Знания и навыки для следующего поколения практики управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 20 сентября 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Знания и навыки профессии определяют те задачи, которые она решает. Проблемы же, которые профессия решает, полностью определяют отношение к ней организаций и рынка.

Когда я смотрю сейчас на практику управления документами, то, как мне кажется, за последние 20 лет можно было наблюдать три чётко различаемых поколения практики, каждое из которых делало акцент на определенные направления деятельности.

• Кастодиальное управление документами (custodial - управление документами в условиях, когда те находятся под полным физическим и интеллектуальным контролем организации и её службы управления документами – Н.Х.) – регистрация документов и управление их хранением и поиском / извлечением.
  
  
• Некастодиальное управление документами (non-custodial – под этим термином обычно понимается управление документами при отсутствии физического контроля над ними со стороны службы управления документами – Н.Х.) – создание систем управления документами таким образом, чтобы другие люди могли хранить и извлекать электронные документы.
  
  
• Управление документами «по месту» (in place – фактически вариант некастодиального управления документами, обычно подразумевающий хранение и уничтожение документов в тех же деловых системах, в которых они были созданы / получены, при интеллектуальном контроле со стороны службы управления документами – Н.Х.) - управление качеством документов в отсутствие центрального хранилища.

Каждое из этих поколений несомненно требует различных знаний и навыков.

Мой комментарий: О таких «поколениях», с моей точки зрения, можно всерьёз говорить лишь в плане типичной для конкретного временного периода практики управления (преимущественно организационно-распорядительными документами, ОРД). Некастодиальная практика в целом и практика управления «по месту» в частности существовали с момента появления деловых информационных систем, особенно там, где речь шла об иных системах документации помимо ОРД.

Кастодиальная практика отражала деятельность типичной регистратуры / отдела делопроизводства, для которых характерен был большой объём внутренней работы и развертывание большого количества систем, созданных для использования специалистами по управлению документами.

При некастодиальной практике основное внимание приходится уделять созданию систем для непрофессионалов и гораздо больше заниматься вопросами удобства работы пользователей.

Для меня управление «по месту» - это практика следующего поколения. Какие знания и навыки для этого требуются?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/skills-for-the-next-generation-of