(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2022/10/2_02074170984.html )
Проблемы энергоснабжения
Отсутствие в городе электричества было серьезным препятствием в начале этого проекта. Поскольку отключение электроэнергии было общегородским, то генераторы, шнуры и блоки питания понадобились очень многим организациям. Владельцы пострадавших от воды домов и предприятий гонялись за очистителями воздуха, вентиляторами и осушителями. Недостаточность имевшихся запасов и одновременный рост спроса затрудняли приобретение этих необходимых для реагирования инструментов. В первый же день я разъяснила необходимость этих предметов всем заинтересованным сторонам — нашему финансовому директору, страховой компании, подрядчику по ликвидации последствий стихийных бедствий и субподрядчикам. Я сообщила им, что в отсутствие электропитания для работы осушителей, очистителей воздуха и вентиляторов температурно-влажностные условия в здании поставят коллекцию под угрозу, рост плесени значительно ускорится, а затраты на устранение плесени также вырастут в геометрической прогрессии.
После того, как утром в пятницу, 3 сентября, мы обнаружили плесень ещё в одном месте, подрядчики пообещали мне электроэнергию, работающие вентиляторы и осушители к вечеру этого дня. Это был одним из многих случаев, когда подрядчики давали слишком много обещаний и не выполняли их. В тех случаях, когда поставщик услуг по реагированию на стихийные бедствие не исполняет определенных обещаний, лучше всего напомнить ему в точности о сделанном им ранее заявлении и поинтересоваться, как обстоят дела с обещанным результатом. Документирование того, кто, когда, что именно и в связи с каким ключевым проектом пообещал, помогло мне иметь под рукой информацию, необходимую для того, чтобы напомнить сторонам о том, что было первоначально обещано. Несмотря на разочаровывающие препятствия, с которыми мы столкнулись, громкие или же чрезмерные жалобы редко помогали изменить статус ситуации; я обнаружила, что лучше всего сохранять спокойствие и проявлять настойчивость в отношении обещанного результата. Поговорка о том, что «скрипящее колесо получит смазку» срабатывала на протяжении всего этого проекта.
Я была таким сильно скрипящим колесом по поводу отсутствия обещанного электропитания от генератора. Мне обещали дать электричество к 18:00, затем к 19:00, затем - может быть - к 20:00, а затем на следующий день. Завтрашний день был просто неприемлем с точки зрения защиты коллекции, поскольку шанс ускоренного роста плесени увеличился бы в геометрической прогрессии.
Я позвонила представителю страховой компании, координатору страховой логистики, подрядчику и субподрядчику по ликвидации последствий стихийных бедствий, директору управления строительства и директору по управлению имуществом. Я обрисовала им ситуацию, напомнила им о данных ими обещаниях, а также о дополнительных расходах, которые им придётся понести на устранение плесени, если электропитание вентиляторов и осушителей не будет подано до субботы.
Меня еще раз заверили, что электроэнергия будет подана этой ночью. Я ясно дала понять, что мы с архивистом будем оставаться на объекте до тех пор, пока я не смогу убедиться, что вентиляторы и осушители работают. Я не сдавалась, продолжала «скрипеть», и в 10 вечера «подъехали» шнуры и блоки питания. В 22:30 я поднялась по лестнице на этажи и проверила состояние вентиляторов и осушителей на всех трех этажах управления. В 22:45, после более чем десяти часов пребывания на объекте, обещанный мне за несколько часов до этого результат, наконец, стал реальностью.
Если бы я смирилась с тем, что электроэнергия не появится до субботы, ситуация с плесенью, которая уже становилась все более и более мрачной, стала бы катастрофой для исторических архивов и деловых документов. Но я не бросила свою команду, коллекцию и свои обязанности. Я приняла вызов в данной ситуации и отстаивала интересы коллекции способами, которые были за гранью моего воображения всего лишь неделей ранее. Важнейшую роль в достижении результата сыграло постоянное общение с людьми и обеспечение уверенности в том, что они меня услышали. Однако впереди были еще другие проблемы и препятствия
В течение следующих нескольких дней были постоянные проблемы с электропитанием. Были неисправные шнуры и короба, из-за чего постоянно срабатывали предохранители. Подрядчики быстренько отмахнулись от этих проблем, однако вентиляторы, очистители и осушители воздуха продолжали отключаться из-за этих проблем с питанием. Когда менеджер здания не воспринимал ситуацию всерьез, я обращалась к вышестоящему руководству до тех пор, пока кто-то, наконец, не прислушивался. Той ночью, в 11 часов вечера, на месте появился инженер-электрик, который начал разбирался с проблемой. На следующий день прибыли более мощные блоки питания, которые решили проблемы с электропитанием. Опять же, то, что мы выполняли роль «скрипучего колеса», продвигало проект вперед и помогало нам действовать на упреждение, а не просто реагировать на последствия. На приведенных ниже фотографиях показаны первоначально поступившие и новые блоки питания, а также то, как я документирую изменение мощности блоков питания.
Сумасшедший дом из-за плесени
Если проблемы обмена информацией лежали в основе большинства осложнений, с которыми я столкнулся во время усилий по реагированию на последствия урагана, то самым грозным противником была плесень - враг исторических и деловых документов, которого боятся и ненавидят архивисты и специалисты по управлению документами по всему миру.
Я знала, что высокие температура и относительная влажность в сочетании с разбитыми окнами и повреждениями крыши были идеальными условиями для роста плесени. Никаких усилий по устранению этих проблем не предпринималось в течение пяти дней; и прошло около семидесяти двух часов, прежде чем было налажено энергопитание от генератора и стали приниматься меры по смягчению последствий. По состоянию на вечер пятницы плесень, которую мы обнаружили, была в минимальном количестве и, похоже, была только на куртке из униформы времен Второй мировой войны да на двух намокших коробах. Я была настроена оптимистично, полагая, что мы вовремя начали меры по смягчению последствий и это позволит нам предотвратить серьёзные проблемы с плесенью. К сожалению, я ошиблась.
На четвертом и пятом этажах плесень никогда не была проблемой, но вот на шестом этаже такие проблемы возникли в нескольких местах. Вероятно, это произошло потому, что на этом этаже на полу лежало ковровое покрытие, большая часть которого была пропитана водой. Использование коврового покрытия в центре хранения документации или в архиве - далеко не лучшая практика, но именно такую ситуацию я унаследовала, когда стала директором управления девятью месяцами ранее.
Как только мы обнаружили плесень, я ввела ежедневные утренние проверки на плесень всех комнат на всех трёх этажах. Благодаря этой процедуре мы обнаруживали новые проявления плесени почти ежедневно в течение следующих полутора недель. Обнаружив новое поражённое плесенью место, я документировала ее в своих заметках, делала фотографии и сообщала о нём менеджеру здания. Вместе с ним мы делали обход этой зоны, а затем бригада по реагированию распыляла на пораженный участок противомикробное средство и покрывала его пластиком, что было стандартной практикой компании-поставщика услуг по ликвидации последствий стихийных бедствий. На приведенных ниже фотографиях показана обнаруженная в различных комнатах плесень до и после того, как её обработала бригада по реагированию.
Подрядчик по реагированию на стихийные бедствия добавил в зоны с плесенью очистители воздуха ввиду их способности удалять из воздуха мелкие споры плесени и тем самым препятствовать её распространению. Плесень постепенно распространялась по коридорам, чуланам, ванным комнатам, кухне, офисным и архивным помещениям. Нам нужно было вывезти материалы из пострадавших зон, и эти усилия осложнялись тем, что лифты всё еще не работали. Сначала нам приходилось силами бригады из десяти человек (включая нас с архивистом) спускать все короба из этих зон на два лестничных пролёта. Эта работа была тяжёлой и восторга у моей команды не вызывала, тем более, что температура в здании была свыше 90 градусов по Фаренгейту (32°C), - но нам необходимо было её выполнить. Шли дни, снова заработали лифты и система кондиционирования воздуха. Тем временем плесень продолжала распространяться, и нам пришлось освободить целые комнаты.
Всего нам пришлось переместить с шестого на четвёртый этаж около 1000 коробов, а также неупакованные и необработанные бумаги и предметы различного размера.
Из-за заражения плесенью нам пришлось протирать короба антимикробным спреем или же переупаковывать их содержимое в надежде предотвратить проникновение плесени на четвертый этаж. Мы с архивистом спланировали снабжённый необходимыми материалами конвейер, в том числе:
- Знаки, указывающие, куда класть мусор, потенциально зараженные короба и чистые короба;
- Зоны для проведения протирки и переупаковки коробов;
- Фломастеры, готовые короба и крышки к ним;
- Тележки для поврежденных коробов и тележки для чистых коробов;
- Людей, размещённых на шестом и четвертом этажах.
- Мы продолжали ежедневные проверки на плесень в течение месяца;
- В остальных комнатах, где хранились короба с документами, мы все коробки из нижнего ряда переместили на четвёртый этаж, чтобы обеспечить прямую видимость вероятных мест появления плесени;
- Мы вели ежедневный журнал показателей температуры и влажности во многих комнатах на всех этажах.
Кимберли Джонсон (Kimberly Johnson)
Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2022/04/chronicle-of-a-records-manager-controlling-the-chaos-of-disaster-response-and-recovery/
Комментариев нет:
Отправить комментарий