(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2022/10/1.html )
Оценка ущерба
Невозможно в полной мере подготовиться к тому, с чем Вы можете столкнуться, входя в обесточенное здание после урагана. На первый обход я взяла с собой телефон с фотокамерой, налобный фонарь, блокнот и два карандаша. Из предыдущего обучения и тренировок я знала, что документирование повреждений перед перемещением или устранением чего-либо имеет решающее значение.
Я использовала сделанные в период реагирования и восстановления фотографии и заметки как для составления отчёта о повреждениях и потерях, так и для подготовки данной статьи. Я знала, что мне понадобится документальное подтверждение ущерба и убытков для получения страховки и для внутренних целей. Вместе с архивистом мы встретились на объекте с координатором страховых услуг и с представителем подрядчика, оказывающего услуги по ликвидации последствий стихийных бедствий, чтобы провести осмотр на месте и оценить ущерб.
По окончании осмотра я приняла участие в телефонной конференции с координатором по страхованию, финансовым директором и с представителем подрядчика. Координатор по страхованию предложил организовать стабилизацию документов на месте.
Казалось неизбежным, что в отсутствие электричества, при мокром ковре и выбитых окнах станет проблемой плесень. Температура была в пределах 95-100 градусов по Фаренгейту (35-38°C), а относительная влажность была в районе 85% - идеальная среда для плесени. Я хотел переместить коллекцию как можно скорее.
Финансовый директор поинтересовался, сможет ли компания по ликвидации последствий стихийных бедствий закрыть окна, и её представитель подтвердил, что сможет. Но даже планируя забить окна, финансовый директор, как и я сама, не горел желанием оставлять коллекцию на месте. Мы договорились, что я начну искать альтернативное хранилище для наших архивных документов, в то время как человек, отвечающий за страховую логистику, изучит варианты альтернативного размещения наших деловых документов.
Стабилизация или перемещение?После того, как представитель страховой компании и подрядчика ушли, мы с архивариусом начали составлять список находящихся под угрозой фондов. Директор архивно-документационной службы Батон Руж (DARBR) организовал телефонную конференцию с архивистом Архива штата Луизиана. Я сообщила им свою оценку ущерба и обозначила нашу потребность в местах хранения.
Архив штата предложил взять на временное хранение до 3000 коробов с документами, имеющими историческое значение для Луизианы, включая крупногабаритные объекты. Мне перемещение наших исторических документов в Архив штата представлялась разумным вариантом. Они располагались на разумном расстоянии, и у нас все равно был бы доступ к коллекции. Директор DARBR также предложила нам офисные помещения в своем центре хранения архивов и документации, который находился недалеко от Архивов штата. Это дало бы нам место ещё для 700 коробов. Складывающийся таким образом план казался солидным.
Я чувствовала, что нам нужно подготовиться к выполнению этого плана, определив сначала, какие документы нам нужно переместить в Архивы штата. Мы обсудили наилучшие практики переупаковки документов, находящихся рядом с намокшими документами, и сошлись во мнении, что лучше всего переупаковать все короба, находящиеся в пределах двух коробов от намокших документов во всех направлениях. Остаток дня мы с архивистом провели, отбирая и маркируя короба, которые хотели вывезти. По ходу этой работы мы обнаружили, что на исторической униформе времен Второй мировой войны из нашей коллекции появилась плесень, и это стало лишь началом целой саги о плесени.
Водой было повреждено более пятидесяти коробов с документами. К счастью, у компании – поставщика услуг по ликвидации последствий стихийных бедствий была возможность провести вакуумную сублимационную сушку документов. Сублимационная сушка - это метод, используемый для [
быстрой и щадящей, но при этом довольно-таки дорогостоящей – Н.Х.] сушки и восстановления поврежденных водой книг и документов. Процесс включает использование специальной вакуумной камеры, в который проходит сублимация содержащейся в документах влаги. При использовании данного метода жидкая вода переходит в газообразное состояние, тем самым удаляется влага, предотвращается или останавливается рост плесени и удаётся избежать различных осложнений, характерные для поврежденных водой документов.
Благодаря этому методу я смогла сосредоточиться на других проблемах, с которыми столкнулась коллекция, отложив на боле позднее время принятие решения о том, как проводить восстановление намокших документов. Чтобы вакуумная сублимационная сушилка была максимально полезной, нам нужно было как можно скорее выявить пострадавшие документы, переупаковать и пометить их, снабдив информацией об их содержании, и провести их инвентаризацию. Всего мы отправили на вакуумную сушку семьдесят четыре короба, из них 41 с влажными и 33 с мокрыми документами.
Изменение плановВ тот вечер у меня прошла телефонная конференция с ключевыми заинтересованными сторонами. Они сообщили мне, что перемещение чего-либо в Архивы штата Луизиана или в епархию Батон-Руж повлияет на страховое покрытие всех архивных и деловых документов, и поэтому такой переезд не рекомендовался и не санкционировался. В дальнейшем страховая компания собиралась найти место, которое удовлетворит их как в отношении исторических, так и деловых документов. Подобное изменение планов застало меня врасплох. По ходу конференции мне без объяснения причин отключили звук, что было неприятно. В конце разговора у меня сложилось впечатление, что моё служебное положение и опыт мало что значат для людей, участвовавших в реагировании на стихийное бедствие. Мои звонки в Архивы штат Луизиана и усилия по подготовке к перемещению туда исторической коллекции теперь оказались пустой тратой времени и сил. Хуже всего было ощущение неспособности выполнить то, что должен прежде всего сделать специалист по управлению документами: защитить документы.
Данное телефонное обсуждение укрепило меня в том, что, глядя вперёд, я являюсь единственным защитником находящихся на моем попечении документов. Мне нужно было высказаться и потребовать, чтобы меня услышали. Я знала, что делала и что должно было произойти; я в большей степени была экспертом и больше знала об этих документах, чем кто-либо в организации или же кто-либо из сотрудников обслуживавшей нас страховой компании. Я прошла подготовку для этого, и я знала, что пришло время сделать выйти вперёд и взять ситуацию под контроль.
Размышляя сейчас об этом разговоре и о ситуации в целом на данном этапе процесса, я понимаю, что для того, чтобы специалист по управлению документами мог действовать эффективно, ему нужна полная поддержка со стороны его организации. Курс университета штата Луизиана по вопросам управления документами и информацией убедил меня в важности поддержки со стороны высшего руководства и общекорпоративной структуры стратегического управления информацией. Я размышляю о возможной разнице в усилиях по реагированию, если бы организация, в которой я работаю, инвестировала в практику стратегического управления информацией и создала то, что Смоллвуд (Smallwood) определяет как «стратегическую концептуальную структуру, состоящую из стандартов, процессов, ролей и метрик, которые делают организации и отдельных лиц подотчётными за… безопасность и поддержание» информации. Группа стратегического управления информацией могла бы сыграть ключевую роль, способствуя пониманию и поддержке организацией в целом процесса реагирования на катастрофы и восстановления после них, - вместо ситуации, когда мы с архивистом порой чувствовали себя единственными защитниками наших фондов и здания.
Проблемы информированияИнформационный обмен имеет первостепенное значение для успеха большинства проектов. Это особенно верно в ситуациях, когда многие люди, обладающие различным опытом и набором навыков, которые ранее не работали вместе друг с другом, вынуждены совместно работать ради достижения единой цели. В данном случае целью было стабилизировать условия на трех этажах, чтобы уменьшить дополнительный ущерб для коллекции. Недостатки в порядке подчинения и общее отсутствие осмысленного обмена информацией усилили стресс в этой ситуации, одновременно снизив эффективность и общую результативность.
Я была первым директором управления на Говард-авеню, который связался с представителями страховой компании и поставщика услуг по ликвидации последствий стихийных бедствий. Поскольку я была на месте с самого начала проекта, те люди, с которыми я работала, передали мою контактную информацию многим другим участникам этого проекта, а также участникам других проектов реагирования на стихийное бедствие, не связанных с тремя этажами архивно-документационного управления.
Внутренние междоусобицы усилили проблемы с получением информации, проявившиеся в виде сокрытия от меня сведений о картах сноса и влажности. Я предпочла решать проблему напрямую; я сообщила различным подрядчикам и рабочим, что не отвечаю за общее управление имуществом, и постаралась сосредоточиться на тех вопросах, за решение которых несу ответственность. Как и во многих других сферах жизни, проблемы информационного обмена могут замедлить и усложнить процесс реагирования. Важно, по мере возможности, распознавать и устранять эти проблемы на ранней стадии.
(
Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2022/10/3_01481931253.html )
Кимберли Джонсон (Kimberly Johnson)Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2022/04/chronicle-of-a-records-manager-controlling-the-chaos-of-disaster-response-and-recovery/
