Документы нужны для систематического, согласованного запоминания. Мы храним их затем, чтобы в случае, если вдруг мы что-то забудем, мы могли освежить нашу память, и чтобы то, что мы при этом вспомним, соответствовало тому, что мы изначально запомнили.
Систематическое, согласованное запоминание - основа скоординированных действий в любом сколько-нибудь значимом масштабе. В конечном счёте, речь идёт о доверии. Люди не станут действовать скоординировано, если не будут чувствовать, что могут рассчитывать на то, что и другие люди будут действовать таким же образом.
Простой вопрос, который нам следует задать, следующий: почему мы стараемся запоминать? Почему важно помнить?
Самая очевидная причина – для того, чтобы знать, что нам делать в будущем, и иметь возможность делать это правильно.
Уверен, что каждому из Вас доводилось попадать в ситуацию, когда Вы пошли в супермаркет и забыли там что-то купить. Вы обнаружили это, вернувшись домой и осознав, что не купили нечто такое, что Вам нужно было для другого будущего действия. Если бы только у Вас, когда Вы пришли в супермаркет, был с собой документ - список вещей, которые Вы планировали купить!
Это самое простое, для чего нужны документы. Это небольшое, но важное улучшение. Многие вещи, которые мы считаем само собой разумеющимися в нашей жизни, значительно улучшаются благодаря документам. Есть также множество ситуаций, в которых без документов всё становится очень сложным или невозможным.
Почти всякий раз, когда нам необходимо осуществить координированные действия группы людей (то есть практически во всех ситуациях в современном мире), это осуществимо только благодаря тому, что у нас есть документы.
Всякий раз, когда нам приходится принимать ряд взаимозависимых решений, это работает только потому, что у нас есть документы.
Представьте себе, что у нас не было бы возможности что-либо документировать. Жизнь превратилась бы в хаос. Стало бы невозможным почти всё, что мы пытались бы сделать и что требовало сколько-нибудь значимого промежутка времени между мыслью и действием, или же требовало совместных действий группы людей ради единой цели.
Представьте, что Вы пытаетесь построить электростанцию без документов. Представьте, что Вы пытаетесь затем этой электростанцией управлять. Энергетической компании пришлось бы помнить, сколько электроэнергии потребил каждый клиент, а затем выставить клиентам счета - заставив своего сотрудника поговорить с клиентов о том, сколько тот должен. Вам пришлось бы позвонить в свой банк, чтобы заплатить за электроэнергию, при этом кто-то в Вашем банке должен помнить, сколько денег у Вас на счету. Потом Вам придётся вспомнить, что Вы всё это проделали – и положиться на энергетическую компанию в том, что та будет помнить, что получила Ваш платеж; а также положиться на то, что банк спишет средства с Вашего запомненного счета, и что обе стороны не совершат мошенничества.
Базовые элементы доверия, скорее всего, просуществовали бы в такой ситуации совсем недолго. Само общество полностью бы развалилось.
Поэтому у нас есть документы.
У Вас есть договор с Вашей энергетической компанией. Эта компания создаёт документы о том, что Вы им должны, и направляет их Вам – в виде счёта. Вы делаете платеж - и Ваш банк автоматически документирует то, что Вы это сделали.
Если Вам нужно координировать действия с другими людьми для того, чтобы что-либо сделать, Вы создаете документ об этом, чтобы, когда кто-то неизбежно забудет, он мог освежить свою память, - и вот тогда вы все можете полагаться друг на друга в том, что будете согласованно работать над выполнением правильной задачи.
Альтернативой является экономика какой-то далёкой эпохи, задолго до рождения любого из почитаемых нами мессий и пророков. Эпоха, в которой нет городов, нет лекарств, нет ни внутренней, ни внешней канализации и водопровода, нет ничего, что требует усилий более чем маленькой группы людей для выполнения взаимозависимых действий.
Для всего этого и нужны документы. Они нужны не для каких-то целей в отдалённом будущем – а прямо сегодня и завтра.
Управление документами, как его преподают, является умирающей дисциплиной, - и в то же время никогда в мировой истории не использовалось так много документов, и никогда не было так много крупномасштабных проблем, требующих совместных усилий больших групп людей.
Возьмем, к примеру, проблему изменения климата. Это самая большая проблема в истории человечества (оставим это утверждение на совести автора; он живёт в стране, где подобная точка зрения активно навязывается людям уже в течение нескольких десятилетий – Н.Х.). Она будет решена посредством крупнейших оп своим масштабам скоординированных действий в истории человечества.
Тем временем большая часть представителей нашей профессии спорит о том, как нам поместить наши документы в правильную «корзину» (речь идёт об определении сроков хранения документов – Н.Х.). Глупость этого спора в том, что мы ведём его после того, как работа, в рамках которой создание этих документов стало необходимым, уже завершена (с моей точки зрения, это бездоказательное утверждение – Н.Х.).
Работа, которую выполняет большинство из нас, специалистов по управлению документами - на самом деле не является работой с документами. Это мета-документы или пост-документы (можно лишь догадываться, что автор имеет здесь в виду; могу предположить, что он жалуется на то, что специалисты по управлению документами тратят массу сил на создание вторичных, в основном учётных документов и управление ими, при этом такие документы никак не влияют на показатели основной деятельности организации – Н.Х.).
Важнейшая часть деятельности службы управления документами заключается в использовании профессиональных знаний и навыков с целью помочь людям организовать себя, с тем, чтобы они могли совершать более скоординированные действия более скоординированным образом. В результате они могут организовывать всё более и более крупные группы, выполняя всё более и более важную работу - может быть, могут даже решить проблему изменения климата :)
В качестве альтернативы, мы можем просто пойти и начать бить людей «палкой», чтобы документ был положен в корзину. По – одному – документу – за – раз.
Людям нужна помощь в организации работы и в организации людей в группы, чтобы совершать всё более и более масштабные дела. Это важная работа для документов, и для этого они и нужны.
От нас самих, специалистов по управлению документами, зависит, хотим ли мы участвовать в решении самых больших проблем в истории человечества? Или мы хотим позволить любителям возиться с документами до тех пор, пока они не узнают всё то, что уже знаем мы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-records-are-for-and-climate
Комментариев нет:
Отправить комментарий