Н.Х.) - в том числе как подход, ориентированный на упреждающие действия, является сравнительно новой для сообщества специалистов по управлению документами. Поскольку сам стандарт ISO 15489-1 посвящен высокоуровневым концепциям и принципам, он не предназначен для того, чтобы давать подробные рекомендации по их реализации на практике.Содержание документа следующее:
Цель предлагаемого проекта заключается в том, чтобы сформировать представление о шагах, которые необходимо выполнить в рамках документационного анализа, о вовлеченных в этот процесс людях (их ролях / функциях), о возможных результатах и тех целях, для которых эти результаты могут быть использованы. Документ станет более подробным руководством по концепции документационного анализа в смысле ISO 15489-1:2016.»
ПредисловиеИсточник: портал ИСО
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. О документационном анализе
5. Понимание особенностей деловой деятельности
6. Определение требований к документам
7. Документирование результатов анализа
8. Реализации на практике требований к документам
9. Мониторинг и пересмотр
Библиография
http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=2122&objAction=browse&sort=name
Комментариев нет:
Отправить комментарий