Выявление документопотоков в организации даёт архивистам возможность установить сроки хранения и уничтожения материалов.
Помимо этого, архивисты могут установить партнёрские отношения со структурными подразделениями организаций, помогающие сохранить важную документацию и включить эти документы в состав архивов. Создание перечня видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, если его ещё нет, должно стать одной из первых задач архивистов после проведения архивной оценки-обследования (об архивной оценке см. выложенные на блоге переводы других постов Марго Ноут, например: http://rusrim.blogspot.com/2022/09/blog-post_30.html – Н.Х.).
Перечень видов документов с указанием сроков хранения
Перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (records retention schedule) организует список [видов – Н.Х.] документов по структурным подразделениям, идентифицируя, таким образом, виды документов, их создателей, сроки их хранения и действия, выполняемые по истечении сроков хранение (уничтожение/передача).
Финансовый, юридический и административный отделы и их руководители должны принять участие в составлении перечня. Хотя в соответствующей электронной таблице можно указать базовый (типовой) срок хранения, организации могут пожелать проконсультироваться со специалистом по управлению документами и/или с юрисконсультом, чтобы получить помочь в этой работе, особенно в строго регулируемых отраслях. После утверждения перечень поможет в проведении прямолинейной экспертизы материалов с целью выделения документов длительного и краткосрочного хранения. Большинство документов, на которые распространяется перечень, легко попадают в одну их двух категорий: с конечным по времени жизненным циклом (временного срока хранения) и архивные (постоянного срока хранения).
Организации хранят документы временного срока хранения в течение установленных сроков в юридических целях. Установление адекватного срока хранения позволяет организации хранить эти документы только до тех пор, пока этого требует законодательство. Перечень и политика хранения документов устанавливают календарные даты проведения уничтожения документов после того, как исчезла потребность в них и/или сроки их хранения истекли.
С другой стороны, организации и учреждения хранят ряд документов постоянно. Такого рода документы составляют основную часть архивных коллекций и включают множество материалов, отражающих историю деятельности учреждений.
Классификация документов по этим категориям помогает в управлении документами. Обработка [по логике автора, упрощённая по сравнению с архивными документами – хотя на практике это не всегда так – Н.Х.] документов временного срока хранения оставляет больше времени для детальной работы по управлению архивными материалами. Выделение мест для хранения документов перед их уничтожением/передачей помогает изолировать эти документы от архивной коллекции и упрощает мониторинг деятельности по их окончательному уничтожению.
Для отслеживания сроков хранения могут быть использованы электронная таблица или база данных. В качестве полей данных архивисты и специалисты по управлению документами могут использовать сведения о содержимом коробов, такие, например, как диапазон дат, название структурного подразделения и номер короба или места хранения. Как только срок хранения документов истёк, сотрудники организации могут их уничтожить. Шредируя документы с истекшими сроками хранения, организации обеспечивают соблюдение федеральных законов и законов штатов. Многие компании – поставщики услуг шредирования предлагают как безопасное мобильное шредирование на площадке компании, так и внеофисное уничтожение документов.
Документы постоянного срока хранения
То, какие именно документы считаются имеющими непреходящую ценность, несколько отличается в каждом учреждении и организации и отражает её миссию. Однако в архивах должны храниться постоянно материалы, отражающие историю деятельности учреждения и его место в историческом контексте.
Архивный отдел должен установить политику в отношении сроков хранения материалов и включить её в руководства по делопроизводству вместе с перечнем документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, такая политика должна включать контрольный список желательных архивных документов, помогающий устанавливать сроки хранения и порядок дальнейшего сохранения документов после того, как сотрудники передадут материалы на хранение в архивы.
Устранение пробелов в архивном фонде
Взяв под контроль текущие документы организации посредством создания перечня и политики по срокам хранения, архивисты смогут сосредоточить своё внимание на недостающих материалах. Политика комплектования фондов или приобретения архивных документов определяет материалы, которые архивы стремятся приобрести. Для большинства учреждений политика комплектования фондов должна включать только те материалы, которые непосредственно поддерживают или улучшают деятельность организации. Получаемые в дар материалы должны соответствовать этой политике. При установлении чётко определённых областей комплектования могут быть также включены области, непосредственно к организации не относящиеся.
Политика комплектования должна также принимать во внимание материалы, способные восполнить пробелы в архивных фондах, такие как материалы, относящиеся к первым годам деятельности учреждения. Программа документирования устной истории - отличный способ запечатлеть историю организации. Укрепление серьёзных взаимоотношений с людьми, принимавшими участие в создании организации, может оказаться самым важным шагом по обеспечению сохранности документов. Всё это увеличивает потенциальную полезность архивов для научных исследований, в качестве культурно-исторического наследия и коллективно используемого ресурса.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-disposition-for-archives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий