Единые требования к составу и форматам связанных с работой документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации приказом от 20 сентября 2022 года №578н утвердило «Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», которые вступят в силу с 1 марта 2023 года.
 
Документ, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, должен состоять из следующих структурных элементов (п.1):

• Основная часть электронного документа, представленная в виде документа в электронном виде, в установленном формате и имеющая название, соответствующее шаблону;
  
  
• Приложения к основной части электронного документа (при наличии), представленного в виде файла в электронном виде, в установленном формате и имеющая название, соответствующее шаблону;
  
  
• Электронная подпись (электронные подписи) (при наличии) основной части документа и приложения к ней, представленная в виде файлов электронной подписи, установленные статьей 22.3 Трудового кодекса РФ;
  
  
• Машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, связанного с работой;
  
  
• Описание электронного документа, связанного с работой.

Основная часть электронного документа должна представлять собой файл в формате PDF/A-1A (п.2).

Файлы приложений к основной части электронного документа (в случае их наличия), должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных (п.3).

Описание электронного документа должно формироваться в структурированном виде, в отдельном файле формата XML (п.4).

XML-схема описания электронного документа приводится отдельным файлом и размещается на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации (п.5).

При размещении на официальном сайте новой версии XML-схемы, предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии.

Описание электронного документа должно быть оформлено в кодировке «utf-8» без «BOM» (Byte Order Mark) (п.6).

Все файлы элементов электронного документа должны быть расположены в корневом каталоге (п.7).

 В документе два приложения:

• Перечень структурных элементов описания электронного документа;
  
  
• Коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.

В документе установлены коды для основных видов документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде, при этом по каждому виду документа приведены ссылки на номера статей Трудового кодекса РФ в котором установлены требования к оформлению того или иного документа. 123 вида документов разделены на 12 функциональных групп.

• Прием на работу – 13 документов;
  
  
• Рабочее время и время отдыха – 25 документов;
  
  
• Материальная ответственность – 6 документов;
  
  
• Оплата труда – 6 документов;
  
  
• Охрана труда – 6 документов;
  
  
• Образование работника – 2 документа;
  
  
• Социальное партнерство – 18 документов;
  
  
• Индивидуальные трудовые споры – 6 документов;
  
  
• Персональные данные – 9 документов;
  
  
• Изменение условий трудового договора – 13 документов;
  
  
• Прекращение трудовых отношений – 13 документов;
  
  
• Иные кадровые мероприятия – 10 документов.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=427901