Результаты нового обследования показали, что отсутствие надлежащих ресурсов и стабильного финансирования не позволяют государственным учреждениям в полной мере исполнять свои обязательства в части управления документами.
В ходе обследования, заказанного Советом австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA), проводилась оценка управления государственными документами и информацией во всех штатах, территориях и федеральных правительствах Австралии и Новой Зеландии.
Титульный лист итогового отчёта
Мой комментарий: Отчёт по итогам обследования объёмом 48 страниц доступен по адресу https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2020/09/CAARA10-Item-5.0-Attachment-A-Dr-Thom-Review-Report-Final-24032019704.pdf . В отчёте содержится 10 рекомендаций. Содержание этого документа следующее:
Глоссарий терминов
Основные результаты и рекомендации
1. Введение
2. Подоплёка данного обследования
3. Почему важно обеспечить хорошее управление документами?
4. Решение вопросов культурного характера: Обеспечения лидерства для других органов исполнительной власти
5. Роль и ответственность органов-членов CAARA
6. Эффективность законодательства и политик в отношении управления государственными документами
7. Взаимодействие с другими государственными органами, выполняющими взаимосвязанные роли
8. Воздействие программ цифровой трансформации
9. Возможности персонала, ответственного за управление документами
10. Возможности уполномоченных органов обеспечить своевременный и надлежащий доступ к документам
Приложение 1: Техническое задание на проведение обследования
Основные результаты и рекомендации
1. Введение
2. Подоплёка данного обследования
3. Почему важно обеспечить хорошее управление документами?
4. Решение вопросов культурного характера: Обеспечения лидерства для других органов исполнительной власти
5. Роль и ответственность органов-членов CAARA
6. Эффективность законодательства и политик в отношении управления государственными документами
7. Взаимодействие с другими государственными органами, выполняющими взаимосвязанные роли
8. Воздействие программ цифровой трансформации
9. Возможности персонала, ответственного за управление документами
10. Возможности уполномоченных органов обеспечить своевременный и надлежащий доступ к документам
Приложение 1: Техническое задание на проведение обследования
Независимый исследователь д-р Вивьен Том (Vivienne Thom) выявила в некоторых правительствах и органах исполнительной власти наличие проблем культурного характера. Например, многие из них не рассматривают органы управления архивным делом и делопроизводством как исполнителей роли по обеспечению целостности государственного управления, несмотря на то, что хорошее управление документами и информацией «необходимы для обеспечения доверия к правительству и оказания услуг населению».
Для того, чтобы эти органы могли выполнять свои роли и обязанностей, Том призвала правительства обеспечить независимость органов управления архивным делом и делопроизводством с тем, чтобы укрепить доверие к ним, их влияние и заметность, - а также закрепить их место среди ключевых проектов. Архивные органы также должны активно заниматься информационно-пропагандистской деятельностью и проявлять лидерство, с тем, чтобы способствовать осознанию полезности управления информацией и рисков несоблюдения законодательно-нормативных требований.
«Этим органам необходимо продемонстрировать, что, хотя создание, управление, хранение и обеспечение долговременной сохранности документов сопряжены с реальными затратами в течение времени, - на эти инвестиции есть хорошая отдача», - рекомендует Том.
Требуется большее финансирование
В отчете отмечается, что с каждым годом возрастают объемы хранения электронных и неэлектронных документов и усиливаются требования к хранению, при этом некоторые архивные органы «выразили разочарование» в связи с отсутствием стабильного непрерывного финансирования.
«Финансирование часто выделялось на разовые проекты, нацеленные на решение конкретных деловых задач, вместо обеспечения постоянного финансирования основных функций», - говорится в документе.
«Органы-члены CAARA направляют значительную часть своих бюджетов на расходы на недвижимое имущества, сократить которые может быть трудно. Любое снижение финансирования ниже этого порога означает, что эти органы оказываются не в состоянии выполнить свои уставные обязательства. Подобный сбой в выполнении функций регулятора влечёт за собой серьезные риски для прозрачности, целостности, подотчетности и для оказания государственных услуг населению».
В отчёте подчёркивается, что правительства должны обеспечивать надлежащие ресурсное обеспечение и стабильное финансирование своих органов архивных органов с тем, чтобы те были способны выполнять свои уставные функции, обеспечивая при этом подотчетность и прозрачность.
«Национальные правительства, правительства штатов и территорий должны обеспечить наличие у этих государственных органов надлежащих ресурсов, необходимых для выполнения ими своих обязательств управлению документами, включая хранение и обеспечение долговременной сохранности электронных и неэлектронных документов временного срока хранения», - говорится в отчёте.
Шеннон Дженкинс (Shannon Jenkins)
Источник: сайт издания «The Mandarin»
