Несколько лет тому назад в ходе деловой встречи с клиентом я потратил около 12 австралийских долларов на две чашки кофе и кекс. Потом я потерял квитанцию.
Бухгалтерия преследовала меня в течение 4 месяцев и передала вопрос «наверх» кому-то на уровне регионального директора, прежде чем меня, наконец, заставили подписать декларацию о том, на что я использовал казённые деньги.
В финансовом и бухгалтерском учёте это способ сказать, что для них очень важно исполнение установленных требований. Они не согласятся на что-либо меньше, чем 100% соответствие. И у них всё равно есть проблемы - потому что то, что они делают, тоже является сложной работой.
А каков уровень соответствия, приемлемый для служб управления документами? Какой уровень качества важен для нас?
Почему люди серьёзно относятся к исполнению требований бухгалтерского учета, но не к требованиям, связанных с управлением документами? Почему бухгалтерия серьёзно относится к соблюдению требований, а мы нет?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: На поставленный Карлом в конце его поста вопрос, как мне кажется, не так уж сложно ответить. Сотрудники склонны соблюдать требования, когда одновременно имеются как «кнут», так и «морковка»:
- Требования являются разумными и исполнимыми (в том числе с учётом ложащейся на сотрудников нагрузки и наличия у них необходимых знаний и ресурсов, включая дружественные пользователю функциональные возможности в деловых и документных информационных системах); - а осуществляемый в организации контроль исполнения ориентирован на помощь сотрудникам в исполнении их обязанностей, а не на формальные придирки и создание стрессовых условий;
- Сотрудники осведомлены об установленных требованиях и понимают их необходимость, в том числе полезность их исполнения для «себя любимых»;
- Сотрудники знают, что любые нарушения не останутся безнаказанными, и наказания будут достаточно болезненными;
- Руководители постоянно следят за исполнением требований, а также адекватно реагируют на жалобы сотрудников на неадекватность и трудозатратность требований;
- Организация материально и морально поощряет тех сотрудников, которые добросовестно исполняют требования (особенно, когда видит конкретный результат – например, успешное прохождение аудита или благоприятное завершение судебного спора).
- В организации налажен обмен информацией со всеми заинтересованными сторонами, способствующий своевременному информированию о меняющихся требованиях и получению обратной связи от сотрудников.
Хотя служба управления документами обычно не может существенно повлиять сразу на все перечисленные факторы, она, тем не менее, при желании многое может сделать в части контроля разумности требований и наличия необходимых для их исполнения ресурсов, осведомления сотрудников, мониторинга исполнения требований и представления сотрудников к наградам и наказаниям.
Хочу также отметить, что достаточно часто 100% исполнение всех многочисленных требований может оказаться неоправданно затратным или вообще невозможным, поэтому в организации должен быть налажен менеджмент связанных с документами рисков.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-is-an-acceptable-compliance
Комментариев нет:
Отправить комментарий