Об авторе: Кимберли Джонсон — директор архивно-документационного управления Архиепископства Нового Орлеана. Кимберли начала свою карьеру в качестве учителя. Впоследствии, получив степень магистра общественной истории, она устроилась на должность делопроизводителя начального уровня. В 2013 году она поступила на работу в архивно-документационное управление Архиепископства Нового Орлеана, и семь лет спустя возглавила его. В 2021 году Кимберли получила высшее образование со специализацией в области управления документами и информацией в Университете штат Луизиана (LSU). Она имеет профессиональные квалификации сертифицированного архивиста (Certified Archivist) и сертифицированного аналитика документации (Certified Records Analyst).
В области управления документами бывают логистические и крупномасштабные проекты, которые могут бросить вызов и поставить в тупик профессионалов в области управления документами и информацией. Эти работы, чтобы быть успешными, требуют планирования, информирования, документирования и коллективных усилий. В некоторых случаях специалист по управлению документами и информацией знает, что проект неизбежен, и у него есть время на подготовку. В других случаях проект может появиться неожиданно, вынуждая специалиста вместо заблаговременного планирования немедленно использовать те знания, которые он приобрел в течение своей карьеры. При выполнении некоторых проектов может потребоваться консультация специалистов, которые уже управляли подобными проектами в прошлом. Я сама руководила двумя крупными проектами: проектом по выявлению и раскрытию электронных документов и информации в рамках судебных процессов, и проектом реагирования на катастрофы и восстановления после них. В данной статье основное внимание сосредоточено на последнем проекте, и в ней отражён мой опыт, наблюдения и идеи, а также беды и горести, выпавшие на долю этого проекта.
Архивно-документационного управление (Office of Archives and Records, OAR) является официальным хранилищем документов Архиепископства Нового Орлеана (ANO). Данное подразделение отвечает за разработку и мониторинг эффективной программы управления документами, а также за выявление, сбор, описание, защиту и обеспечение доступности исторических записей архиепископства. Управление хранит и поддерживает документы, созданные с начала 1700-х годов и до наших дней.
Для справки
Я работаю в штате архивно-документационного управления архиепископства с марта 2013 года. Я начинал с должности архивиста, отвечающего за обработку и анализ документов. В 2018 году я стала старшим архивистов-аналитиком. Затем, в январе 2021 года, я заняла должность директора архивно-документационного управления, тем самым став руководителем службы управления документами и архивной службы Архиепископства Нового Орлеана. В мои обязанности входит создание и актуализация политик и процедур управления документами и информацией, касающихся доступа, поддержания, отслеживания сроков хранения, обеспечения долговременной сохранности и упорядочивания всех деловых и архивных документов. Я также выполняю роль администратора корпоративной системы менеджмента, и в подобных ситуациях управляю реагированием на катастрофы и восстановлением после катастроф.
Архивно-документационное управления располагается в трёх местах. Одно находится в здании Консистории (Chancery) и включает в себя защищённое хранилище, в котором хранятся наши самые старые и самые ценные исторические документы. В старом монастыре урсулинок во Французском квартале располагаются офис, архивы и выставочная площадка. В статье основное внимание уделяется зданию архиепископства в центральном деловом районе по адресу 1000 Howard Avenue (Говард-авеню). Архивно-документационное управление занимает три этажа этого здания - с четвёртого по шестой. На этих этажах находятся офисные помещения, центр хранения документации, библиотека и читальный зал для исследователей, зона обработки документов и архивы.
Подготовка накануне прихода урагана Ида
27 августа 2021 года сотрудники архивно-документационное управления готовились к приходу урагана. Среди предпринимаемых усилий были:
- Обзвон церквей в пределах границ архиепископства, расположенных в низменных районах, для того, чтобы убедиться, что они эвакуируют свои исторические и деловые документы либо в безопасное место, либо в офис на Уолмсли-авеню (Walmsley Avenue) для хранения в защищённом хранилище.
- Обеспечение рассылки всем церквям по электронной почте Справочника архиепископства по подготовке к ураганам (Hurricane Preparation Handbook).
- Закрытие всех компьютеров и шкафов с документами пластиковой пленкой.
- Перемещение все коробов, ценных книг, документов, картин, фотографий и исторических артефактов из помещений с незаколоченными окнами в коридор, фойе или в иные закрытые помещения; и размещение их на столах во избежание повреждения водой.
- Размещение фотографий в рамках на полу после того, как столы были полностью заполнены.
Эти приготовления проходили на всех трех этажах, используемых Управлением. Я и прежде следовала этим процедурам в случае с несколькими другими ураганами, но никогда ранее в них не возникло реальной нужды. На этот раз, однако, ситуация оправдывала все эти усилия, и их в конечном итоге оказалось недостаточно.
Сообщения об ущербе
Днем 31 августа 2021 года мне позвонила предыдущий директор архивно-документационного управления, остающаяся консультантом при архиепископстве. Она находилась в офисе на Говард-авеню. Стоя снаружи, она могла видеть, что в здании ветром был выбит ряд окон, и что, похоже, по крайней мере три из них находились на этажах Управления. Войдя в здание, она осмотрела повреждения шестого и пятого этажей, но не смогла попасть на четвёртый этаж. Выйдя из обесточенного здания, она позвонила мне, чтобы обрисовать ситуацию – которая была мрачной.
Шторм выбил два окна на шестом этаже, оставив мой офис и столовую в полном беспорядке, также пропитав водой ковровое покрытие на большей части пола. В фойе несколько коробов опрокинулись и промокли. В нескольких комнатах обвалилась потолочная плитка.
На пятом этаже часть потолка в библиотеке обрушилась на архивные и текущие документы, которые лежали на столе для читателей, стоящем подальше от окон. На полу было значительное количество стоячей воды, и немного воды было на полу в архивохранилищах. На обоих этажах было жарко и влажно из-за отсутствия кондиционирования воздуха.
Услышав эти новости и увидев сделанные ею фотографии поврежденного здания, моё сердце упало. Я надеялась, что здание и коллекция без проблем перенесут приход урагана Ида, - и, как оказалось, я сильно ошиблась.
Некогда было паниковать; время было только на то, чтобы предупредить высшее руководство, разработать план действий, загрузить необходимые припасы, вернуться в город и начать изнурительный процесс реагирования на катастрофу. Поездка из Уэст-Монро, штат Луизиана, куда я эвакуировалась со своей семьей, обратно в Новый Орлеан прошла в обстановке потока звонков, обсуждения планов, страха и слёз.
Мои входящие и исходящие звонки включали разговоры с координатором федерального агентства по чрезвычайным ситуациям (Federal Emergency Management Agency, FEMA) по пострадавшим районам, с нашим координатором страховых услуг, с координатором страховой логистики, с директором по финансам, с директором архивно-документационной службы и канцлером епархии Батон-Руж (Director of Archives and Records and Chancellor of the Diocese of Baton Rouge, DARBR), со специалистом по реагированию и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, а также с архивистом, отвечающим у нас за обработку документов (дальше буду называть его просто «архивист»).
План заключался в том, чтобы встретиться с координатором страховых услуг в офисе на Говард-авеню в 8:30 утра следующего дня, чтобы оценить ситуацию и разработать план решения выявленных проблем.
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2022/10/2_02074170984.html )
Кимберли Джонсон (Kimberly Johnson)
Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2022/04/chronicle-of-a-records-manager-controlling-the-chaos-of-disaster-response-and-recovery/
Комментариев нет:
Отправить комментарий