В Москве будут проведен эксперимент по автоматизированной интерпретации данных рентгенологических исследований на основе технологий искусственного интеллекта

Правительство Москвы постановлением от 24 апреля 2024 года №869-ПП, «в целях дальнейшего расширения использования функциональных возможностей технологий искусственного интеллекта, позволяющих ускорить процессы описания рентгенологических исследований посредством внедрения автоматизированной интерпретации данных таких исследований», решило провести в период с 1 мая по 30 сентября 2024 года в городе Москве эксперимент по автоматизированной интерпретации на основе технологий искусственного интеллекта данных рентгенологических исследований, которые проводятся при оказании взрослому населению медицинской помощи в рамках Территориальной программы обязательного медицинского страхования города Москвы.

В рамках проведения эксперимента установлены следующие особенности в организации предоставления результатов медицинских исследований медицинскими организациями государственной системы здравоохранения города Москвы, оказывающими медицинскую помощь в амбулаторных условиях:

• В случае наличия признаков патологических изменений в состоянии здоровья пациента в результатах рентгенологического исследования, проанализированного посредством автоматизированной интерпретации данных рентгенологического исследования, такие результаты незамедлительно с использованием соответствующей подсистемы автоматизированной информационной системы города Москвы «Единая медицинская информационно-аналитическая система города Москвы» (далее - ЕМИАС) доводятся до сведения врача-рентгенолога, который в установленный срок составляет медицинское заключение этого рентгенологического исследования с последующим его размещением в электронной медицинской карте пациента;
  
  
• В случае отсутствия признаков патологических изменений в состоянии здоровья пациента в результатах рентгенологического исследования, проанализированного посредством автоматизированной интерпретации данных рентгенологического исследования, такие результаты незамедлительно доводятся до сведения пациента путем их размещения в ЕМИАС, а также в целях проверки полученных результатов проводится дополнительный анализ описания этого исследования с составлением медицинского заключения рентгенологического исследования, который осуществляется соответствующим врачебным персоналом в срок не позднее 48 часов со дня проведения рентгенологического исследования с последующим его размещением в электронной медицинской карте пациента.

Департаментом здравоохранения города Москвы будут утверждены правила проведения эксперимента.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MLAW;n=242122

Элементы опросного листа, заполняемого при обследовании документов организации

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 19 июня 2023 года на сайте компании Lucidea.

Заполняемые в ходе обследования документального фонда организации опросные листы жизненно важны для любой организации, которой по-настоящему управляет документами. Они помогают систематическим образом выявлять, организовывать и описывать документы с целью обеспечения надлежащего управления ими.

Форма опросного листа устанавливает стандартизированный формат для сбора сведений о документах, обеспечивая согласованность и точность в процессе инвентаризации. Различные элементы опросного листа обеспечивают специалистов по управлению документами и архивистов информацией о документах организации.

Мой комментарий: Как я уже отмечала в комментарии к предыдущему посту Марго Ноут, следует иметь в виду, что при обследовании опросные листы заполняются, как правило, на группы однородных дел и на нетипичные отдельные дела, и крайне редко – на отдельные документы.

Элементы опросного листа

Описание: В этом поле фиксируется заголовок документа и/или его описание. Заголовок должен быть чётким и кратким, суммирующим содержание документа.

Создатель: Данное поле содержит сведения о создателе документа, которым может быть физическое лицо или организация. Опять же, эти данные обеспечивают контекст для документов.

Дата: В данном поле указывается дата создания документа, с целью обеспечения относимости и контекста.

Тип: В данном поле содержится информация о типе документа, таком как переписка, отчет или меморандум. Тип документа очень важен для понимания назначения и содержания документа.

Формат: В данном поле указывается физический формат документа, такой как бумага, микроплёнка или цифровой формат. Формат документа важен для определения потребностей, связанных с обеспечением его долговременной сохранности.

Мой комментарий: Здесь допущен ряд типичных для классического архивиста недочётов. Правильно было бы сказать, что в данном поле указывается 1) вид материального носителя (различные виды бумажных носителей, различные виды носителей на микроплёнке и плёнке для аналоговых аудиовидеозаписей, различные виды съёмных электронных носителей – либо указание на электронную информационную систему, хранящую документы); и 2) является ли документ аналоговым, цифровым или гибридным. Для бумажных документов полезно иметь сведения о формате бумаги, о формировании в дела, а для электронных – сведения о файловых форматах.

Размер: В данном поде указывается размер (объём) документа, включая количество страниц или размер файла. Размеры (объемы) документов определяют требования к их хранению.

Мой комментарий: В большинстве случаев сведения о числе страниц или количестве байт отдельных документов и дел никому не нужны. Для целей организации хранения нужны сводные сведения об объёмах больших совокупностей документов – и, в случае бумажных документов, это сведения не о числе страниц, а о погонных метрах, количестве дел, коробов и т.п. Замечу, что во многих отечественных нормативных документах допускается такая же ошибка.

Местонахождение: В данном поле указывается физическое местонахождение документа, например в шкафу для дел или на сервере. Местоположение документа определяет его доступность и безопасность.

Ограничения на доступ: В данном поле записывается информация о том, кто может получить доступ к документу, и сведения обо всех имеющихся ограничениях доступа, таких как грифы конфиденциальности и/или применимые законодательно-нормативные требования. Собранная здесь информация необходима для обеспечения безопасности и документов и неприкосновенности частной жизни.

Сроки хранения и порядок уничтожения/передачи документа по их истечении: В данном поле содержится информация о том, как долго следует хранить документы и как следует поступить с ними тогда, исчезает потребность в них. Собранная здесь информация важна для исполнения законодательно-нормативных требований.

Состояние: В данном поле фиксируется оценка состояния документа, например, поврежден ли он, является ли хрупким или подверженным риску деградации. Собранная здесь информация необходима для определения потребностей в принятии мер для обеспечения сохранности документа.

Потребности в принятии мер для обеспечения сохранности документа: В этом поле отмечаются потребности в принятии мер для обеспечения сохранности документа -например, требуются ли консервация и/или реставрация. Собранная здесь информация важна для обеспечения долговременной сохранности документа.

Значимость: Информация в данном поле резюмирует важность документа, отмечая, например, его историческую, культурную или научную ценность. Собранная здесь информация важна для определения долговременной ценности документа и для обеспечения его долговременной сохранности.

Примечания: В этом дополнительном поле фиксируются те сведения о документе, которые не попадают в другие разделы и поля опросного листа. Эта информация помогает описать контекст документа и/или предоставляет дополнительные сведения о нём.

Мой комментарий: Само собой, предложенный список полей не является исчерпывающим. Более того, в нём недостаёт очень важных полей, содержащих сведения об ответственном лице или подразделении, об истории массива документов (например, переходе ответственности от одного подразделения к другому), о взаимосвязях с другими документами и т.д. В поле сроков хранения желательно указывать ссылки на законы и нормативные акты, а также внутренние документы организации, на основании которых эти сроки были установлены.

Стандартизированный формат

Опросные листы крайне важны для любой организации, которая хочет надлежащим образом управлять документами. Форма опросного листа устанавливает стандартизированный формат для сбора сведений о документах, обеспечивая согласованность и точность в процессе инвентаризации. Каждый раздел опросного листа играет важную роль в обеспечении надлежащего управления, долговременной сохранности и доступности документов. Используя опросные листы, организации могут лучше управлять своими документами и обеспечить сохранение ценной информации для будущих поколений.

Опросные листы могут помочь архивистам в эффективном управлении и организации архивных материалов. Опросный лист - это структурированный инструмент для сбора необходимой информации о документах, такой как их формат, содержание, происхождение и состояние. Систематически документируя эти сведения, архивисты могут составить исчерпывающую номенклатуру (реестр, опись)  фонда и получить представление об объёме и значимости своих коллекций. Опросные листы помогают определить потребности в мерах по обеспечению долговременной сохранности, определить приоритетность обработки материалов и спланировать на будущее требования к хранению. Кроме того, опросные листы могут облегчить поиск информации, позволяя архивистам создавать научно-справочный аппарат и разрабатывать стратегии доступа и оказания справочных услуг. Это оптимизирует архивные рабочие процессы и улучшает управление документами и обеспечение их долговременной сохранности.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/elements-of-a-records-survey-worksheet/

Обследование документов организации

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 12 июня 2023 года на сайте компании Lucidea.

Документы важны для любой организации. Они могут быть в любой форме, включая физические документы и электронные файлы.

Надлежащее управление документами и их организация имеют критически-важное значение для бесперебойной работы любой организации. Документы обеспечивают доказательства деятельности организации и помогают персоналу принимать обоснованные решения.

Один из наиболее эффективных способов управления документами – это проведение их инвентаризации. Инвентаризация документов представляет собой систематический процесс выявления, организации и описания документов для обеспечения надлежащего управления ими. Процесс инвентаризации включает в себя несколько шагов, в том числе проведение обследования, анализа и классификации документов. Первым шагом в процессе инвентаризации является составление опросного листа, заполняемого в ходе обследования (record survey worksheet).

Опросный лист - это форма, помогающая организациям собирать ключевую информацию о своих документах. Опросный лист устанавливает стандартизированный формат для записи сведений о документах, таких как их местоположение, формат, создатель и ограничения на доступ. Кроме того, опросный лист служит для проводящего опрос специалиста в качестве руководства, помогающего согласованно и эффективно собрать всю необходимую информацию.

Обследование документального фонда организации

Цель обследования документального фонда организации заключается в том, чтобы представить всестороннюю картину хранящихся в организации документов. Обследование помогает выявить дубликаты, документы, потребность в которых исчезла, а также документы, которые необходимо сохранять по юридическим, деловым или историческим причинам. Кроме того, собранная в ходе обследования информация помогает создать справочники вроде номенклатуры дел, реестров и описей, которые помогают эффективно управлять документами.

Разделы опросного листа

Опросный лист состоит из нескольких разделов, в которых фиксируются наиболее важные сведения о документах. В первом разделе содержится информация о заголовке документа и/или его описании. Кроме того, в этом разделе содержатся сведения о создателе документа, дате создания и цели. Эта информация помогает идентифицировать документы и их контекст.

Мой комментарий: Хочу обратить внимание читателей на то, что на обследования документального фонда организации Марго Ноут смотрит с точки зрения архивиста, допуская в результате определённые неточности. Совершенно очевидно, что опросные листы крайне редко заполняются на отдельные документы. Обычно они содержат информацию о группах однородных дел (сериях) и об отдельных «нетипичных» делах.

Также важно отметить, что проведение обследования – очень трудоёмкая и дорогостоящая работа, особенно если для этого привлекаются высококвалифицированные внешние специалисты. Практически никто не может позволить себе регулярное проведение обследований – их обычно проводят один раз для того, чтобы привести документальный фонд в порядок, а впоследствии поддерживают этот порядок, в частности, посредством надлежащего ведения учётных документов и научно-справочного аппарата.

Наконец, заполненные в ходе обследования опросные листы практически никто долго не хранит, и они уничтожаются после того, как на их основе были приведены в надлежащее состояние учётные документы и научно-справочный аппарат – соответственно, архивные службы именно опросными листами могут воспользоваться в течение ограниченного интервала времени (обычно в том случае, если сами принимают участие в обследовании).

Во второй части указываются сведения о формате документа. В этом разделе содержится информация о физическом формате документа, таком как бумага, микроплёнка или цифровой формат. Здесь же фиксируются сведения об объёме (размере) документа, количестве страниц, а также любая иная информация, относящаяся к формату.

В следующем разделе указываются сведения о местоположении документа. Он включает информацию о нахождении документа, например, в шкафу для бумажных дел или на сервере. Эта информация помогает найти документ, когда в этом возникнет необходимость.

Ещё один раздел содержит сведения об ограничениях на доступ. В этом разделе содержится информация о том, кто может получить доступ к документу, а также сведения обо всех ограничениях доступа, таких, как грифы конфиденциальности и законодательно-нормативные требования.

В заключительном разделе содержится информация о сроке хранения документа и о действиях, выполняемых по истечении этого срока (уничтожении либо передаче на архивное хранение). Здесь содержится информация о том, как долго необходимо хранить записи и как с ними следует поступать, когда потребность в них исчезает. Кроме того, в этом же разделе выделяются те материалы, которые необходимо будет впоследствии передать на архивное хранение ввиду их непреходящей ценности.

Обследование - критически-важный инструмент

Обследования имеют критически-важное значение для эффективного управления документами. В ходе обследований используется стандартизированный формат для сбора важнейшей информации о документах, тем самым обеспечивая согласованность и точность в процессе инвентаризации. Кроме того, обследования помогают организациям выявить дубликаты и утратившие свою ценность документы, обеспечить исполнение законодательно-нормативных требований и сэкономить средства, затрачиваемые на хранение и обслуживание документов. Надлежащее управление записями имеет крайне важное значение для успешности любой организации, и заполнение опросных листов необходимо для достижения этой цели.

Обследования могут быть полезным инструментом и для архивных служб в реализации их усилий по обеспечению долговременной сохранности документов. Собирая сведения о документах, такие, как информацию об их физическом формате, состоянии и потребностей в мерах обеспечения долговременной сохранности, опросный лист может помочь архивной службе выявить документы, требующие особого внимания или обработки. Например, могут быть выявлены документы в плохом физическом состоянии, т.е. хрупкие, поврежденные или подверженные риску деградации, и в приоритетном порядке могут быть проведены их консервация и реставрация.

Обследования также могут помочь архивной службе отслеживать степень сохранности документов во времени, тем самым обеспечивая, что им будут оказаны необходимые для выживания в долгосрочной перспективе забота и внимание. В конечном счёте, помогая выявлять документы, долговременную сохранность которых необходимо обеспечить, и устанавливать для них приоритеты, опросные листы способны помочь архивным службам обеспечить сохранение ценных документов для будущих поколений.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/surveying-organizational-records/

Проведение обследования документов и делопроизводства в организации

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 28 ноября 2022 года на сайте компании Lucidea.

Обследование документов и делопроизводства (records survey) - полезный инструмент для понимания существующих документов организации. В ходе обследования создается инвентарная опись (inventory – в российской практике часто формируется или уточняется номенклатура дел – Н.Х.), которая отражает существующие группы документов, их местоположение, условия хранения и объёмы.

Знания о коллекциях (возможно, лучше был бы сказать «массивах», «группах» - Н.Х.) документов позволяют сделать первый шаг в организации и упорядочении документов. Кроме того, появляется возможность выявить и исправить текущие проблемы в управлении документами, а также предвидеть появление проблем в будущем и избежать их.

Проведение обследования способствует эффективной практике управления документами. Благодаря обследованиям, документы становится легче понимать, что упрощает решение задач создания перечней документов с указанием сроков хранения и реализации архивной программы (т.е. создания архива – Н.Х.). Перечни определяют, какие документы следует хранить и как долго, а какие следует уничтожить либо передать на постоянное архивное хранение. В ходе обследования также определяются объемы документов, оценивается их содержание, контекст и диапазоны дат, а также выявляются материалы, требующие особого обращения – например, редкие материалы, необычные форматы или повреждённые материалы.

Обследование наиболее эффективно в том случае, когда собеседования с ключевыми сотрудниками, которые используют документы, проводят архивисты, специалисты по управлению документами и/или люди, обладающие определенными знаниями об управлении документами или об организации. Привлечённый к проведению обследования квалифицированный специалист, зная о видах документов, которые обычно создаются или хранятся определённым подразделением или службой, может предугадать наличие ряда видов документов и задать наводящие вопросы, чтобы получить сведения о таких документах.

Анализ деятельности структурных подразделений

Анализ деятельности структурного подразделения позволяет понять его место в учреждении или организации, при этом функции структурного подразделения раскрываются шире, чем о них можно судить по положению подразделения в структурной схеме организации. Благодаря такому пониманию можно выявить уникальные документы, которые созданы в подразделении и/или хранятся в нём.

Прежде чем приступить к обследованию документов, изучите следующие вопросы:

• Каковы функции подразделения?
  
  
• Как подразделение организовано? Есть ли в его составе боле мелкие структурные единицы?
  
  
• Какими программами или проектами подразделение управляет?
  
  
• Какие комитеты существуют в подразделении?
  
  
• В чём уникальность подразделения и его функций?
  
  
• Какие сведения о подразделении и его деятельности наиболее важно документировать?

Вопросы, задаваемые в ходе обследования

На перечисленные ниже вопросы следует дать ответ для каждой серии документов (в российской практике ближайшим, хотя и не вполне точным аналогом серии являются документы, формируемые в дела, соответствующие одной позиции в номенклатуре дел – Н.Х.). Серия документов - это группа или набор документов, которые хранятся вместе, поскольку образуют единое целое исходя из их функций или их взаимосвязей друг с другом. Изучите следующие вопросы:

• Структурное подразделение: Какое подразделение организации создало эти документы?
  
  
• Контактное лицо: Кто достаточно знаком с данными документами, чтобы к нему можно обратиться в случае возникновения вопросов? Как с этим лицом связаться?
  
  
• Серия документов: Каково краткое описательное название для каждой группы документов?
  
  
• Содержание документов: Какие темы, события или люди отражены в документах?
  
  
• Упорядочение документов: Как документы организованы? Имеется ли какой-либо определённый порядок, или его нет?
  
  
• Объёмы документов: Сколько всего имеется материалов? По возможности используйте согласованные единицы измерений для всех серий документов, такие как погонные метры, короба или ящики в шкафах для документов.
  
  
• Форматы: Какие форматы документов представлены в данной коллекции? Потребуются ли специализированное хранение и/или обработка?
  
  
• Состояние: В каком состоянии находятся документы? Если ли проблемы с обеспечением их долговременной сохранности?
  
  
• Место хранения: Где хранятся материалы? Находятся ли они в офисе или же хранятся в ином месте?
  
  
• Диапазон дат: Каков диапазон дат? К какому периоду относится основная масса документов?
  
  
• Активность использования документов: Являются ли документы по-прежнему нужными для деловой деятельности подразделения? Используются ли они активно (когда, например, к ним обращаются чаще одного раза в месяц) или же являются полуактивными или неактивными? (Данный вопрос связан с определением этапа жизненного цикла, на котором находятся конкретные документы, и, соответственно, либо с выбором предпочтительного места их хранения – в подразделении, на внеофисном хранении, в ведомственном архиве; либо с принятием решения об уничтожении документов или их передаче на постоянное архивное хранение – Н.Х.)
  
  
• Ценность документов: Представляют ли данные материалы историческую ценность? Раскрывают ли они важную историческую информацию об основании, ценностях, деятельности и целях организации? Являются ли они «важнейшими» (vital records - т.е. необходимыми для реагирования в случае катастроф и для восстановления деловой деятельности после них – Н.Х.)? Являются ли они критически-важными для существования организации? Следует ли их хранить постоянно по завершении периода активного использования?

Последующие шаги

Результаты обследования документов используются для выявления конкретных серий документов, подлежащих постоянному хранению. К материалам обследования также обращаются для того, чтобы установить сроки хранения для документов временного срока хранения, и помочь структурному подразделению решить, как долго следует хранить документы постоянного срока хранения в подразделении, прежде чем передать их в архив.

Являясь высокоуровневыми инструментами оценки, обследования документов поддерживают концептуальные рамки управления документами. При обследованиях выявляются различные категории документов, которые создаёт, обрабатывает и/или получает организация или структурное подразделение крупной организации. Целью проведения обследования является определение категорий документов, которые пользователи создают, получают, обрабатывают и/или хранят и поддерживают в ходе своей оперативной или проектной работы. Опираясь на знания, полученные в ходе обследований, организации могут принимать обоснованные информированные решения в отношении своих документов и сохранять свою институциональную память и мудрость.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/conducting-a-records-survey/