25 лет тому назад разницу между организацией с хорошим управлением документами и организацией, в которой управления документами не было, можно было показать на примере одной зависимости - зависимость между временем, уходящим на то, чтобы найти нужные документы, и имевшимся в организации объёмом бумажных документов.
Мой комментарий: Как мне кажется, автору не доводилось видеть высококлассные системы управления бумажными документами с отточенной структуризацией по фондам, группам дел, делам и досье, и с хорошо развитым научно-справочным аппаратом, - в которых время поиска нужных материалов обычно никак не зависело от объёмов бумажной документации в целом (разве что при выполнении экзотических запросов, на отработку которых эта система просто не была рассчитана).
Это было потому, что поиск материалов бумаге принципиально отличается.
Если у Вас есть случайный набор бумажных документов и Вам нужно найти в них конкретную информацию, Вам придётся прочитать их от начала до конца.
Следует отметить, что, хотя этот пример кажется экстремальным и маловероятным, я знаю множество организаций, которым придётся столкнуться с такой ситуацией в будущем. Они могут просматривать заголовки коробов или дел, пытаясь понять, есть ли в них что-то нужное, - но и в этом случае им приходится читать все эти заголовки он начала до конца, имея очень мало возможностей для сокращения размера выборки, прежде чем начать чтение.
Потом у нас появился поиск. Поиск коренным образом меняет эту зависимость, и теперь нет никакой связи между объёмом документов и возможностью отыскать нужные материалы. Теперь взаимосвязаны ключевое слово, по которому Вы ведёте поиск, и частота его появления в Вашем контенте.
Для меня интересно то, что эта взаимосвязь является фундаментальной для возможности отыскания документов, которая всегда была в центре внимания управления документами.
Так почему же мы не увидели огромных изменений в практике управления документами, несмотря на то, что изменилась одна из фундаментальных зависимостей в нашей профессии?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Ответ на поставленный автором вопрос, как мне кажется, не столь уж и сложен. Традиционная практика управления документами, которая во многом продолжает использоваться сейчас и в электронной среде, была продумана таким образом, чтобы эффективно находить нужные документы, несмотря на невозможность того, что мы сегодня называем полнотекстовым поиском. Она в значительной степени ориентирована на работу с массивами документов (например, с делами и фондами), а не с отдельными документами; при этом большое внимание всегда уделялось созданию качественного научно-справочного аппарата. И если для большинства решаемых службой управления документами задач эта практика является достаточной, то зачем её менять?
Замечу также, что никакой поиск не подменяет разумную структуризацию документов. Поиск также не гарантирует получение, при необходимости, полного комплекта логически упорядоченных документов по интересующему вопросу (например, связанных с конкретным контрактом).
Полнотекстовым поиском и иными продвинутыми средствами поиска пользуются чаще всего сотрудники деловых подразделений – и как следствие, именно их практика работы с документами зачастую кардинально изменилась!
В сфере управления документами средства поиска наиболее востребованы при проведении экспертизы ценности, экспертизы на наличие конфиденциальной и секретной информации, а также при подборе документов в рамках процессов э-раскрытия – такого рода экспертов очень немного, и большая их часть даже не причисляет себя к числу архивистов и специалистов по управлению документами.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-search-changed-fundamental-relationships
Комментариев нет:
Отправить комментарий