CITRA-2010: Проекты Moreq-2010 и NOARK-5

Йон Гард (Jon Garde – руководитель проекта MoReq2010 – Н.Х.) выступил с информативным докладом о деятельности DLM-форума, связанной со спецификациями MoReq, Moreq2 и Moreq2010. В следующем докладе Анне-Метте Дёрум (Anne Mattee Dorum) «подняла норвежский флаг», не менее увлекательно рассказав об аналогичном норвежском стандарте NOARK-5.

Говоря о развитии спецификаций MoReq, Йон сообщил, что MoReq2, по сравнению со своим предшественником, содержит расширенный набор требований к управлению документами, к настоящему времени переведен не менее чем на 12 языков, и предлагает, помимо прочего, программу тестирование и сертификации. И хотя всё это здорово, но, отметил он, есть у MoReq2 и свои ограничения. К их числу, в частности, относятся высокая стоимость обеспечения соответствия, неподходящая для специализированных гибридных продуктов, и недостаточный уровень обеспечения интероперабельности. Это привело к эволюционному развитию в рамках проекта Moreq2010, который отличается улучшенной масштабируемостью и гибкостью.

Был разработан новый план-график развития MoReq, предусматривающий создание специальных редакций требований для ряда областей, включая здравоохранение, финансы, оборону и право. Хотя предложенные перспективы порадовали заинтересованные стороны, тем не менее, были сомнения относительно совместимости с предыдущими редакциями спецификаций и опасения, связанные с экономическими последствиями постоянной нехватки ресурсов. Однако эти опасения рассеялись, поскольку в ходе новых разработок предусматривается возможность обратной совместимости, и уменьшена потребность в радикальных изменениях при выходе последующих редакций стандарта.

Анне, выйдя на трибуну, подчеркнула, что через внедрение требований NOARK Норвегия стала первой страной, разработавшей требования к управлению электронными документами. Хотя требования NOARK изначально были разработаны для систем управления электронными документами, используемых в государственных и муниципальных органах власти Норвегии, NOARK постепенно стал стандартом наравне с MoReq2. В качестве инструмента, созданного и поддерживаемого Национальными Архивами Норвегии, NOARK регулируется архивным законодательством страны.

Доклад выявил интересные сходства и различия между NOARK и MoReq 2. Вместе с тем, было признано то, что при разработке NOARK Национальные Архивы Норвегии сотрудничали с DLM-форумом (влияние, впрочем, было взаимное: Анне-Метте Дёрум входила в редколлегию стандарта MoReq2 – Н.Х.). Такую практику необходимо поощрять в интересах успешного осуществления всех крупных проектов, что принесёт пользу регионам и всему миру.

Kago Ramokate

Источник: блог "летучих репортеров" Международного Совета Архивов
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/15/moreq-2010/

Тезисы ECA-2010, часть IV: Норвегия

Анне Метте Дёрум (Anne Mette Dørum - генеральный директор департамента экспертизы ценности и современного управления документами, на фото), Тронд Сиревог (Trond Sirevåg), Ханс Фредрик Берг (Hans Fredrik Berg) - Национальные Архивы Норвегии, «Норвежский стандарт Noark-5 – Новая модель долговременной сохранности делопроизводческих данных»

История Noark - норвежского стандарта по управлению документами – начинается с 1984 года, а использование систем, соответствующих требованиям Noark, является обязательным для норвежских государственных и муниципальных учреждений. С начала 1990-х годов в Национальные Архивы Норвегии начали поступать наборы документов из Noark-систем.

В докладе описывается опыт приема этих документов, а также пересмотренная и упрощенная модель обеспечения долговременной сохранности электронных документов, содержащаяся в новой 5-й редакции стандарта Noark (2008).

В предыдущих версиях Noark (1-й по 4-ю) был предусмотрен стандартизированный формат передачи, представлявший собой заданную табличную структуру. Задача заключалась в том, чтобы обеспечить хранилищам возможность импортировать полученные таблицы в реляционную СУБД для последующего хранения и распространения. Проблемы с противоречивыми данными в таблицах, передаваемых из Noark-3-систем, вынудили Национальные Архивы определить формат передачи очень детально (220 страниц; 95 таблиц, содержащих 885 столбцов; и множество правил проверки целостности), - очень близко к схеме базы данных, предусмотренной гораздо более сложным стандартом Noark-4 (1999 год).

Но и данные, передаваемые в формате Noark-4, часто оказывались несогласованными: нарушались правила ссылочной целостности, в таблицах встречались повторяющиеся значения главного ключа и т.д. Ошибки были фатальными, поскольку в результате импорта в данных в СУБД  база данных становилась несогласованной. Сложность модели передачи в целом стала серьёзной проблемой Noark-4. Настоятельная необходимость в разработке упрощенных структур передачи данных стала важным побудительным мотивом для создания спецификаций Noark-5.

При проектировании нового формата передачи в Noark-5 от сложных табличных структур отказались. Теперь задача восстановления структуры базы данных не ставится. Процесс передачи документов на постоянное хранение кардинально упростился - и стал значительно устойчивее. В Noark-5 передаваемые пакеты содержат лишь 8 «архивных единиц» (объектов метаданных). Обеспечивается долговременная сохранность только логической структуры самих документов. Выделение 8 архивных единиц в основном основывается на их положении в иерархической XML-структуре, а не на уникальных идентификаторах. Все условные коды, используемые в системах управления документами взамен определенной текстовой информации, раскодируются и заменяются самой этой текстовой информацией.

Внедрение в Noark-5 новой модели передачи, которая отделяет логический информационный контент от структуры базы данных, используемой в системе управления документами, - заставило поставить фундаментальный вопрос: что нам нужно сохранить? Данные, системы, или архивных документы? Как обеспечить, чтобы описания (метаданные) документов с достаточной точностью описывали контекст (систему), в которой документы были созданы, - чтобы избежать зависимости от продолжающегося существования (возможно, восстановленных) систем? Как обеспечить сохранение не только семантики документов, но и их целостности и аутентичности? В Noark 5 эта задача решается путем строгого режима создания и контроля контрольных сумм (значений хеш-функции).

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/...   (презентация доклада)

Норвегия: Требования к электронным системам управления документами Noark-5 переведены на английский язык

Общие сведения о стандарте NOARK-5 можно найти в моей статье, опубликованной в 2009 году (см. http://www.profiz.ru/sr/6_2009/novie_standarty/ ). Норвежский стандарт представляет для нас интерес тем, что в нем рассматриваются такие аспекты управления документами, о которых прочие зарубежные документы обычно не упоминают, но которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов,  документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т.д.). Появление перевода позволяет не только посмотреть оглавление, но и познакомиться с содержанием этого очень интересного документ (стоит также отметить и его солидный объём – 268 страниц в англоязычной версии).

Аббревиатура Noark образована от норвежских слов Norsk arkivstandard, и означает «Норвежский архивный стандарт». Спецификации Noark представляют собой требования к системам для электронного управления документами, используемым в государственных органах власти. Спецификации были впервые разработаны в  1984 году, и быстро утвердились в качестве фактического стандарта, который в последующие годы продолжал развиваться - вышли новые редакции в 1987 году (Noark 2) и в 1994 году (Noark 3). При модернизации спецификаций учитывался прогресс в технологиях, и, кроме того, расширялся круг регламентируемых функциональных возможностей.

Схема модульной структуры спецификаций NOARK-5

Редакция Noark 4, опубликованная в 1999 году, стала общим стандартом для учреждений государственного сектора. Noark 4 представлял собой крупный шаг вперед в развитии спецификаций, поскольку содержавшиеся в нём требования охватывали все аспекты   электронной системы управления документами, интегрированной с электронной почтой и с системами работы с тематическими досье. В Noark 5 принципы, заложенные в Noark 4, получили своё дальнейшее развитие.

С вступлением в силу с 1 января 1999 года норм архивного дела, для государственных органов стало обязательным использование для работы с электронными документами систем на основе Noark, одобренных Генеральным директором Национальной архивной службы Норвегии. В случае электронной архивации документов из досье, используемая для этой цели система должна соответствовать требованиям к электронной архивации стандарта Noark, и получить одобрение на использование её для этой цели.

Noark 5 устанавливает требования к структуре документов, их метаданным, и к функциональным возможностям, однако не предписывает способа исполнения этих требований при разработке системы. Noark 5, таким образом, позволяет разработчикам создавать различные решения.

В отношении передачи на депозитарное хранение, передачи на архивное хранение и миграции требования более жёсткие. При экспорте в состав информационного пакета должны включаться обязательные метаданные, и такой пакет должен иметь определенную структуру.

Стандарт не содержит описания процедур и способов исполнения требований. Тем не менее, там, где это необходимо для понимания требований, Noark 5 содержит некоторые вводные тексты.

Источник: сайт Национальных Архивов Норвегии
http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5/English-version

Национальные Архивы Норвегии опубликовали очередную версию национальных требований к управлению электронными документами и их архивации NOARK-5

На сайте Национальных Архивов Норвегии опубликована версия 1.2 требований к управлению и архивации электронных документов NOARK-5.

NOARK-5 должен использоваться во всех архивных органах, независимо от их типа и используемого технологического решения. Решение, обеспечивающее формирование архивов, должно, в принципе, охватывать все виды деятельности, в ходе которых создаются документы, которые необходимо сохранить в аутентичном виде. Требования NOARK-5 не зависят от того, относится организация к государственному или частному сектору, обрабатываются ли документы традиционным образом, каков их срок хранения, и будут ли они передаваться на архивное хранение.

Комплект документов (на норвежском языке) включает:

• Собственно требования Noark 5: Стандарт электронной архивации, версия 1.2 от 17 октября 2008 года (Standard for elektronisk arkiv), http://www.arkivverket.no/noark-5/noark-5-krav_1_2.pdf 
  
  
• Приложение 1: Каталог метаданных, http://www.arkivverket.no/noark-5/metadatakatalog.pdf
  
  
• Приложение 2: Метаданные, сгруппированные по их назначению, http://www.arkivverket.no/noark-5/objektsortert_metadata.pdf
  
  
• Приложение 3: XML-схема для использования при передаче документов, http://www.arkivverket.no/noark-5/XML-skjema.zip

Стандарт разработан с позиций всеобъемлющего, целостного подхода к выполнению архивной функции в условиях электронной среды. Основное внимание было уделено разработке набора требований, нацеленных на то, чтобы создаваемые решения обеспечивали должное управление электронными документами и архивами.

В Noark-5 предусмотрены три уровня требований - ключевые требования ("ядро"),  расширения "ядра", и требования к полномасштабным реализациям Noark-5. Решения основанные на Noark 5-ядро используются для обеспечения надлежащей регистрации документов, независимо от правил, которые применяются в этом архиве нет. Решения, основанные на ключевых требованиях Noark-5, могут использоваться в качестве решений по "управлению электронными документами" в организациях частного сектора Норвегии.

Noark-5 заменяет Noark-4, при этом предусмотрена "обратная совместимость" с Noark-4, в том смысле, что будет возможна миграция документов из систем, основанных на старом стандарте, в новые системы. Это учтено при разработке как структуры электронного архива, так и метаданных.

Системы, используемые для приема официальных документов в электронном виде, должны отвечать соответствующим требованиям Noark 5, и должны быть одобрены для этой цели руководителем архивной службы страны.

Архивист страны (руководитель архивной службы) должен обеспечить постоянное обновление и поддержание Noark-5, в виде новых версий стандарта. Они будут публиковаться на сайте Национальных Архивов.

Первая версия Noark 5 была опубликована 4 июля 2008 года.

Источник: сайт Национальных Архивов Норвегии
http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html