Документы важны для любой организации. Они могут быть в любой форме, включая физические документы и электронные файлы.
Надлежащее управление документами и их организация имеют критически-важное значение для бесперебойной работы любой организации. Документы обеспечивают доказательства деятельности организации и помогают персоналу принимать обоснованные решения.
Один из наиболее эффективных способов управления документами – это проведение их инвентаризации. Инвентаризация документов представляет собой систематический процесс выявления, организации и описания документов для обеспечения надлежащего управления ими. Процесс инвентаризации включает в себя несколько шагов, в том числе проведение обследования, анализа и классификации документов. Первым шагом в процессе инвентаризации является составление опросного листа, заполняемого в ходе обследования (record survey worksheet).
Опросный лист - это форма, помогающая организациям собирать ключевую информацию о своих документах. Опросный лист устанавливает стандартизированный формат для записи сведений о документах, таких как их местоположение, формат, создатель и ограничения на доступ. Кроме того, опросный лист служит для проводящего опрос специалиста в качестве руководства, помогающего согласованно и эффективно собрать всю необходимую информацию.
Обследование документального фонда организации
Цель обследования документального фонда организации заключается в том, чтобы представить всестороннюю картину хранящихся в организации документов. Обследование помогает выявить дубликаты, документы, потребность в которых исчезла, а также документы, которые необходимо сохранять по юридическим, деловым или историческим причинам. Кроме того, собранная в ходе обследования информация помогает создать справочники вроде номенклатуры дел, реестров и описей, которые помогают эффективно управлять документами.
Разделы опросного листа
Опросный лист состоит из нескольких разделов, в которых фиксируются наиболее важные сведения о документах. В первом разделе содержится информация о заголовке документа и/или его описании. Кроме того, в этом разделе содержатся сведения о создателе документа, дате создания и цели. Эта информация помогает идентифицировать документы и их контекст.
Мой комментарий: Хочу обратить внимание читателей на то, что на обследования документального фонда организации Марго Ноут смотрит с точки зрения архивиста, допуская в результате определённые неточности. Совершенно очевидно, что опросные листы крайне редко заполняются на отдельные документы. Обычно они содержат информацию о группах однородных дел (сериях) и об отдельных «нетипичных» делах.
Также важно отметить, что проведение обследования – очень трудоёмкая и дорогостоящая работа, особенно если для этого привлекаются высококвалифицированные внешние специалисты. Практически никто не может позволить себе регулярное проведение обследований – их обычно проводят один раз для того, чтобы привести документальный фонд в порядок, а впоследствии поддерживают этот порядок, в частности, посредством надлежащего ведения учётных документов и научно-справочного аппарата.
Наконец, заполненные в ходе обследования опросные листы практически никто долго не хранит, и они уничтожаются после того, как на их основе были приведены в надлежащее состояние учётные документы и научно-справочный аппарат – соответственно, архивные службы именно опросными листами могут воспользоваться в течение ограниченного интервала времени (обычно в том случае, если сами принимают участие в обследовании).
Во второй части указываются сведения о формате документа. В этом разделе содержится информация о физическом формате документа, таком как бумага, микроплёнка или цифровой формат. Здесь же фиксируются сведения об объёме (размере) документа, количестве страниц, а также любая иная информация, относящаяся к формату.
В следующем разделе указываются сведения о местоположении документа. Он включает информацию о нахождении документа, например, в шкафу для бумажных дел или на сервере. Эта информация помогает найти документ, когда в этом возникнет необходимость.
Ещё один раздел содержит сведения об ограничениях на доступ. В этом разделе содержится информация о том, кто может получить доступ к документу, а также сведения обо всех ограничениях доступа, таких, как грифы конфиденциальности и законодательно-нормативные требования.
В заключительном разделе содержится информация о сроке хранения документа и о действиях, выполняемых по истечении этого срока (уничтожении либо передаче на архивное хранение). Здесь содержится информация о том, как долго необходимо хранить записи и как с ними следует поступать, когда потребность в них исчезает. Кроме того, в этом же разделе выделяются те материалы, которые необходимо будет впоследствии передать на архивное хранение ввиду их непреходящей ценности.
Обследование - критически-важный инструмент
Обследования имеют критически-важное значение для эффективного управления документами. В ходе обследований используется стандартизированный формат для сбора важнейшей информации о документах, тем самым обеспечивая согласованность и точность в процессе инвентаризации. Кроме того, обследования помогают организациям выявить дубликаты и утратившие свою ценность документы, обеспечить исполнение законодательно-нормативных требований и сэкономить средства, затрачиваемые на хранение и обслуживание документов. Надлежащее управление записями имеет крайне важное значение для успешности любой организации, и заполнение опросных листов необходимо для достижения этой цели.
Обследования могут быть полезным инструментом и для архивных служб в реализации их усилий по обеспечению долговременной сохранности документов. Собирая сведения о документах, такие, как информацию об их физическом формате, состоянии и потребностей в мерах обеспечения долговременной сохранности, опросный лист может помочь архивной службе выявить документы, требующие особого внимания или обработки. Например, могут быть выявлены документы в плохом физическом состоянии, т.е. хрупкие, поврежденные или подверженные риску деградации, и в приоритетном порядке могут быть проведены их консервация и реставрация.
Обследования также могут помочь архивной службе отслеживать степень сохранности документов во времени, тем самым обеспечивая, что им будут оказаны необходимые для выживания в долгосрочной перспективе забота и внимание. В конечном счёте, помогая выявлять документы, долговременную сохранность которых необходимо обеспечить, и устанавливать для них приоритеты, опросные листы способны помочь архивным службам обеспечить сохранение ценных документов для будущих поколений.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/surveying-organizational-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий