Лишь небольшая часть документов организации попадает в архивы. В архивах хранятся законченные делопроизводством, неактивные документы, имеющие постоянную историческую ценность.
Эти документы больше не нужны для повседневной деятельности учреждения или организации, но при этом они документируют историю организации. И точно так же, как уникальна каждая организация, также уникальны и её архивы. За многие десятилетия архивной практики были разработаны профессиональные принципы и стандарты архивного дела, - однако каждая организация будет придерживаться их по-своему.
Архивные принципы
Архивные принципы включают уважение к фондам (respect des fonds) и первоначального порядка.
Согласно принципу уважения к фондам, документы разного происхождения должны храниться отдельно с целью сохранения их контекста. Предположим, например, что переписка генерального директора хранится до передачи на архивное хранение в её офисе. В этом случае её переписка при передаче в архив не должна смешиваться с перепиской директора по оперативной де6ятельности (Chief Operating Officer, COO).
Принцип первоначального порядка говорит о том, что сохраняются организация и последовательность документов, установленные создателем документов.
По мере того, как архивист начинает анализировать документы своей организации и решать, каким из них место в его архиве и как они организованы, эти принципы помогут сохранить историю, особенно в тех случаях, когда создатели документов уже отошли от деятельности или их уже нет в живых. Если архивисты не в состоянии установить происхождение или первоначальный порядок, им следует организовать документы так, чтобы их было легко найти, - например, в алфавитном или в хронологическом порядке.
Оценка с точки зрения создания архива
Перед созданием архива организация должна провести «архивную оценку» (у нас бы сказали, обследование – Н.Х.). В рамках этого процесса архивист встречается индивидуально или с группами сотрудников каждого подразделения с тем, чтобы лучше познакомиться с историей, деятельностью и программами учреждения, а также глубже изучить представления сотрудников об использовании архивных материалов. Структурная схема организации часто помогает проводить эти обсуждения, поскольку создание и использование документов, а также их типов и форматы связаны со структурой организации.
Архивисту также следует выяснить, какие материалы в настоящее время хранятся и где именно они размещены. Следует обсудить места хранения, персонал и получаемую поддержку. Вопрос о том, как хранятся электронные документы (как изначально-электронные, так и оцифрованные) следует задавать всем сотрудникам, и особенно сотрудникам ИТ-подразделения.
Опыт многих архивных оценок показывает, что для формирования своих архивов организациям необходимо формализовать свои процессы создания документов, установления и отслеживания сроков их хранения, а также создать и использовать в работе перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении. Проведение оценки не только позволит обеспечить сохранность документов, но может также улучшить текущие рабочие процессы и повысить эффективность в будущем.
После проведения предварительной оценки архивист готовит для организации отчёт об оценке, в котором подробно излагаются результаты оценки и предлагается план дальнейших действий. Отчёт включает в себя цели, в том числе выявление, обеспечение сохранности и доступности важных исторических документов. Также могут быть разработаны предварительные перечни видов документов с указанием сроков их хранения и политики управления документами для архивных и неархивных документов, с тем, чтобы лучше управлять материалами. Если организации в будущем предстоит юбилей или иные события, то ей может быть интересно использовать архивные документы, когда будут обсуждаться сроки и цели мероприятий. В отчете об оценке также рассматриваются вопросы масштабируемости и обеспечения долговременной сохранности в рамках программы деятельности архива.
Всестороннее обследование
После того, как организация проконсультировалась с архивистом, провела предварительную оценку, рассмотрела рекомендации и взяла на себя обязательство создать архив, - последующие шаги архивиста могут включать в себя всестороннее обследование существующих фондов. Проведенного в рамках предварительной оценки первичного обследования документов может быть достаточным, если организация небольшая. Однако если предположить, что компания крупная или давно работающая, то в этом случае может потребоваться более полное обследование, необходимое для получения финансирования на конкретные меры по обеспечению долговременной сохранности. В процессе обследования архивист тесно сотрудничает с архивным комитетом (что это за комитет, автор не объясняет – Н.Х.), анализируя и делая отметки о существующих документах и их местонахождении.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/assessing-the-archives-program/
