четверг, 22 марта 2012 г.

Беседы об управлении контентом: Бен Плувье о природе электронных документов

Известный британский консультант и педагог в области управления документами Джеймс Лепен (James Lappin), материалы которого я достаточно часто перевожу, любит записывать в виде подкастов беседы с интересными людьми. 14 марта 2012 года на его сайте «Беседы об управлении контентом» (ECM Talk) под заголовком «Природа электронных документов» была выложена запись беседы с Беном Плувье (Ben Plouviez), которую можно скачать по адресу http://traffic.libsyn.com/ecmtalk/ECM_Talk-_014-_Ben_Plouviez_-_The_nature_of_electronic_records.mp3 . Как мне кажется, даже опубликованный там же конспект беседы достаточно интересен, и его перевод приведен ниже.

В период с 2004 по 2006 годы Бен Плувье (на фото, твиттер @benplouviez) руководил внедрением системы управления документами и контентом (Electronic Documents And Records Management, EDRM) в тогдашней администрации Шотландии (Scottish Executive), ставшей в настоящее время правительством Шотландии.

Шесть лет спустя система содержит 14 миллионов документов, и её использует около 4000 сотрудников.

В данном подкасте Бен беспристрастно обсуждает как выгоды, которые получило правительство Шотландии благодаря созданию единого хранилища документов, так и те ожидания, которые система не оправдала.

Развертывание EDRM-системы отчасти мотивировалось желанием администрации Шотландии преодолеть ведомственную замкнутость отдельных частей администрации. Было принято решение о том, что дела, по возможности, будут открыты и доступны всем органам шотландского правительства. Были случаи, когда коллеги обнаруживали документацию, о существовании которой они никогда и не узнали бы, если бы не появилась EDRM-система.

Единая для всех органов правительства Шотландии деловая классификационная схема не стала безусловным успехом, но её нельзя считать и неудачей. Она не слишком популярна среди пользователей, которые редко используют её для поиска нужных им материалов. Однако положительной стороной данной схемы является то, что она обеспечила стабильную и устойчивую структуру системы.

Бен обнаружил, что электронные дела в EDRM-системе совсем не столь ясно и полезно рассказывают о своём предмете, как это делали обычные бумажные дела. Он также задал вопрос о том, стоило ли специалистам по управлению документами ожидать, что их организация будет сохранять полное электронное дело по каждому виду своей деятельности. По мнению Бена, понятие «дела» основывается на понятии «документа», а мы сейчас наблюдаем альтернативы привычным документам в виде блогов, вики, дискуссионных форумов и т.д. Ни один из этих новых форматов не стыкуется естественным образом с концепцией дела. Джеймс Лепен здесь отметил как существенный тот факт, что в спецификациях MoReq2010 вместо термина «дело» (file) используется термин «агрегация» (aggregation). Под этим подразумевается, что в электронном мире существует масса различных способов накопления информации о деловых коммуникациях (сообщения электронной почты в папке входящих сообщений, твиты в твит-потоках и т.д.).

Появление единого хранилища документов дало ряд непредвиденных полезных эффектов. Например, шотландское правительство взяло из журналов аудита системы информацию о том, кто что читал в EDRM-системе, и преобразовало её в rdf-триады (т.е. в некоммерческий формат, лежащий в основе взаимосвязанных данных (linked data) и семантической сети). Затем был создан интерфейс, позволяющий сотрудникам запрашивать эти данные с тем, чтобы выяснить, что же их коллеги читали в системе. В результате появилась возможность выявлять документы, привлекающие в данный момент наибольшее внимание, и так возник более «человеческий» способ просмотра и поиска в системе, чем использование классификационной схемы или традиционных средств поиска.

Шотландское правительство также использовало тот же метод и применительно к журналам аудита электронной почты. Из журналов были взяты записи о том, кто, кому и когда посылал сообщения электронной почты и преобразованы в rdf-триады, и был разработан интерфейс запросов и визуализации. Это означает, что сотрудники могут теперь узнать, кто переписывался с конкретными коллегами или заинтересованными сторонами. Следует отметить, что содержание сообщений при этом не раскрывается, а виден лишь факт отправки электронной почты (причём только тех сообщений, в которых, по крайней мере, одному адресату направлялась копия (cc), чтобы исключить из анализа частную переписку между двумя людьми).

Бен рассказал о планах шотландского правительства на будущее в отношении электронного управления документами, в том числе о намерении заменить существующую EDRM в течение ближайших трех-четырех лет. Он размышлял о том, сможет ли один-единственный продукт / система удовлетворить потребности как в области поддержки коллективной работы, так и управления документами, или же шотландскому правительству придётся внедрить несколько различных инструментов для реализации поставленных задач.

Источник: сайт ECM Talk
http://ecmtalk.libsyn.com/webpage/ecm-talk-014-the-nature-of-electronic-records 

Комментариев нет:

Отправка комментария