«Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утвержденный приказом ФНС России №ЕД-7-10/74@ от 1 февраля 2022 года, регламентирует в том числе и порядок уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения (раздел VIII).
Для справки:
Объект хранения - Единица учета документов, передаваемых на централизованное хранение в ПК МВиП, АИС "Налог-3" ("Документ", "Связка", "Дело")
Владелец объектов хранения – Налоговый орган, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище объекты хранения, или в случае миграции налогоплательщика - налоговый орган, в котором в настоящее время администрируют налогоплательщика, а также филиал учреждения, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище реестры ф.103.
В целях подготовки к уничтожению объектов хранения с истекшим сроком хранения проводятся следующие подготовительные и организационные мероприятия (п.8.1):
- Формирование и утверждение распорядительным документом состава ответственных лиц за продление сроков хранения и/или акцептование объектов хранения для включения в «Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению», с указанием сроков выполнения работ не позднее 30 апреля;
- Закрепление за ответственными лицами налогового органа (в соответствии с их компетенцией) функций по продлению сроков хранения и/или акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по следующим типам объектов хранения:
- Документы НБО;
- Регистрационные дела индивидуальных предпринимателей (ИП), крестьянских (фермерских) хозяйств (КФХ), юридических лиц (ЮЛ);
- Документы (заявления и иные документы, представленные при государственной регистрации, решения об отказе в государственной регистрации и др.) об отказе в государственной регистрации ИП, КФХ, ЮЛ;
- Документы, переданные на хранение по упрощенной технологии учета;
- Реестр документов, поступивших в налоговый орган из МФЦ;
- Конверты и прочее;
- Закрепление за ответственными лицами филиала учреждения функции по акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению, по реестрам ф.103.
Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении, осуществляется владельцем один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения (п.8.2).
Основанием для уничтожения объектов хранения является (п.8.3):
- Положительное решение ЭК налогового органа;
- Акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами налогового органа (в соответствие с их компетенцией) и
- Утверждение руководителем налогового органа Акта о выделении к уничтожению, формируемого в ПП Уничтожение документов.
Основанием для уничтожения реестров ф.103 является:
- Акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами филиала учреждения и
- Утверждение руководителем филиала учреждения Акта о выделении к уничтожению, формируемого в ПП Уничтожение документов.
При акцептовании объектов хранения для включения в «Акт о выделении к уничтожению», в поле «Обоснование» следует указывать реквизиты документа, на основании которого на сотрудника возложена функция по акцептованию соответствующего типа объекта хранения.
Объекты хранения, по которым необходимо продление срока хранения, подлежат исключению в ПП «Уничтожение документов» из (п.8.4):
- Списка документов налогового органа с истекшим сроком хранения;
- Акта о выделении к уничтожению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления.
Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.
Ежегодно до 1 декабря владелец объектов хранения в ПП «Уничтожение документов» формирует список выданных в налоговом органе объектов хранения с истекшим сроком хранения. При этом, филиал учреждения формирует список выданных в налоговым органом реестров ф. 103 и доводит его до НО ранее формировавших запрос на выдачу (п.8.5).
Ежегодно 1 января в ПП «Уничтожение документов» автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в налоговый орган (п.8.6).
Владелец объектов хранения средствами ЕКП в «ПП Уничтожение документов» до 15 мая формирует и утверждает Акт о выделении к уничтожению, по состоянию на 1 января текущего года (п.8.7).
Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК владельца и утверждаются руководителем (директором) владельца (п.8.8).
Ежегодно не позднее 15 мая владелец объектов хранения осуществляет следующие действия (п.8.9):
- При помощи режима интерактивного сервиса ПП УДиЭА утверждает «Акт о выделении к уничтожению», указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия Акт и электронное приложение к нему автоматически направляются в ПК МВиП);
- Размещает в ПП УДиЭА скан образ утвержденного руководителем налогового органа или директором филиала учреждения Акта.
Процесс уничтожения проводится филиалом учреждения на основании представленных налоговым органом и сформированных филиалом Актов, и должен быть завершен до 31 декабря (п.8.10)
Процесс уничтожения проводится партиями и включает в себя:
- Выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению;
- Отбор партии с мест хранения;
- Уничтожение бумажных носителей партии;
- Автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии;
- Формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии и списка необнаруженных;
- Формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении, указанных в Акте о выделении к уничтожению, по завершении кампании по уничтожению документов;
- Направление средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько налоговых органов электронного образа Акта об уничтожении, а также реестра уничтоженных объектов хранения по партии для уничтожения электронных образов в ПП УДиЭА.
Для справки:
- ПК МВиП - Программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения;
- ПП Архивное хранение - Прикладная подсистема «Архивное хранение» АИС «Налог-3»;
- ПП УДиЭА - Прикладные подсистемы «Управление документами» и «Электронный архив налоговой информации» АИС «Налог-3»;
- ПП Уничтожение документов - Прикладная подсистема «Уничтожение документов с истекшим сроком хранения» АИС «Налог-3»;
Способ уничтожения объектов хранения выбирается филиалом самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников филиала или при условии проведения видеоконтроля (п.8.11).
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=408335
Комментариев нет:
Отправить комментарий