Во многих организациях мало места для хранения архивных коллекций, поэтому редкие и хрупкие материалы часто оказываются на хранении в далеко не идеальных местах.
Кроме того, большинство материалов - особенно аудиовизуальные материалы - со временем деградируют, поэтому необходим бдительный присмотр для того, чтобы защитить объекты, отобранные в состав архивных коллекций.
Проблемы окружающей среды
Для защиты архивных материалов помещения, в которых хранятся архивные коллекции, должны иметь управляемый микроклимат, и должен проводиться мониторинг микроклимата в этих помещениях. Стандарт параметров окружающей среды для архивов следующий: температура 68 градусов по Фаренгейту (20̊ C) и относительная влажность 50%. В то же время поддержание стабильного уровня температуры и влажности предпочтительнее, чем стремление к идеальному климат-контролю, который во многих зданиях может быть сложно обеспечить. Если организация вынуждена хранить архивные коллекции на чердаках, в подвалах или в местах, подверженных риску вредного воздействия окружающей среды, то архивистам следует принять меры, необходимые для защиты предметов, установив металлические стеллажи, укрывая короба брезентом и эвакуируя чувствительные материалы, с тем, чтобы обеспечить более стабильную среду хранения.
Быть на шаг впереди проблем окружающей среды - это только часть усилий по обеспечению долговременной сохранности архивных материалов. Отобранные на постоянное хранение материалы часто нуждаются в очистке, реставрации и консервации, а также в переупаковке в архивные короба и папки.
Архивистам следует незамедлительно изолировать предметы и обрабатывать повреждения в случае, если архивные документы были повреждены водой, плесенью или воздействием света. Плесень может быть опасна при попадании в лёгкие, поэтому лучше проконсультироваться со специалистом, который при необходимости может порекомендовать соответствующие меры обработки.
Использование безопасной упаковки и расходных материалов
На базовом уровне архивные объекты должны быть упакованы и храниться на металлических полках в зонах, где нет водотоков и труб, окон, вентиляционных отверстий или чрезмерно яркого флуоресцентного освещения. Следует использовать бескислотные футляры и короба для хранения материалов, размещая эти короба в легкодоступных помещениях с контролируемым микроклиматом. В этих комнатах не должно быть еды и напитков. Купите недорогие УФ-флуоресцентные светофильтры, чтобы защитить архивные коллекции от выцветания из-за длительного воздействия света, и соблюдайте график регулярной уборки, в ходе которой полы и полки очищаются от пыли, грязи и прочих загрязнений.
Архивистам следует поддерживать контакты с обслуживающим персоналом здания, чтобы быть в курсе и договариваться об услугах по уборке и об изменениях в температурно-влажностном режиме и освещении помещений архива. Например, организация может уменьшить или отключить отопление здания в нерабочие дни, однако резкие перепады температуры могут привести к повреждению документов. Стабилизируйте состояние слайдов, фотографий и негативов, размещая эти объекты отдельно от бумажных коллекций. Используйте фотоконверты, футляры и обложки архивного качества, чтобы защитить плёнки, и снабдите упаковку идентифицирующей информацией об изображениях.
Если у организации не хватает средств на архивные принадлежности, храните материалы в коробах и папках определённого размера самого высокого качества, доступного с учётом бюджета. Не переполняйте и не недоупаковывайте короба. Архивистам желательно создать в коробах такие условия, чтобы документы при необходимости было легко извлечь, и чтобы при этом они не сгибались. Архивистам следует маркировать каждый короб, указывая диапазон дат и описанием содержимого, а также закупать пачки бескислотной бумаги для прокладывания архивных материалов и для использования в качестве разделителей внутри коробов.
Нужно иметь план действий на случай чрезвычайных ситуаций
Также нужно иметь хорошо продуманный план действий в чрезвычайных ситуациях, на случай, если от непредвиденных стихийных бедствий пострадают архивные фонды. Назначьте сотрудников, ответственных за обеспечение надлежащего обращения с поврежденными материалами, и составьте план работ по устранению повреждений. Сотрудники архива должны поделиться планом со своими коллегами из других подразделений, и несколько копий плана должны храниться как внутри организации, так и за её пределами. План также должен включать номера телефонов экстренных служб, в том числе контактную информацию местных организаций, способных оказать помощь в случае повреждения материалов, таких, как Северо-восточный центр консервации документов (Northeast Document Conservation Center), брошюры которого могут оказаться полезными в случае возникновения кризисных ситуаций с обеспечением сохранности материалов.
Хотя у большинства компаний нет ресурсов на проведение полномасштабного обследования по вопросам обеспечения долговременной сохранности и на последующее устранение выявленных недостатков, персонал должны быть знаком с методами оценки и сортировки (triage). Кроме того, в архивах должны быть под рукой предметы первой необходимости в случае чрезвычайных ситуаций, в том числе защитная плёнка и влажный пылесос. Типы стихийных бедствий, характерных для географического региона, в котором располагается организация (такие, как наводнения или землетрясения), будут диктовать выбор наиболее полезных в случае стихийного бедствия расходных материалов. Обсудите этот план действий в чрезвычайных ситуациях с руководством, с тем, чтобы подготовленный архивной службой план был интегрирован в соответствующий общекорпоративный план.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/safe-storage-for-archival-preservation/
Комментариев нет:
Отправить комментарий