Вопрос о процедуре передачи документов при смене руководителя организации в судах «всплывает» регулярно. Каждая из спорящих сторон обычно пытается доказать, что их у нее нет и во всём виновна противоположная сторона.
Арбитражный суд Иркутской области в октябре 2015 года рассмотрел дело № А19-6865/2015 и дал в решении оценку того, каким образом должна быть оформлена эта передача и какие документы должны при этом создаваться.
Суть спора
С момента регистрации ООО «Торговый дом «Ангарский электромеханический завод» с июня 2012 года по февраль 2015 года гражданин исполнял обязанности генерального директора. Он также являлся участником общества, обладавшим 50 % доли уставного капитала. Второй участник общества также владел 50 % доли уставного капитала.
В феврале 2015 года решением общего внеочередного собрания участников полномочия гражданина в должности генерального директора были прекращены, и руководителем был избран другой человек.
При передаче дел новому директору общества, бывший руководитель не передал документы бухгалтерского и кадрового учета, в связи с чем общество испытывало трудности при осуществлении хозяйственной деятельности. Бухгалтерский и кадровый учет общества вело ООО «Центр бухгалтерского обслуживания», директором которого была жена бывшего руководителя.
Общество обратилось в суд с иском об обязании бывшего директора передать документы обществу.
Позиция Арбитражного суда Иркутской области
Гражданин иск отклонил, указав, что документы у него отсутствуют, при уходе с должности они находились по юридическому адресу общества, обязанность их хранения лежит на обществе. Он также заявил, что неоднократно предпринимал попытки передать имеющиеся у него документы, но новый директор от встреч уклонялся, и документы были направлены обществу посредством почтовой связи.
ООО «Центр бухгалтерского обслуживания», привлеченное к участию в деле в качестве третьего лица, указало, что все документы по хозяйственной деятельности находились в самом обществе по месту его регистрации, там же они использовались работниками третьего лица при оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Все документы были переданы новому директору по акту, но он обманным путем его забрал.
Суд отметил, что бремя доказывания обстоятельств по настоящему спору распределяется следующим образом:
- Общество должно представить доказательства того, что спорные документы находились у гражданина в период исполнения им полномочий директора общества;
- Гражданин должен доказать передачу документов новому директору общества.
Суд подчеркнул, что статьей 68 АПК РФ предусмотрено, что обстоятельства дела, которые согласно закону, должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться в арбитражном суде иными доказательствами. Поэтому суд не принял в качестве подтверждения факта передачи новому директору общества документов свидетельские показания.
Истец обращался к бывшему руководителю с требованиями предоставить оригиналы всех документов, касающихся деятельности общества (письмо б\н от 21.04.2015г., почтовая квитанция от 22.04.2015г.).
Гражданин в июне 2015 года почтой направил обществу часть документов (правоустанавливающие документы, уведомления о регистрации в фонде соцстрахования и пенсионном фонде, о размере страховых взносов, акт передачи имущества в уставный капитал), что подтверждается почтовой квитанцией и описью вложения.
ООО «Центр бухгалтерского обслуживания» направил обществу бандеролью в июле 2015 года документы, в том числе: 5 трудовых книжек, декларации ИФНС за 2012-2014 г., пояснительные записки, протоколы контроля отчетности.
Общество подтвердило, что в июле 2015 года получило от бывшего руководителя часть документов.
Общество основывало свои требования на обязанности организации составлять и хранить документы в соответствии с законодательством РФ, а также сообщило, что в мае 2015 года общество не смогло представить ИФНС по г.Ангарску Иркутской области документы и пояснения, в связи с их отсутствием.
По мнению суда, довод гражданина о недобросовестном поведении общества и препятствованию ему в осуществлении передачи документов, материалами дела не был подтвержден. Согласно письму общества ООО «Крафком», оказывающего услуги контрольно-пропускного режима в части территории, на которой находятся помещения общества, неоднократный пропуск на имя гражданина был зафиксирован в период с 16.02.2015 по 17.04.2015, что свидетельствует о его свободном доступе в помещения общества и возможности осуществить передачу документов в установленном порядке.
Согласно выписке по счету из «Дальневосточного банка «Иркутский»», за период с марта 2013 года по 16 февраля 2015 года обществом были проведены перечисления денежных средств лицам, в отношении которых общество просит обязать представить оправдательные документы (договоры, счета, акты).
Суд сделал вывод о том, что общество предприняло все возможные действия по конкретизации документов хозяйственных и кадрового учета, в отношении которых просит обязать ответчика их представить. Руководитель должен был обеспечить надлежащий бухгалтерский и кадровый учет деятельности организации, а также хранение соответствующих документов. Гражданин не представил доказательства надлежащего исполнения своих обязанностей по передаче документов вновь избранному исполнительному органу. Довод об отсутствии у него документов суд нашел несостоятельным, поскольку конкретные отсутствующие документы не были указаны, а факт их утраты объективными доказательствами не подтвержден.
Арбитражный суд удовлетворил исковые требования и обязал гражданина передать обществу в течение 5 рабочих дней со дня вступления решения в законную силу документы за период с июня 2012 по 15 февраля 2015 года:
- Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
- Заключенные обществом договоры с контрагентами;
- Регистры учета;
- Другие документы.
Позиция бывшего руководителя
Суд первой инстанции не дал оценки тому обстоятельству, что у бывшего руководителя отсутствовал умысел на причинение вреда обществу и воспрепятствованию его деятельности. Передаче документации вновь избранному руководителю препятствовали действия нового руководителя, который в феврале 2015 года прекратил его доступ в помещения общества. Действия нового руководителя свидетельствуют о недобросовестности пользования правами как генерального директора и необоснованности заявленных требований по настоящему делу.
Доказательства того, что истребуемые документы находятся у него, в дело не представлены, равно как и не доказан факт их незаконного удержания.
В силу положений Закона об ООО и Закона о бухгалтерском учете, обязанность обеспечить хранение документов общества возложена на само общество, а не на его руководителя, как на физическое лицо. Руководитель организации должен лишь обеспечить в обществе условия для их сохранности. Более того, законодательством не определена форма и порядок передачи документов общества при смене руководства.
В соответствии с обычаями делового оборота, в большинстве случаев при смене руководства общества, не связанных с корпоративными конфликтами, вновь избранный руководитель общества принимает документы общества путем получения к ним доступа (фактического завладения) в помещениях по месту нахождения юридического лица. При этом не составляется никакие подтверждающие передачу документы. В обществе отсутствовал утвержденный Порядок передачи документов как в период руководства гражданином обществом, так и после вступления в должность нового генерального директора.
Действия двух директоров в период смены руководства общества и в разумный период после указанного события свидетельствуют о том, что указанные лица и само общество избрали в качестве порядка передачи документов процедуру, предусматривающую фактическое вступление во владение всеми имуществом общества нового руководителя без оформления каких-либо подтверждающих документов. Требование о передаче документов, направленное гражданину спустя 2,5 месяца после его ухода с должности генерального директора, не может быть признано установлением порядка их передачи, так как к тому моменту он утратил всякую возможность обеспечивать их сохранность.
По мнению гражданина, при подаче настоящего иска общество допустило злоупотребление правом на судебную защиту, что является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении иска. Истец обратился в суд исключительно с целью причинить вред гражданину, пользуясь тем фактом, что документы общества никогда не покидали места нахождения общества, а ответчик не имеет возможности доказать этого ввиду того, что акт приема-передачи при смене руководства не составлялся.
В ноябре 2015 года ОЭБиПК УМВД по г. Ангарску в помещении общества в кабинете нового директора были изъяты ряд документов, которые были истребованы им в рамках настоящего иска. Суд не дал оценки действиям общества, который неоднократно уточнял заявленные требования, исключая из них целые группы документов. Суд не принял во внимание объяснения свидетелей в ходе доследственной проверки. Указанные лица подтвердили, что после смены руководства до и после 16.02.2015 документы общества находились в помещениях общества и гражданином из помещений не выносились. Суд необоснованно отказал в ходатайстве гражданина об истребовании в банках сведений об операциях общества за период после 16.02.2015, косвенно подтверждающих позицию ответчика о том, что деятельность общества продолжалась в нормальном режиме после оставления им поста генерального директора.
Позиция Четвертого арбитражного апелляционного суда
Четвертый арбитражный апелляционный суд в июне 2016 года отметил, что в отсутствие в письменном виде в ООО «ТД «АЭМЗ» порядка передачи документации общества от прежнего директора к вновь избранному, позволяет применить в данном случае общие нормы гражданского законодательства и делового оборота.
Подтверждением факта передачи тех или документов общества, по мнению апелляционного суда, может служить составленная в письменном виде опись передачи или иной аналогичный документ, из которого можно установить какие конкретно документы были переданы от прежнего руководителя вновь избранному. Бывший директор не доказал факт того, что он, после освобождения его от должности, передал испрашиваемые документы.
Из представленных доказательств следует, что документы, о передаче которых было заявлено обществом, действительно имелись у гражданина в период исполнения им обязанностей руководителя.
В нарушение ст. 65 АПК РФ бывший директор не доказал факт того, что он после
освобождения его от должности передал испрашиваемые документы.
Довод апелляционной жалобы о том, что обязанность по хранению документации возложена на общество, а не на руководителя, подлежит отклонению как несостоятельный. В силу пункта 1 статьи 53 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
Следовательно, в данном случае на руководителя общества возложена обязанность по надлежащему ведению и хранению документации общества. Доказательств того факта, что хранение документации в обществе было возложено не на генерального директора, а на иное должностное лицо, суду не было представлено, следовательно, именно гражданин обязан был надлежащим образом ее хранить и обеспечить её передачу.
В суд апелляционной инстанции гражданин представил дополнительные доказательства: копию протокола обследования помещений общества, копии договора поставки, счета на оплату, и др., полученные им в рамках возбужденного уголовного дела, подтверждающие, по его мнению, факт того, что испрашиваемые документы у него не находятся.
Судом апелляционной инстанции дополнительные доказательства были приобщены к материалам дела для установления фактических обстоятельств. Проанализировав их, суд пришел к выводу, что ими подтверждается факт изъятия ряда документов, которые указаны в иске, органами внутренних дел.
На этом основании суд сделал вывод о том, что из возложенной обязанности на бывшего руководителя подлежит исключению обязанность по передаче изъятых документов.
При этом суд подчеркнул, что факт изъятия части документации не свидетельствует о том, что вся остальная испрашиваемая документация также находится в обществе. В связи с этим в иске отказано быть не может.
Суд также отклонил как несостоятельный довод апелляционной жалобы о том, что общество обратилось в суд с иском с целью причинения вреда гражданину. По мнению суда, добросовестный руководитель должен обеспечить не только надлежащие хранение документации общества, но и, в случае освобождения от исполнения обязанностей, должен обеспечить надлежащую ее передачу.
Суд изменил решение Арбитражного суда Иркутской области, исключив из резолютивной части обязанность гражданину передать обществу ряда документов. В остальной части решение Арбитражного суда Иркутской области было оставлено без изменения, а апелляционная жалоба – без удовлетворения.
Арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в ноябре 2016 оставил без
Изменения постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда, кассационную жалобу – без удовлетворения.
Мой комментарий: Передачу документов при смене руководителя нужно тщательно документировать, и это не право, а обязанность бывшего руководителя. Пренебрежение законодательными требованиями приводят к большим неприятностям.
Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/
Данный важный проект технических спецификаций, в настоящее время проходящий 8-недельное заключительное голосование, предлагает организациям структурированные методологии для эффективного управления жизненным циклом своих документов. Данный документ охватывает следующие вопросы:
