США: Опубликованы итоги опроса по управлению документами и сохраняемой в электронном виде информацией

28 марта 2012 года на сайте компании Cohasset Associates был выложен аналитический отчет по итогам проведенного совместно с международной ассоциацией ARMA International опроса по вопросам практики управления сохраняемой в электронном виде информации (electronically stored information, ESI – термин, используемый в американском праве для обозначения практически любого электронного контента).

Отчет снабжён «говорящим» подзаголовком: «Призыв к действиям, демонстрирующим разумность и добросовестность» (Call for Action that Manifests Reasonableness & Good Faith). Его можно скачать с сайта компании Cohasset по адресу http://t.co/VTeclxSD (возможно, потребуется пройти бесплатную регистрацию).

Это уже седьмой такой опрос. Поскольку опрос проводится раз в два года, то накопленные к настоящему времени данные покрывают период с 2001 года. В опросе 2011-2012 года приняли участие члены международной ассоциации ARMA International, участники конференции MER и члены интернет-форума (Listserv) по вопросам управления документами – всего 950 специалистов.  Опрос проводится с помощью специального веб-инструментария. По итогам опроса сделаны следующие основные выводы:

Наблюдается стабильное повышение уровня управления электронным контентом. Так, программа управления документами охватывает электронный контент у 80% респондентов (в 2001 году – 62%). Сроки хранения для электронного контента устанавливают 79% опрошенных (в 2001 году – 57%). Приостановление уничтожения электронной информации в случае судебных разбирательств и расследований предусмотрено планами 87% организаций (в 2001 году – 37%).

Отмечается, что предъявляемые к программам управления документами требования растут быстрее, чем совершенствуются методы работы, и, как следствие, оценки качества таких программ несколько снижаются. Так, процент программ управления документами, эффективность которых получила оценки «хорошо» и «отлично», упал с 76% в 2009 году до 64% в 2011 году.

Оценки, полученные программами управления документами, оказались выше у более крупных организаций.

Наибольшую поддержку программам управления документами оказывают юридические службы: об этом сообщили 68% опрошенных. Для сравнения, поддержку со стороны ИТ-службы отметили как хорошую или отличную 54% респондентов. Отмечается также, что, поскольку большинство организаций использует ручные или частично-автоматизированные процессы управления документами, ключевое значение имеет вовлечение и поддержка со стороны всего персонала.

В организациях чаще применяются перечни документов с указаниями по срокам их хранения и действиям по истечении этих сроков, чем официально утвержденные программы управления документами или исполнения судебных приказов о приостановлении уничтожения документов. По данным опроса, перечни есть у 91% опрошенных (но только 79% включают в них электронный контент). Программы управления документами имеются у 85% опрошенных (у 80% опрошенных такие программы охватывают и электронный контент). Примерно у 20% опрошенных ни программы управления документами, ни перечни не затрагивают электронный контент.

Перечни документов и указания по срокам хранения и действиям по их истечении всё ещё нуждаются в совершенствовании. Перечни давно уже рассматриваются в качестве ключевого инструмента осуществления программы управления документами, и очень важно формулировать указания по срокам хранения так, чтобы можно было упростить практику отслеживания сроков хранения и уничтожения электронного контента. О том, что их перечни обновлялись в течение последних трех лет, сообщили 80% респондентов, и лишь 11% опрошенных убеждены, что их перечни не требуют доработок.

Не у всех есть процессы, обеспечивающие приостановление уничтожения документов и информации в случае начинающего или вероятного судебного разбирательства, проводимого государственными органами расследования, внешнего аудита и т.д. Такие процессы имеются лишь в 70% организаций, из них лишь 2/3 оценили их как «хорошие» или «отличные».

Уничтожение электронного контента с истекшими соками хранения  проводится неэффективно, и соответствующие технологии пока что не стали широко распространенными. Лишь 34% опрошенных отметили как «хорошую» или «отличную» эффективность действий своих организаций по применению указаний по срокам хранения  и уничтожению электронного контента. Для сравнения, тот же показатель в отношении бумажных документов оставил 76%. По отзывам респондентов, лучше всего поставлена данная работа в отношении контента, хранящегося в системах управления контентом/документами и на лентах (на картриджи с лентой обычно записываются резервные копии), - а с другими носителями дело обстоит хуже. Процессы уничтожения электронного контента чаще выполняются вручную, чем с применением полуавтоматических и автоматических средств.

Источник: сайт компании Cohasset Associates
http://www.cohasset.com/survey_research.php
http://www.cohasset.com/getDownload.php?id=14 

Американские компании не обращают должного внимания на обеспечение сохранности электронной почты и электронных документов

Обзор вскрыл недостатки в политиках управления электронными документами, следствием которых является массовое несоответствие законодательно-нормативным требованиям

AIIM (Международная ассоциация управляющих контентом), ARMA International (Международная ассоциация специалистов по управлению информацией и документами) и компания Cohasset Associates, Inc., объявили о результатах совместного опроса на тему «Управление электронными документами». Несмотря на усилившееся давление со стороны законодателей и судов, почти половина американских компаний всё еще не разработала политик и регламентов по сохранению сообщений электронной почты и других электронных документов.

По данным опроса, участие в котором приняли 2100 специалистов по управлению информацией и документами, 49% компаний и государственных агентств не имеют политики по сохранению электронной почты.

Свыше половины (53%) не включают электронные документы в число документов, не подлежащих уничтожению в рамках обычной практики уничтожения документов с истекшими сроками хранения, в связи с проводимыми расследованиями и судебными разбирательствами. Таким образом, становится возможной ситуация, когда могут быть уничтожены документы, критически важные для решения юридического вопроса.

Более двух третей компаний (68%) не имеют плана сохранения тех электронных документов, для которых, чтобы обеспечить постоянную доступность информации, необходима миграция (перенос на другие носители и/или перевод в другие форматы).

Несмотря на неоднократно поднимавшиеся за последние два года серьёзные вопросы по поводу состояния корпоративного делопроизводства и документооборота, все эти недостатки по-прежнему имеют место.

Обзор был проведён компанией Cohasset Associates, Inc; она же подготовила исследовательский отчёт под названием «Опрос по поводу состояния управления электронными документами 2005 года – Повторный призыв к действию» (2005 Electronic Records Management Survey - A Renewed Call to Action). Спонсорами опроса стали две ведущие профессиональные ассоциации в области управления информацией и документами – AIIM и ARMA International.

По мнению Роберта Уильямса (Robert Williams), президента Cohasset Associates, «Большинство опрошенных организаций не готовы обеспечить исполнение значительной части настоящих и будущих законодательно-нормативных требований, юридических обязательств и обязательств в области корпоративного управления, - в связи с недостатками их текущего способа управления электронными документами». Уильямс также отметил, что «Наиболее серьёзные проблемы, связанные с управлением информационными ресурсами, могут иметь разрушительные последствия в плане профессиональной карьеры специалистов и даже корпоративной репутации – достаточно вспомнить результаты порочной практики управления документами в таких компаниях, как Arthur Andersen и Morgan Stanley».

Президент AIIM Джон Манчини (John Mancini) пояснил, что «У сообщений электронной почты и у электронных документов есть свой жизненный цикл, – рождение, жизнь и смерть, - как и у любых других документов. Это основополагающий принцип управления документами, но его с трудом воспринимают многие специалисты бизнеса и ИТ. Необходимость разработки и практической реализации регламентов и процедур работы с электронными документами никогда не была так велика в деловом мире, как сегодня».

«Хорошая деловая деятельность и хорошее управление документами идут рука об руку», - добавил исполнительный директор ARMA International Питер Херман (Peter Hermann). «Хорошее корпоративное управление подразумевает соответствие законодательно-нормативным требованиям и должное управление документами и информацией, независимо он носителей, на которых они создаются и хранятся, - и является ключевым элементом в усилиях организации по исполнению требований законодательства».

Опрос проводится дин раз в два года. Результаты опроса этого года показывают, что, возможно, «ветер переменился». Последствия закона Сарбейнса-Оксли и постоянная нарастающая стоимость процесса выемки электронных документов в ходе судебных разбирательств (особенность судебной практики в США), заставили многие организации начать как-то решать существующие проблемы.

Особое внимание в опросе было обращено на управление резервными копиями и архивной информацией. Оказалось, что все вместе две тысячи участвовавших в опросе организаций управляют 130 миллионами компьютерных лент, причем две трети из них (67%) сталкиваются с разного рода трудностями при поиске и извлечении информации, хранящейся на этих носителях. Стоимость выемки информации с лент чрезвычайно велика и не поддается контролю.

Хотя ряд компаний принимают необходимые меры уже сейчас, данные опроса ясно показали, что в тревожно большом числе организаций работа по управлению документами всё еще не выполняется. Результаты опроса требуют от высшего руководства коммерческих и государственных организаций уделить гораздо большее внимание эффективности делопроизводства и документооборота, и особенно – проблемам, связанным с электронными документами.

В заключение Уильямс отметил: «Хотя результаты опроса показали, что имеется определенный прогресс о ряду направлений управления электронными документами, они также ясно документируют и тот факт, что многие очень серьёзные проблемы продолжают существовать, на уровне, представляющем опасность для большинства организаций».

Источник: Market Wire, 27 октября 2005 года
http://www.marketwire.com/mw/release_html_b1?release_id=99397