вторник, 3 апреля 2012 г.

США: Опубликованы итоги опроса по управлению документами и сохраняемой в электронном виде информацией


28 марта 2012 года на сайте компании Cohasset Associates был выложен аналитический отчет по итогам проведенного совместно с международной ассоциацией ARMA International опроса по вопросам практики управления сохраняемой в электронном виде информации (electronically stored information, ESI – термин, используемый в американском праве для обозначения практически любого электронного контента).

Отчет снабжён «говорящим» подзаголовком: «Призыв к действиям, демонстрирующим разумность и добросовестность» (Call for Action that Manifests Reasonableness & Good Faith). Его можно скачать с сайта компании Cohasset по адресу http://t.co/VTeclxSD (возможно, потребуется пройти бесплатную регистрацию).

Это уже седьмой такой опрос. Поскольку опрос проводится раз в два года, то накопленные к настоящему времени данные покрывают период с 2001 года. В опросе 2011-2012 года приняли участие члены международной ассоциации ARMA International, участники конференции MER и члены интернет-форума (Listserv) по вопросам управления документами – всего 950 специалистов.  Опрос проводится с помощью специального веб-инструментария. По итогам опроса сделаны следующие основные выводы:

Наблюдается стабильное повышение уровня управления электронным контентом. Так, программа управления документами охватывает электронный контент у 80% респондентов (в 2001 году – 62%). Сроки хранения для электронного контента устанавливают 79% опрошенных (в 2001 году – 57%). Приостановление уничтожения электронной информации в случае судебных разбирательств и расследований предусмотрено планами 87% организаций (в 2001 году – 37%).

Отмечается, что предъявляемые к программам управления документами требования растут быстрее, чем совершенствуются методы работы, и, как следствие, оценки качества таких программ несколько снижаются. Так, процент программ управления документами, эффективность которых получила оценки «хорошо» и «отлично», упал с 76% в 2009 году до 64% в 2011 году.

Оценки, полученные программами управления документами, оказались выше у более крупных организаций.

Наибольшую поддержку программам управления документами оказывают юридические службы: об этом сообщили 68% опрошенных. Для сравнения, поддержку со стороны ИТ-службы отметили как хорошую или отличную 54% респондентов. Отмечается также, что, поскольку большинство организаций использует ручные или частично-автоматизированные процессы управления документами, ключевое значение имеет вовлечение и поддержка со стороны всего персонала.

В организациях чаще применяются перечни документов с указаниями по срокам их хранения и действиям по истечении этих сроков, чем официально утвержденные программы управления документами или исполнения судебных приказов о приостановлении уничтожения документов. По данным опроса, перечни есть у 91% опрошенных (но только 79% включают в них электронный контент). Программы управления документами имеются у 85% опрошенных (у 80% опрошенных такие программы охватывают и электронный контент). Примерно у 20% опрошенных ни программы управления документами, ни перечни не затрагивают электронный контент.

Перечни документов и указания по срокам хранения и действиям по их истечении всё ещё нуждаются в совершенствовании. Перечни давно уже рассматриваются в качестве ключевого инструмента осуществления программы управления документами, и очень важно формулировать указания по срокам хранения так, чтобы можно было упростить практику отслеживания сроков хранения и уничтожения электронного контента. О том, что их перечни обновлялись в течение последних трех лет, сообщили 80% респондентов, и лишь 11% опрошенных убеждены, что их перечни не требуют доработок.

Не у всех есть процессы, обеспечивающие приостановление уничтожения документов и информации в случае начинающего или вероятного судебного разбирательства, проводимого государственными органами расследования, внешнего аудита и т.д. Такие процессы имеются лишь в 70% организаций, из них лишь 2/3 оценили их как «хорошие» или «отличные».

Уничтожение электронного контента с истекшими соками хранения  проводится неэффективно, и соответствующие технологии пока что не стали широко распространенными. Лишь 34% опрошенных отметили как «хорошую» или «отличную» эффективность действий своих организаций по применению указаний по срокам хранения  и уничтожению электронного контента. Для сравнения, тот же показатель в отношении бумажных документов оставил 76%. По отзывам респондентов, лучше всего поставлена данная работа в отношении контента, хранящегося в системах управления контентом/документами и на лентах (на картриджи с лентой обычно записываются резервные копии), - а с другими носителями дело обстоит хуже. Процессы уничтожения электронного контента чаще выполняются вручную, чем с применением полуавтоматических и автоматических средств.

Источник: сайт компании Cohasset Associates
http://www.cohasset.com/survey_research.php
http://www.cohasset.com/getDownload.php?id=14 

Комментариев нет:

Отправка комментария