Насколько осмысленной является документация, если она не включает структурированные данные?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 26 сентября 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

На прошлой неделе я написал пост о том, как управление документами и управление данными начинают, наконец, сливаться воедино (в переводе на русский язык пост под названием «Информация, данные и документы сливаются воедино – наконец-то!» выложен на моём блоге по адресу https://rusrim.blogspot.com/2022/10/blog-post.html – Н.Х.).

Для меня ключевым вопросом этой тенденции является вопрос об охвате управлением структурированных данных.

Никого не волнует, структурированы или неструктурированы данные, информация и документы, - кроме желающих создать такое различие людей из служб управления документами или данными. Главным образом, мы хотим создать это различие потому, что сложившаяся в каждой из дисциплин практика затрудняет согласованное решение сложных вопросов структурированного и неструктурированного контента.

Проблема в том, что многое из того, что мы выделяем, говоря о полезности нашей профессии, не имеет смысла в отсутствие осмысленных комплектов документов. В отсутствие структурированных данных такие комплекты часто бессмысленны, и таких ситуаций становится всё больше.

На протяжении десятилетий именно системы структурированных данных управляли процессами в коммерческих организациях любого размера. Причина, по которой нам сходило с рук игнорирование структурированных данных, заключается в том, что мы обычно требуем, чтобы процессы инициировались документом в какой-либо форме и чтобы они создавали на выходе в конце процесса документ в какой-либо форме, чтобы сообщить о результатах. Однако такая практика постепенно уходит, и вот несколько показательных примеров:

• Некоторое время назад я перешел на использование нескольких нео-банков (банков, не имеющих физических отделений – Н.Х.) в качестве основных платформ для моих банковских операций. Единственным, что я когда-либо получал от них, был кусок пластика, который совершенно не имеет значения, поскольку мои банковские карты зафиксированы в моих часах и телефоне.
  
  
• Используемый мной фонд, работающий на рынке ценных бумаг (share market fund), никогда не присылал мне документы.
  
  
• До тех пор, пока я недавно не скачал своё удостоверение о сдаче университетского экзамена (testamur), его не существовало, - в то же время я подал заявку на получение сертификата магистерской степени и сертификата выпускника без предоставления документального подтверждения того, что у меня есть степень бакалавра, - всё это обрабатывалось от системы к системе.

Основные проблемы управления документами изменяться не будут – перемены касаются способов запоминания и организации. Технологии меняются, и мы должны меняться вместе с ними – в противном случае то, что мы делаем, окажется бессмысленным.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Собственно говоря, я сама тоже пытаюсь донести – в первую очередь до коллег-архивистов – что попытка ограничить круг своих интересов бумажными и бумагоподобными электронными документами уже сегодня приводит к тому, что наиболее важная информация правового, научно-технического и даже исторического характера, подлежащая постоянному хранению, оседает не в государственных и муниципальных архивах, а в многочисленных ведомственных реестрах, регистрах и кадастрах. Огромная часть интереснейшего электронного документального наследия вообще никем не сохраняется и безвозвратно утрачивается. Росархив равнодушно созерцает эту картину, делая вид, что «всё хорошо, прекрасная маркиза»… И если сегодняшние архивисты зарабатывают свой кусок хлеба благодаря фондам, накопленным и сохранённым их предшественниками, то как будут жить архивисты следующего поколения, если ничего не изменится? Кому и зачем будут нужны наши архивы в будущем?

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-meaningful-is-an-aggregation