Штат Виктория, Австралия: Проект проведения экспертизы ценности, уничтожения/передачи на архивное хранение и обеспечения долговременной сохранности электронной почты

Я регулярно рассказываю об опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Ниже приведен перевод материала, размещенного в соответствующем разделе веб-сайте Управления (последний раз обновлён в ноябре 2020 года).

Разработка решений для управления государственной электронной почтой в системе Lotus Notes: инициатива VERS

Предыстория

Электронная почта является жизненно важным элементом ведения деловой деятельности, и электронные письма признаются государственными документами в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973). Электронная почта позволяет обмениваться идеями и принимать решения, а также поддерживает взаимодействие между всё более рассредоточенными сотрудниками. В государственной среде некоторые электронные письма также являются доказательствами, играющими ключевую роль для обеспечения подотчетности, и их следует сохранять во времени в качестве государственных документов.

С конца 1990-х годов правительство австралийского штата Виктория использовало почтовое приложение Lotus Notes в качестве основного средства обмена информацией как во внутренней работе, так и во внешнем общении. Ключевые действия и решения государственных служащих фиксируются в электронной переписке, которая является основным хранилищем документов правительства штата.

Учитывая проприетарный формат почтовых сообщений Lotus Notes и накопленные объемы хранения (хранение осуществляется онлайн и на LTO-лентах), доступ и извлечение электронных писем с целью анализа и в качестве свидетельств принятых решений может оказаться трудным, дорогостоящим и трудоёмким делом. Это означает, что ценность электронной переписки как источника информации не может быть в полной мере реализована.

Это ставит под угрозу репутацию правительства штата в плане обеспечения прозрачности и подотчётности, создает риски для текущей деятельности по государственному управлению, а также потенциальный риск появления пробелов в документированной памяти штата Виктория.

О проекте

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) выполняет проект разработки и тестирования решений для надлежащего захвата, хранения, проведения экспертизы ценности и уничтожения/передачи на постоянное архивное хранение электронной почты, накоплений в системе Lotus Notes.

Проект выполняется в виде ряда описанных ниже этапов.
 
Этап 1: Проверка работоспособности концепции (Proof of Concept, PoC), 2017-2018 годы

На первом этапе Управление провела, совместно с компанией CenITex, проверку работоспособности концепции, с целью тестирования инструмента электронного раскрытия (eDiscovery – э-раскрытие) на выборке из 4,6 миллионов электронных писем из системы Lotus Notes, принадлежащих одному из министерств штата.

В рамках проверки концепции усилия были сосредоточены на результатах процесса уничтожения/передачи, и включали выполнение следующих задач:

• Проведение первоначальной количественной и качественной оценки тестового набора сообщений электронной почты;
  
  
• Выявление дубликатов в наборе данных (мы обнаружили, что 43% электронных писем были дубликатами);
  
  
• Выявление в наборе данных малоценных документов, а также материалов, не являющихся государственными документами, посредством анализа доменных имен;
  
  
• Ручная проверка результатов с целью определения точности.

Для получения дополнительной информации, скачайте наш итоговый отчёт по первому этапу здесь: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Blog/Government%20recordkeeping/Victoria%20Government%20Email%20Machine%20Assisted%20Appraisal%20Final.pdf

Этап 2: 2019-2020 годы

На втором этапе мы использовали коллекцию наших собственных электронных писем в системе Lotus Notes (это около 1,2 миллиона писем), и провели изучение методов для:

• Удаления дубликатов электронных писем (как и на этапе проверки концепции, мы обнаружили, что более 40% писем в выборке были дубликатами);
  
  
• Объединения писем в цепочки (threading) для сохранения проводимых с использованием электронной почты обсуждений, а также для уменьшения общего количества документов в электронной почте;
  
  
• Выявления не являющихся государственными документами писем с помощью анализа заголовков электронной почты и доменных имён;
  
  
• Преобразования электронной почты в инкапсулированные объекты VERS (VERS Encapsulated Objects, VEO – это формат сдаточного информационного пакета, который ведомства обязаны использовать при передаче электронных документов на постоянное архивное хранение в Управление PROV – Н.Х.).

Ключевым результатом второго этапа стало подтверждение того, что используемый в Lotus Notes формат хранения -  Lotus Notes Storage Format (NSF), не является жизнеспособным форматом для документов в электронной почте. Это означает, что с накопленной в Lotus Notes электронной перепиской органов правительства штата необходимо будет в ближайшее время что-то делать, прежде чем эти материалы не станут полностью морально устаревшими.

Для получения дополнительной информации, скачайте наш итоговый отчёт по второму этапу здесь: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Govt%20Services%20General/Email-Stage2-Project-Summary-Report-2020.pdf  .

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/research-projects/email-appraisal-disposal-preservation-project