Правительство Шотландии опубликовало свой план управления документами

2 сентября 2022 года на сайте правительства Шотландии (см. https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/ ) был выложен план правительства в области управления документами.

Документ под названием «План управления документами правительства Шотландии» (Scottish Government records management plan) объёмом 34 страницы доступен по адресу https://www.gov.scot/binaries/content/documents/govscot/publications/strategy-plan/2022/09/scottish-government-records-management-plan-2/documents/scottish-government-records-management-plan/scottish-government-records-management-plan/govscot%3Adocument/scottish-government-records-management-plan.pdf

Документ излагает план управления документами, политику в области управления документами и перечни документов с указанием сроков хранения правительства Шотландии, а также планы по оцифровке государственных документов. Во вводной части документа, в частности, отмечается:

«Правительство Шотландии полностью привержено исполнению требований шотландского Закона о государственных документах (Public Records (Scotland) Act), вступившего в силу 1 января 2013 года.

В этой связи правительство Шотландии будет следовать процедурам, направленным на обеспечение того, чтобы все сотрудники, подрядчики, агенты, консультанты и иные доверенные третьи стороны, имеющие доступ к любой информации, хранящейся в государственных органах, полностью осознавали и соблюдали свои обязанности в соответствии с Законом.

План управления документами правительства Шотландии охватывает все департаменты (министерства), находящиеся в ведении шотландских министров. План также распространяется на органы исполнительной власти и иные организации, которые используют наши сервисы управления документами (Records Management Services).

Данный план будет пересматриваться каждый год (или ранее, если будет введено новое законодательство, кодексы практики или национальные стандарты), с использованием процесса обновления прогресса (Progress Update Review process), введенного Национальными Архивами Шотландии (National Records of Scotland, NRS, см. также https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping/public-records-scotland-act-2011/progress-update-review-pur-assessment-reports ) в 2017 году.»

Содержание документа следующее:

Аннотация плана управления документами
О шотландском Законе о государственных документах (Public Records (Scotland) Act 2011)
О правительстве Шотландии
Элемент 1: Ответственность высшего руководства
Элемент 2: Ответственность руководителя службы управления документами Элемент 3: Заявление о политике управления документами
Элемент 4: Деловая классификация документов
Элемент 5: Перечень видов документов с указанием сроков их хранения
Элемент 6: Порядок уничтожения документов
Элемент 7: Порядок архивации и передачи на государственное архивное хранение
Элемент 8: Информационная безопасность
Элемент 9: Защита персональных данных
Элемент 10: Обеспечение непрерывности деловой деятельности и важнейшие документы
Элемент 11: Журналы аудита: Отслеживание и контроль версий
Элемент 12: Обучение персонала по вопросам управления документами
Элемент 13: Оценка и пересмотр порядка управления документами
Элемент 14: Порядок обмена информацией
Элемент 15: Государственные документы, создаваемые или хранимые третьими сторонами

Источник: сайт правительства Шотландии
https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/
https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/documents/
https://www.gov.scot/binaries/content/documents/govscot/publications/strategy-plan/2022/09/scottish-government-records-management-plan-2/documents/scottish-government-records-management-plan/scottish-government-records-management-plan/govscot%3Adocument/scottish-government-records-management-plan.pdf

Лора Миллар: Почему имеет значение, как мы управляем документами

21 апреля 2020 Архивы Шотландии (Scottish Archives) выложили следующее сообщение в Твиттере:

«Сегодня вечером должна была состояться ежегодная лекция Шотландского совета по архивам (Scottish council on archives, SCA) с участием Лоры Миллар (Laura Millar). Вместо неё мы предлагаем Вам её увлекательную заметку о том, почему управление документами имеет значение, напоминающую о том, что архивы – не пыльные склады старой бумаги, и что они жизненно важны для вас»

В сообщении дана ссылка на пост с анонсом лекции, выложенный 14 марта 2020 года на блоге Шотландского совета по архивам, перевод которого я предлагаю вниманию читателей.

Шотландский совет по архивам (SCA) рад сообщить, что известный канадский автор и специалист по управлению архивами и информацией Лора Миллар (Laura Millar – на фото) прочитает ежегодную лекцию Шотландского совета по архивам 2020 года. Лаура является независимым консультантом по вопросам управления документами, архивами и информацией. Более трех десятилетий она работает с государственными органами, университетами, колледжами, профессиональными ассоциациями, некоммерческими организациями и другими организациями и учреждениями по всему миру. Лора является автором десятков публикаций и докладов на конференциях; она преподавала управление документами и архивами в нескольких университетах Канады и других стран мира.

Накануне нашей конференции на тему «Почему имеет значение, как мы управляем документами» (Why Records Management Matters), которая планируется на 24 марта 2020 года [в связи с эпидемией коронавируса конференция была отменена – Н.Х.], Лора обсуждает основную тему этого мероприятия и даёт возможность предварительно познакомиться с вопросами, которые будут рассмотрены в её лекции.

Доверие, подотчётность, воздействие

Как бы выглядел мир без специалистов по управлению документами? Я могу ответить на этот вопрос, потому что видела такой мир. Это мир, в котором права человека ставятся под вопрос, о подотчетности не вспоминают, а доверие отсутствует. Это мир, за изменение которого я боролась, вместе со специалистами по ведению управлению документами по всему миру, в течение более чем 35 лет.

Люди заслуживают того, чтобы иметь возможность доступа к аутентичной информации (читай: к свидетельствам и доказательствам) о себе и об обществе, в котором они живут.  Они заслуживают того, чтобы знать, что их персональные данные являются точными, аутентичными и защищенными от угроз. Обеспечение этих двух результатов является ключевой задачей службы управления документами, однако во многих странах, которые я посетила за свою долгую карьеру в качестве консультанта в области управления документам и архивного дела, отсутствие у людей возможности получить доступ к базовой информации о своих правительствах, обществе или о себе самих до боли очевидна. О очень часто этот провал связан с недостатками в защите доказательств: документов, архивов и данных, имеющих доказательную силу.

Я была свидетелем ситуаций, когда пенсионер не мог получить свою ежемесячную выплату из-за того, что государственный орган не мог найти его личное дело и, соответственно, человек не мог доказать, что он проработал государственным служащим в течение 40 лет.

Я видела школьную систему, неспособную толком управлять выплатой заработной платы, потому что она не контролировала реестры учителей. Ежемесячно выплачивались деньги сотням «мёртвых душ» - недобросовестные сотрудники добавляли фиктивные имена в реестры, что позволяло им каждый месяц приходить в кассу и забирать чек на имя своего несуществующего «друга».

Я сталкивалась с неправильным управлением медицинскими документами, надёжное хранение которых обеспечено не было, и в итоге они пошли на упаковку порций креветок с соусом чили для продажи в местных поездах.

Всё это реальные провалы в управлении документами, возникшие не потому, что специалист по управлению документами плохо выполнил свою работу, а потому, что управление документами не рассматривалось как приоритетный вид деятельности. Такие провалы часто являются непреднамеренными, следствием неадекватных ресурсов и ограниченных возможностей; но порой они бывают и результатом преднамеренных действий, как способ получения легких возможностей для мошенничества и злоупотреблений.

Чтобы осуществить эффективные социальные перемены и в максимальной степени обеспечить поддержку прав человека, общества должны предпринять конкретные шаги, включающие меры поддержки эффективного, действенного и подотчетного управления документами. Если связывать управление документами с защитой прав человека и укреплением доверия, подотчетности и целостности общества, то я бы выделила четыре важных направлений действий:

• Во-первых, обществам необходимо установить демократические правила - законы, нормативные акты, политики, руководства – в сопоставлении с которыми будут оцениваться действия людей. Ключевое значение имеют беспристрастные законы, применяемые разумно и справедливо.


• Во-вторых, необходим обеспечивающий исполнение этих правил процесс, с тем, чтобы те, кто их не соблюдает – будь то граждане или государственные служащие – были наказаны. В противном случае правила не имеют смысла.


• В-третьих, те, кто применяет и заставляет соблюдать эти правила, должны последовательно и эффективно создавать и собирать доказательства, позволяющие объективно оценить, соблюдаются ли правила и является ли надлежащими меры по обеспечению их исполнения.


• В-четвертых, люди должны иметь право на доступ к этим доказательствам, с тем, чтобы они могли понять, беспристрастно ли применяются правила, выявляются ли нарушители и принимаются ли к этим нарушителям - будь то граждане или облеченные властью лица – соответствующие меры наказания.

Управление документами имеет важнейшее значение для каждого из этих направлений действий. Специалисты в области управления документами и архивного дела помогают определить типы доказательств, которые необходимы для того, чтобы задокументировать существование, применение и обеспечение исполнения правил. После этого мы захватываем эти доказательства и делаем их доступными таким образом, чтобы можно было привлекать к ответственности наделенные властью лиц.

В приведенном выше примере столь важные для пенсионера кадровые документы, вероятно, существуют, но, похоже, не реализованы какие-либо процессы управления документами, которые помогли бы государственному служащему найти нужное дело.

В рамках школьной системы могут иметься механизмы для выдачи чеков на получение заработной платы (иначе откуда бы взяться этим чекам), но могут быть не установлены правила управления документами, обеспечивающие попадание чеков в руки реальных лиц и защиту реестров от несанкционированных изменений.

В министерстве здравоохранения могут иметься процедуры создания медицинских документов, но могут потребоваться дополнительные нормативные документы для обеспечения того, чтобы старые документы не выбрасывались по-простому в переулок, где их подбирают уличные торговцы и используют для упаковки своих товаров.

Специалисты по управлению документами, однако, не только применяют правила – они делают гораздо больше. Мы приобретаем [и принимаем на архивное хранение] документы, архивы, публикации и веб-ресурсы. Мы защищаем информационную ценность и доказательную силу этих ресурсов, а также обеспечиваем доступность этих ресурсов для всех, от сотрудников полиции, судей, присяжных и юристов до студентов, генеалогов, историков и широкой общественности. Не нам судить, почему люди хотят получить информацию; наша работа заключается в том, чтобы выявлять и защищать наилучшие свидетельства и доказательства, необходимые для обеспечения подотчетности, укрепления доверия, поддержки самобытности, сохранения памяти и содействия построению демократического, опирающегося на законы общества, что имеет важнейшее значение для защиты прав человека.

Специалисты по управлению документами выполняют роль свидетелей и хранителей. Мы собираем и защищаем доказательства, необходимые людям для поддержки их права на то, чтобы с ними обращались как со свободными и равными членами общества, с достоинством и уважением. Наша работа критически важна. Если мы будем выполнять эту работу, проявляя скромность, целостность и уважение, то поможем обществу достичь конечной цели: создать общество, которое уважает разумные законы и верховенство закона, и гарантирует каждому члену общества права и уважение, которые они заслуживают.

Лора Миллар (Laura Millar)

Мой комментарий: Мне нравится эмоциональный «заряд» Лоры Миллар и её забота о правах людей.

В то же время не могу не отметить несбалансированность (вероятно, намеренная,  в контексте темы конференции) её доклада – на практике крайне важной задачей специалистов управления документами является поддержка деятельности их организации; защита прав самой организации, её руководства, персонала и других заинтересованных сторон; обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований к документам и документированной информации и удовлетворение соответствующих деловых потребностей; сохранение ценных знаний и корпоративной памяти, своевременное уничтожение документов с истекшими сроками хранения и многое другое. Деньги им платят всё-таки именно за это, а не за защиту прав граждан :)

Источник: сайт Шотландский совет по архивам / Твиттер (@ScotsArchives)
https://www.scottisharchives.org.uk/latest/news/why-records-management-matters-blog-laura-millar/ 
https://twitter.com/ScotsArchives/status/1252612870690541575

Управление документами в государственных органах Шотландии меняется

Данная заметка Крэга Геддеса (Craig Geddes - на фото) была опубликована 19 сентября 2019 года на сайте фирмы Act Now Training, занимающейся обучением и оказанием консультационных услуг. Статья переведена в сокращенном варианте.

Закон 2011 года о государственных документах Шотландии (Public Records (Scotland) Act 2011, PRSA 2011,  https://www.legislation.gov.uk/asp/2011/12/contents ) требует от государственных органов и учреждений Шотландии разработки плана управления документами и представления его на утверждение Хранителю документов Шотландии (Keeper of the Records of Scotland - этот титул носит руководитель архивно-документационной службы региона – Н.Х.), см. https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping .

Эти планы обычно утверждаются сроком на пять лет, и для многих из них сейчас подходит время, когда их необходимо будет пересмотреть и еще раз пройти процедуру утверждения. Тем временем команда Хранителя активно пересматривает свой «Типовой план», и будет ожидать большего от государственных органов при представлении ими своих новых планов в ближайшие годы.

Столица Шотландии Эдинбург

Предыстория

Закон PRSA, задачей которого было закрытие давно существовавших пробелов в стратегическом управлении информацией, получил королевское одобрение 20 апреля 2011 года. Хотя к тому моменту уже существовали определенные требования к документам для отдельных видов деятельности, не было цельной правовой концепции, регламентирующей создание, управление информации и её хранение в течение установленных сроков в государственном секторе Шотландии.

Закон во многом стал результатом доклада Шоу 2007 года (см. http://www.gov.scot/resource/doc/203922/0054353.pdf  - Том Шоу (Tom Shaw) подготовил доклад о шотландских детских домах и о тех безобразиях, которые там имели место в период с 1950 по 1995 год – Н.Х.), в котором плохое управление документами было названо в качестве причины многих трудностей, с которыми сталкиваются бывшие воспитанники школ-интернатов и детских домов. Шотландское правительство многопланово рассмотрело последствия доклада Шоу; что, в свою очередь, привело к тому, что закон PRSA охватил широкий круг органов государственной власти, включая правительство и парламент Шотландии, местные органы власти, систему общественного здравоохранения (NHS), полицию и суды.

Несмотря на обеспокоенность, решительно высказанную в то время, среди прочих, Ассоциацией местных органов власти Шотландии (Convention of Scottish Local Authorities, COSLA, https://www.cosla.gov.uk/ - согласно Википедии, является национальной ассоциацией шотландских советов и действует как ассоциация работодателей, см. https://en.wikipedia.org/wiki/Convention_of_Scottish_Local_Authorities - Н.Х.) относительно того, что этот закон ляжет на государственные органы ещё одним тяжёлым бременем в период жёсткой экономии, вероятно, будет справедливо сказать, что PRSA оказался успешным, впервые обеспечив Шотландии солидную законодательную базу для управления документами.

Планы управления документами

Ключевым элементом закона является требование разработать и поддерживать план управления документами (Records Management Plan). Теоретически план может быть представлен в любой форме, но на практике власти обычно следуют предложенному Хранителем «типовому плану» (см. https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping/public-records-scotland-act-2011/resources/model-records-management-plan , https://www.nrscotland.gov.uk/files//record-keeping/public-records-act/ModelPlan.pdf ), первоначально включавшему 14 элементов:

• Ответственность высшего руководства;


• Ответственность руководителя службы управления документами;


• Заявление о политике управления документами;


• Деловая классификационная схема;


• Перечни видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении;


• Организация уничтожения;


• Организация ведомственного архивного хранения и передачи документов на государственное архивное хранение;


• Информационная безопасность;


• Защита персональных данных;


• Непрерывность деловой деятельности и важнейшие документы;


• Контрольная информация (журналы аудита): отслеживание и контроль версий;


• Система компетенций для персонала, занимающегося управлением документами;


• Регулярная оценка и совершенствование управления документами;


• Организация коллективного использования информации (внутри государственного органа и с внешними организациями).

Изменения

Одно из существенных изменений в процедуре оценки Хранителем планов государственных органов по управлению документами заключается в том, что в «Типовом плане» теперь появился «элемент 15», охватывающий документы третьих сторон. Статьи 2 и 3 Закона о государственных документах Шотландии всегда широко определяли сферу его применения, с тем, чтобы охватить документы внешних организаций, выполняющих функции от имени государственного органа, - но теперь это будет определено более явным образом, и Хранитель ожидает, что соответствующие политики и процедуры будут отражены в данном разделе плана.

Хранитель в настоящее время проводит пересмотр требований, относящихся к «элементу 15» (см. https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping/public-records-scotland-act-2011/resources/model-records-management-plan/model-plan-guidance-to-element-15 ), поэтому пока неясно, в чём конкретно эти требования будут заключаться. Отчасти данный вопрос обсуждался на форумах заинтересованных сторон, которые Хранитель проводил в прошлом году. Национальная документационная служба Шотландии (National Records of Scotland), Совет по архивам Шотландии (Scottish Council on Archives) и ассоциация специалистов по менеджменту качества (Quality Scotland) также предлагают ряд рекомендаций и типовых контрактных положений.

Еще одно существенное изменение в подходе Хранителя к содержанию планов управления документами, это общее усиление внимания вопросу защиты персональных данных. Данная тема всегда присутствовала в Модельном плане, где элемент 9 как раз касается надлежащего управления персональными данными, - но теперь защита персональных данных проходит красной нитью через все рекомендации Хранителя. Помимо усиления элемента 9, каждый раздел рекомендаций Хранителя теперь включает тему защиты данных в качестве элемента хорошей практики.

Сфера применения закона PRSA продолжает расширяться. Хранитель в настоящее время участвует в процессе утверждения Объединённых управляющих советов (Integrated Joint Boards – в Шотландии таким образом осуществляется интеграция систем здравоохранения и социальной поддержки и обеспечения – Н.Х.), и (как в случае законодательства о свободе доступа к государственной информации?) последует давление с целью расширения списка органов, подпадающих под действие данного закона. Позиция территориальных отделений-трастов национальной системы здравоохранения (NHS) и территориальных отделений некоторых других органов власти остается неясной, однако всем организациям, выполняющим публично-значимые функции, можно порекомендовать как можно скорее обеспечить соответствие требованиям Закона 2011 года о государственных документах Шотландии.

На протяжении всего процесса принятия соответствующего законопроекта Хранитель всегда стремился использовать «морковку», а не кнут. Это хорошо сработало, не в последнюю очередь благодаря эффективной команде в Национальной документационной службе (NRS), предоставившей поддержку и рекомендации по ряду проблем, связанных с документами. Однако по мере того, как среда управления документами становится более зрелой и от государственных органов ожидается большее, следует ли нам ждать более решительных усилий со стороны регулирующего органа? Оглядываясь назад, некоторые из ранних схем, одобренных Хранителем, сегодня выглядят несколько неубедительно; и маловероятно, что они «проскочили» бы, если бы были представлены сегодня.

Крэг Геддес (Craig Geddes)

Источник: Сайт компании «Act Now Training»
https://actnowtraining.wordpress.com/2019/09/19/records-management-in-scottish-public-authorities-is-changing/ 

Протечка купола здания Управления национальных документов Шотландии в Эдинбурге привела к существенному ущербу для ценных исторических документов

Данная заметка была опубликована 30 июля.2019 года в газете «Шотландец» (The Scotsman).

Некоторые из драгоценных и незаменимых исторических документов Шотландии были повреждены после того, как после ливневых дождей произошла протечка воды через купол здания, который уже в течение ряда лет требовал ремонта.

Множество документов, хранящихся в здании Управления национальных документов Шотландии (National Records of Scotland) на Принцесс-стрит в Эдинбурге, в том числе метрические книги, датируемые начиная с начала 18-го века, пострадали ночью 23 июля, после того, как проливные дожди и грозы прошли по большей части территории Шотландии.

Здание Управления национальных документов Шотландии (National Records of Scotland) на Принцесс-стрит в Эдинбурге. Фото:  Richard Rogerson

Бывшие сотрудники Управления сообщили, что протечки в куполе в задней части здания имели место в течение многих лет, но, несмотря на то, что сотрудники неоднократно сообщали о них, ремонт купола не стал приоритетной задачей.

Проведенные после случившегося проверки показали, что сообщения о протечках не пересылались в соответствующую службу.

По имеющейся информации, проблему обнаружили сотрудники Регистра Шотландии (Register of Scotland), придя на работу утром 24 июля.

После этого весь остаток дня персонал занимался перемещением относящихся к культурному наследию документов из зон «высокого риска» в безопасные места. Однако, по имеющимся сведениям, ряд документов повреждён водой настолько сильно, что их, возможно, не удастся спасти.

26 июля сотрудникам было отправлено электронное письмо о поиске волонтеров, с просьбой предоставить свои номера телефонов с тем, чтобы с ними можно было связаться в кратчайшие сроки и вызвать для участия в защите документов, если в выходные дни сильные дожди продолжатся.

Мой комментарий: В заметке на сайте BBC на ту же тему отмечалось, что, по словам сотрудников, вся информация сохранилась, поскольку все документы были оцифрованы.

Официальные лица Управления национальных документов Шотландии заявили, что существенных утрат документов не было, а ремонтные работы были выполнены быстро. Тем не менее, на всякий случай была сформирован группа волонтёров, готовых быстро прийти на помощь.

Источник:  газета «The Scotsman» / сайт BBC
https://www.scotsman.com/news/leaking-dome-at-national-records-of-scotland-in-edinburgh-causes-massive-damage-to-precious-historical-documents-1-4973084
https://theworldnews.net/gb-news/leaking-dome-at-national-records-of-scotland-in-edinburgh-causes-massive-damage-to-precious-historical-documents
https://www.bbc.com/news/uk-scotland-edinburgh-east-fife-49164095

Внутри здания, хранящего ядерные секреты Великобритании

Данная заметка Ричарда Прайдея (Richard Priday) была опубликована 8 октября 2018 года на сайте британского журнала Wired (  https://www.wired.co.uk/ ).

Мой комментарий: ранее я уже писала о данном архиве, см. http://rusrim.blogspot.com/2015/04/blog-post_13.html и http://rusrim.blogspot.com/2017/02/blog-post_17.html .

Вывод из эксплуатации ядерных объектов – процесс длительный, поэтому архив «Ядро» (Nucleus) был построен с расчетом на длительной существование.

Фото: Tricia Malley/Ross Gillespie

Семьдесят лет британской ядерной истории хранятся за этими бетонными, каменными и алюминиевыми стенами. С момента открытия в феврале 2017 года, совместный архив Агентства по выводу из эксплуатации ядерных объектов (Nuclear Decommissioning Authority, NDA) архив «Ядро» (Nucleus) и местечка Кейфнесс (Caithness) (расположен в горной северо-западной Шотландии (Highlands), недалеко от города Вик (Wick) -  где как раз находится старая крупная атомная электростанция – Н.Х.) собирает тысячи записей, изображений и планов, касающихся деятельности британской гражданской ядерной промышленности. Кроме того, ему передаются документы из 17 архивов по всей стране, поскольку NDA планирует собрать все материалы такого рода в этом специально построенном хранилище.

В архиве содержатся документы, начиная с 1950-м годов, причём некоторые из них сохраняют гриф «Совершенно секретно». Документы хранятся в трех экземплярах: один на бумаге, один на микроплёнке, и один в виде PDF-файла, чтобы уменьшить износ оригиналов.

Некоторые из документов находятся в плохом состоянии, но они будут нужны в течение ближайших столетий, поскольку взаимосвязаны с медленными процессами вывода ядерных объектов из эксплуатации. Именно поэтому архив Nucleus был построен в расчёте на длительную перспективу. «Мы решили архивные помещения возводить из монолитного бетона»,  - говорит Лаура Киннэрд (Laura Kinnaird), партнер в базирующейся в  Эдинбурге  архитектурной фирме Reiach and Hall Architects, которая спроектировала здание. «Это способствовало быстроте возведения, прочности и долговечности конструкции».

Архив спроектирован в расчёте на то, чтобы одновременно выдерживать и использовать ненастную погоду Шотландии. Материалы здания и его угловая форма помогают свести к минимуму ущерб от ветра, а дождевая вода собирается и используется для смыва туалетов в здании. Дизайн получил несколько наград, в том числе премию RIAS Award 2018 (это премия Королевского общества архивистов Шотландии, Royal Incorporation of Architects in Scotland, см.  https://www.rias.org.uk/awards/rias-awards/rias-awards-2018/ - Н.Х.) и RIBA Award для Шотландии 2018 года (это премия Королевского института британских архитекторов, Royal Institute of British Architects , см. https://www.architecture.com/awards-and-competitions-landing-page/awards/riba-regional-awards/rias-award-winners/2018/nucleus-the-nuclear-decommissioning-authority-and-caithness-archive ).

Фото: Broad Daylight Ltd

Внутри прочных стен здания поддерживаются контролируемые температура и влажность в архивохранилищах, чтобы обеспечить долговременную сохранность бумаг. Чтобы эти условия оставались стабильными, двери, окна и стены архива Nucleus являются модульными: их можно быстро заменить, не подвергая документы воздействию внешней среды. «Нам не нужно закрываться на время технического обслуживания», - объясняет Джон Нортон (John Norton), проект объектов и портфолио NDA. «Всё действительно спроектировано так, чтобы двери архива оставались открытыми в течение следующих нескольких столетий».

Через эти двери ожидается большое движение. Nucleus располагает 26 погонными километрами стеллажей, а к хранящимся на них документам часто обращаются профессионалы гражданской атомной отрасли. «Люди часто представляют себе архивы как пыльные полки, - говорит Саймон Такер (Simon Tucker), руководитель отдела стратегического управления информацией NDA. «Но это очень активный архив».

Ричард Прайдей (Richard Priday)

Источник: сайт журнала Wired
https://www.wired.co.uk/article/nucleus-archive-uk-nuclear

Великобритания: В ближайшие дни откроет свои двери архив атомной отрасли

Данная заметка была опубликована 25 января 2017 года в шотландской газете «Геральд» (The Herald). Это не случайно – именно в Шотландии сконцентрированы гражданские и военные предприятия атомной отрасли Великобритании, и там же находится большинство выведенных из эксплуатации объектов и хранилищ ядерных отходов.  Вполне логично расположить здесь же и отраслевой архив.

Уникальный архив, хранящий документы первых дней ядерной промышленности Великобритании, готовится к открытию в феврале 2017 года.

Расположенный недалеко от бывшей атомной электростанции Дунрей (Dounreay) в городе Кейфнесс (Caithness) в горной северо-западной Шотландии (Highlands), архив атомной отрасли и Кейфнесса, получивший название Nucleus («Ядро»), соберет воедино обширную коллекцию документов, планов и карт, фотографий и чертежей с ядерных объектов по всей Великобритании.

Архив, в который Агентство по выводу из эксплуатации ядерных объектов (Nuclear Decommissioning Authority, NDA) инвестировало 21 миллион фунтов стерлингов, будет также хранить шотландские исторические материалы из Архивов Кейфнесса, самые ранние из которых датируются 16-м веком.

Документы из находящегося сейчас в процессе вывода из эксплуатации объекта в Дунрее, станут первой «ядерной» коллекций, переданной на хранение в Nucleus из 17 объектов под управлением NDA.

В архиве будет установлено стеллажное оборудование в виде ряда защищенных блоков (secure pods), позволяющее хранить в общей сложности до 26 погонных км бумажных документов, который будут переданы с объектов по всей Великобритании.

Предполагается, что в течение 2017 года Национальные Архивы Великобритании в Кью предоставят архиву Nucleus статус депозитарного хранилища. Как только это произойдёт, архив станет одним из крупнейших аккредитованных хранилищ за пределами Лондона.

Управляющий директор «Архивов NDA» (NDA Archives Ltd) Саймон Такер (Simon Tucker) отметил: «За прошедшие десятилетия на всех наших объектах накопились большие объемы важных и ценных документов, некоторые из которых относятся к 1940-м годам.»

«Нам необходимо обеспечить хранение этой информации и эффективное управление ею, её инициативное распространение и предоставление к ней доступа, где это уместно; её защиту и обеспечение долговременной сохранности с целью удовлетворения всех возможных потребностей в ней в будущем».

Штат архива Nucleus будет включать около 20 сотрудников, в том числе архивистов, экспертов по долговременной сохранности и вспомогательный персонал.

Уже в течение нескольких лет ведется работа по извлечению, сбору и упорядочиванию огромных объёмов материалов, которые в настоящее время хранятся на отдельных ядерных объектах или поблизости от них.

Архивы Кейфнесса, некоторые документы которых относятся к 16-му веку, уже заняли своё место на полках.

Двери архива откроются для посетителей 14 февраля 2017 года,  а несколько позже будет проведена официальная церемония открытия.

Архивные материалы будет каталогизированы, проиндексированы и помещены на хранение в условиях тщательно контролируемой среды со стабильной температурой и влажностью, что позволит свести к минимуму деградацию документов со временем.

Старые ветшающие документы будут перенесены специалистами архива по консервации на  бумагу архивного качества, а также оцифрованы для улучшения их доступности.

В настоящее время один только ядерный объект в Селлафилде (Sellafield) держит на внеофисном хранении более 80 тысяч коробов архивных документов, не считая материалы, хранимые в различных офисах на самом объекте – по оценкам, если их выложить в один ряд, то они растянутся на 120 км.

Мой комментарий: «Утоптать» такие объемы в не такой уж большой отраслевой архив, рассчитанный «всего» на 26 погонных км, можно только путем оцифровки и/или уничтожения большей части бумажных оригиналов. Впрочем, приведенная в статье оценка, возможно, несколько завышена; во всяком случае, 80 тысяч коробов – это примерно 32 погонных км документов.

Архив также будет выполнять важную функцию для геологического захоронения радиоактивных отходов (geological disposal facility, GDF), работа над созданием которого сейчас ведётся в Великобритании, действуя в качестве центрального хранилища детальных документов о радиоактивных отходах, защищено хранить которые необходимо на протяжении многих поколений.

Источник: сайт газеты The Herald
http://www.heraldscotland.com/news/15051504.Nuclear_industry_records_archive_to_open_doors_next_month/

Спасенные после катастрофы фотографии как воспоминания

Шотландский совет по архивам (Scottish council on archives) недавно выложил на своём сайте (см. http://www.scottisharchives.org.uk/magazine/current ) в свободном доступе интересный специальный (35-й) номер своего издания «Broadsheet», посвященный вопросам консервации и обеспечения сохранности документов. Из него я предлагаю вниманию читателей перевод заметки Йоко Шираивы (Yoko Shiraiwa) – Н.Х.

Четыре с половиной года назад, Япония пережила беспрецедентную катастрофу. В результате Великого восточнояпонского землетрясения и цунами погибли и пропали без вести более 18 тысяч человек, а почти 200 тысяч пострадавших сих пор обитают во временном жилье. Йоко Шираива, специалист по реставрации и консервации бумажных и фотодокументов из Токио, рассказывает, как - несмотря на огромный ущерб, нанесённый региону - многие унесённые цунами семейные фотографии были собраны и чудесным образом восстановлены.

Для тех, кто в результате стихийного бедствия потерял всё, в том числе свои семьи и дома, спасенные фотографии стали бесценными сокровищами. На семейных фотографиях запечатлены особые моменты, которыми мы наслаждались вместе, и воспоминания, которые мы хотели бы передать следующему поколению. После катастрофы фотографии стали особенно важны, потому что в них люди видели подтверждения своего существования. Фотографии приобрели новое сентиментальное значение, как объекты, принадлежавшие потерянным семьям и друзьям. Без них их владельцы не смогли бы в полной мере выразить своё уважение своим родным и близким.

Помимо этого, фотографии прошли через руки многих, в основном оставшихся неизвестными людей, которые работали не покладая рук над их восстановлением. Организаторы акции и волонтеры мыли и сушили фотографии, оцифровывали их, упорядочивали и помещали в новые альбомы. Работа была очень трудоёмкой, а порой и эмоционально тяжёлой. В спасении фотографий приняли участие добровольцы со всей Японии, в надежде, что в один прекрасный день эти снимки найдут своих владельцев и воссоединятся с ними.

Хотя сама по себе работа по спасению и сохранению максимально возможного числа фотографий была достаточно нелёгкой, однако ещё сложнее были процесс их воссоединения с владельцами и реагирование на «человеческий фактор». Каждая семья перенесла катастрофу и реагировала на фотографии по-своему. Одних стесняло то, что их снимки обрабатывали незнакомцы. Другие не могли собраться с духом, чтобы прийти и забрать свои семейные фотографии за многие годы. Многие предпочитали, чтобы их материалы были максимально очищены, даже если это означало утрату или уничтожение части изображения, - чтобы ничто не напоминало о тех обломках, среди которых они были найдены, и о потерянных близких людях. Было много ситуаций, в которых предпринимаемые действия противоречили моей обычной практике реставрационной работы. Нам пришлось научиться уважать объекты нашей работы как личные воспоминания людей.

«Нам пришлось научиться уважать объекты нашей работы как личные воспоминания людей»

Будущее невостребованных фотографий до сих пор неясно. Некоторые рассматриваются как важные исторические документы, отражающие местных события и обстановку. На данном уровне личные вещи становятся частью коллективной памяти общества. А пока остаются люди, заинтересованные в отыскании своих фотографий, они должны быть сохранены.

Из-за широкого использования цифровых изображений уменьшилась роль фотографий как физических объектов, с которыми связаны сентиментальные воспоминания. В прошлом к фотографиям относились бережно, их хранили в альбомах и часто дарили родным и близким с дарственными надписями. Произошедшая в Японии катастрофа напомнила нам, насколько важны осязаемые носители памяти. Процесс консервации и реставрации спасенных фотографий показал нам, что оставленные на снимках физические следы часто резонируют с воспоминаниями, и это может произойти, только если фотографии продолжают существовать как физические объекты.

Йоко Шираива (Yoko Shiraiwa),
специалист по реставрации и консервации бумажных и фотодокументов, Токио, Япония

Источник: сайт Шотландского совета по архивам
http://www.scottisharchives.org.uk/broadsheet/issue35preservation.pdf

Великобритания: Дано «добро» на создание «ядерного архива» страны

Данная заметка была опубликована 25 марта 2015 года на сайте Британской вещательной корпорации (BBC).

Возможно, так будет выглядеть новый архив

План строительства в Шотландии архива, в котором будет храниться документация со всех гражданских ядерных объектов в Великобритании, был одобрен одобрен властями района Хайленд (Highland) на севере Шотландии.

Агентство по выводу из эксплуатации ядерных объектов Nuclear Decommissioning Authority, NDA) предложило построить центр хранения документов около города Вик (Wick).

В архиве, в частности, будут храниться документы ядерной электростанции Дунрей (Dounreay) около Тюрсо (Thurso) и объектов в Селлафилде (Sellafield), графство Камбрия.

В архив поступит информация, накопленная за 70 лет, и до 30 миллионов электронных документов. Также поступило предложение передать в центр на хранение исторические документы из Кейтнесса (Caithness), в том числе бумаги, относящиеся к 15-му и 16-му векам.

Предлагаемое для сооружения здания архива место – это заброшенная площадка около промышленной зоны аэропорта Вика, которая ранее принадлежала ВВС страны.

NDA надеется, что центр будет построен к концу 2016 года.

Источник: сайт BBC
http://www.bbc.com/news/uk-scotland-highlands-islands-32049305 

Шотландия: Национальная архивно-документационная служба опубликовала свою стратегию обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

Данная заметка была опубликована 22 сентября 2014 года на сайте Национальной архивно-документационной службы Шотландии.

22 сентября 2014 года Национальная архивно-документационная служба Шотландии (National Records of Scotland, NRS) опубликовала свою «Стратегию сохранения электронного наследия» (Digital Preservation Strategy, http://www.nrscotland.gov.uk/files/record-keeping/nrs-digital-preservation-strategy.pdf , 12 страниц). Этот документ определяет основные элементы пятилетней программы обеспечения электронной сохранности, которая позволит NRS создать полнофункциональную жизнеспособную электронную систему хранения, включающую политику и процедуры для надежного, контролируемого доступа, позволяющие обеспечить надёжную архивацию электронных документов.

Мы приветствуем любые Ваши замечания и предложения по Стратегии. Пожалуйста, присылайте любые комментарии или вопросы на адрес Electronic.Records@nas.gov.uk .

Мой комментарий: Полное название документа – «Национальная архивно-документационная служба Шотландии и изначально-электронные документы – Стратегия на сегодня и на завтра» (The National Records of Scotland and born digital records - a strategy for today and tomorrow).

В документе потребность в создании системы электронной архивации непосредственно связывается с тем, что государственные органы начинают преимущественно использовать в своей работе электронные документы. Отмечается, что, поскольку архивисты не вправе предписывать государственным органам файловые форматы, и при этом обязаны принимать на хранение электронные материалы в любых форматах, то создаваемая система должна быть достаточно гибкой – и, по возможности, недорогой.

Шотландские архивисты понимают, что ради своих же собственных интересов, им нужно взаимодействовать с государственными органами уже на стадии проектирования информационных систем.

В числе основных видов изначально-электронных документов, которые предполагается принимать на архивное хранение, называются текстовые документы, графические образы, САПР-файлы, базы данных, электронные таблицы, электронная почта (с присоединёнными файлами), аудио- и видеозаписи и веб-сайты.

Шотландия уже пробовала создать собственный электронный архив. В течение почти десятилетия выполнялся проект «Архив электронных данных» (Digital Data Archive, DDA), который, ввиду отсутствия средств на его развитие, был в 2013 году закрыт. В данный момент для хранения электронных документов используется временное решение на площадке службы. Объём хранимых электронных материалов в настоящее время составляет примерно 256 гигабайт (для сравнения – корпоративная система управления документами, используемая государственными органами Шотландии, сейчас содержит около 11 терабайт документов). В ближайшее время ожидаются новые значительные поступления.

В стратегии предлагается в первые три года закупить и внедрить электронное хранилище, а также активно заняться разработкой политик и процедур, активно сотрудничая с соответствующими национальными и международными органами и организациями.

Источник: сайт Национальной архивно-документационной службы Шотландии
http://www.nrscotland.gov.uk/news/2014/national-records-of-scotland-publishes-its-digital-preservation-strategy

Секция проекта InterPARES Trust на конференции в г. Данди, Шотландия

В шотландском городе Данди (Dundee) с 23 по 25 апреля 2014 года проводится организованная Центром исследований в области архивного дела и информатики (Centre for Archive and Information Studies) при Университет Данди конференция «Память, самобытность и сообщества» (Memories, Identities and Communities). Программа конференции доступна по адресу http://www.dundee.ac.uk/cais/Conference2014/programme.html .

25 апреля 2014 года пройдёт заседание секции, на которой о своих достижениях расскажут участники проекта InterPARES Trust. Будут представлены следующие доклады:

• Лора Даймок (Laura Dymock) из университета Торонто, Канада «Трансформация сообщества и самосознания: Анализ патентного жанра при переходе из бумажной в электронную среду» (Community and identity transformed: An analysis of the patent genre from paper to digital environments)


• Д-р Джозеф Теннис (Joseph Tennis), университет штата Вашингтон, США «Свидетельства или чайные крошки? Электронные документы, фрагментированные системы и подтверждающие аутентичность метаданные» (Evidence or tea leaves?  Digital records, fragmented systems, and authenticity metadata)


• Элизабет Шаффер (Elizabeth Shaffer), институт iSchool университета Британской Колумбии, Канада, зачитает доклад д-ра Лайзы Натан (Dr Lisa Nathan) «Плюрализм и политика: Изучение роли политики в плане способствования доверию между сообществами в электронную эпоху» (Plurality and policy: investigating the role of policy in facilitating trust relationships between communities in the digital age)


• Д-р Патриция Фрэнкс (Patricia C Franks), университет Сан-Хосе (San Jose State University), США «Трансформация взаимодействия между государственными органами и сообществами посредством использования социальных сетей: Исследовательский проект InterPARES Trust» (Transforming interactions between government and communities through social media:  An InterPARES Trust Research Project)

На конференции будет немало других любопытных секций и докладов. Например, обращает на себя внимание секция 9, также запланированная на 25 апреля, которая называется так: «Будущее архивов: Параноидные алкаши, сидящие за старыми компьютерами» (Paranoid drunks using old computers: The future of archives) :)

Источник: сайт конференции
http://www.dundee.ac.uk/cais/Conference2014/programme.html

Беседы об управлении контентом: Бен Плувье о природе электронных документов

Известный британский консультант и педагог в области управления документами Джеймс Лепен (James Lappin), материалы которого я достаточно часто перевожу, любит записывать в виде подкастов беседы с интересными людьми. 14 марта 2012 года на его сайте «Беседы об управлении контентом» (ECM Talk) под заголовком «Природа электронных документов» была выложена запись беседы с Беном Плувье (Ben Plouviez), которую можно скачать по адресу http://traffic.libsyn.com/ecmtalk/ECM_Talk-_014-_Ben_Plouviez_-_The_nature_of_electronic_records.mp3 . Как мне кажется, даже опубликованный там же конспект беседы достаточно интересен, и его перевод приведен ниже.

В период с 2004 по 2006 годы Бен Плувье (на фото, твиттер @benplouviez) руководил внедрением системы управления документами и контентом (Electronic Documents And Records Management, EDRM) в тогдашней администрации Шотландии (Scottish Executive), ставшей в настоящее время правительством Шотландии.

Шесть лет спустя система содержит 14 миллионов документов, и её использует около 4000 сотрудников.

В данном подкасте Бен беспристрастно обсуждает как выгоды, которые получило правительство Шотландии благодаря созданию единого хранилища документов, так и те ожидания, которые система не оправдала.

Развертывание EDRM-системы отчасти мотивировалось желанием администрации Шотландии преодолеть ведомственную замкнутость отдельных частей администрации. Было принято решение о том, что дела, по возможности, будут открыты и доступны всем органам шотландского правительства. Были случаи, когда коллеги обнаруживали документацию, о существовании которой они никогда и не узнали бы, если бы не появилась EDRM-система.

Единая для всех органов правительства Шотландии деловая классификационная схема не стала безусловным успехом, но её нельзя считать и неудачей. Она не слишком популярна среди пользователей, которые редко используют её для поиска нужных им материалов. Однако положительной стороной данной схемы является то, что она обеспечила стабильную и устойчивую структуру системы.

Бен обнаружил, что электронные дела в EDRM-системе совсем не столь ясно и полезно рассказывают о своём предмете, как это делали обычные бумажные дела. Он также задал вопрос о том, стоило ли специалистам по управлению документами ожидать, что их организация будет сохранять полное электронное дело по каждому виду своей деятельности. По мнению Бена, понятие «дела» основывается на понятии «документа», а мы сейчас наблюдаем альтернативы привычным документам в виде блогов, вики, дискуссионных форумов и т.д. Ни один из этих новых форматов не стыкуется естественным образом с концепцией дела. Джеймс Лепен здесь отметил как существенный тот факт, что в спецификациях MoReq2010 вместо термина «дело» (file) используется термин «агрегация» (aggregation). Под этим подразумевается, что в электронном мире существует масса различных способов накопления информации о деловых коммуникациях (сообщения электронной почты в папке входящих сообщений, твиты в твит-потоках и т.д.).

Появление единого хранилища документов дало ряд непредвиденных полезных эффектов. Например, шотландское правительство взяло из журналов аудита системы информацию о том, кто что читал в EDRM-системе, и преобразовало её в rdf-триады (т.е. в некоммерческий формат, лежащий в основе взаимосвязанных данных (linked data) и семантической сети). Затем был создан интерфейс, позволяющий сотрудникам запрашивать эти данные с тем, чтобы выяснить, что же их коллеги читали в системе. В результате появилась возможность выявлять документы, привлекающие в данный момент наибольшее внимание, и так возник более «человеческий» способ просмотра и поиска в системе, чем использование классификационной схемы или традиционных средств поиска.

Шотландское правительство также использовало тот же метод и применительно к журналам аудита электронной почты. Из журналов были взяты записи о том, кто, кому и когда посылал сообщения электронной почты и преобразованы в rdf-триады, и был разработан интерфейс запросов и визуализации. Это означает, что сотрудники могут теперь узнать, кто переписывался с конкретными коллегами или заинтересованными сторонами. Следует отметить, что содержание сообщений при этом не раскрывается, а виден лишь факт отправки электронной почты (причём только тех сообщений, в которых, по крайней мере, одному адресату направлялась копия (cc), чтобы исключить из анализа частную переписку между двумя людьми).

Бен рассказал о планах шотландского правительства на будущее в отношении электронного управления документами, в том числе о намерении заменить существующую EDRM в течение ближайших трех-четырех лет. Он размышлял о том, сможет ли один-единственный продукт / система удовлетворить потребности как в области поддержки коллективной работы, так и управления документами, или же шотландскому правительству придётся внедрить несколько различных инструментов для реализации поставленных задач.

Источник: сайт ECM Talk
http://ecmtalk.libsyn.com/webpage/ecm-talk-014-the-nature-of-electronic-records 

В шотландском городе Лохабере открыт новый архивный центр

Основу коллекции центра составят документы известного клана Камеронов

Дональд Камерон из Лохиеля (слева) вместе с муниципальным советником Бренном Гормли (Bren Gormley) и директором по вопросам образования, культуры и спорта Хью Фрезером (Hugh Fraser) во время церемонии открытия центра.

Новый архивный центр в Лохабере (Lochaber) был официально открыт лордом-лейтенантом графства Инвернесс (Шотландия) Дональдом Камероном из Лохиеля. Центр, который в настоящее время занимает три комнаты местного колледжа, уже сейчас имеет в своей коллекции немало исторических документов, бумаг, карт и книг. Основу первоначальной коллекции составляют материалы, полученные в пользование из архивов клана Камеронов, который раньше располагался в доме Лохиеля – замке Акнакари (Achnacarry Castle).

Предполагается, что создание центра позволит организовать работу по возвращению в Шотландию документов из национальных и международных архивов, а также по сохранению для будущих поколений имеющих историческое значение личных коллекций.

Открытию центра предшествовала большая работа, проведенная руководителями муниципальных органов власти, активистами и историками. Центр в Лохабере – часть архивной стратегии правительства Шотландии, основанной на модели «втулки и спиц», согласно которой основной центр в Инвернессе связан с архивными центрами, разбросанными по всей Шотландии. Советник Гормли с гордостью отметил, что «мы открываем свою «спицу» ещё до открытия «втулки» в Инвернессе».

Лохиель (Дэвид Камерон) напомнил присутствующим слова Уинстона Черчилля : «Чем дальше мы можем видеть прошлое, тем дальше мы способны заглянуть в будущее».

До открытия центра, из-за отсутствия помещения местные документы отправлялись в хранилища в Инвернессе или Центральном Поясе. В то же время многие местные архивисты и любители истории давно говорили о том, что Лохабер, находившийся в центре исторических событий, заслуживал и собственного архива, который был бы легкодоступен и который бы способствовал тому, чтобы местные жители доверяли хранение своих исторических документов «своему» архивному центру.

Стюарт Тейлор (Stuart Taylor)

Источник: Lochaber News
http://www.lochaber-news.co.uk/news/fullstory.php/aid/2425/Vital_papers_for_archive_centre.html