Директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer) требует большего внимания к управлению электронными документами в условиях приближающегося крайнего срока.
«Декабрь 2022 года - это не конец света. Нас в Национальных Архивах всегда больше всего волновал прогресс в этом отношении», - отметил 23 августа 2022 года в ходе конференции 930gov (см. http://www.930gov.com/ ), организованной Институтом цифрового правительства (Digital Government Institute), директор по управлению документами в федеральном правительстве США Лоуренс Брюер. «Мы попросили федеральные органы исполнительной власти создать модели зрелости. Мы хотим увидеть, что федеральные органы совершенствуют свою деятельность, решают проблемы, снижают риски и достигают более высокого уровня зрелости. Мы собираемся продолжить усилия в области управления электронными документами и попытки создать среду, в которой мы будем полностью электронными и реализуем концепцию управления документами «нулевого клика» (zero click – это стратегия, в рамках которой решения по управлению документами «встроены» в системы, поддерживающие деятельность по выполнению миссии соответствующего органа или учреждения – Н.Х.).
Пандемия COVID-19 поставила новые проблемы (см. https://governmentciomedia.com/nara-previews-next-few-years-records-digitization ) на пути Национальных Архивов к цифровому правительству, включая препятствия для проведения оцифровки, закрытие центров хранения документации и передачу бумажных документов с ограниченной их обработкой, что замедлило выполнение план-графика трансформации, установленного в меморандуме M-19-21.
Хотя Национальные Архивы США не могут самостоятельно изменить контрольные даты, архивное ведомство сотрудничает с Административно-бюджетным управлением (OMB) при разработке следующих шагов и рассмотрении возможных продлений сроков.
«Это тот аргумент, который мы стремились донести в моих беседах и обсуждениях с представителями OMB - что именно мы слышим, с какими сложностями и проблемами сталкиваются федеральные органы исполнительной власти – с тем, чтобы попытаться оправдать продление целевых сроков, которое даст федеральным органам некоторое время на то, чтобы вернуться в свои здания, нарастить темпы преобразований и действительно начать концентрировать внимание на целях», - сказал Брюер. «Тем не менее, я не могу сказать Вам, какими будут новые цели. Этот вопрос всё еще находится в стадии рассмотрения.»
Помимо пандемии, федеральные органы также столкнулись с проблемами, связанными с ресурсами, включая бюджет, кадровое обеспечение, технологии и стратегическое управление, мешающими эффективному внедрению электронного управления документами. Национальные Архивы сотрудничают с промышленностью для того, чтобы помочь с получением федеральными органами новых инструментов, обеспечивающих поддержку и управление эволюционирующими видами документов, такими, например, как текстовые сообщения.
Национальные Архивы планируют сотрудничать с Департаментом по управлению персоналом органов федерального правительства США (Office of Personnel Management, OPM) при формировании набора навыков для управления документами и повышении квалификации персонала, с тем, чтобы следующее поколение специалистов по управлению документами и архивистов было готово к успешной работе в новых условиях. Менеджмент изменений (change management – см. https://governmentciomedia.com/change-management-key-transforming-federal-workforce ) также будет играть ключевую роль во внедрении цифрового правительства, уделяя особое внимание культуре существующей рабочей силы.
«Все, что связано с менеджментом изменений, это как разворот линкора на 180 градусов - всё это требует времени. Мы отчётливо и ясно видим и слышим, что федеральные органы и их специалисты по управлению документами делают всё, что в их силах, чтобы продвигаться туда, где нам нужно быть в связи с этой трансформацией, - но всё ещё есть сопротивление, с которым многие федеральные органы сталкиваются», - сказал Брюер.
Национальные Архивы (NARA) и Административно-бюджетное управление (OMB) продолжают оценивать успешность исполнения меморандум, и, как отметил Брюер, необходим баланс между политикой и технологиями. Двигаясь вперед, NARA и OMB продолжат развивать идеи меморандума M-19-21 таким образом, чтобы предвосхищать изменения в среде ведения документации, уделяя особое внимание прозрачности и минимальному вмешательству в будущем конечного пользователя в управление документами.
«Руководства могут выпускаться и эволюционировать только такими темпами, которые способны поддерживать технологии», - отметил Брюер. «Мы всегда внимательно смотрим на нарождающиеся технологии. Как нам достичь цели «нулевого клика»? Как нам использовать нарождающиеся технологии вроде искусственного интеллекта? И мы хотели бы написать руководство, которое поможет федеральным органам добиться этого, но мы также должны иметь представление о технологиях и инструментах, которые имеются в распоряжении федеральных органов, чтобы быть уверенными в их способности эффективно реализовать положения подобного руководства».
Глядя в будущее, Национальные Архивы планируют разработать и обновить свои стратегии, включив в них дополнительные факторы, такие как стандарты оцифровки (см. https://governmentciomedia.com/digitalization-efforts-help-irs-va-curb-costs ) и прозрачность данных.
«Всё это касается управления электронными документами, и, в конечном счете, существуют стратегии, призванные приблизить нас к реализации видения «нулевого клика» и прозрачного управления документами», - подчеркнул Брюер. «Есть вопросы, связанные с веб-сайтами, документами в социальных сетях, платформами для совместной работы… на которых мы хотим сосредоточиться в плане подготовки руководств, и мы хотели бы найти баланс между подготовкой руководств, исполнение которых технологии способны поддержать и тем, что в состоянии реализовать на практике федеральные органы исполнительной власти».
Сара Сайберт (Sarah Sybert)
Мой комментарий: Не скажу, что считаю деятельность Национальных Архивов США каким-то идеалом, но есть пара вещей, которые американцы понимают и до которых пока ещё не доросли наши органы управления архивным делом и делопроизводством – например, следующие:
- Мало подготовить приличную нормативно-правовую базу, нужно позаботиться и о том, чтобы государственные органы и учреждения действительно были в состоянии выполнить эти требования (так, архивная система России на данный момент совершенно не готова работать с электронными документами, и хотя силой можно заставить архивы принимать электронные материалы на хранение, однако при этом неизбежно будут масштабные архивные катастрофы и инциденты безопасности. Конечно, у нас развитие частенько идёт через катастрофы, но лучше всё-таки было бы их избегать!);
- Разово проблема не решается – придётся всё время осваивать новые технологии, переобучать кадры и приводить в соответствие с практикой нормативную базу;
- Любые перемены требуют переработки нормативной базы, выделения финансов и других ресурсов, привлечения дополнительных и/или переобучения существующих специалистов по работе с документами и конечных пользователей деловых информационных систем.
Источник: сайт GovernmentCIO Media & Research
https://governmentciomedia.com/nara-weighs-records-digitization-deadline-extension-toward-zero-click-goal
Комментариев нет:
Отправить комментарий