«Кривая забывания» и будущее управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 17 июля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

В 1885 году Герман Эббингауз (Hermann Ebbinghaus – о нём см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Эббингауз,_Герман – Н.Х.) опубликовал статью под названием «Память: Вклад в экспериментальную психологию».

Он предложил то, что мы теперь называем «кривой забывания» (forgetting curve) - гипотезу о том, как память систематически угасает с течением времени. Эта гипотеза не идеальна, но это довольно хорошая эвристика.

Эта гипотеза также объясняет причину существования документов. Ведение документов является выражением одной вещи - желания работать вне рамок, связанных с ограниченностью человеческой памяти. Если бы память была совершенной и неоспоримой, и ею можно было бы делиться, то нам не понадобились бы документы – всё вот так просто.

Память не идеальна - мы забываем. Память не является достоверной и неоспоримой – сейчас имеется множество свидетельств того, что мы выдумываем вещи и верим в них. И мы, очевидно, не можем напрямую делиться своими воспоминаниями. Поэтому мы документируем информацию, которая будет сохранятся во времени, обеспечиваем её целостность и возможность поделиться ею с другими людьми.

Что значит применять управленческую дисциплину в отношении чего-то настолько элементарного, такого, что является столь естественной частью человеческого существования? Вот где, как я думаю, сообщество специалистов по управлению документами нуждается в честном диалоге внутри себя.

• Заключается ли работа специалистов по управлению документами в том, чтобы захватывать все созданные другими сотрудниками материалы, и обеспечивать, чтобы они затем хранились в соответствии с неким стандартом, с тем, чтобы у нас была возможность эффективным образом оглянуться назад?

или

• Заключается ли работа специалистов по управлению документами в том, чтобы изучать причины, по которым сотрудники пытаются работать за пределами ограничений, связанных с возможностями человеческой памяти, и помогать им делать это лучше?

Как вы думаете, какой из этих ответов верный? Какие имеются доказательства того, что организации желают именно этого?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-forgetting-curve-and-the-future