четверг, 13 октября 2022 г.

Хроники управления документами: Взятие под контроль хаоса в рамках реагирования на катастрофы и восстановления после них, часть 4

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2022/10/3_01481931253.html )

Снос конструкций

Спустя восемнадцать дней после того, как от урагана Ида пострадало офисное здание на Говард-авеню, пришло время приступить к сносу пораженных плесенью стен. Как и на других этапах этого проекта, информационный обмен играл ключевую роль при выполнении этой задачи, - и снова он был не на должном уровне.

Во-первых, меня не проинформировали о том, когда компания-поставщик услуг по ликвидации последствий стихийных бедствий планирует начать снос. Это было связано с отсутствием прозрачности и общим отсутствием цепочки подчинения во время реагирования на стихийное бедствие и восстановления после него.

Однажды новый сотрудник работал на чётвертом этаже за компьютером. Когда я поинтересовалась, над чем он работает, он сказал мне, что создает карту влажности, чтобы определить, где будут сноситься стены и пробиваться дренажные отверстия. Карта или диаграмма влажности «представляет собой схему объекта недвижимости .. это  двумерный чертёж, показывающий пострадавшие и неповрежденные водой участки».

Влагомер - это инструмент, используемый для выявления мест, где повышенный уровень влажности предполагает возможное заражение грибками.

Когда мне дали доступ к карте влажности, у меня появился ряд вопросов. Меня беспокоила точность карты и измерителя-влагомера, использованного для её создания. Некоторые области, в которых была обнаружена новая плесень, не были идентифицированы как имеющие повышенный уровень влажности, - в то время как в число областей повышенной влажности попали некоторые зоны без плесени и без видимых проблем с водой. Хотя я понимала, что некоторые проблемы с водой не видны глазу, меня озадачило то, что зоны, в которых, как я точно знала, имелась чрезмерная влажность и была видна плесень, не были отмечены на карте.

Мы решили, что группе реагирования на стихийные бедствия необходимо будет удалить два фута (61 см) гипсокартона со стен с видимой плесенью. В зонах без видимой плесени, но с повышенным уровнем влажности в соответствии с картой влажности, в нижней части стен будут просверлены дренажные отверстия, и будут установлены плоские вентиляторы, которые будут дуть в эти отверстия для уменьшения влажности.

Дренажное отверстие - это сток для воды, вытекающей из каркаса здания; это место для выхода воды из здания или стены.

В проведенном мной впоследствии исследовании вопроса о дренажных отверстиях в здании описано создание подобных отверстий во время первоначального строительства здания, - но информации об эффективности их использования в рамках усилий по реагированию на стихийные бедствия недостаточно. Ещё до проведения мною этого исследования работавшая по контракту группа реагирования на стихийные бедствия сообщила мне, что использование дренажных отверстий является стандартной практикой в ходе таких усилий по реагированию, как эти.

На шестом этаже было семь стен с видимой плесенью. Перед началом сноса мы сгруппировали короба, карточные каталоги, витрины и тому подобные объекты и укрыли их пластиком. Бригада по демонтажу быстро выполнила свою работу. Несмотря на то, что первоначальный план включал снос только стен с плесенью, бригада решила удалить два фута стен, указанных на карте влажности как не имеющие плесени.

Стены, которые были вскрыты с одной стороны, продемонстрировали мрачную реальность ситуации. Внутренняя часть ряда стен сильно пострадала от плесени, хотя признаков плесени на лицевой стороне стены не было и они не были отмечены на карте влажности.

Мы пришли к выводу, что бригаде по сносу необходимо убрать и эти стены. В этот день сноса я сделала обход, чтобы задокументировать и оценить масштабы бедствия. Бригада по сносу перебралась на другой этаж, в то время как бригада по очистке вскрыла пол и начала пылесосить. Я воспринял это как знак того, что работа по сносу завершена и что весь  пораженный плесенью гипсокартон убран. Я начал проверку качества работ, и, к моему ужасу, плесень всё ещё была видна. Плесень можно было видеть на задней части некоторых стен. На стенах, обработанных противомикробным средством, всё еще виднелся зеленый пух. Были также задние части стен с видимой плесенью, которые остались необработанными. Эти наблюдения обеспокоили меня и заставили глубже вникнуть в ситуацию.

Я взяла фонарик и маркер и стала, лежа на земле, смотреть в частично прорезанные стены. Я могла видеть плесень, растущую на внутренней стороне стен; удаления двух футов стены оказалось недостаточно. Я пометила крестом наружную часть всех стен, внутри которых была видна плесень. И снова пришло время использовать мою тактику «скрипучего колеса»…

На приведенных ниже фотографиях показаны проблемы с плесенью внутри стен на шестом этаже и крестики, поставленные мною на участках, где проблемы с плесенью не были должным образом устранены.



Я сразу же попросила о встрече менеджера здания. Я также позвонила нашему внутреннему консультанту по реагированию на стихийные бедствия и восстановлению после них, сообщив ему о выявленных проблемах и свой озабоченности, и он сказал мне, что обратится непосредственно к высшему руководству, чтобы обеспечить надлежащее решение этих проблем. Я вернулась на шестой этаж и продолжила проверку внутренних стен. Когда прибыли менеджер здания и главный представитель подрядчика, мы все согласились с тем, что предстоит ещё значительный объем работ по сносу.

Подрядчик запланировали вырезать некоторые стены на высоту до четырех футов (122 см). Опять же они все вокруг укрыли и занесли на этаж необходимое оборудование. Когда второй раунд сноса был закончен, они убрали пластик, и последовала еще более интенсивная работа по чистке; однако подрядчик проверки качества не проводил.

Я провела собственную проверку качества и выявила ряд дополнительных тревожных открытий. Обнаружилась плесень на задней стороне стены, которая осталась необработанной; нашлась ещё одна стена, задняя сторона которой была опрыскана, но не вырезана; и плесень росла над областью выреза ещё на нескольких стенах. Это привело к третьему раунду сноса и очистки.

Все эти невыявленные подрядчиком проблемы, отсутствие контроля качества и потраченное впустую время и материалы подчеркивают общее отсутствие надлежащего информационного обмена, чётких процедур, а также недостаточное качество работы во время этих усилий по реагированию.

Документирование

Невозможно переоценить важность документирования всего процесса реагирования на стихийные бедствия и восстановления после них. Документирование ущерба, его смягчения, работы по восстановление и обмена информацией со всеми заинтересованными сторонами, а также документирование процесса принятия решений имеют первостепенное значение для успеха усилий по реагированию и восстановлению.

Вам потребуется тщательное документирование ущерба для получения страховки, для определения расходов на смягчение последствий и на восстановление, а также для подачи заявки на помощь или на финансирование в связи с реагированием и восстановлением.

Когда несколько человек работают над различными аспектами проекта, важно задокументировать, кто и за управление какими обязанностями отвечает, а также общий график выполнения каждого проекта. Документирование того, кто за что отвечает, особенно важно, когда перекрываются усилия по реагированию различных групп. Документирование ущерба также может помочь при планировании мер реагирования, способствуя:

  • Перечислению всех проблемы и их сферы охвата;

  • Анализу каждой проблемы;

  • Разделению каждого проблемного вопроса на части;

  • Рассмотрению возможных решений;

  • Документированию и обоснованию выбранного решения.

Мне очень помогло то, что я делала структурированные заметки в блокноте во время перерывов на еду. По вечерам я возвращалась к своим заметкам и прорабатывала важные вопросы. Разговоры с ключевыми заинтересованными сторонами и возникающие проблемы я стремилась документировать в режиме реального времени.

Выводы

Реагирование на катастрофы и усилия по восстановлению после них могут быть сопряжены с хаосом, повышенными эмоциями, противоречивыми мнениями, изначально невыявленным ущербом, сложностями в общении и, конечно же, с неожиданностями. Препятствия можно предотвратить и смягчить благодаря заблаговременной подготовке и планированию, постоянному и эффективному информационному обмену и тщательному документированию на протяжении всего периода реагирования и восстановления. Важно помнить, что на пути к успеху может быть ряд неудач; Вам следует продолжать путь до тех, пока Вы не доберетесь до нужного пункта назначения.

Три основных урока, которые я усвоила, следующие:

  • Важно осознать, чего Вы не знаете, и найти того, кто знает, - поскольку можно добиться успеха, найдя кого-то, кто проведёт Вас через ситуацию, с которой Вы раньше не сталкивались. Использование помощи других людей, побывавших в аналогичной ситуации и успешно справившихся с реагированием на катастрофу и с восстановительными работами, может оказать большую помощь в Ваших начинаниях.

  • После первых двух недель я поняла, что слишком многих фотографий или документирования не бывает. Документируйте как можно больше, включая Ваш процесс принятия решений и обоснования, и впоследствии организуйте эти материалы; Вы никогда не знаете, когда они Вам понадобятся -  это будет Вам полезно.

    Данные - ключ к продвижению проекта в правильном направлении и к обоснованию Ваших решений; Вам, например, нет необходимости гадать, нужны ли осушители воздуха для смягчения проблем, если у Вас есть данные об относительной влажности, подтверждающие такую потребность.

  • Информационный обмен является ключом к успеху большинства проектов. В случае реагирования на стихийные бедствия сделать нужно очень многое, а времени на то, чтобы сделать всё это до того, как обострятся проблемы вроде плесени, мало. Совместные с заинтересованными сторонами усилия по созданию дорожной карты реагирования и восстановления, организация совещаний раз в две недели и создание среды, в которой общение будет постоянным и продуктивным, помогут повысить эффективность усилий по реагированию и восстановлению.

Когда проект завершен, крайне важно использовать то, что вы задокументировали и чему научились для того, чтобы укрепить Вашу команду и улучшить план действий Вашей организации на случай стихийных бедствий и катастроф. Вам следует уделить время осмыслению и анализу успехов и неудач, приобретенных знаний и лучших практик, использованных в ходе проекта. Эти размышления помогают нам расти и дают нам возможность помогать другим ориентироваться в предстоящих сложных проектах. Делитесь своими успехами и неудачами с коллегами в Вашей сфере деятельности, чтобы помочь им подготовиться и быть успешными.

Данная публикация первоначально была представлена в Университет штата Луизиана в рамках программы получения сертификата специалиста в области управления документами и информацией (Graduate Certificate in Records and Information Management). Успеху этой работы способствовало научное руководство д-ра Тао Цзинь (Tao Jin).Мой наставник, д-р Эмили Гагнет Льюмас (Dr. Emilie Gagnet Leumas), помогла мне приобрести знания и уверенность, необходимые для реагирования на стихийные бедствия и усилия по восстановлению. Сотрудники архивно-документационного управления архиепископства Нового Орлеана были незаменимы во время урагана Ида, особенно Кэти Вест (Katie Vest), которая находилась на объекте и была рядом со мной на протяжении всего проекта.

Литература:

Кимберли Джонсон (Kimberly Johnson)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2022/04/chronicle-of-a-records-manager-controlling-the-chaos-of-disaster-response-and-recovery/

Автор: на
Ярлыки: , , , , ,

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Подписаться на: Комментарии к сообщению (Atom)