Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 17

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/16.html )

2010 год - Расширение возможностей Google по управлению контентом

В марте 2010 года компания Google приобрела DocVerse – компанию-разработчика инструментов коллективной работы с контентом в онлайн-режиме. Решение DocVerse позволяло нескольким пользователям совместно работать в режиме онлайн с документами Microsoft Word, а также с другими форматами Microsoft Office, такими как Excel и PowerPoint. (Источник: статья в Википедии о Google Docs)

2010 год - SharePoint приобретает (некоторые) расширения для управления документами

В версию SharePoint 2010 был включён ряд функциональных возможностей для управления документами. Согласно веб-странице на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс (State Records Authority of New South Wales) под названием «SharePoint 2010: Вопросы управления документами» (SharePoint 2010: Recordkeeping Considerations – см. также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2012/07/sharepoint-2010.html - Н.Х.):

«Microsoft SharePoint 2010 представляет собой программный продукт с широким спектром вариантов применения, включая разработку веб-сайтов, управление контентом и поддержку коллективной работы. SharePoint даёт пользователям возможность коллективно создавать, просматривать и утверждать различные типы контента, включая документы, списки, обсуждения, вики-страницы, веб-страницы и посты в блогах.

SharePoint не является системой управления документами (т. е. системой, специально разработанной для сбора, сохранения и предоставления доступа к документам во времени).

В случае внедрения «коробочного» варианта, SharePoint имеет ограниченные возможности для захвата и сохранения документов таким образом, чтобы документы могли служить аутентичным свидетельством деловой деятельности организации.»

В статье «Является ли SharePoint 2010 соответствующим законодательно-нормативным требованиям решением для управления документами?» (Is SharePoint 2010 a compliant records solution, см. https://www.idm.net.au/article/007930-sharepoint-2010-compliant-records-solution ), опубликованной в номере журнала IDM Magazine от 30 июня 2010 года, автор утверждал следующее (выделения курсивом Эндрю Уорланда):

«Руководитель инженерной группы компании Microsoft по функциональным возможностям для управления документами и контентом в SharePoint (SharePoint Document and Records Management) Адам Хармец (Adam Harmetz) сказал в недавнем онлайн-интервью о возможностях для управления документами в SharePoint 2010: «Мы постоянно получаем со всего мира вопросы о том, как быть с местными, государственными и отраслевыми стандартами для управления информацией. Назову лишь некоторые из них … это MoReq2, VERS, ISO 15489, DOMEA, TNA, ERKS - список можно продолжать. Некоторые из этих стандартов более-менее основаны друг на друге, а некоторые содержат противоречащие положениям других стандартов требования.

Вместо того, чтобы сосредоточить наши инженерные усилия на удовлетворении требований каждого из этих стандартов, мы предпочли обеспечить удобство использования и инновации, необходимые для успешного развертывания нашего решения для целей управления документами – и дали возможность нашей партнёрской экосистеме дорабатывать платформу SharePoint под специфические требования тех клиентов, которые обязаны придерживаться определенного стандарта».

Несмотря на такого рода комментарии, SharePoint 2010 по крайней мере одной консультационной фирмой (Wise Technology Solutions) был оценен как соответствующий на 88% требованиях тогдашнего стандарта Международного совета архивов (МСА – на рис. справа), который позднее стал международным стандартом ISO 16175-2.

Мой комментарий: Речь идёт о редакции 2010-2011 годов стандарта ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments) и его второй части ISO 16175-2:2011 «Функциональные требования и рекомендации для систем управления электронными документами» (Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems).

Эта часть, как отмечалось в аннотации, «содержит рекомендации в отношении принятия решений, касающихся выбора, проектирования, внедрения и эксплуатации программного обеспечения для управления документами, в соответствии с принципами, установленными стандартом ISO 15489-1. Стандарт применим к документным системам любого типа, поддерживаемым программным обеспечением, однако в первую очередь он сфокусирован на программном обеспечении для управления электронными документами».

С моей точки зрения, этот стандарт на тот момент был устаревшим по сравнению, скажем, с MoReq2 и MoReq2010 (что, в общем-то, неудивительно, поскольку его прототип - стандарт МСА 2008 года изначально был списан со старенького британского стандарта TNA и с MoReq первой редакции). И сейчас уже мало кто вспомнит, что стандарт МСА был выпущен на основе одноименного стандарта Национальных Архивов Австралии, появившегося в 2006 году (на рис. слева)!

Высокий процент соответствия требованиям на само деле не столько говорил о высоком качестве SharePoint как средства управления документами (он возник в первую очередь благодаря выполнению многочисленных требований по безопасности, эффективности и удобству работы), сколько о недостаточности требований стандарта МСА к специфическим функциональным возможностям для управления документами.

16 декабря 2011 года Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс опубликовало в своём блоге пост под названием «Первоначальные рекомендации по реализации требований к управлению документами в SharePoint 2010» (Initial advice on implementing recordkeeping requirements in SharePoint 2010, см. https://futureproof.records.nsw.gov.au/initial-advice-on-implementing-recordkeeping-requirements-in-sharepoint-2010/ ). В посте сообщалось, что фирма Wise в своём отчёте пришла к выводу о том, что «SharePoint на 88% соответствует требованиям МСА», а также отметила, что аспекты, по которым нет полного соответствия требованиям стандарта, связаны со следующими факторами:

• простота захвата электронной почты,
  
  
• собственные классификация документов по степени секретности / конфиденциальности и меры управления доступом,
  
  
• управление физическими и гибридными документами.

В отчете также говорилось, что внешние поставщики могут предложить продукты, которые закрывают недостатки SharePoint в этих областях.

В посте на блоге также было отмечено следующее: «… в отчёте подчёркивается, что «достижение подобных результатов (степени соответствия 88% - Н.Х.) зависит от соответствующего проектирования и надлежащего стратегического управления реализацией, конфигурацией и настройкой, с тем, чтобы обеспечить согласованность с желаемыми результатами управления документами»».

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/18.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/

Публикации второй редакции стандарта ISO 16175-1 «Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (бывшие спецификации ICA-Req)

Данная заметка известного австралийского специалиста Андриана Каннингема (Adrian Cunningham – на фото), была распространена 5 октября 2020 года в новостной рассылке Международного совета архивов (МСА).

Международная организация по стандартизации недавно опубликовала вторую редакцию стандарта ISO 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records). Эта новая редакция состоит из двух частей:

• Часть 1 (стандарт ISO 16175-1:2020) «Функциональные требования и связанные с ними рекомендации для всех приложений, управляющих электронными документами» (Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records), см. https://www.iso.org/standard/74294.html (об этом документе см. также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2020/07/iso-16175.html - Н.Х.);
  
  
• Часть 2 (технические спецификации ISO/TS 16175-2:2020) «Руководство по отбору, проектированию, внедрению и эксплуатации программного обеспечения для управления документами» (Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records), см. https://www.iso.org/standard/74293.html

Эти две части новой редакции отменяют и заменяют три части первой редакции стандарта ISO 16175, которые были опубликованы ИСО в 2010-2011 годах, и в свою очередь  представляли собой ускоренно прошедшими процесс международной стандартизации версиями публикаций Международного совета архивов (МСА), выпущенных в 2008 году (см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_4595.html - Н.Х.) под заголовком «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments) – также известные под сокращённым названием ICA-Req (см. также http://rusrim.blogspot.com/2008/03/blog-post_31.html - Н.Х.).

Две части новой редакции ISO 16175 были не только значительно обновлены и консолидированы, но также были существенно реструктурированы (я бы сказала, что новая редакция – это совершенно новый, намного более качественный документ, почти ничего общего не имеющий с прежним стандартом, который не пользовался авторитетом в международном профессиональном сообществе – Н.Х.).

Ранее части 2 и 3 стандарта ISO 16175 содержали два отдельных набора типовых функциональных требований к программному обеспечению, использовавшемуся для управления электронными документами, причем часть 2 была посвящена специализированным приложениям для управления документами, а часть 3 – управлению документами в деловых системах.

Международный совет архивов решил объединить эти два отдельных набора требований в единый, упрощенный и обновленный набор функциональных требований к любым программным приложениям, которые должны захватывать электронные документы и управлять ими. Этот новый консолидированный набор функциональных требований представлен в части 1 новой редакции стандарта ISO 16175, вместе с некоторыми соответствующими пояснениями. Основная целевая аудитория этой части - это ИТ-специалисты, которые несут ответственность за приобретение или разработку офисного программного обеспечения, и которым необходимы компетентные и авторитетные рекомендации по функциональным требованиям для управления документами. Мы надеемся, что новая редакция части 1 окажет положительное влияние на мировой рынок офисного программного обеспечения, а также будет полезна законодателям и разработчикам стандартов в различных юрисдикциях, и отдельным организациям, желающим совершенствовать у себя управление электронными документами.

Основное внимание в новой части 2 уделяется процессам выбора, разработки и внедрения любого программного обеспечения, которое будет использоваться для управления документами, независимо от того, будут ли эти документы электронными или аналоговыми. Эта часть включает в себя определенный обновленный контент, взятый из публикаций в составе первой редакции стандарта ISO 16175, вместе с определенным обновленным контентом из ныне отменённого технического отчета ISO/TR 15489-2 (2001 год), в котором содержались рекомендации по реализации требований первой редакции международного стандарта управления документами ISO 15489-1.

Подробнее с частями нового стандарта можно познакомиться здесь:

• Часть 1: https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:16175:-1:ed-2:v1:en
  
  
• Часть 2: https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:ts:16175:-2:ed-2:v1:en

С уважением,

Андриан Каннингем (Adrian Cunningham)
Руководитель проекта рабочей группы WG16 технического подкомитета ИСО TC46/SC11/

Источник: новостная рассылка МСА

Международный совет архивов: Начато закрытое обсуждение комплекта материалов, помогающих внедрять требования к системам управления документами ICA-Req (ISO 16175)

Нет, не одобряет Международный совет архивов (МСА) такие новомодные штучки, как открытость и публичность обсуждения проектов стандартов и руководств. На сегодняшний день это, пожалуй, самая консервативная и закрытая из организаций, занимающихся разработкой стандартов в области управления документами и архивного дела – и, как мне кажется, это не повышает её авторитет.

Заговорила я об этом в связи с тем, что группа разработчиков стандарта ICA-Req, утвержденного международный стандарт ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments, материалы о нём см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/ICA-Req ), подготовила проекты комплекта документов, которые должны помочь заинтересованным организациям внедрять у себя этот стандарт.

Сейчас начато – и продлится до 28 февраля 2012 года – обсуждение этих материалов, однако для участия в нём нужно очень сильно попросить организаторов, поклясться в своем хорошем знании стандарта ISO 16175 … Поневоле складывается впечатление, что разработчики не уверены в качестве подготовленных ими документов и боятся по-настоящему открытого обсуждения. В самом деле, какие ещё могут быть причины для подобной закрытости – ведь не боязнь же за утечку гениальных идей? :)

По крайней мере, список подготовленных материалов был оглашен в письме, выложенном на форуме МСА. Он включает:

Продукт 1: Материалы для продвижения стандарта

• ICA-Req для аудиторов и омбудсменов
• ICA-Req для производителей программного обеспечения
• ICA-Req для руководителей
• ICA-Req для специалистов по работе с документами
• ICA-Req для ИТ-специалистов

Продукт 2:  Инструмент для оценки готовности к работе с электронными документами (e-readiness assessment tool)

Продукт 3: Детальное руководство по внедрению первого модуля ICA-Req «Основные положения и принципы»

Продукт 4: Детальное руководство по внедрению третьего модуля ICA-Req «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах»

• Руководство по определению, оценке и удовлетворению требований к управлению документами,
  
  
• Выявление документов, хранящихся в деловых системах, с использованием технического отчета ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ деловых процессов в отношении документов».

Продукт 5: Сводное руководство по специфическим проблемам внедрения третьего модуля ICA-Req, связанным с вопросами управления документами

Продукт 6: Варианты внедрения на основе сценариев

• Требования с точки зрения управления документами к деловым системам на основе баз данных,
  
  
• Требования с точки зрения управления документами к деловым системам, хранящим внутри себя документы,
  
  
• Требования с точки зрения управления документами к многоцелевым деловым системам.

Продукт 7: Примеры из практики (Case studies)

Продукт 8: Сводное руководство по внедрению стандарта на французском языке

Продукт 9: Детальное руководство по внедрению стандарта на французском языке

Обучающие модули:

• Обучение по второму модулю ICA-Req «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в электронной офисной среде» для специалистов по работе с документами,
  
  
• Обучение по третьему модулю ICA-Req для специалистов по работе с документами,
  
  
• Обучение по третьему модулю ICA-Req для ИТ-специалистов и владельцев деловых процессов.

Источник: листсерв МСА

ИСО: Завершена стандартизация требований Международного совета архивов к системам, управляющим электронными документами

На сайте ИСО появилась информация об официальной публикации стандарта ISO 16175-2:2011 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде. Часть 2: Руководство и функциональные требования к системам управления электронными документами» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems).

Тем самым в качестве стандартов ИСО опубликованы все три части стандарта МСА (известного как ICA-Req). Ряд стран – преимущественно в Австралазии – уже адаптировали ранее опубликованные части документа в качестве национальных стандартов.

Напомню, что ISO 16175 является прямым конкурентом европейских требований семейства MoReq.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791

Крис Пром: «Требования Международного совета архивов содержат очень полезные краткие обзоры»

Я довольно прохладно отношусь к требованиям МСА, но не потому, что считаю их бесполезными, а из-за того, что, как мне кажется, существуют более современные и лучше проработанные документы на ту же тему. Тем не менее, многие специалисты (особенно в Австралазии) этими требованиями охотно пользуются. 11 апреля 2011 года краткий положительный отзыв на них дал Крис Пром (Chris Prom - на фото), специалист, известный тем, что он систематически изучает различные существующее программные инструменты, которые могли бы использовать в своей работе архивисты. Итак, Крис Пром пишет:

«За прошедший год, я обнаружил,  что подготовленные Международным советом архивов руководство и функциональные требования к системам управления электронными документами содержат очень полезные «выжимки» (summary) по поводу того, каким образом ERM-системы должны функционировать в рамках всей организации. Хотя эти материалы не обязательно будут непосредственно полезны для архивистов, в них даны более краткие обзоры, чем в других аналогичных стандартах или же в результатах исследовательских проектов.»

Крис также отметил, что ссылки на эти документы исчезли с веб-сайта МСА, и, для удобства коллег, заново выложил требования МСА на своем блоге. Сделал он это абсолютно легально, поскольку в документах приведено разрешение правообладателя на их некоммерческое использование.

Кстати говоря, как оказалось, у меня на блоге накопилось уже приличное количество публикаций Криса, - их можно найти здесь: 
http://rusrim.blogspot.com/2010/02/droid.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/03/blog-post_3413.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/03/siard.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/04/siard.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/04/saba.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/05/eca-2010-i.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/05/eca-2010-ii.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/05/8-eca-2010-vi.html

Источник: блог Криса Прома
http://e-records.chrisprom.com/?p=1908

Твиттер-трансляция с австралийского Международного форума по электронному будущему

Не так уж часто случается, чтобы об интересном в профессиональном плане событии информацию удавалось получить только таким своеобразным способом, как чтением твиттер-трансляции. Однако именно так случилось с проходившим в Канберре (Австралия) очередном международном форуме по электронному будущему (Digital Futures International Forum).

Хотя организатором форума являются Национальные Архивы Австралии, на их веб-сайте (кстати говоря, плохо обновляемом) ничего найти не удалось. Выручили твиттер-сообщения, которые в реальном времени посылали Джастин Хезлвуд (Justine Heazlewood), Джон Робертс (John Roberts), Пола Смит (Paula Smith) и  Крис Холмс (Chris Holmes) – за что им большое спасибо.

Ключевым был доклад известного австралийского специалиста Адриана Каннигема (Adrian Cunningham), посвященный продвижению требований Международного Совета Архивов к системам управления электронными документами (ICA-Req).

• По мнению Каннингема, требования МСА является той основой, которая необходима для выработки международных требований к программному обеспечению для управления документами.
  
  
• Модуль 3 требований МСА, содержащий требования к управлению документами в деловых системах, является новым словом (Это так и было в момент разработки этих требований т.е. четыре года назад, - и даже год тому назад. Теперь этот же вопрос, причем совершенно по-иному, рассмотрен и в проекте спецификаций MoReq2010 – Н.Х.)
  
  
• Каннингем повторил популярный в последние годы вопрос, не являются ли конкурирующие требования MoReq2 чересчур сложными для реализации? (Вопрос довольно забавный, поскольку никто ещё всерьёз не реализовывал в программных продуктах требования МСА, которые представляют собой аппликацию из кусочком требований MoReq и британских требований PRO/TNA, которые по сложности примерно такие же, но при этом опираются на разные представления о системе управления электронными документами – и я, например, сомневаюсь в возможности реализовать на практике эту «гремучую смесь». К тому же новые требования MoReq2010 поставят совершенно новую планку сложности, и на их фоне MoReq2 уже могут показаться совсем безобидными. - Н.Х.)
  
  
• Каннингем сообщил, что DLM-форум, отвечающий за развитие MoReq, намеревается учесть требования МСА при подготовке новой редакции спецификаций MoReq (Думаю, что это выразилось как раз в создании такой архитектуры требований MoReq2010, которая делает их очень гибкими за счет модулей расширения, и равно применимыми как для специализированных систем управления документами, так и для деловых систем – Н.Х.)
  
  
• В рамках проекта требований МСА сейчас идет работа над руководством по их практической реализации. Проект должен быть готов к концу 2011 года, а окончательную версию планируется представить на очередном конгрессе МСА в Брисбене (Австралия) в 2012 году. Это руководство будет включать описания примеров из практики, инструменты для оценки, руководств по ситуациям для модуля 3, обучающие материалы, рассчитанные на различную аудиторию (в т.ч. на ИТ-специалистов и специалистов по управлению документами).
  
  
• Целью является сделать требования МСА полезными для частного сектора и для сообщества поставщиков программного обеспечения.

Далее Карен Андерсон (Karen Anderson) рассказала об управлении документами в Швеции, остановившись, в том числе, на проблеме создания электронных архивов в государственных органах власти.

Алис Шато (Alice Chateau) рассказала о положении с электронными документами во Франции, подробно остановившись на развитии законодательно-нормативной базы и на появлении электронного нотариата. Удостоверенные нотариусами в электронной форме сделки заверяются электронной цифровой подписью и отправляются в центральное электронное хранилище на постоянное хранение. Центральное хранилище обслуживает 4000 нотариальных контор. Французское правительство устанавливает стандарты на файловые форматы, используемые при передаче документов между государственными органами, в т.ч. при передаче документов на архивное хранение. Однако проблемы остаются – по закону, оцифрованные электронные копии не равносильны бумажным оригиналам.

Юстус Вамукоя (Justus Wamukoya) рассказал о том, как управляют электронными документами в Африке. Пока что распространение цифровых технологий идет медленно, но ситуация начинает меняться как в государственном, так и в частном секторах. Есть тенденция увязывать инициативы в сфере управления документами с исполнением требований законодательства о доступе к информации государственных органов. Положительную роль играет то, что новое поколение государственных служащих хорошо владеет ИКТ и Интернет-технологиями. Интересно, что в Африке к электронным документам больше доверия, чем к бумажным – о том, какие махинации можно проворачивать с бумажными документами, все хорошо знают, и считается, что делать то же самое с электронными документами намного сложнее (и, по крайней мере, злонамеренные действия легче обнаружить). В докладе отмечено, что случаи отключения электроэнергии порой вынуждают персонал вернуться к бумажным процессам.

Чьен Юи (Qian Yi) рассказал (рассказала?) об управлении электронными документами в Китае. В Китае существует финансируемая из национального бюджета программа исследований в области управления электронными документами, благодаря чему разрабатываются руководства и стандарты, в т.ч. есть стандарт требований к СЭД. Недостатки законодательно-нормативной базы компенсируются руководящими указаниями ЦК КПК. Создан специальный орган для координации действий в данной области с достаточно большими полномочиями.

В заключение был проведен круглый стол с участием международных экспертов, которые ответили на вопросы участников форума, большей частью относившихся к требованиям МСА. Представитель Малайзии рассказал, что они попробовали проверить системы на соответствие требованиям МСА – результат оказался неутешительным, были выполнены лишь 49 из 106 обязательных требований.

Источник: Твиттер
https://twitter.com/#!/search?q=%23DFF2011

Управление документами: На какой стандарт ставить?

Данная заметка Ульриха Кампфмайера (Dr. Ulrich Kampffmeyer – на фото) была опубликована 16 февраля 2010 года в новостях на форуме базирующейся на сайте Xing группы «Управление информацией и документами».

Стандарты управления документами – это довольно широкое поле деятельности, пребывающее в настоящее время в состоянии  неопределенности.

Уже скоро будет опубликованы спецификации MoReq2010 (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/02/moreq2010_16.html ), идёт разработка новых стандартов менеджмента документов серии ISO 3030x, а требования Международного совета архивов к системам управления электронными документами ISO 16275 (ICA-Req) в ближайшее время будут утверждены в качестве Международного стандарта ИСО...

Как MoReq2010, так и стандарты серии ISO 3030x будут иметь систему сертификации. Поставщики программного обеспечения, однако, заботятся о сертификации своих продуктов только тогда, когда для таких стандартизованных продуктов есть рынок. В США такой рынок есть только для продуктов, соответствующих стандарту DoD 5015.2-STD.

Кроме того, остается вопрос «индивидуальной подстройки» стандартов при их адаптации в качестве национальных стандартов. Собственно, возможность такой «индивидуальной настройки» должна предусматриваться международными стандарты – как это сделано в MoReq.

Однако, возможно, ничего этого и не потребуется, поскольку развитие технологий идёт быстрее, чем ожидалось, и технологии «2.0» и «социальных сетей» предлагают совсем другие модели использования. И, естественно, с выходом на рынок таких стандартных программных продуктов, как Sharepoint, появляются и новые точки зрения на то, что же такое «управление документами» - см., например, Центр управления документами в Sharepoint (Sharepoint Records Center). Да и подход SAP к управлению документами частично отклоняется от «академической» точки зрения.

Возникает вопрос: что ждёт управление документами в будущем, - как вообще, так и, естественно, в Германии?

Ульрих Кампфмайер (Dr. Ulrich Kampffmeyer)

Источник: новости группы «Управление информацией и документами»
https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/records-management-2657/de-records-management-auf-welchen-standard-setzen-35371484/35371484/#35371484

Стандарт Международного Совета Архивов ICA-Req переведен на французский язык

Данная заметка была опубликована на «новом» сайте Международного Совета Архивов (МСА) 6 декабря 2010 года

Работа заняла около года, однако конечный результат заслуживает похвалы. Французская версия ICA-Req (информацию об этом стандарте см. http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_4595.html - Н.Х.), подготовка которой была поддержана дирекцией Архивов Франции и инициировавшими проект Национальными Архивами Австралии, была официально представлена 3 декабря 2010 года.

Генеральный секретарь МСА Дэвид Лейч с группой
молодых французских переводчиков

3 декабря Секретариат МСА поблагодарил группу молодых профессионалов, которые под руководством Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) добровольно переводили стандарт, «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage dans un environnement électronique). «Это был продуктивный опыт, не только для вас, но, как я надеюсь, также и для Секретариата, у которого была возможность продумать свою позицию по поводу методов и проектов перевода»», отметила Кристин Мартинес (Christine Martinez), заместитель Генерального секретаря МСА по программным вопросам . В свою очередь Генеральный секретарь МСА Дэвид Лейч (David Leitch) подчеркнул, что МСА должен предоставлять больше профессионального контента на различных языках.

Мари-Анн Шабен, руководитель проекта перевода

Мари-Анн Шабен призвал команду продолжать эту работу, отметив, что существует множество публикаций на английском языке, которые было бы очень полезно перевести на французский язык и другие языки. В числе потенциальных партнеров Мари-Анн упомянула Международный фонд по управлению документами  (International Records Management Trust , IRMT), при помощи которого учебные модули и тематические публикации могли бы быть распространены во франкоязычных странах.

Перевод ICA-Req – ещё не конец проекта: во втором этапе, на котором предполагается разработать сценарии внедрения и учебные модули, примут участие два представителя команды переводчиков – Алис Шато (Alice Chateau) и Ванесса Шолози (Vanessa Szollos), в то время как остальные её члены примут участие в переводе и распространении этих материалов.

Благодаря Народному университету в Пекине и Национальным Архивам Уругвая, версии ICA-Req на испанском и китайском языках скоро будут доступны через центр доступа к ресурсам МСА.

МСА благодарит переводчиков, чьи имена перечислены в предисловии к французской версии, и Национальный архив Австралии за их поддержку и советы.

Источник: сайт МСА
http://new.ica.org/7099/actualits-vnements/icareq-est-maintenant-disponible-en-franais.html

Новая Зеландия: Новые стандарты и методические руководства по управлению документами

За лето и осень 2010 года Архивы Новой Зеландии в рамках программы «Континуум» (Continuum) подготовили ряд новых стандартов и методических документов, которые теперь доступны на новом сайте архивной службы.

«Континуум» - это программа разработки всеобъемлющего набора инструментов, стандартов и руководств для государственных органов и учреждений. Программа помогает исполнять «Закон о государственных документах» (Public Records Act 2005), предоставляя организациям надежные рекомендации относительно требований к делопроизводству и передовой практики работы.

За последние месяцы были подготовлены следующие документы:

• Стандарт S5 электронного делопроизводства (Digital Recordkeeping Standard)
  
  
• Стандарт S9 по уничтожению/передаче документов по истечении сроков хранения (Disposal Standard)
  
  
• Контрольный лист F23, касающийся ликвидируемых веб-сайтов
  
  
• Глоссарий терминов

Новозеландский стандарт электронного делопроизводства S5 доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/S5_Digital_Recordkeeping_Standard.pdf

Этот 30-страничный стандарт устанавливает принципы и основанные на хорошей практике требования к созданию и управлению документами в электронных системах в соответствии с новозеландским Законом о государственных документах. Он заменяет действовавший ранее стандарт требований к электронным системам управления документами (Electronic Recordkeeping Systems Standard, ERKSS).

Применение данного стандарта (в отличие от некоторых других) не является обязательным для государственных учреждений и местных органов власти.

Стандарт применим в отношении любых программных приложений, обеспечивающих захват документов и управление ими, включая как специализированные системы для делопроизводства/управления документами, так и создающие документы деловые системы и программные приложения.

По сути, стандарт является национальной адаптацией известных требований Международного Совета Архивов ICA-Req (которые, напомню, были разработаны как раз специалистами Австралазии), и имеет ту же структуру: первая часть стандарта МСА адаптирована в виде данного стандарта, с добавлением разделов, описывающих национальную специфику, а части 2 и 3 – в виде поддерживающих стандарт модулей

Новозеландский стандарт по уничтожению, передаче на архивное хранение либо иному решению судьбы документов с истекшими сроками хранения S9 доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/S9_-_Disposal_Standard.pdf (32 стр.)

Данный стандарт является обязательным для государственных учреждений и местных органов власти и устанавливает минимальные требования в отношении процесса уничтожения документов (либо их передачи на архивное хранение, продажи и т.д.). Он обеспечивает исполнение соответствующих требований законодательства и распространяется на все документы - как на бумажные, так и на электронные.

Стандарт, главным образом, предназначен для использования персоналом, отвечающим за управление информацией и документами либо за управление технологиями. При разработке правил и стратегий управления документами и окончательного решения их судьбы по истечении сроков хранения эти специалисты должны будут опираться на положения стандарта S9.

Стандарт ориентирует специалистов на использование менеджмента риска. И содержит перечень наиболее распространенных рисков.

Основная часть стандарта выстроена вокруг четырёх основных принципов:

• Принцип авторизации: Решение судьбы документов должно быть авторизовано;
  
  
• Принцип плановости и регулярности: действия по решению судьбы документов должны планироваться и регулярно исполняться;
  
  
• Принцип подотчётности: Организация должна быть в состоянии отчитаться о выполненных действиях по решению судьбы документов;
  
  
• Принцип безопасности: В процессе решения судьбы документов должны использоваться соответствующие методы обеспечения безопасности.

Каждому принципу соответствует несколько требований. В общей сложности стандарт содержит 11 требований.

Контрольный лист F23 по ликвидируемым веб-сайтам находится по адресу

http://archives.govt.nz/sites/default/files/F23_-_Final_Version_of_Decommissioning_Websites_factsheet.pdf

Определенный контент и метаданные государственных сайтов могут подпадать под действие национального Закона о государственных документов. Данный контрольный лист перечисляет 8 ключевых вопросов, над которыми необходимо задуматься в случае ликвидации таких веб-сайтов. Он также содержит краткие пояснения по каждому такому вопросу.

Вопросы эти следующие:

• Была ли проведена оценка актуальности, релевантности и эффективности веб-сайта?
  
  
• Были ли выявлены, согласованы и задокументированы причины ликвидации сайта?
  
  
• Был ли разработан план вывода сайта из эксплуатации?
  
  
• Был ли проведен аудит контента (содержания) сайта?
  
  
• Была ли проведена миграция подлежащего сохранению контента в соответствующую систему, и был ли процесс миграции задокументирован?
  
  
• Был ли выявлен более не требующийся контент, и управлялся ли он впоследствии таким образом, чтобы были выполнены законодательно-нормативные и деловые требования?
  
  
• Допускается ли уничтожение отобранного на уничтожение контента нормативными документами (в т.ч. перечнями), выпущенными Главным архивистом страны?
  
  
• Был ли веб-сайт сохранён Национальной библиотекой?

Новый глоссарий терминов (см. http://www.archives.govt.nz/advice/continuum/glossary/definitions-full-list )

Данный глоссарий представляет собой подборку терминов из областей права, обеспечения долговременной сохранности электронных материалов и теории континуума документов (это австралазийская альтернатива распространенной в остальном мире теории жизненного цикла документа – Н.Х.).

Глоссарий должен послужить инструментом, который может быть использован специалистами по управлению документами и специалистами по обеспечению долговременной сохранности для облегчения общения и совместной работы представителей различных дисциплин, принимающих участие в обеспечении постоянной сохранности электронного контента и доступа к нему.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/continuum
http://archives.govt.nz/digital-recordkeeping-standard
http://archives.govt.nz/disposal-standard
http://archives.govt.nz/decommissioning-websites-factsheet

Функциональные требования к СЭД Международного Совета Архивов опубликованы в качестве стандарта ИСО

25 ноября 2010 года официально опубликованы в качестве международных стандартов ИСО первая и третья части стандарта, разработанного Международным Советом Архивов (подборка материалов о нем здесь: http://rusrim.blogspot.com/search/label/ICA-Req ):

• ISO 16175-1:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Основные положения и принципы» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles)
  
  
• ISO 16175-3:2010 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде – Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems)

Скорее всего, в самое ближайшее время будет опубликована и вызвавшая наибольшие споры вторая часть этого стандарта ISO 16175-2 «Информация и документация - Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде - Часть 2. Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments), содержанная функциональные требования к СЭД.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/search.htm?qt=16175&searchSubmit=Search&sort=rel&type=simple&published=on

Интервью с Генеральным директором Национальных Архивов Австралии Россом Гиббсом (видео)

На конференции CITRA-2010 «летучие репортеры» Международного Совета Архивов (нового состава) не балуют нас интересными видеоинтервью. Приятным исключением является интервью с Генеральным директором Национальных Архивов Австралии Россом Гиббсом (Ross Gibbs), которое взяла Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto).



Гиббс, среди прочего, представлен как один из активных разработчиков требований МСА к системам управления электронными документами ICA-Rec. Первый вопрос ему был задан о том, используют ли сейчас какие-либо архивные учреждения эти требования? Гиббс ответил, что, как он выяснил на проведенном в рамках CITRA-2010 семинаре, 14 архивов из 14 стран участвовали в их создании - но они по-прежнему находятся ещё в стадии разработки. (Напомню, что эти требования разрабатываются с 2005 года и большей частью сформированы из фрагментов MoReq1 и британских требований TNA/PRO. В своём ответе Гиббс элегантно ушёл от темы «использования» ICA-Req. На само деле об ICA-Req довольно много в последнее время говорят, но их практически не используют – Н.Х.)

Далее Лурд задала вопрос, слегка озадачивший Гиббса: «А когда они будут опубликованы?». (А что он хотел? Только что сам же сказал, что разработка требований ещё не доведена до конца! :) – Н.Х.) Гиббс объяснил, что официально требования были представлены на конгрессе МСА 2008 года в Куала-Лумпуре. Скоро выйдет их перевод на французский язык, и идёт работа над переводами на другие языки. В частности, выделено финансирование на подготовку испанской версии, и скоро будет опубликован перевод на китайский язык. Так что скоро требования ICA-Rec будут доступны уже на 4-х языках.

Отвечая на вопрос «Считаете ли Вы, что ICA-Req изменят наш способ работы с электронными документами?», Гиббс согласился, что да, способы работы с документами будут меняться.

Мой комментарий: В ходе голосования об утверждении данного проекта в качестве стандарта ИСО, в тексте было обнаружено (это спустя 5 лет с начала его разработки!) немало серьезных ошибок – от грамматических до смысловых. Складывалось впечатление, что, помимо теоретического введения, сами-то требования никто всерьёз за эти годы и не вычитывал!

На первом голосовании в ИСО ключевой раздел требований был забаллотирован. Сейчас, после ряда доработок, – в том числе и по замечаниям, поданным российской группой, - начато голосование по второй редакции проекта. Посмотрим, что будет дальше, но мне кажется, что даже получение статуса стандарта ИСО не поможет этому сшитому на живую нитку и морально устаревшему уже документу получить широкое признание.

Источник: Блог «летучих репортеров» МСА / YouTube
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/16/interview-with-ross-gibbs/
http://www.youtube.com/watch?v=8-aP6mY6Arc&feature=player_embedded

Объявлен лауреат престижной премии Лихи за 2010 год

Премия Лихи была установлена в 1967 году в честь выдающегося американского специалиста Эммета Лихи (Emmett J. Leahy, 1910-1964) – пионера и новатора в области управления документами. Лауреатами премии становились многие известные учёные и практики. Очередного обладателя премии выбирает комитет, состоящий из лауреатов прошлых лет.

Комитет по присуждению премии им. Лихи объявил о том, что представитель Национальных Архивов Австралии Адриан Каннингем (Adrian Cunningham) стал 40-м лауреатом премии Эмметта Лихи, вручаемой за выдающийся вклад в развитие профессии управления документами и информацией.

Награда была вручена 6 сентября 2010 года на торжественном приёме, прошедшем в рамках ежегодного съезда Австралазийской ассоциации по управлению документами (RMAA).

Адриан Каннингем (Adrian Cunningham),

лауреат премии Лихи за 2010 год

Комитет по присуждению премии им. Эммета Лихи выбрал Адриана Каннингема в качестве 40-го лауреата премии Лихи за его усилия в качестве лидера, как в Национальных Архивах Австралии, так и Международном Совете Архивов, направленные на развитие сотрудничества и инноваций, плодом которых стала разработка передовых стратегий, концепций, стандартов, инструментов и руководств по управлению электронными документами и информацией. Эти инициативы привели к улучшению интеграции с деловыми системами и процессами. Эти руководства и практики были внедрены во многих организациях по всему миру, и завоевали признание на международном уровне вследствие их ценного вклада в практику делопроизводства как в государственном, так и в частном секторах.

Результатом его лидерских качеств роль и инициативы стала разработка «Принципов и функциональных требований к документам в электронной среде» Международного Совета Архивов (известных как ICA-Req – подробнее об этом проекте здесь: http://rusrim.blogspot.com/2010/02/blog-post_04.html - Н.Х.). В настоящее время идет работа по разъяснению базовых требования посредством подготовки руководств и учебных материалов, которые разрабатываются в рамках совместной инициативы секции МСА по архивному образованию и профессиональной подготовке, Международного фонда по управлению документами (International Records Management Trust) и 9 стран-участниц МСА. В результате этой инициативы, хорошее делопроизводство стало одним из региональных приоритетов. Благодаря финансированию, предоставляемому организацией AusAID, уже разработаны 11 руководств по различным вопросам управления документами, вместе с ознакомительными и рекламными материалами. Хотя в этих работах основное внимание уделяется проблемам стран тихоокеанского региона, сотрудничающих в рамках регионального отделения МСА PARBICA (Pacific Regional Branch of the International Council on Archives), их результаты могут быть использованы и в других географических регионах.

Помимо этого, Адриан Каннингем принимал участие в работе комитетов по разработке международных стандартов, консультативного совета университета, а в последнее время руководил ходом разработки в рамках PARBICA инструментария «Делопроизводство как средство хорошего государственного управления» управления» (Recordkeeping for Good Governance Toolkit). Кроме своей основной работы и участия в различных международных комитетах, он написал множество статей, которые переводились и публиковались в ряде стран. Он также поделился с международным сообществом своими знаниями и опытом, проведя семинары в 17 странах на англоязычной и не англоязычной аудиторий.

О вручении премии Лихи за 2009 год см. http://rusrim.blogspot.com/2009/10/2009.html

Источник: сайт комитета по присуждению премии Лихи
http://www.emmettleahyaward.org/
http://www.emmettleahyaward.org/uploads/2010_Award_Announcement.pdf

Поднимая стандарты делопроизводства - часть 3

Данная статья Барбары Рид была опубликована на сайте “IDM Image and Data Manager” 10 августа 2010 года, см. http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping  . В переводе опущен справочный материал – таблицы и списки стандартов и другой литературы.

(Окончание)

Функциональные требования к документным системам

Это в определенной степени спорная область стандартизации. С одной из точек зрения, кодификация требований к программному обеспечению душит инновации в развитии технических средств, обеспечивающих достижение желаемого результата. Эта область имеет особое значение для поставщиков программного обеспечения, от которых часто требуется демонстрация соответствия определенным функциональным требованиям. С точки зрения поставщиков, единый набор стандартных требований в масштабе отрасли упростил бы им жизнь. Итак, какие же требования существуют?

Имеются четыре основных документа такого плана. Это DoD 5015.2, MoReq, ICA/ADRI/ISO, а также VERS. Давайте раскрасим этот уголок общей картины:

Стандарт DoD 5015.2: Министерство обороны США, 2007 год

Текущие требования DoD 5015-2 являются третьей версией стандарта. В стандарте базовые требования устанавливаются исходя из оперативных, законодательных и правовых потребностей, которые должны выполняться программными продуктами для управления документами, подходящими для использования Министерством обороны США. Также предусмотрены дополнительные модули, которые описывают, каким образом  программные приложения должны управлять секретными документами, поддерживать исполнение законодательства о свободе доступа к государственной информации и о защите персональных данных, а также обеспечивать возможность взаимодействия (интероперабельность) систем.

Несмотря на то, что эти спецификации были разработаны для отдельного ведомства, они получили статус стандарта де-факто после того, как в 2008 году их и соответствующую программу сертификации одобрили Национальные Архивы США. Поставщики представляют свои продукты на сертификацию, в ходе которой соответствие требованиям оценивается с использованием стандартных сценариев. Перечень продуктов, имеющих в настоящий момент такую сертификацию, доступен по адресу http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/register.html . Сертификация по DoD 5015.2 особенно важна на рынке США.

MoReq2 (2008 г.) и MoReq2010

Спецификации MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records – Типовые требования к управлению электронными документами) впервые были опубликованы в 2001 году, и существенно переработаны при подготовке MoReq2 в 2008 году. Проект MoReq стремится к созданию единого европейского набор функциональных требований к документам. Спецификации были совместно выпущены Еврокомиссией и DLM-форумом. MoReq является важным и влиятельным документом, формулирующим функциональные требования.

С публикацией MoReq2 была создана программа сертификации. Замечания, полученные от представителей отрасли, привели к недавнему запуску проекта MoReq 2010, в ходе которого предполагается перестроить MoReq2, сделав спецификации более простыми. В них будет обязательное ядро и набор модулей расширений. Этот проект только начался, и  в настоящее время идёт публичное обсуждение требований.

MoReq имеет особенно важное значение на европейском рынке.

Стандарт МСА

В 2005 году, после волны публикаций в разных странах требований к программному обеспечению для управления документами,  ADRI совместно с Международным Советом Архивов начала разработку стандартизированной концепции требований к управлению документами. Ведущей организацией при выполнении этой работы, осуществлявшейся коллективно в масштабе Австралии, а затем с участием международного сообщества, были Национальные Архивы Австралии. Результатом стал документ из 3-х частей, известный под различными названиями в зависимости от того, кто его публиковал. Однако публикации ADRI, Национальных Архивов Австралии и МСА – это всё одно и то же. [см. также http://rusrim.blogspot.com/2010/02/blog-post_04.html - Н.Х.]

Эти три части следующие:

• Часть 1: Обзор и формулировка принципов (Overview and Statement of Principles)
  
  
• Часть 2: Руководство и функциональные требования к документам в электронной офисной среде (Guidelines and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments)
  
  
• Часть 3: Руководство и функциональные требования к документам в деловых системах (Guidelines and Functional Requirement for Records in Business Systems)

Включение части 3 было значительным шагом вперед по сравнению с другими спецификациям, поскольку в ней признавался тот факт реальной жизни, что документы создаются (а то и управляются)  в информационных системах, предназначенных для ведения основной деловой деятельности, - и предлагались соответствующие требования.

МСА предложил ИСО утвердить эти спецификации в качестве международных стандартов. Голосование по этому предложению только что закончилось, и части 1 и 3 были утверждены в качестве международных стандартов (ISO 16175). Часть 2, функциональные требования к программному обеспечению для управления документами, не сумела набрать необходимых для одобрения голосов.

Стандарт МСА и ISO 16175 не имеют системы сертификации или добровольного соответствия. Учитывая происхождение этих документов, наибольшее значение они имеют на австралийском рынке, но в разработке этих документов участвовали представители из 12 стран.

Учитывая идущую работу над MoReq2010 и необходимость заполнить вакуум, вызванной отсутствием части 2 стандарта МСА, развивается сотрудничество между этими двумя инициативами. Ожидается (хотя работа находится пока еще на очень ранней стадии), что в процессе разработки MoReq2010 будут созданы единые функциональные спецификации, которые также будут учитывать и требования со стороны МСА.

VERS

Отдельно от этих общим функциональных требований стоит стандарт VERS. VERS - это инициатива Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office of Victoria). Стандарт VERS состоит из 5 различных спецификаций. В основе его лежит стандарт формата, определяющий технических компоненты, необходимые для создания документов в виде VEO (VERS encapsulated objects - инкапсулированные VERS-объекты) средствами текущей программной системы для управления документами. Документы преобразуются в формат, который можно читать, экспортировать и импортировать, и который устойчив по отношению к изменениям в программных системах.

VERS первоначально был опубликован в 1999 году (таким образом, это были ранние, новаторские спецификации). Стандарт был пересмотрен в 2003 году, и была выпущена 2-я версия, которая остается действующей.

Стандарт VERS имеет программу соответствия, и возможна сертификация по любой из  5 спецификаций. Соответствующие VERS программные продукты перечислены на сайте VERS.

Источник: сайт “IDM Image and Data Manager”
http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping

Поднимая стандарты делопроизводства - часть 2

Данная статья Барбары Рид была опубликована на сайте “IDM Image and Data Manager” 10 августа 2010 года, см. http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping  . В переводе опущен справочный материал – таблицы и списки стандартов и другой литературы.

(Продолжение)

Что все это значит?

Стандартов так много! Но если вы посмотрите на них, то увидите, что все они опираются и ссылаются друг на друга. Они вовсе не конфликтуют. Ясно, что это делается сознательно, поскольку создавать противоречивые стандарты не имеет смысла. Кроме того, имеется масса методических материалов и рекомендаций, среди которых немало отличных документов. Стандарты не являются обязательными и применяются на добровольной основе, и они представляют собой международный или национальный консенсус относительно наилучшей профессиональной практики. Многие наши австралийские разработки оказали большое влияние на международном уровне. Официальные стандарты  поддерживаются Техническими отчётами, которые скорее служат общими рекомендациями по хорошей практике. Они охватывают области, которые в большей степени подвержены изменениям по мере изменения со временем технологий и практики их использования.

В частности, обратите внимание на Технический отчет по оцифровке (основанный на публикации Архивов Новой Зеландии), а также на Технический отчет по анализу рабочих процессов (созданный на основе австралийского стандарта). Это по-настоящему полезные документы. Ценными ресурсами являются два справочника (Handbook), изданных Стандартами Австралии – один по соответствию положениям стандарта ISO 15489; и второй, вышедший совсем недавно – справочник по классификации документов (Records Classification Handbook). Мы также видим, что в настоящее время выполняется много проектов, которые вот-вот дадут результаты. Целый ряд документов должен быть опубликованы либо в этом году, либо в начале следующего.

Итак, у нас есть флагманский стандарт отрасли - ISO 15489 [в российском варианте, ГОСТ Р ИСО 15489 – Н.Х.], и высокоуровневые стандарты по делопроизводческим метаданным серии ISO 23081 [на русский язык переведен первый из двух опубликованных стандартов - ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» - Н.Х.]. Эту же тематику затрагивают и другие стандарты, разработанные, однако, не нашим профессиональным сообществом. К ним относятся такие стандарты, как «Дублинское ядро» (Dublin Core) для поиска ресурсов (ISO 15386) и OAIS для проектирования электронных хранилищ (ISO 14721).

Стратегический пересмотр подходов к делопроизводству в настоящее время предлагается в рамках стандартов системой менеджмента документов (Management System for Records – стандарты ISO 30300 и ISO 30301). В настоящее время идёт голосование по этим стандартам,  которые вызвали определенные споры. Движущей идеей этой инициативы является желание поднять делопроизводство «из подвала, переведя его на уровень управленческой деятельности» как критически-важный элемент инфраструктуры в масштабе всей организации.

В качестве «системы менеджмента», эти стандарты делопроизводства начинают приравнивать к системам менеджмента качества, окружающей среды и информационной безопасности. Такая стратегическая переориентация имеет для нас большое значение. В то же время идёт и процесс согласования различных систем менеджмента, и значительная часть текста должна быть стандартизована. В недрах самой Международной организации по стандартизации существует орган по стандартизации систем менеджмента!

Как отмечалось выше, отдельные юрисдикции также выпускают собственные стандарты. Они имеют отношение к деятельности учреждений государственного сектора, подпадающих под соответствующую юрисдикцию, и многие из них являются обязательными для этой юрисдикции, - но их слишком много, чтобы перечислить здесь.

В общем, можно сказать, что все они ссылаются на австралийские или международные стандарты, и отражают учитывающую особенности конкретной юрисдикции точку зрения на определенные виды практики. По большому счету, публикуемые рекомендации совместимы друг с другом, и, конечно, ссылаются на другие разработки. Коммерческие организации, однако, не обязаны исполнять требования этих стандартов. С другой стороны, эти стандарты предлагают богатый выбор источников информации о современной наилучшей практике. Для того, чтобы сориентироваться в этом изобилии стандартов, и во всех их сложностях, могут потребоваться услуги стороннего специалиста, однако найденные и примененные на практике материалы могут оказаться чрезвычайно ценными.

(Окончание следует)

Источник: сайт “IDM Image and Data Manager”
http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping

Поднимая стандарты делопроизводства – часть 1

Данная статья была опубликована на сайте “IDM Image and Data Manager” 10 августа 2010 года, см. http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping  . В переводе опущен справочный материал – таблицы и списки стандартов и другой литературы.

Барбара Рид (Barbara Reed), директор австралийской компании «Recordkeeping Innovation» (Инновации в делопроизводстве, http://www.records.com.au/ ), возглавляет австралийскую группу в подкомитете  TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО) и является заместителем председателя этого комитета. Она также член технического комитета IT 21 по управлению документами австралийского органа по стандартизации, и член группы экспертов, работающей над проектом MoReq2010. Барбара перебирает стандарты, применимые в делопроизводстве, и объясняет, почему они имеют значение.

Для чего нужны стандарты? Почему их так много? Кто их выпускает? Складываются ли все они каким-то образом, непостижимым для нас, простых смертных, в единое целое? И что стандарты означает для систем, предназначенных для управления документами?

Ключ к пониманию происходящего в области стандартизации является осознание того, что существует множество различных органов, выпускающих стандарты, - зачастую независимо друг от друга. В рамках австралазийского делопроизводческого сообщества мы напряжённо работали над тем, чтобы сохранить единство концепции, минимизировать путаницу и обеспечить согласованность стандартов. Мы старались, - но пейзаж стандартизации нарисован на широком полотне!

Официальные стандарты

На верхушке пирамиды разработчиков стандартов находится Международная организация по стандартизации (ИСО). Это неправительственная организация, координирующая разработку стандартов, принимаемых на основе консенсуса, в рамках сети из 163 отдельных национальных органов по стандартизации. Отдельные страны участвуют в работе определенных комитетов ИСО, и в зависимости от уплачиваемых взносов, могут голосовать, участвовать в работе или наблюдать.

Австралия обеспечивает работу Секретариата подкомитета TC46/SC11, отвечающего за разработку стандартов в сфере управления документами. Но в ИСО не всё так просто – особенно в условиях современного электронного мира, где все начинают осознавать значение стандартов для управления электронными документами и информацией. ИСО не контролирует непересечение границ предметных областей, поэтому достаточно часто различные сообщества, работающими в рамках различных комитетов ИСО, вдруг начинают писать стандарты, имеющие отношение к делопроизводству. В частности, в данное время такого рода стандарты разрабатывает сообщество специалистов по обработке графических образов (imaging) в рамках другого технического комитета (TC171).

Все выпускаемы ИСО Международные стандарты проходят через (весьма болезненный) процесс разработки. Сначала страны, решившие принять участие в работе соответствующего комитета, назначают экспертов, которые совместно работают над подготовкой проектов стандартов. Эти проекты проходят несколько туров международных голосований с участием стран, имеющих нужный уровень членства, и проходят только в том случае, если окончательный проект (final draft) одобряется 75% этих стран. Достичь международного согласия по этим вопросам может быть очень трудно!

На следующем уровне после ИСО, в каждой стране существует национальный орган по стандартизации. В Австралии таким органом являются Стандарты Австралии (Standards Australia). В структуре Стандартов Австралии существует комитет IT21 по управлению документами. Деятельность данного органа «зеркальна» работе, проводимой на международном уровне, но он также разрабатывает документы, публикуемые в качестве австралийских стандартов. Наш комитет является «зеркальным» для международных комитетов как по управлению документами, так и по управлению контентом (document management) - TC46/SC11 и TC171. Кроме того, мы тесно сотрудничаем со Стандартами Новой Зеландии по публикации совместных стандартов в этой области.

В течение последних десяти лет мы работали продуктивно, и многие из наших австралийских стандартов (по управлению документами, по метаданным, по анализу рабочих процессов в интересах управления документами) были отобраны и преобразованы в Международные стандарты ИСО, оказывающие более широкое воздействие.

Стандарты для отдельных юрисдикций

В каждой юрисдикции, т.е. в Австралийском содружестве и в каждом из его штатов и территорий, а также в Новой Зеландии, имеется собственное законодательство о государственном делопроизводстве, действующее на соответствующей территории. Все законодательства о государственных документах в настоящее время включают требования по разработке стандартов для этих юрисдикций, и их исполнение государственными органами контролируются (это так называемое законодательство о государственных документах второго поколения).

Таким образом, каждая юрисдикция имеет право и обязанность выпускать стандарты и руководства, регламентирующие деятельность их собственных учреждений. И они их выпускают.

Отдельные юрисдикции могут адаптировать или одобрить международные или австралийские стандарты, однако зачастую, в связи с определенными ограничениями своего законодательства, они пишут стандарты, специфические для их юрисдикции. В результате появляется множество различных стандартов и руководств, охватывающих в основном одни и те же вопросы, но с учетом специфики отдельных юрисдикций.

Для понимания системы стандартов особое значение имеют юрисдикционные стандарты делопроизводческих метаданных и VERS [стратегия управления электронными документами, разработанная штатом Виктория и представляющая собой набор стандартов и руководств – Н.Х.]. Итеративный характер процесса осмысления вопросов, связанных с метаданными, привел к тому, что почти в каждой юрисдикции есть свой набор элементов метаданных, но степень их проработанности зависит от даты завершения разработки.

В связи с этим, Стандартам Австралии было предложено представить гармонизированную точку зрения на делопроизводческие метаданные, и эта работа продолжается. Кроме того, важное значение для этой области имеет разработка стандарта VERS (об этом см. ниже).

Хотя это кажется сложным, на деле все не так уж плохо, потому что все регулирующие органы в области управления документами сотрудничают. Двумя важнейшими органами для совместной работы являются CAARA и ADRI. CAARA (Council of Australasian Archives and Records Authorities - Совет австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела, www.caara.org.au ) проводит регулярные встречи и поддерживает информационный обмен между заинтересованными органами. CAARA основное внимание уделяет транс-юрисдикционным вопросам, статистике, кооперации и т.д. Говоря в общем, юрисдикции обмениваются информацией о стандартах и руководствах.

Второй орган, ADRI (Australasian Digital Recordkeeping Initiative - Австралазийская инициатива в области управления электронными документами, www.adri.org.au ) является «подмножеством» CAARA, в её работе участвуют, по сути, те же члены, но ADRI больше внимания уделяет проблемам управления электронными документами. Осуществляется ряд совместных проектов, а также выпускаются некоторые совместные стандарты, - например, протоколы экспорта при передаче электронных документов.

Одной из наиболее важных разработок ADRI стали состоящие из трех частей «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments).

Есть также стандарты, выпускаемые профессиональными ассоциациями. Международный Совет Архивов, МСА (International Council on Archives, ICA) имеет, пожалуй, самое непосредственное отношение к обсуждаемому нами вопросу. МСА, работая в рамках соглашения о взаимном спонсорстве с ADRI, разработал «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде»  из трех частей, упомянутые выше.  Таким образом, документы МСА и ADRI - это одно и то же (дополнительно об этом ниже).

В области функциональных требований есть ряд проектов, которые имеют отношение к делопроизводству. Европейская комиссия, в сотрудничестве с DLM-форумом, создала европейский стандарт де-факто -  функциональные требования (спецификации) к программному обеспечению для управления документами MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records – Типовые требования к управлению электронными документами). В 2008 году MoReq был пересмотрен, и превратился в MoReq 2, который в настоящее время переделывается в более в модульную структуру (MoReq2010). MoReq2 (и идущий ему на замену MoReq2010) являются сертификационными стандартами – это значит, что поставщики могут представить свои продукты на сертификацию, в ходе которой проверяется их соответствие техническим спецификациям.

В США очень влиятельное Министерство обороны (Department of Defense, DoD) разработала набор функциональных требований к программному обеспечению для управления документами, который первоначально использования внутри министерства. В нем есть программа сертификации, и поставщики могут провести сертификацию своих продуктов на соответствие функциональным требованиям. В США эти требования и программа сертификации были поддержаны регулирующим органом в сфере управления документами – Национальными Архивами США (National Records and Archives Administration, NARA). В результате требования стали отраслевым стандартом де-факто, вследствие их широкого добровольного принятия поставщиками.

(Продолжение следует)

Источник: сайт “IDM Image and Data Manager”
http://idm.net.au/article/007995-raising-standards-record-keeping

Разговоры на блогах: Смерть MoReq?

Данная заметка была опубликована 12 июня на блоге «Mémoire & Savoir» (Память и знание, http://memoireetsavoir.blogspot.com/ ). Я с некоторыми высказываниями автора не согласна, но в целом заметка показалась мне заслуживающей внимания. Сохранена оригинальная картинка, сопровождавшая публикацию.

На прошедшей неделе прошли два очень важных сообщения (естественно, помимо открытия чемпионата мира по футболу!):

• Известие о начале публичного обсуждения модификации спецификаций MoReq2 (содержащих 800 требований на 330 страницах) в Moreq-2010;
  
  
• Положительные итоги голосования в профильном техническом комитете TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО) по проекту нового инструмента управления документами – совсем новенького стандарта ISO/DIS 16175.

По итогам голосования [в ходе которого Российская Федерация «воздержалась с замечаниями», хотя, как я считаю, нужно было голосовать «против». Даже Франция проголосовала «против» второй части! - Н.Х.]  вторая часть проекта, которая по содержанию примерно представляла собой упрощенный MoReq2 [точнее, куски MoReq1 вперемешку с фрагментами требований PRO/TNA 2002 – Н.Х.], была отвергнута. В этой связи нам следует задуматься о том, как будут сосуществовать спецификации MoReq и новый стандарт.

Помимо первой части, содержащей общие положения, была также одобрена и третья часть  (78 страниц – уф!) «Руководство и функциональные требования к документам в деловых системах». Это, впрочем, самая новаторская часть стандарта!

Данное функциональное описание и предлагаемая модель управления документами становятся международным де-факто стандартом для программных приложений и систем, которые в дальнейшем будут разрабатываться и внедряться в государственных и частных организациях. Это - облегчение для поставщиков и системных разработчиков, которые должны сейчас приноравливаться к различным, порой трудно совместимым друг с другом  требованиям (на память приходят EDRM [?? – Н.Х.], DoD 5015.2-STD, MoReq, и т.д.).

Думается, что в течение ближайших месяцев профессионалы будут бдительно следить за всеми изменениями и разъяснениями, которые, несомненно, последуют!

NB: Данный новый стандарт – результат работы, проделанной Международным Советом Архивов. Несколько месяцев назад он был представлен в ИСО для принятия в качестве международного стандарта по ускоренной процедуре (fast track).

Пьер Фузо (Pierre Fuzeau)

Источник: блог «Mémoire & Savoir»
http://memoireetsavoir.blogspot.com/2010/06/la-mort-de-moreq.html

Мой комментарий: Скорее всего, утвержденные первая и третья часть проекта ещё будут дорабатываться, с целью устранения хотя бы части поступивших во время голосования замечаний. Проще всего будет доработать первую часть, к которой, как мне кажется, замечания будут в основном редакционного плана.

Что касается третьей части, то при всём несомненном новаторстве и полезности самой идеи сформулировать минимальные требования к управлению документами в деловых системах, специально для управления документами не предназначенных, реализована эта идея пока что не лучшим образом: получившиеся требования вполне соизмеримы по сложности с требованиями «полного» MoReq2!

Тезисы ECA-2010, часть III: Франция

Алис Шато (Alice Chateau, генеральная дирекция судебной полиции), Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin, эксперт по управлению документами и архивному делу компании "Archive 17"), «Распространение в отрасли концепций международных стандартов: пример перевода на французский язык требований МСА»

Мари-Анн Шабен и Алис Шато (член группы «летучих репортеров МСА)

На примере проекта перевода стандарта ICA-Req с английского на французский язык, выполняемого группой из 12 переводчиков-волонтеров, рассматриваются три основные проблемы, связанные с распространения в области электронного управления документами понятий и концепций из международных стандартов:

• координации с другими стандартами в данной области,
  
  
• перенос понятий, разработанных в одной (англо-саксонской) культурной среде  в иную, отличающуюся культурную среду (французскую / франкоязычную); и
  
  
• освоение передового опыта различными профессиональными группами (IT / бизнес / управление информацией).

Конечная цель заключается в освоении содержания стандарта различными профессиональными группами, задействованными на различных этапах процесса архивирования. Для этого необходимо как следует сформулировать лингвистические (верность перевода) и педагогические (точная передача концепций) требования.

Данный проект - это также опыт коллективного перевода, с участием переводчиков разного уровня, работающих в различных условиях: обеспечение режима, позволяющего работать без сбоев и получать согласованные результаты, стало первым тестом в плане распространения стандарта во французской архивной среде. Наконец, этот экспериментальный проект служит для Международного Совета Архивов источником опыта, с учетом перспективы перевода для французских/франкоязычных специалистов и других стандартов.

Мой комментарий: Мари-Анн Шабен переводила на французский язык все основные стандарты в области управления документами и современного архивного дела, такие так ISO 15489, MoReq, OAIS и MoReq2.

Дополнительная информация:
http://www.bar.admin.ch/eca2010/...  (презентация доклада)

DLM-форум предлагает Международному Совету Архивов сотрудничать

На недавно завершившейся в Женеве Европейской конференции по электронной архивации секретарь DLM-форума Йон Гард (Jon Garde) призвал Международный Совет Архивов (МСА) к сотрудничеству с DLM-форумом в работе по дальнейшей разработке международного стандарта для систем управления электронными документами.

Цель такого сотрудничества - обеспечить развитие спецификаций MoReq (разработка DLM-форума) и требований МСА к управлению электронными документами "по совместимым направлениям".

Презентация доклада Йона Гарда доступна по адресу: http://tinyurl.com/3afm6vp

В презентации мне понравился графический образ (см. рис.) соотношения MoReq-2010, который будет иметь ярко выраженную модульную структуру и небольшое «ядро» обязательных требований, с другими стандартами функциональных требований к системам электронного управления документами.

Источник: блог AIIM "Information Zen"
http://www.informationzen.org/group/bestpracticesforimplementingsolutions/forum/topics/moreq-dlm-forum-and-ica?xg_source=activity

«Летучие репортеры» МСА о 8-й Европейской конференции по электронной архивации (ECA 2010) – часть V

Интервью с Ричардом Блейком

Ричард Блейк (Richard Blake), представляющий Национальные Архивы Великобритании, ответил на вопросы «летучих репортеров» Международного Совета Архивов, касающиеся сотрудничества между DLM-форумом и МСА, и его отношению к разработанным МСА функциональным требованиям к делопроизводческим и деловым электронным информационным системам.



Первый вопрос – о сотрудничестве DLM-форума и Международного Совета Архивов в разработке «глобальных» требований к управлению электронными документами. Блейк ответил, что очевидный способ для DLM-форума принять участие в работе МСА – это поделиться колоссальным запасом знаний, накопленных в ходе проекта спецификаций MoReq/MoReq2. Требования МСА, по его мнению, высокоуровневые, и возможность реализовать их на практике зависит от значительно более детально проработанной технической архитектуры. Модули MoReq можно было бы использовать в качестве «строительных блоков».

Есть возможности и для сотрудничества в сфере обучения. Известно, что МСА работает над программами обучения. DLM-форум, со своей стороны, думает о существенно более детальных обучающие материалы – например, о курсах дистанционного обучения на базе университета, в рамках подготовке магистров по специальности «управление документами». Желательно, конечно, чтобы эти программы обучения были взаимно-совместимыми.

Отвечая в связи с этим на следующий вопрос – о предстоящей встрече DLM-форума в Мадриде, Блейк сказал, что там будет выступать Кристина Мартинес (представитель Франции, весьма заметная фигура в МСА), и она затронет тему сотрудничества двух организаций. Блейк подчеркнул, что нет никакой пользы в дублировании усилий, а тем более - в открытой конкуренции двух спецификаций.

Далее репортер попросил Блейка дать оценку требованиям МСА. Блейк рассказал о структуре требований ICA-Req, которые представляют собой документ из трёх частей, и вторая часть полностью перекрывается с тематикой MoReq2. А вот в третье части МСА действительно предложил собственную интересную идею – а именно, была поставлена задача сформулировать требования к управлению документами в деловых системах, не являющихся специализированными документными системами. И в этой работе DLM-форум мог бы помочь МСА, поскольку данное направление его тоже интересует.

Интервью брал Даниэль Оливейра (Daniel Oliveira)

Источник: Сайт «летучих репортеров» МСА / YouTube
http://flyingreporters.ica.org/geneva2010/2010/04/30/interview-with-richard-blake/
http://www.youtube.com/watch?v=g9EYGT9lEMY&feature=player_embedded

Мой комментарий: Обращает на себя внимание, как часто поднимается тема противостояния (хотя это слово не употребляется – упаси боже! только сотрудничество и конвергенция!) спецификаций, разработанных DLM-форумом (MoReq2 и начавшийся проект MoReq2010) и Международным Советом Архивов (ICA-Req, которые сейчас пытаются сделать стандартом ISO 16175).

Комично, что, по большому счёту, за обеими проектами стоят Национальные Архивы – члены МСА. В DLM-форуме, естественно, представлены в основном Национальные Архивы стран Евросоюза (хотя в проекте MoReq2 принимали участие ведущие специалисты из самых разных регионов планеты), а за требованиями ICA-Req стоят Национальные Архивы стран Австралазии.

Но если все версии спецификаций MoReq – внутренне цельные, оригинальные документы, то требования ICA-Req больше похожи на курсовую работу, изготовленную ленивым студентом из подвернувшегося в Интернете материала. Кроме того (и это не афишируется), ICA-Req уже морально устарели – они были «скомпонованы» австралийцами в 2006-2007 годах, ещё до появления последних версий ведущих стандартов MoReq2 и DoD 5015.2, - они основаны на разработках 2002-2004 годов (в первую очередь, MoReq1 и TNA/PRO). И даже действительно ценная, новая идея создания требований к деловым системам была реализована из рук вон плохо – эти требования оказались практически теми же, что и требования к полновесным документационным системам!

Судя по всему, DLM-форум так сильно хочет дружить с МСА, что старается не говорить о ICA-Req худого слова – но при этом аккуратненько так подчеркивается, что требования МСА «слишком общие», и «должны опираться на более детально проработанные в техническом плане стандарты»…

Об ICA-Req см. также http://rusrim.blogspot.com/2010/02/blog-post_04.html