Аккуратная оценка архивных коллекций помогает организациям обеспечить на стратегическом уровне удовлетворение потребностей пользователей, эффективно распределять ресурсы и обеспечивать финансирование. Проще говоря, архивисты не могут управлять коллекциями, если они не знают, чем именно они управляют.
Взгляд с высоты птичьего полёта
Оценка деятельности (программы) архивной службы - или частей потенциальной программы, которые могут быть преобразованы в более формальную программу, - включает в себя установление и согласование ожидаемых показателей эффективности, анализ политики, обсуждение сильных сторон и возможностей, а также обсуждение вопросов повышения архивных компетенций. В рамках проведения оценки архивистам следует анализировать, давать рекомендации и предлагать поправки в касающиеся архивов документы, включая политики и процедуры, научно-справочный аппарат, предыдущие оценки, предложения о выделении грантов и маркетинговые материалы.
Поскольку архивная работа требует детализации, архивистам легко увязнуть в уникальных деталях каждой коллекции. Однако для сотворения архивной магии – для превращения хаотичного набора дел в логично упорядоченные коллекции - архивистам нужно иметь высокоуровневое, «с высоты птичьего полёта» представление о входящих в состав культурно-исторического наследия материалах, за которые они несут ответственность.
Вопросы к организации
Сбор ответов на ряд типовых вопросов обеспечивает для организации всесторонний сбор информации - и до максимума увеличивает время, которые сотрудники архивной службы потратят затем на обобщение результатов. Ввиду этого, архивисты должны использовать следующие вопросы для проведения опроса, который будет представлять собой предварительную оценку архивных материалов:
- Какие материалы имеются?
- В какие форматах эти материалы представлены?
- Кто создал материалы?
- Каково количество материалов – оно может измеряться числом коробов с документами, длиной полок, количеством шкафов для хранения дел, объёмами хранения?
- В каком состоянии находятся материалы?
- Кто в настоящее время курирует эти материалы, и почему? Кто курировал их в прошлом?
- Какие материалы отсутствуют и почему?
- Как материалы хранятся?
- Какие документы находятся на внеофисном хранении?
- Какие базы данных или иные учётные системы используются?
- Как материалы поддерживаются?
- Какие системы упорядочивания и маркировки использует организация? Являются ли они универсальными или же уникальными для каждого департамента?
- Имеются ли выделенные сервера для архивов и/или электронных резервных копий? Кто их поддерживает?
- Проводятся ли регулярные плановые чистки от ненужных материалов? Кто определяет их сроки и проводит отбор материалов на уничтожение?
- Какие применяются практики управления документами?
- Кто регламентирует и обеспечивает соблюдение этих практик?
- Существует ли перечень видов документов с указанием сроков их хранения и действий по их истечении? Можно ли внести в него поправки, чтобы включить в него архивные материалы?
- Как обеспечивается управление решением связанных с материалами вопросов правового характера?
- Есть ли проблемы с персональными данными или с безопасностью?
- Владеет ли организация теми материалами, которые она хранит? Если нет, то кто является владельцем?
- Описаны ли процессы лицензирования и права на материалы фондов?
- Имеются ли документы на предоставленную в дар недвижимость и движимое имущество?
- Какие экологические факторы влияют на материалы?
- Есть ли угрозы для долговременной сохранности каких-либо материалов?
- Какие материалы нуждаются в мерах по обеспечению их долговременной сохранности?
- Какие имеются ресурсы для организации работ по консервации?
- Какие расходные материалы используются или необходимы для хранения материалов?
- Каковы ограничения по площадям хранения?
- Какие краткосрочные цели поставили перед архивами коллеги?
- Каковы долгосрочные цели архивов?
- Какие стороны заинтересованы в материалах?
- Являются ли материалы частично или полностью публично доступными?
Собираем всё вместе
Задавая эти вопросы, архивист может оценить вопросы, касающиеся обеспечения сохранности коллекций, включая мониторинг микроклимата, освещение, обеспечение безопасности и противопожарной защиты в выставочных помещениях и в хранилищах. Со временем архивист может разработать подробные планы по совершенствованию хранения и снижению ущерба для коллекций. Кроме того, архивисты могут оценить потребности в усилиях по консервации отдельных артефактов в составе коллекции и определить, какие расходные материалы и архивное оборудование нужны для защиты коллекций. Наконец, помимо проведения оценки аналоговых коллекций, они могут порекомендовать передовую практику для оцифрованных и изначально-электронных материалов и для усилий по обеспечению электронной сохранности.
В ходе оценке будет описано состояние архивных материалов и учтены их потребности. План действий, содержащий как рекомендации по улучшениям в краткосрочной перспективе, так и долговременное видение, может быть использован в качестве динамического инструмента планирования. Задавая вопросы с целью лучше понять управление архивами организации, учреждение сможет сделать стратегический выбор в отношении того, как оно хотело бы двигаться вперед в плане обеспечения долговременной сохранности документов и информации.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archives-assessment-questions/
Комментариев нет:
Отправить комментарий