Штат Виктория, Австралия: Новый цифровой архив для сохранения истории штата

Данная заметка Джули МакКормак (Julie McCormack) была опубликована 5 ноября 2021 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV). Первоначально заметка была опубликована на день раньше на сайте британской Коалиции по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) и приурочена к Международному дню электронной сохранности (World Digital Preservation Day).

Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) радо объявить о завершении нашей программы модернизации электронного архива (Digital Archive Program, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-archive-program ), в рамках которой была заменена вся наша среда управления архивом и обеспечения долговременной сохранности, существовавшая с 2005 года. Данная программа представляет собой ключевую инициативу в рамках нашей «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/vers ) по обеспечению непрерывного доступа к полным, аутентичным и осмысленным электронным документам, сейчас и в будущем.

Предыстория

Закон 1973 года о государственных документах (Public Records Act 1973 ) требует от Управления государственных документов штата проведения отбора государственных документов на постоянное хранение в составе архивов штата. В роли архива правительства штата Виктория, мы храним более 600 тысяч электронных документных объектов и около 100 погонных км бумажных документов, созданных в период с 1830-х годов и до наших дней. Предоставление доступа к этим документам является ключевым элементом выполняемой Управлением роли, и ставит целью пролить свет на наше прошлое с тем, чтобы мы, как сообщество, могли лучше понять настоящее.

В наших фондах хранится более 100 погонных км документов, в том числе один из наших самых известных артефактов – «Гигантская петиция» (Monster Petition) 1981 года в поддержку избирательного права для женщин (на переднем плане)

Наши системы управления архивами и онлайн-доступа являются неотъемлемым элементом непрерывного обеспечения долговременной сохранности и доступности. Замена наших старых систем потребовалась для того, чтобы и впредь обеспечить выполнение Управлением своих обязательств.

Программа начала выполняться в 2015 году. Но перед тем, как приступить к созданию наших новых систем, мы воспользовались возможностью провести пересмотр нашей модели управления и обеспечения сохранности архивных материалов, что стало первым таким серьёзным переосмыслением для целого поколения архивистов. Используя философию «Как мы могли бы работать лучше?», мы стремились к тому, чтобы наш концептуальный подход поддерживался технологиями, а не наоборот, - т.е. чтобы наши требования к архивному описанию, обеспечению долговременной сохранности и доступу занимали бы центральное место в процессе проектирования новой системы.

Благодаря этой подготовительной работе мы можем описывать документы и их контекст вне независимости от носителя информации, в рамках одной и той же концептуальной схемы, которая обеспечивает их доступность через полностью интегрированные системы обеспечения сохранности.

Что мы создали

В рамках программы были полностью переработаны все системы PROV для архивного управления, хранения и доступа. В частности, мы построили и внедрили:

• Новую инфраструктуру электронного архива (см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-archive-program ), способную обеспечивать долговременную сохранность и поддерживать доступ к современным электронным документам;
  
  
• Пересмотренную модель архивного контроля (Archival Control Model, ACM, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/archival-control-model ), для улучшения нашей практики описания документов;
  
  
• Новую систему управления архивом для поддержки нового модели архивного контроля ACM;
  
  
• Новую систему управления вторичными активами для более быстрого доступа к оцифрованным документам;
  
  
• Новую систему управления складским хранением материалов нашей физической коллекции;
  
  
• Модернизированный онлайн-каталог;
  
  
• Расширенные функциональные возможности и сервисы заказа документов, включая улучшенный процесс подачи запроса на проведение оцифровки.

В нашем обновлённом онлайн-каталоге теперь есть мини-образы оцифрованных объектов, что значительно упрощает онлайн-поиск и доступ.

Что это значит для наших пользователей

• Ускорение процесса приёма на архивное хранение электронных документов и включения их в состав электронного архива - с сотен документов в день до нескольких тысяч документов в день;
  
  
• Возможность передачи файлов большего размера и в более широком диапазоне файловых форматов, а также возможность передачи «инкапсулированных VERS-объектов» (VEO – это используемый в штате контейнерный формат для передачи на хранение и хранения архивных электронных документов – Н.Х.) следующего поколения - VERS 3);
  
  
• Расширенные описания документов в каталоге PROV, упрощающие поиск и выявление представляющих интерес документов с помощью онлайн-каталога;
  
  
• Более быстрый доступ к цифровому контенту через онлайн-каталог;
  
  
• Новый цифровой контент: открыт доступ к более чем 25 тысячам новых цифровых изображений;
  
  
• Расширенные функциональные возможности для онлайн-поиска и заказа документов, включая:
  
  
• Показ мини-образов (thumbnails) в процессе поиска упрощает поиск и скачивание электронных документов;
  
  
• Фильтрация результатов поиска по нескольким параметрам одновременно (дата, серия, ключевое слово);
  
  
• Выбор и заказ документов по мере выполнения поиска;

В числе 25 тысяч новых изображений - фотографии отдела публикаций Министерства образования. Например, на данном снимке мы видим трёх женщин в компьютерной лаборатории, оснащённой вычислительной машиной Data General Corporation Processor, 1970-е годы, шифр PROV VPRS 14517/P0001/51,V483

Теперь, когда у нас появились новые системы, мы очень хотим усовершенствовать нашу программу приёма-передачи электронных документов на архивное хранение посредством разработки ранее невозможных творческих инновационных решений для захвата и обеспечения долговременной сохранности документов, - и позиционируем Электронный архив Управления PROV как доверенное цифровое хранилище государственной информации.

Наш новый Электронный архив не только расширяет наши возможности в сфере электронной сохранности, но и позволяет согласовать наши цели по обеспечению долговременной сохранности архивных документов с цифровой стратегией правительства штата Виктория, включая поддержку цифрового рабочего места, предоставление услуг, коллективное использование данных, обеспечение раскрытия и доступа граждан к государственной информации.

Наконец, мы надеемся, что наш Электронный архив принесет пользу всем жителям штата, давая возможность отдельным лицам и сообществам исследовать, восстанавливать связи и сохранять свою самобытность и память; и что он также будет способствовать восстановлению, возмещению ущерба и примирению.

Джули МакКормак (Julie McCormack)

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-digital-archive-preserve-victorias-history

Штат Виктория, Австралия: Управление государственных документов PROV завершило программу модернизации электронного архива и возобновляет приём на хранение электронных документов

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) в сфере управления документами государственных органов штата. Данная новость была опубликована на сайте Управления 2 августа 2021 года.

Мы рады объявить о том, что Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) 9 августа 2021 года официально завершает программу модернизации электронного архива (Digital Archive Program) Управления, которую мы начали в 2015 году. Эта программа представляет собой ключевую инициативу в рамках нашей «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS) по обеспечению доступа к полным, аутентичным и осмысленным электронным документам, сейчас и в будущем.

Мой комментарий: Об этой программе я писала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2018/11/blog-post_5.html

В рамках программы были полностью переработаны все системы PROV для архивного управления, хранения и доступа. В частности, мы построили и внедрили:

• Новую инфраструктуру электронного архива, способную обеспечивать долговременную сохранность и поддерживать доступ к современным электронным документам;
  
  
• Пересмотренную модель архивного контроля (ACM), для улучшения нашей практики описания документов;
  
  
• Новую систему управления архивом для поддержки нового модели архивного контроля ACM;
  
  
• Новую систему управления вторичными активами для более быстрого доступа к оцифрованным документам;
  
  
• Новую систему управления складским хранением материалов нашей физической коллекции;
  
  
• Новый онлайн-каталог;
  
  
• Расширенные функциональные возможности заказа документов и сервисы, такие как запрос на оцифровку.

Что это означает для Вас:

• В плане передачи на архивное хранение электронных документов, процесс включения их в архивную систему будет более быстрым. Появилась возможность передачи файлов большего размера и в более широком диапазоне файловых форматов, а также возможность передачи «инкапсулированных VERS-объектов» (VEO – это используемый в штате контейнерный формат для передачи на хранение и хранения архивных электронных документов – Н.Х.) следующего поколения (VERS 3)).
  
  
• Расширенные описания документов в каталоге PROV, упрощающие поиск и выявление представляющих интерес документов с помощью онлайн-каталога;
  
  
• Более быстрый доступ к цифровому контенту через онлайн-каталог;
  
  
• Расширенные функциональные для онлайн-поиска, и заказа документов, включая:
  
  
• Показ мини-образов (thumbnails) в процессе поиска упрощает поиск и скачивание электронных документов;
  
  
• Фильтрация результатов поиска по нескольким параметрам одновременно (дата, серия, ключевое слово);
  
  
• Выбор документов по мере выполнения поиска;
  
  
• Заказ электронных копий прямо со страницы документа без заполнения отдельной формы;
  
  
• Персональная «панель управления» (Dashboard), на которой будут отображаться Ваши прошлые и текущие заказы, время получения и просмотра, а также ссылки на электронные копии;
  
  
• Прямой заказ посредством простого ввода данных прямого заказа или загрузки электронной таблицы непосредственно на страницу оформления заказа;
  
  
• Уведомление по электронной почте о том, когда курьер может забрать заказанные Вами документы, и ещё одно уведомление о том, когда они должны быть возвращены;
  
  
• Список ожидания, который позволяет Вам получать уведомления о том, когда интересующие документы становятся доступными, если они были ранее заказаны другим органом власти или другим пользователем;

Примечание: Чтобы сделать коллекцию более доступной для общественности, была изменена терминология каталога: «единица» (unit) была изменена на «ящик» (box), а «партия» (consignment) - на «группы документов» (record groupings).

Возобновление нашей программы приёма-передачи документов

Мы благодарим Вас за терпение, проявленное в связи с приостановкой наших услуг по приёму на хранение в этот период. Выполнение программы модернизации электронного архива заняло намного больше времени, чем мы предполагали. Сейчас мы связываемся с органами исполнительной власти штата, которые уже подали заявки на передачу документов, с тем, чтобы начать приоритизацию этих проектов. Если у вас есть новая заявка на передачу электронных документов на архивное хранение, пожалуйста, начните с ознакомления с соответствующими инструкциями на нашем сайте:

• Пошаговая инструкция по передаче на архивное хранение электронных документов, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records/digital-records-transfer-step-by-step
  
  
• Пошаговая инструкция по передаче на архивное хранение физических документов,  https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records/physical-records-transfer-step-by-step

С вводом в эксплуатацию нашего нового Электронного архива, приём на хранение электронных документов становится одной из приоритетных задач нашей повестки дня, но мы также по-прежнему будем принимать на хранение партии физических документов, как сейчас, так и в будущем. Мы надеемся на сотрудничество с органами исполнительной власти штата по вопросам приёма-передачи как электронных, так и физических документов.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/digital-archive-program-complete

Штат Виктория, Австралия: Проект проведения экспертизы ценности, уничтожения/передачи на архивное хранение и обеспечения долговременной сохранности электронной почты

Я регулярно рассказываю об опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Ниже приведен перевод материала, размещенного в соответствующем разделе веб-сайте Управления (последний раз обновлён в ноябре 2020 года).

Разработка решений для управления государственной электронной почтой в системе Lotus Notes: инициатива VERS

Предыстория

Электронная почта является жизненно важным элементом ведения деловой деятельности, и электронные письма признаются государственными документами в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973). Электронная почта позволяет обмениваться идеями и принимать решения, а также поддерживает взаимодействие между всё более рассредоточенными сотрудниками. В государственной среде некоторые электронные письма также являются доказательствами, играющими ключевую роль для обеспечения подотчетности, и их следует сохранять во времени в качестве государственных документов.

С конца 1990-х годов правительство австралийского штата Виктория использовало почтовое приложение Lotus Notes в качестве основного средства обмена информацией как во внутренней работе, так и во внешнем общении. Ключевые действия и решения государственных служащих фиксируются в электронной переписке, которая является основным хранилищем документов правительства штата.

Учитывая проприетарный формат почтовых сообщений Lotus Notes и накопленные объемы хранения (хранение осуществляется онлайн и на LTO-лентах), доступ и извлечение электронных писем с целью анализа и в качестве свидетельств принятых решений может оказаться трудным, дорогостоящим и трудоёмким делом. Это означает, что ценность электронной переписки как источника информации не может быть в полной мере реализована.

Это ставит под угрозу репутацию правительства штата в плане обеспечения прозрачности и подотчётности, создает риски для текущей деятельности по государственному управлению, а также потенциальный риск появления пробелов в документированной памяти штата Виктория.

О проекте

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) выполняет проект разработки и тестирования решений для надлежащего захвата, хранения, проведения экспертизы ценности и уничтожения/передачи на постоянное архивное хранение электронной почты, накоплений в системе Lotus Notes.

Проект выполняется в виде ряда описанных ниже этапов.
 
Этап 1: Проверка работоспособности концепции (Proof of Concept, PoC), 2017-2018 годы

На первом этапе Управление провела, совместно с компанией CenITex, проверку работоспособности концепции, с целью тестирования инструмента электронного раскрытия (eDiscovery – э-раскрытие) на выборке из 4,6 миллионов электронных писем из системы Lotus Notes, принадлежащих одному из министерств штата.

В рамках проверки концепции усилия были сосредоточены на результатах процесса уничтожения/передачи, и включали выполнение следующих задач:

• Проведение первоначальной количественной и качественной оценки тестового набора сообщений электронной почты;
  
  
• Выявление дубликатов в наборе данных (мы обнаружили, что 43% электронных писем были дубликатами);
  
  
• Выявление в наборе данных малоценных документов, а также материалов, не являющихся государственными документами, посредством анализа доменных имен;
  
  
• Ручная проверка результатов с целью определения точности.

Для получения дополнительной информации, скачайте наш итоговый отчёт по первому этапу здесь: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Blog/Government%20recordkeeping/Victoria%20Government%20Email%20Machine%20Assisted%20Appraisal%20Final.pdf

Этап 2: 2019-2020 годы

На втором этапе мы использовали коллекцию наших собственных электронных писем в системе Lotus Notes (это около 1,2 миллиона писем), и провели изучение методов для:

• Удаления дубликатов электронных писем (как и на этапе проверки концепции, мы обнаружили, что более 40% писем в выборке были дубликатами);
  
  
• Объединения писем в цепочки (threading) для сохранения проводимых с использованием электронной почты обсуждений, а также для уменьшения общего количества документов в электронной почте;
  
  
• Выявления не являющихся государственными документами писем с помощью анализа заголовков электронной почты и доменных имён;
  
  
• Преобразования электронной почты в инкапсулированные объекты VERS (VERS Encapsulated Objects, VEO – это формат сдаточного информационного пакета, который ведомства обязаны использовать при передаче электронных документов на постоянное архивное хранение в Управление PROV – Н.Х.).

Ключевым результатом второго этапа стало подтверждение того, что используемый в Lotus Notes формат хранения -  Lotus Notes Storage Format (NSF), не является жизнеспособным форматом для документов в электронной почте. Это означает, что с накопленной в Lotus Notes электронной перепиской органов правительства штата необходимо будет в ближайшее время что-то делать, прежде чем эти материалы не станут полностью морально устаревшими.

Для получения дополнительной информации, скачайте наш итоговый отчёт по второму этапу здесь: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Govt%20Services%20General/Email-Stage2-Project-Summary-Report-2020.pdf  .

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/email-appraisal-disposal-preservation-project

Штат Виктория, Австралия: Опубликованы новые и пересмотренные спецификации, поддерживающие «Стандарт создания, захвата и контроля»

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Данная новость была размещена на веб-сайте Управоения 24 апреля 2020 года.

Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) выпустило новые и пересмотренные спецификации, поддерживающие «Стандарт создания, захвата и контроля» (PROS 19/05 Create, Capture and Control Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905v1.0.pdf  ).

Стандарт PROS 19/05 и спецификации к нему непосредственно поддерживают «Стратегию штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS), направленную на обеспечение создания, захвата и долговременной сохранности аутентичных, полных и осмысленных электронных документов государственного сектора штата.

Чтобы узнать больше о стратегии VERS см. публикацию «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами: Навсегда электронные, 2018–2021» (The Victorian Electronic Records Strategy: Digital Forever 2018–2021 ( https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/VERS/VERS_Digital_Forever_2018-2021.pdf  - см. также подборку постов на моём блоге https://rusrim.blogspot.com/search/label/VERS - Н.Х.).

Теперь стандарт PROS 19/05 сопровождают пять спецификаций (см. рис.):

• «Спецификации для оцифровки» (PROS 19/05 S1 Digitisation Specification,  https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s1v1.0_.pdf , версия 1.0 от 1 августа 2019 года);


• «Спецификации минимальных метаданных» (PROS 19/05 S2 Minimum Metadata Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s2v1.0_.pdf , версия 1.0 от 16 августа 2019 года);


• «Спецификации форматов для долговременного хранения» (PROS 19/05 S3 Long Term Sustainable Formats Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s3v1.1.pdf , версия 1.1 от 15 апреля 2020 года) – новая пересмотрена версия;


• «Спецификации по созданию VEO-объектов (стандартных сдаточных информационных пакетов, в виде которых электронные документы передаются на хранение в электронный архив штата. VEO можно рассматривать как формат архивного контейнера – Н.Х.)» (PROS 19/05 S4 Constructing VEOs Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s4v1.0.pdf , версия 1.0 от 15 апреля 2020 года) – новый документ;


• «Спецификации по добавлению пакетов метаданных в VEO-объекты» (PROS 19/05 S5 Adding Metadata Packages to VEOs Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s5v1.0.pdf , версия 1.0 от 15 апреля 2020 года) – новый документ.

О пересмотренных спецификациях PROS 19/05 S3

«Спецификации форматов для долговременного хранения» (PROS 19/05 S3 Long Term Sustainable Formats Specification, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1905-s3-long-term-sustainable-formats-specification ) были пересмотрены с целью включить в них дополнительные форматы, которые с большой вероятностью будут оставаться читаемыми и пригодными для использования в течение длительного времени. Спецификации теперь также содержат приложение с пояснительной информацией.

Имеющие постоянную ценность электронные документы должны храниться в одном из указанных форматов или же должны преобразовываться в них перед передачей на архивное хранение в PROV в виде «инкапсулированных объектов VERS» (VERS Encapsulated Objects, VEO).

PROV рекомендует использовать эти форматы для хранения временного срока хранения в течение длительных периодов времени, обеспечивая таким образом доступность документов в течение всего срока их хранения.

О новых спецификациях

Новые спецификации были выпущены с целью помочь разработчикам программного обеспечения проектировать системы и инструменты, которые будут создавать VEO-объекты версии 3. Имеющие постоянную ценность электронные документы должны передаваться на хранение в PROV в виде VEO-объектов, в сроки, согласованное органом исполнительной власти штата и PROV.

Новые спецификации следующие:

• «Спецификации по созданию VEO-объектов» (PROS 19/05 S4 Constructing VEOs Specification, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1905-s4-constructing-veos-specification );


• «Спецификации по добавлению пакетов метаданных в VEO-объекты» (PROS 19/05 S5 Adding Metadata Packages to VEOs Specification, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1905-s5-adding-metadata-packages-veos ).

Эти спецификации заменяют те, что были выпущены в поддержку отмененного стандарта PROS 15/03 (имеется в виду «Стандарт инкапсуляции электронной информации» - PROS 15/03 Standard for the Encapsulation of Digital Information, опубликованный в июне 2015 года и сопровождавшийся тремя спецификациями – Н.Х.). В то же время технические требования в новых спецификациях остались теми же, что и в предыдущих.

Дополнительную информацию о VEO-объектах можно найти здесь: https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/veo-creation

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-and-revised-specifications-issued

Штат Виктория, Австралия: Программа развития электронного архива

Вниманию читателей предлагается программа развития электронного архива, размещённая на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), о деятельности которого я часто рассказываю (см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV ). Следует иметь в виду, что электронный архив штата – старейший государственный электронный архив, проект создания которого был начат в самом коне прошлого века, и который успешно работает уже более 15 лет.

О программе

Общая цель программы электронного архива заключается в увеличении отдачи и масштабов использования изначально-электронных и оцифрованных документов штата Виктория (инициатива VERS).

Эта цель непосредственным образом согласуется с целью «электронные навсегда» (digital forever), сформулированной в «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers ) - помогая правительству штата управлять и обеспечивать долговременную сохранность во времени полных, документированных и аутентичных электронных документов.

Для достижения этой цели Управление государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV) проводит обновление и совершенствование всей своей среды электронной архивации. Это означает замену действующего электронного архива, в котором мы храним электронные документы постоянного срока хранения, равно как и различных систем, которые мы используем для эффективного приёма на хранение, обеспечения сохранности и доступа к электронным и аналоговым документам из наших фондов.

Что это означает для Вас?

В конечном итоге выполнение данной программы будет означать более быстрый приём и ввод электронных материалов в архивную систему хранения, более широкие возможности управления пользователями, большую безопасность, а также упрощение процесса запроса документов.

В то же время в краткосрочной перспективе, пока все проекты находятся в стадии выполнения, Вы можете заметить, что мы не сможем поддерживать тот же уровень обслуживания в части новых проектов приема-передачи и экспертизы ценности документов. Приоритет будет отдаваться уже начатым проектам такого рода.

Обзор программы

Выполнение программы началось в 2017 году и, как ожидается, она будет завершена к концу 2019 года. Программа состоит из множества отдельных проектов, описанных ниже.

Пересмотренная модель архивного контроля (Revised archival control model). Мы провели пересмотр используемого нами метода каталогизации государственных документов (модель архивного контроля) с тем, чтобы расширить наши способности описывать документы, сохранять их и делать доступными. Данная модель является расширением предыдущей модели, и предполагается её постепенное внедрение с обеспечением в то же время обратной совместимости. Модель соответствует национальному стандарту Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 5478:2015 «Эталонный набор элементов метаданных для управления документами» (Recordkeeping metadata property reference set (RMPRS), объёмом 99 страниц, см. https://infostore.saiglobal.com/en-gb/Standards/AS-NZS-5478-2015-111082_SAIG_AS_AS_232383/ - Н.Х.). Благодаря этому Управлению будет проще коллективно использовать и обмениваться метаданными с другими организациями, - и оно одним из первых в мире согласует свою работу с проектом стандарта архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC), подготовленным Международным советом архивов (МСА). (Проект завершён)

Система управления архивными документами (Archival management system). Это основная система, используемая нашим персоналом для приёма на хранение, управления и описания документов и взаимосвязанных с ними лиц и организаций. Она заменит нашу действующую систему и будет включать пересмотренную модель архивного контроля. (В работе)

Электронный архив (программное обеспечение и хранилище). Он заменит наш действующий электронный архив, который сейчас работает очень медленно, и который уже невозможно обновлять. Новый электронный архив сможет принимать на хранение разнообразные форматы и будет работать гораздо быстрее, чем раньше. Этот проект также включает в себя создание физической системы хранения для хранилища электронного архива. (В работе)

Вспомогательная система управления активами (Secondary asset management system). Данная система будет содержать копии всех наших изначально-электронных и оцифрованных документов, доступ к которым открыт. Как только эта система заработает, она позволит нашему веб-сайту отображать документы с использованием сервисов преобразования изображений и просмотра, более подробно описанных ниже. В настоящее время идёт загрузка документов в систему. (В работе)

Новые сайт и поисковая система. Данный проект включает в себя разработку нового веб-сайта и системы управления контентом. В него также входит расширение функциональных возможностей нашей поисковой системы, с тем, чтобы дать пользователям возможность искать, просматривать и запрашивать доступ к документам через единый интерфейс на новом веб-сайте, заменяя отдельную онлайн-систему «Доступ к коллекциям» (Access the Collection). У пользователей также появится возможность видеть результаты поиска в виде мини-иконок, а затем скачивать копии документов в удобном для них формате. (В работе)

Стандарт VERS «Стратегии штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy). Принципы и требования, установленные действующим стандартом VERS (см. https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies/vers-standard , о нём см. также, например, пост на блоге http://rusrim.blogspot.com/2016/06/vers-1.html - Н.Х.) будут включены в стандарты Управления PROV по вопросам управления документами (см. https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies ), так что органы исполнительной власти смогут пользоваться единой нормативной базой. Мы также пересматриваем и расширяем требования VERS в рамках перехода от VERS редакции 2 к VERS 3-й редакции, что обеспечит большую гибкость при представлении электронных документов. Передаваемые впоследствии на архивное хранение в PROV электронные документы должны будут соответствовать либо VERS 2, либо VERS 3. Чтобы облегчить процесс передачи, PROV также разрабатывает приложение neoVEO и поддерживающие его руководства, помогающие государственным органам вручную создавать готовые к передаче в архив VERS-контейнеры. (В работе)

Компьютерная инфраструктура. Основная компьютерная инфраструктура для размещения нашего электронного архива и других деловых приложений. (В работе)

Поддержка постоянных электронных идентификаторов (Persistent identifier). Поддержка присвоения объектам глобально-уникальных идентификаторов (например, URL-адресов) для обеспечения согласованного доступа к документам. (Проект завершён)

Единая точка входа (Single sign-on). Возможность использования одного логина в нескольких системах. Например, в новой системе представители общественности смогут подключаться к определенным ресурсам PROV, используя свою учетную запись в Facebook или Google. (В работе)

API-интерфейсы прикладного программирования. Эти интерфейсы обеспечат другим заинтересованным сторонам (например, веб-сайту Национальной библиотеки Австралии Trove, https://trove.nla.gov.au/ ; другим библиотекам и университетам) получить доступ к объёмным данным для повторного использования. (В работе)

Система онлайн-заказа, оплаты и складского учета. Все перечисленные выше проекты осуществляются параллельно с проектом замены системы, управляющей учетом и хранением наших физических документов, включая подсистему онлайн-заказа документов и оплату изготовления копий. (В работе)

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/digital-archive-program

Штат Виктория, Австралия: Что такое «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами»? Часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2018/09/1_17.html )

Электронные навсегда

Сохраняющие свою ценность документы должны оставаться доступными до тех пор, пока в них есть потребность. Управление государственных документов разработало контейнерный формат для длительного хранения электронных документов, называющийся «Инкапсулированный объект VERS» (VERS Encapsulated Object, VEO).

Имеющие постоянную ценность электронные документы, (относительно документов постоянного и временного срока хранения, см. нашу страницу по вопросам экспертизы ценности https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/appraisal ), а также некоторые документы длительного временного срока хранения должны быть преобразованы в VEO-контейнеры. Вывод из эксплуатации или закупка систем предоставляют государственным органам возможность проанализировать требования к срокам хранения документов и, возможно, передавать документы на архивное хранение в PROV.

Воспользуйтесь приведенной на рис.3 схемой принятия решений, касающихся обеспечения долговременной сохранности электронных документов, чтобы определить, когда электронные документы должны быть преобразованы в VEO-контейнеры.

Рис.3. Схема принятия решений, касающихся обеспечения долговременной сохранности электронных документов

Дополнительную информацию Вы можете найти на страницах нашего сайта, посвященных созданию VEO-контейнеров ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/veo-creation ) и пошаговой процедуре передачи электронных документов на архивное хранение ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records/digital-records-transfer-step-by-step ).

Запроектированное электронное управление документами (Digital Recordkeeping by Design)

При внедрении систем, которые осуществляют управление и обмен информацией, важно учитывать требования к управлению документами. Перед внедрением государственным органам необходимо принять во внимание:

• объем, типы и требуемые сроки хранения документов, которыми необходимо управлять;


• то, каким образом управление документами может выполняться / быть встроено в архитектуру новой системы.

Воспользуйтесь приведенной на рис.4 схемой принятия решений по поддержке концепции запроектированного управления документами для определения требований к управлению документами для деловых систем.

Рис.4. Схема принятия решений, поддерживающих запроектированное управление документами в информационных системах

Дополнительную информацию Вы можете найти в разработанном архивно-документационной службой австралийского штата Новый Южный Уэльс (State Archives and Records NSW) контрольном списке по оценке деловых систем (Checklist for assessing business systems, https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/checklist-for-assessing-business-systems ), а также в стандартах PROV по вопросам управления документами  ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies ).

В библиотеке документов на нашем сайте (Document Library, https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-policies-rdas ) Вы также можете найти применимые в Вашем органе или учреждении типовые перечни документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authorities (RDAs).

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers

Штат Виктория, Австралия: Что такое «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами»? Часть 1

Мой комментарий: Австралийский штат Виктория одним из первых в мире создал государственный электронный архив, в основу деятельности которого положена концепция и система стандартов VERS, от Victorian Electronic Records Strategy – «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами».

Электронные документы положено передавать на архивное хранение в разработанном архивно-документационной службой штата контейнерном формате VEO. Контейнеры VEO (в 3-й версии – ZIP-файлы, ранее - XML-файлы) содержат документы и их метаданные, и подписываются электронной цифровой подписью. Сертифицированные СЭД государственных органов обязаны поддерживать экспорт в формат VEO. Распространяются инструменты, позволяющие создавать VEO-объекты вручную или путем их интеграции в информационные системы; а также инструменты, позволяющие автономно работать с VEO-объектами.

Об этой стратегии я уже писала несколько раз, см. подборки https://rusrim.blogspot.com/search/label/VERS и https://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV .

Вниманию читателей предлагается перевод обновленной недавно страницы о стратегии VERS, выложенной на сайте разработчика стратегии – Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Хронология проекта VERS

Что такое стратегия VERS?

«Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» направлена на обеспечение государственным сектором штата Виктория создания, захвата/сбора и долговременной сохранности полных, аутентичных и осмысленных электронных документов.

Эта цель достигается путём запроектированной поддержки электронных технологий (digital by design), автоматизации управления электронными документами и его интеграции в деловые процессы, а также посредством обеспечения долговременной сохранности и доступности надежных электронных документов, а также возможности их отыскивать.

Рис.1. Основные элементы стратегии VERS

Предпочтение электронным документам (Digital First)

Зафиксированную на бумажных носителях информацию, как правило, труднее отыскивать, и она менее доступна, чем электронная информация.

Управление государственных документов штата Виктория (PROV) поощряет освоение органами правительства штата подхода, предусматривающего «изначальное создание документов в электронном виде, и управление ими в дальнейшем в электронном виде» (born digital, stay digital), что позволяет избежать дорогостоящей ретроспективной оцифровки.

Воспользуйтесь приведенной на рис.2 схемой принятия решений, отдающей приоритет электронным технологиям и документам (Digital First Pathway), чтобы определить, когда документами следует управлять в электронном виде.

Рис.2. Схема принятия решений, касающихся способа управления документами

Дополнительную информацию можно найти на странице нашего сайта, посвященной вопросам оцифровки ( https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/digitisation ), а также в выпущенном Национальными Архивами Австралии руководстве по сокращению объёмов бумажных документов (Reducing paper stockpiles, см. http://www.naa.gov.au/information-management/digital-transition-and-digital-continuity/reducing-paper-stockpiles.aspx ).

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2018/09/2_18.html )

Источник: сайт PROV
https://www.prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/vers

Штат Виктория, Австралия: Обеспечение долговременной сохранности и доступности государственных документов – из прошлого в электронное будущее, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/1_29.html )

Вопрос: Выполняете ли Вы все свои текущие проекты одновременно? Есть ли какие-либо конкретные вехи или сроки?

Ответ: У нас есть конкретные сроки для этапов внедрения новых технологий. Например, мы только что запустили новый веб-сайт, который содержит некоторые базовые наработки для  инструмента, поддерживающего создание контента пользователями, о котором я говорила. Это первый шаг в том плане, что мы запустили бета-версию сайта, с тем, чтобы получить обратную связь от наших пользователей и усовершенствовать систему.

Этой работой мы занимались в течение последних 12-18 месяцев, и два месяца ушло на запуск сайта. Ещё одна работа, которую мы выполняем -  это создание нового электронного архива, представляющего собой хранилище для изначально-электронных документов, которые никогда не распечатывались и должны оставаться в электронной форме. Мы должны обеспечить их архивацию, помещение на хранение, уход за ними и доступ к ним. У нас есть действующий электронный архив, но возраст используемой в нём технологии  составляет уже 10-15 лет, поэтому мы в настоящее время создаем новый электронный архив и планируем завершить эту работу в течение 2 лет.

Таким образом, у нас есть конкретный график внедрения технологий, однако важнейшие работы являются продолжающимися.  Технология является лишь инструментом, позволяющим нам решать поставленные перед нами задачи.

Вопрос: Как вы балансируете усилия на управление существующей инфраструктурой и на внедрение новых технологий?

Ответ: Здесь есть два аспекта. Первый аспект затрагивает наши собственные внутренние технологии и системы, которыми мы владеем и управляем, либо приобретаем где-то еще. Наши принципы в этой части развивались в течение многих лет – говоря в общем, мы подбираем  в основном системы, которые основаны на открытых стандартах, желательно с открытым исходным кодом, имеют ряд API-интерфейсов, обеспечивающих доступ к ним из других систем. Самое главное, системы должны быть спроектированы таким образом, чтобы из них легко можно было извлечь данные в случае перехода на другие системы. Таковы наши принципы, но мы не во всех случаях им соответствуем, особенно когда речь идёт о некоторых из наших самых старых систем, так как они были созданы ещё до появления открытых стандартов и до того, как открытое программное обеспечение стало реальностью.

Второй вопрос касается документов, в особенности изначально-электронных – это проблема различных форматы, которые используются государственными органами для создания документов. Как легко догадаться, существует целая куча различных технологий, которые были использованы для создания изначально-электронных документов, и нашей задачей является управление этими документами таким образом, чтобы они по-прежнему оставались доступными и в далеком будущем. Так что спустя 50, 100 или 200 лет они по-прежнему должны быть доступны, потому что имеют непреходящую ценность для народа Виктории. Так что это проблема форматов и их устаревания.

Наш подход к решению данной проблемы заключается в том, что мы устанавливаем стандарты, определяющие форматы, которые мы принимаем в наш архив, и элементы метаданных, которые нам нужны для последующего управления этими электронными объектами и форматами. Мы установили ряд критериев, позволяющих определить, какие форматы будут иметь более длительный срок службы, и мы принимаем изначально-электронные документы только в этих форматах, поэтому мы в состоянии управлять ими и обеспечивать доступ к ним во времени.

Мы не хотели бы, чтобы у нас на руках оказалась масса документов в устаревших форматах, которые невозможно прочитать.

Вопрос: Что касается взаимодействия с другими государственными ведомствами - Вы работаете с каждым отдельным государственным органом? Что включает такая работа?

Ответ: Для создания стандартов мы обычно создаем группу, в которой представлены  заинтересованные стороны, а также публикуем проекты стандартов для обсуждения, поэтому у государственных органов есть много возможностей высказаться, в какой степени они способны соответствовать их требованиям.

В плане исполнения, в нашем законодательстве есть положение, возлагающее на руководителей всех государственных органов штата ответственность за соблюдение этих стандартов. Если у них возникают проблемы, мы модем прийти и, где возможно, оказать им помощь и поддержку. Это может быть, например, сделано в форме конкретных советов по проблемным вопросам, связанным с унаследованными базами данных (такие вопросы регулярно возникают). В этих случаях мы даем государственным органам свои рекомендации.

Иногда мы выпускаем рекомендации общего характера. Мы опубликовали, например, советы по использованию облачных вычислений, а также относительно того, о чем следует подумать, если Вы хотите использовать облачные услуги.

Вопрос: Каким образом Ваше ведомство обеспечивает защиту данных и неприкосновенность частной жизни?

Ответ: Коллекции и документы, которыми мы управляем, содержат информацию, относящуюся к различным категориям. Большинство документов являются открытыми, и с ними может ознакомиться любой, кто хочет получить к ним доступ. Таким образом, мы в большей степени уделяем внимание вопросам доступа, чем безопасности. Очевидно, что нам нужно предотвратить какую-либо компрометацию этих документов и сохранять их целостность, и у нас реализованы для этого соответствующие механизмы.

Есть части коллекции, которые закрыты для публичного доступа на определенное время. Одной из причин может быть наличие конфиденциальной информации о физических лицах. Это могут быть, например, медицинские документы, тюремные документы, документы об опекаемых детях, которые мы, естественно, не можем открыть для общественности. Таким образом, эти документы защищаются, и мы не предоставляем к ним доступ.

Эти два широких класса, и мы используем разные подходы в зависимости от статуса информации. Документы оцениваются с точки зрения наличия в них персональных данных при поступлении в организацию, так что соответствующая классификация проводится заранее и на ранних стадиях.

Вопрос: Какие достижения и проблемы Вы бы отметили за 13-летний период Вашей работы в Управлении государственных документов?

Ответ: Одной из областей, где, как мне кажется, мы добились больших успехов, является управление электронными документами. Мы одними из первых в Австралии, да и в мире, разработали стратегию управления электронными документами во времени, которая называется «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. http://prov.vic.gov.au/government/vers ) - она действует уже в течение довольно длительного времени, с 1990-х годов. Данная стратегия направляет наши усилия в области  управления электронной информацией и документами государственных органов.

На основе стратегии VERS был создан электронный архив, в этом вопросе мы были одними из первых в Австралии, и фактически первыми, кто разработал сквозную технология электронного архива, способного принимать электронные документы на хранение, надежно хранить их и обеспечивать доступ к ним. Я считаю это замечательным достижением.

Одной из проблем является то, что технологии часто меняются, а государственные органы нередко склонны внедрять новые технологии, не думая о вопросах управления информацией, которые имеют важное значение. В конечном итоге нам приходится иметь дело с большим количеством устаревших технологических решений, содержащих важную государственную информацию, не имея при этом никаких реальных способов для извлечения или управления этой информацией.

Интервью вел Дин Ко (Dean Koh)

Источник: сайт OpenGov
http://www.opengovasia.com/articles/7250-exclusive-managing-the-preservation-and-accessibility-of-public-records-from-the-past-into-the-digital-future

Штат Виктория, Австралия: Обеспечение долговременной сохранности и доступности государственных документов – из прошлого в электронное будущее, часть 1

Интервью, взятое представителем сайта OpenGov по тематике «открытого правительства» Дином Ко (Dean Koh – на фото слева) у Хранителя государственных документов - директора Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) г-жи Джастин Хезелвуд (Justine Heazlewood – но фото внизу) было опубликовано на сайте  OpenGov 30 ноября 2016 года.

Вопрос: Не могли бы Вы подробнее рассказать нам о Вашей роли в дейтельности Управления государственных документов штата?

Ответ: Управление государственных документов штата Виктория ( http://prov.vic.gov.au/ ) выполняет функции архивов правительства штата. У нас есть документы, датируемые  1830-ми годами. Мы храним около 100 погонных км бумажных документов. Само собой разумеется, сейчас государственными органами также создается много изначально-электронных документов, поэтому мы поддерживаем гибридные бумажные и электронные архивные фонды. В интересах обеспечения доступности  бумажные документы оцифровываются, так что мы можем предоставить к ним онлайн-доступ.

Руководитель PROV г-жа Джастин Хезелвуд

Ещё одно направление работы Управления – это разработка стандартов в области управления документами для всех органов исполнительной власти штата Виктория. В электронной среде нет большой разницы между документами и информацией, и это означает, что фактически мы также устанавливаем стандарты в области управления информацией.

Эти стандарты охватывают вопросы доступа и безопасности, создания документов и их  уничтожения - поскольку большая часть создаваемой государственными органами информации может быть уничтожена по истечении определенного периода времени. Это та работа, которую мы выполняем, а моя работа состоит в том, чтобы руководить деятельностью Управления.

Вопрос: Каковы ключевые инициативы, которые Управление осуществляет прямо сейчас?

Ответ: Одним из направлений работы, на которое мы обращаем особое внимание, это обеспечение доступа к документам. Как Вы понимаете, у нас имеется много бумажных документов, к которым довольно трудно добраться, если только Вы не придете туда, где они хранятся (это место находится в Мельбурне), - и Вам придется работать с документами «вручную». Для многих людей это не очень удобный вариант доступа. Мы опубликовали в Интернете наши описи, с тем, чтобы люди могли установить наличие у нас интересующей их информация, но они не обязательно смогут получить к ней доступ.

По мере того, как мы всё глубже входим в электронную эпоху, мы стремимся обеспечить равную доступность документов для всех жителей штата. Нам нужно понять, как мы могли бы обеспечить доступ для тех, кто не сможет прийти в наше хранилище в Мельбурне – это люди, которые могут жить и работать очень далеко, и нам нужно решить, как решить вопрос доступа для них. Один из возможных решений является оцифровка документов, позволяющая открыть к ним доступ через Интернет. Звучит это вроде бы просто, всего-то вроде бы нужно создать электронный образ документа – но на деле одним этим доступность документов для людей не обеспечить, потому что образ не раскрывает в полной мере то, о чем говорит текст данного документа.

Для машинописного или созданного при помощи компьютерной техники документа не так уж трудно разобраться, что сказано в тексте, однако когда речь заходит о рукописных документах 19-го века, то намного сложнее использовать что-то вроде распознавания текста для обеспечения доступности, или же преобразовать рукописный текст компьютерный текстовой формат. Здесь нам приходится использовать людей. У нас работает много волонтеров, которые транскрибируют эти документы с тем, чтобы можно было вести по ним полнотекстовой поиск.

Обеспечение доступности материалов совсем не сводиться к одной лишь их оцифровке, помимо которой нужно выполнить большой объём дополнительной работы. Она включает захват метаданных о графических образах, поскольку, опять-таки,  если я просто сфотографирую множество объектов и отправлю Вам созданные файлы, доступ к этим материалам будет не слишком удобным, поскольку Вам придётся открыть и просмотреть каждый файл, чтобы найти тот единственный, который Вам нужен. Поэтому нам нужно захватить метаданные о каждом из графических образов, чтобы сделать их доступными – и эта часть работы требует немало умственных усилий и трудозатрат.

Другим аспектов проблемы является то, что система государственных органов и учреждений очень большая и сложная, и для людей может быть непросто ориентироваться в этой среде с тем, чтобы выяснить, какие документы им на самом деле  нужны. Они знают, какая информация их интересует, но могут не знать, в каких именно документах она содержится и какие государственные учреждения создали эти документы.

Наша информация на данный момент структурирована по выполняемым государственными органами функциям / службам, поэтому если Вы не знаете, какое конкретное подразделение министерства или государственного органа  создало искомые документы, найти их будет довольно трудно. К нам может прийти человек, интересующийся кадровыми документами своего деда, который, как ему известно, был государственным служащим – но он не знает, в каком конкретно подразделении тот работал. Как же найти эту информацию? Придётся просмотреть кадровые дела в фондах каждого министерства, что очень трудоёмко.

Так что ещё одна из наших инициатив - это поиск решения, позволяющего взять имеющиеся метаданные и информацию о документах и представить их в такой форме, чтобы пользователям легко было вести поиск и отыскивать то, что им нужно.

Вопрос: Насколько далеко продвинулись Ваши проекты по реализации этих инициатив - оцифровки документов и создания удобных для пользователей инструментов поиска?

Ответ: Мы уже довольно долго занимаемся этими вопросами, вероятно, более десяти лет. Это не работа, которая в один прекрасный день завершится, это продолжающийся проект, в рамках которого мы можем развернуть дополнительные технологические решения по мере совершенствования технологий. Если, например, инструменты для аналитики данных станут более удобными для пользователей, то мы сможем использовать их для представления нашей коллекции по-другому, в других разрезах, что обеспечит пользователям иной вариант доступа к материалам.

К примеру, недавно мы сделали следующее - мы взяли все метаданные о наших документах, доступные в виде каталогов, и использовали средство визуализации для отображения связей между различными подразделениями и службами государственного аппарата. Поскольку с течением времени государственные ведомства изменяются, меняются как их названия, так и их функции. Так что если Вас интересуют, скажем, вопросы образования, то Вам, вероятно, придётся иметь дело с документами 30 - 40 государственных органов, играющих или игравших определенную роль в этой области. Так как же отобразить пользователям эту информацию как-то иначе, чем в виде длинного списка?

Сделать это можно с помощью инструмента визуализации (см. http://beta.prov.vic.gov.au/explore-collection#education ). Если ввести слово «образование» (education), будет сформирована схема, показывающая все ведомства, которые когда-либо занимались данным вопросом, и взаимосвязи между ними. Инструмент визуализации выложен в открытом доступе, соответствующий снимок экрана приведен ниже.

Результат работы инструмента визуализации. Схема отображает данные о 407 сериях документов, 362 органах власти и 19 функциях

Новый проект, работа над которым ещё продолжается, направлен на создание инструмента для тех, кто готов добровольно поработать на нас с тем, чтобы сделать документы более доступными. Он дает возможность волонтерам делать это в комфортных условиях собственного дома. Волонтеры смогут сообщить о своей готовности транскрибировать некоторые из оцифрованных нами документов, мы сможем передать им графические образы, и инструмент позволит им вводить текст, работая у себя дома.

Созданные волонтерами данные мы будем использовать для того, чтобы сделать нашу коллекцию более доступной. Приведу ещё один пример: у нас хранится очень много ранних исторических карт штата Виктория, и они не снабжены какими либо географическими тегами. Если кто-то захочет проделать эту работу на дому, взять эти изображения и сделать географическую привязку, добавив теги с геолокационной информацией, то затем мы могли забрать эти данные обратно, сделав их более доступными. Если сейчас нужно знать старое название места или что-то подобное, то в будущем пользователи смогут запросить текущее название места и отыскать интересующую их карту.

Это те проекты, которые мы рассматриваем, но пока не реализовали до конца, и работа над ними продолжается.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/2_30.html )

Интервью вел Дин Ко (Dean Koh)

Источник: сайт OpenGov
http://www.opengovasia.com/articles/7250-exclusive-managing-the-preservation-and-accessibility-of-public-records-from-the-past-into-the-digital-future

Штат Виктория, Австралия: Что случилось со стандартом VERS? Часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/vers-1.html )

Одной из главных целей пересмотра и обновления стандарта VERS было улучшение обработки больших двоичных объектов (таких, как видеозаписи и базы данных). Согласно предыдущей редакции стандарта, весь двоичный контент следовало закодировать в кодировке Base64 до включения в представляющий документ XML-файл. Это на треть увеличивало объём документа, и большие объекты становились еще больше.

Чтобы избежать этого, мы отказались от использования единого XML-файла для инкапсуляции компонентов документа. Вместо этого инкапсулированный объект теперь представляет собой ZIP-файл, содержащий контент документа и XML-файлы, описывающие структуру документа и содержащие его метаданные и усиленные электронные подписи.

Мой комментарий: Возникает вопрос – не придется ли теперь электронному архиву штата Виктория проводить массовое преобразование в новый формат ранее принятых на архивное хранение электронных документов, по истечении чуть более десятилетия с момента внедрения контейнерного формата?

ZIP был выбран в качестве формата инкапсуляции (контейнерного формата – Н.Х.) в связи с тем, что он может работать с файлами очень большого размера, поддерживает сжатие и чрезвычайно широко распространен. Выбор конкретного механизма инкапсуляции не является критическим, поскольку при необходимости будет несложно повторно «переупаковать» документы.

Файловые форматы для долговременной сохранности

Ключевым элементом стратегии VERS является то, что контент документов принимается на хранение только в одобренных для целей долговременного хранения форматах. Отбираются те форматы, которые вряд ли устареют в течение очень долгого времени. Количество одобренных форматов ограничено, чтобы уменьшить в длительной перспективе расходы на поддержание доступности файлов в таких форматам. Контент в иных форматах должен быть мигрирован в одобренные форматы.

Список одобренных для долговременного хранения форматов в новой редакции стандарта VERS был расширен. Некоторые из новых форматов имеют дело с типами информации, которые ранее не были охвачены, например, с веб-архивами.

Некоторые из новых форматов, однако, были добавлены с целью уменьшить затраты государственных органов на подготовку документов. Преобразование документов в форматы для долговременного хранения – задача сложная. Проводимая должным образом  миграция обходится дорого, поскольку требует приобретения специального программного обеспечения, проведения предварительного тестирования с целью обеспечения  точности преобразования, выполнения собственно миграции и, наконец, проведения по окончании преобразования аудита полученных файлов. Важно свести миграцию к минимуму, в первую очередь из тех форматов, с которыми вряд ли возникнуть проблемы при длительном хранении.

Широко распространенные форматы, доминирующие в соответствующем сегменте рынка, вряд ли могут в обозримом будущем вызвать проблемы, связанные с обеспечением их сохранности. Примерами таких форматов являются базовые форматы Microsoft Office (Word, Excel и PowerPoint), а также звуковые файлы формата MP3. Все продукты в этих сегментах рынка, чтобы быть жизнеспособными, должны поддерживать эти распространенные форматы - объёмы унаследованного контента просто слишком велики, чтобы кто-то стал использовать неподдерживающий эти форматы продукт. По данной причине крайне маловероятно устаревание этих форматов в обозримом будущем.

Мой комментарий: Неужто здравый смысл (а также необходимость сокращать неоправданные расходы) всё-таки победил застарелую ненависть определенных групп политиков и специалистов к компании Microsoft и её продуктам? :)

И даже если эти форматы действительно устареют, объёмы устаревшего контента будут таковы, что программы преобразования для этих форматов будет жизнеспособными продуктами. По этим причинам Управление государственных документов добавило ряд таких распространенных форматов в список форматов, одобренных для целей долговременной сохранности, включая базовые форматы Microsoft Office - Word, Excel и PowerPoint. Государственные органы и поставщики, использующие предыдущую версию стандарта VERS, могут использовать этот расширенный набор форматов, так как мы пересмотрели документ PROS 99/007 Спецификация 4 «Форматы для долговременного хранения документов» (Specification 4 - Long Term Preservation Formats).

Мой комментарий: Новые спецификации, получившие номер PROS 15/03 S3, доступны по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/01/PROS1503S3v1.0.pdf

Упрощение стандарта

Мы упорно работали над уменьшением объёма и сложности текста стандарта VERS. Это было непростой задачей, поскольку мы также хотели сделать стандарт более мощным и гибким.

Значительные упрощения были сделаны путем:

• Исключения редко используемых функциональных требований и метаданных;


• Ссылок на внешние спецификации и стандарты (такие, как описание формата ZIP и два стандарта метаданных);


• Описания процесса построения инкапсулированного объекта VEO (документа/документов в контейнерном формате – Н.Х.), а не его спецификаций.

Объём стандарта (вместе со спецификациями и вспомогательными рекомендациями) был сокращен с 401 до 64 страниц.

Государственные органы и учреждения штата Виктория могут использовать обновленный стандарт для внутренних архивных целей уже сейчас. Управление государственных документов (PROV), однако, сможет начать прием электронных документов, сформированных в соответствии с новым стандартом, лишь с 2018 года, когда будет перестроен наш электронный архив. Обновленный стандарт был опубликован заранее, чтобы помочь поставщикам и государственным органам разобраться в нём. Государственные органы также могут сразу использовать дополнительные форматы для долговременного хранения, поскольку мы соответствующим образом обновили и предыдущую версию стандарта.

До ввода в эксплуатацию нового электронного архива государственные органы должны для передачи электронных документов на архивное хранение в PROV использовать старый формат VERS.

Поскольку государственные органы и поставщики уже сделали значительные инвестиции в формат VERS, Управление государственных документов продолжит принимать документы из систем, которые были сертифицированы на соответствие предыдущей версии VERS.

Обновленный стандарт VERS доступен на веб-сайте PROV по адресу  http://prov.vic.gov.au/government/vers/implementing-vers/standard-2 . На этой же странице  доступны инструменты для создания и проверки VEO-объектов нового формата. Эти инструменты написаны на Java и могут быть использованы поставщиками и государственными органами на условиях лицензии CC-BY.

Эндрю Во (Andrew Waugh)

Источник: сайт Image and Data Manager (IDM)
http://idm.net.au/article/0011016-what-s-happened-vers-standard

Штат Виктория, Австралия: Что случилось со стандартом VERS? Часть 1

Статья Эндрю Во (Andrew Waugh – на фото), ведущего специалиста по стандартам и политике Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), была опубликована 20 мая 2016 года на сайте журнала Image & Data Manager (IDM), рассказывающего о сотрудничестве в сфере управления информацией специалистов Австралии и Азиатско-Тихоокеанского региона.

Штат Виктория одним из первых в мире создал государственный электронный архив, в основу деятельности которого положена концепция и система стандартов VERS – от Victorian Electronic Records Strategy – «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами», см. http://prov.vic.gov.au/government/vers . В статье рассказывается о дальнейшем развитии этого стандарта.

О стратегии VERS см. также посты http://rusrim.blogspot.ru/2012/05/vers.html , http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/vers.html и http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/vers.html .

Думаю, отечественным коллегам полезно будет сопоставить подход к стандартизации государственных электронных документов архивно-документационной службы, имеющей более чем десятилетний опыт успешной эксплуатации государственного электронного архива – и достижения Росархива и ВНИИДАД, включивших в свои нормативные документы туманную фразу о том, что электронные документы надо будет сдавать в архивы в виде ZIP-контейнеров, и тем ограничившихся.

Следование влиятельному стандарту «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS) является важным мерилом при оценке электронных систем управления документами и контентом (Electronic Document and Records Systems, EDRMS), в том числе и за пределами этого южного штата Австралии. Управление государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV) только что завершило первый крупный пересмотр стандарта VERS с 2002 года, реагируя на потребность государственных органов в большей гибкости в части того, где хранятся и как могут быть представлены электронные документы

Новая редакция стандарта VERS:

• Допускает значительно большую гибкость в части представления электронных документов (имеется в виду гибкость в плане структуры документа и состава его метаданных – Н.Х.);


• Является более эффективным в случаях, когда приходится иметь дело с большими по объёму двоичными объектами (такими, как видеозаписи и базы данных);


• Предоставляет возможность выбора из более широкого круга форматов, что позволяет снизить затраты на преобразование (конверсию) форматов, а также


• Значительно короче и легче для понимания.

Эти улучшения являются существенными с точки зрения пользователя / интегратора,  поскольку благодаря им снижаются затраты, повышается удобство использования и обеспечивается большая гибкость.

Мы опубликовали новый стандарт именно сейчас, чтобы у поставщиков и пользователей было время познакомиться с ним. В то же время важно иметь в виду, что Управление государственных документов штата (PROV) не будет принимать документы в новом стандарте VERS, пока не будет введен в эксплуатацию новый электронный архив (это произойдёт где-то в середине 2018 года). Органы исполнительной власти уже сейчас могут использовать новые файловые форматы для долговременной сохранности, дополняющие список файловых форматов старого стандарта VERS. Для защиты инвестиций, сделанных органами власти и поставщиками в действующий стандарт, Управление взяло на себя обязательство продолжить приём документов в старом формате VERS.

Мой комментарий: Стандарт VERS описывает контейнерный формат для целей архивного хранения электронных документов. В контейнер, среди прочего, вкладываются сами документы, которые должны быть представлены в файловых форматах, пригодных для длительного хранения.

Стратегия VERS была разработана Управлением государственных документов в 1998 году для управления сохранением электронных документов в государственных органах власти и в архивах. В рамках этой работы был создан PROS 99/007 «Стандарт управления электронными документами»  (Standard for the Management of Electronic Records), известный также как «стандарт VERS». Этот стандарт был пересмотрен в 2002 году в рамках процесса создания Управлением электронного архива штата.

Почему понадобился пересмотр стандарта VERS?

В масштабе времени электронной эпохи, 1998 год и даже 2002 год - это уже далёкое прошлое. Технологии и знания в сфере обеспечения долговременной сохранности электронных материалов за это время прошли большой путь. Но, что более важно, опыт практической реализации концепции VERS и передачи на архивное хранение документов в формате VERS показал, что мы вполне могли бы очень существенно улучшить стандарт.

Мы выявили следующие проблемы:

• Стандарт был слишком тесно взаимосвязан со специализированными документными EDRM-системами 1980-1990-х годов. Документы были структурированы в дела, упорядоченные в соответствии с классификационной схемой (классификационная схема имеет много общего с нашей номенклатурой дел – Н.Х.). Требования к функциональным возможностям для управления документами были сформулированы на основе EDRM-систем. В части метаданных основное внимание было уделено метаданным для управления документами. Однако на практике электронные документы хранятся в разнообразных государственных информационных системах, многие из которых имеют мало общего с традиционными EDRM-системами. Современные EDRM-системы уже стали более гибкими, чем простые модели, поддерживаемые стандартом VERS.


• Неэффективное хранение объёмных двоичных документов (например, оцифрованных бумажных документов, баз данных, видеозаписей и геопространственных файлов);


• Миграция контента документов в допустимые файловые форматы для долговременного хранения часто требовала больших затрат. Эти затраты было особенно трудно оправдать в тех случаях, когда обеспечение долговременной сохранности документов в исходных форматах никаких проблем не представляло;


• Объём и сложность стандарта делали его очень трудным для понимания и внедрения;


• Плохое использование метаданных. Большая часть предусмотренных стандартом метаданных никогда не использовалась. Кроме того, было трудно добавлять метаданные, прямо не относящиеся к управлению документами (например, обеспечивать поддержку данных из систем хранения графической информации и оцифровку).

В ходе обновления стандарта мы постарались решить все эти проблемы.

Первоначальное видение VERS обеспечения долговременной сохранности, однако, не изменилось. Электронная сохранность в VERS продолжает основываться на:

• Миграции контента документов в форматы, подходящие для обеспечения долговременной сохранности;


• Захвате соответствующих метаданных, описывающих документ и обеспечивающих доступ к нему и его повторное использование;


• Инкапсуляции (помещении в контейнер – Н.Х.) контента и метаданных документа в единый объект, с целью обеспечить эффективное управление документом во времени;


• Защите документа с помощью усиленных электронных подписей, что позволяет выявлять случаи порчи контента или метаданных;


• Гибкости в части представления документов.

Ключевым изменением в обновленном стандарте является повышенная гибкость в части представления документов, имеющая два аспекта:

• Способы организации информации в документе; а также


• Связанные с документом метаданные.

В новой редакции стандарта снято ограничение, согласно которому VERS-документ должна включать простое фиксированное дерево, которое может включать дело, документ и компоненты документа. Теперь VERS-документы могут представлять собой произвольное дерево, которое может быть  по мере необходимости многоуровневым или простым. Этот подход обеспечивает большую гибкость. Например, один инкапсулированный VERS-объект (контейнер – Н.Х.) может содержать один компонент, неструктурированную группу компонентов, один документ, дело со всеми содержащимися в нём документами, ветвь классификационной схемы со всеми её делами и документами, документную систему целиком или же снимок базы данных в формате SIARD, снимки экрана и документацию на базы данных.

Новая редакция стандарта позволяет специалистам по управлению документами использовать любые удобные им структурные элементы.

Мы также отказались от фиксированного набора метаданных, предусмотренного первоначальной редакцией стандарта. Вместо этого, с объектами древовидной структуры может быть ассоциировано несколько пакетов метаданных. Каждый такой пакет представляет собой набор метаданных, как правило, описанных одним стандартом метаданных. Примерами пакетов могут служить метаданные для управления документами, метаданных систем управления графической информацией, а также метаданные оцифровки. Дело специалиста по управлению документами - решить, какие пакеты метаданных имеет смысл включать. Единственным ограничением, которое накладывает стандарт, является то, что метаданные должны быть выражены на языке XML, и, в идеале, RDF (стандарт консорциума W3C для представления метаданных).

Чтобы обеспечить ассоциирование каждого документа хоть с какой-то стандартизированной информацией, в новый стандарт включено одно требование в метаданным: каждый VERS-документ должен включать один из двух стандартных пакетов метаданных: AGLS или AS/NZS 5478.

Мой комментарий: Здесь упоминаются распространенные в Австралии типовые наборы метаданных, описываемые стандартами:

• Австралийский стандарт AS 5044.1-2010 «Стандарт поисковых метаданных Австралийской государственной информационно-поисковой службы (Australian Government Locator Service, AGLS) – Справочное описание» (AGLS Metadata Standard - Reference description) объёмом 58 стр., см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1409817


• Стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 5478:2015 «Эталонный набор элементов метаданных для управления документами» (Recordkeeping metadata property reference set (RMPRS)) объёмом 99 страниц, см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1809227

AGLS – это простой и широко используемый австралийский стандарт метаданных, который обычно используется для описания веб-ресурсов. Мы добавили в AGLS элемент, который описывает действия с документом по истечении срока хранения. AGLS следует использовать в тех случаях, когда доступно лишь упрощенное описание документа.

AS/NZS 5478 - это новой австралийско-новозеландский стандарт метаданных для управления документами. Он основан на (и почти идентичен) существующим стандартам метаданных для управления документами Национальных Архивов Австралии и Архивов Новой Зеландии. Данный стандарт следует использовать тогда, когда доступно расширенное описание документа - например, когда оно берётся из EDRM-системы.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/vers-2.html )

Эндрю Во (Andrew Waugh)

Источник: сайт Image and Data Manager (IDM)
http://idm.net.au/article/0011016-what-s-happened-vers-standard