Данная заметка Роджера Пула (Roger Poole), директора по профессиональным стандартам Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS), была опубликована на сайте IRMS 17 мая 2021 года.
На фото: Роджер Пул (Roger Poole)
Как вы, возможно, знаете, я представляю членов нашего общества в целевой рабочей группе TC46/SC11/AHG2 Международной организации по стандартизации (ИСО), занимающейся вопросами окончательного решения судьбы документов (уничтожения или передачи на архивное хранение - disposition) по истечении срока их хранения.
После пленарной встречи членов подкомитета TC46/SC11 «Управление документами» в ноябре 2020 года, группа AHG2 собиралась 7 раз. Группа занималась анализом пробелов в стандартизации по своему профилю, определением целевой аудитории и потенциальных заинтересованных сторон (я потратил на это более 18 часов!).
В рамках работы по анализу пробелов в стандартизации, группа AHG2 рассмотрела существующие рекомендации и руководства по вопросам уничтожения / передачи. Существует достаточно много материалов по данному вопросу, подготовленных национальными и местными органами государственной власти и Национальными Архивами различных стран мира. Эти документы содержат рекомендации / руководства / процедуры для реализации на практике положений нормативно-правовых документов, регламентирующих сроки хранения и действия по их истечении, а также для организации передачи имеющих непреходящую ценность документов на архивное хранение. Поскольку эти разнородные материалы были в массе своей подготовлены местными органами власти для решения их специфических проблем, в них имеются различия в терминологии и рекомендуемых процедурах. Естественно предположить, что не все государственные органы и учреждения по всему мире разработали свои руководства по уничтожению/передаче документов.
Предварительный анализ пробелов в стандартизации, проведенный группой AHG2, показал, что в настоящее время не существует единого стандарта, который мог бы использоваться в качестве основного различными заинтересованными сторонами. Группа AHG2 проанализировала существующие стандарты ИСО с точки зрения их актуальности для процессов уничтожения/передачи. Требования по уничтожению/передаче включены в несколько стандартов ИСО, в том числе ISO 15489 (в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1:2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 – Н.Х.) и ISO 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records – данный документ из двух частей опубликован в 2020 году, о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2020/10/iso-16175-1-ica-req.html - Н.Х.). На основании результатов предварительного анализа пробелов стандартизации можно сказать, что имеющиеся стандарты ИСО не в полной мере решают задачу предоставления рекомендаций по вопросам уничтожения/передачи документов.
Исходя из наших выводов, на очередном пленарном заседании в мае 2021 года мы будем рекомендовать новый предварительный рабочий проект (preliminary work item, PWI) по разработке продукта, решающего проблемы, которые мы установили.
Роджер Пул (Roger Poole)
Источник: сайт IRMS
https://irms.org.uk/news/565660/
Комментариев нет:
Отправить комментарий