Время пересмотреть (или создать) политику хранения документов, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2022/09/1.html )

Требования Министерства труда США (U.S. Department of Labor)

Работодатели, подпадающие под действие Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и по болезни (Family and Medical Leave Act, FMLA, см. также https://webapps.dol.gov/elaws/whd/fmla/8b6.aspx ), обязаны создавать, вести и сохранять определённые документы, относящиеся к выполнению ими их обязательств в соответствии с законом. Работодатели обязаны хранить документы, указанные в подзаконных нормативных актах, в течение не менее чем трёх лет, и представлять их по запросу представителям Министерства труда для проверки, копирования и расшифровки.

В соответствии с Законом о справедливых условиях труда (Fair Labor Standards Act, FLSA, см. также https://www.dol.gov/agencies/whd/fact-sheets/21-flsa-recordkeeping ), всякий подпадающий под действие закона работодатель должен вести определенные документы для каждого не охваченного исключениями работника. Закон не требует какой-то конкретной формы для документов, однако требует, чтобы документы включали определенную идентифицирующую информацию о работнике и сведения об отработанных часах и полученной заработной плате. Каждый работодатель обязан хранить документы о заработной плате, коллективные договора, документы о покупках и в течение не менее чем трёх лет. Документы, на которых основывается расчёт заработной платы, должны храниться в течение двух лет – это, например, табели учёта рабочего времени и талоны на сдельную работу, таблицы ставок заработной платы, графики работы и рабочего времени, а также документы о выплате надбавок к заработной плате или об удержаниях из неё.

Требования Комиссии США по равным возможностям трудоустройства (U.S. Equal Employment Opportunity Commission)

Источник: https://www.eeoc.gov/employers/summary-selected-recordkeeping-obligations-29-cfr-part-1602

Все документы о персонале и занятости, созданные или использованные (включая, но не ограничиваясь ими, просьбы о предоставлении доступного жилья, поданные заявителями формы заявлений и документы, касающиеся найма, продвижения по службе, понижения в должности, перевода, увольнения или прекращения трудовых отношений, ставок заработной платы, компенсаций, постоянных штатных должностей, отбора на прохождение обучения или ученичества или прочих условий трудоустройства) должны сохраняться в течение следующих сроков:

• Частные работодатели должны хранить такие документы в течение одного года с даты создания документа или с даты принятия соответствующего кадрового решения, в зависимости от того, что произойдёт позже, - но в случае принудительного увольнения работника они должны сохранять кадровые и/или трудовые документы уволенного сотрудника в течение одного года со дня увольнения.
  
  
• Образовательные учреждения, а также государственные и местные органы власти должны хранить такие документы в течение двух лет с даты создания документа или с даты принятия соответствующего кадрового решения, в зависимости от того, что произойдет позже; - но в случае принудительного увольнения сотрудника они должны сохранять кадровые и/или трудовые документы уволенного сотрудника в течение двух лет с даты увольнения.

В случае, если будет предъявлено обвинение в дискриминации на основании части VII Закона о гражданских правах (Civil Rights Act – часть VII данного закона запрещает дискриминацию на основании расы, цвета кожи, религии, сексуальной ориентации и национальности – Н.Х.) , Закона о защите прав граждан с ограниченными возможностями (Americans with Disabilities Act, ADA) или Закона о запрете генетической дискриминации (Genetic Information Nondiscrimination Act, GINA), или же если гражданский иск будет подан Комиссией или Генеральным прокурором, - то ответчик-работодатель (частный работодатель, орган правительства штата или местного правительства, образовательное учреждение, профсоюз или комитет по ученичеству) должен сохранять все документы, связанные с обвинением или действием, до вынесения окончательного решения по обвинению или действию.

На Вашу политику хранения документов также повлияет множество других факторов. Узнайте, как влияет Закон Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act) на управление документами публично торгующих ценными бумагами компаний ( https://www.sec.gov/news/press/2003-11.htm ). Познакомьтесь с требованиями к управлению документами Управления по охране труда и здоровья на производстве (Occupational Safety and Health Administration, OSHA), в той мере, в какой они относятся к Вашей организации ( https://www.osha.gov/recordkeeping/ ). Выясните, какие документы необходимо сохранить для потенциальных обращений за получением страховок. Выделите материалы, которые нужно отобрать на постоянное архивное хранение, такие как лицензии, уставные документы, разрешения, патенты, учебные руководства и годовые отчёты.

*   *   *

Дополнительные сведения о том, какие документы следует хранить и в течение каких сроков можно найти в публикации «Указания по срокам хранения документов - Руководство для всех офисных документов» (Record Retention Schedule - Guidelines for Every Office Document), подготовленной изданием «Управление деловой деятельностью» (Business Management Daily), см. https://businessmanagementdaily.tradepub.com/free/w_bush142/ .

Закон о единообразном сохранении частных деловых документов (Uniform Preservation of Private Business Records Act, UPPBRA)

Даже самые предусмотрительные и усердные группы по разработке политик хранения документов могут столкнуться с видами документов, в сроках хранения которых они не уверены. Когда это происходит, руководства может служить «Закон о единообразном сохранении частных деловых документов» (этот закон пока что одобрен лишь несколькими штатами, такими, как Техас, Иллинойс и Северная Дакота – Н.Х.).

По сути, в законе UPPBRA говорится, что коммерческие организации должны хранить документы, для которых законодательством явным образом не установлены сроки хранения, в течение как минимум трёх лет. Вам следует задокументировать свои усилия по поиску соответствующих законодательно-нормативных требований, и отметить, что Вы установили этот трехлетний срок хранения после того, когда не смогли отыскать такие требования. Если впоследствии выяснится, что Вы пропустили при поиске законодательно-нормативное требование, у Вас будет на руках документация, демонстрирующая судье или регулирующему органу то, что Ваша организация добросовестно стремилась исполнять требования законодательства.

Прочие соображения

Не утруждайте себя созданием политики хранения документов только лишь затем, чтобы впоследствии её похоронить и забыть. Когда сотрудники предоставлены сами себе при работе с документами, могут возникнуть проблемы. Сотрудники могут начать сохранять всё подряд, опасаясь непреднамеренно уничтожить то, что подлежит сохранению; или они же они могут преждевременно уничтожить материалы, которые на неопытный взгляд могут показаться старыми или ненужными.

Не ждите, что сотрудники будут по наитию понимать, что следует сохранить, а что должно быть уничтожено. Хорошая политика в отношении документов компании определяет, что именно Ваша организация рассматривает в качестве деловых документов. Обычно под этим термином понимаются свидетельства деловой (или связанной с ней) деятельности - событий, транзакций, обсуждений и информационного обмена. Некоторые виды деловых документов, такие как налоговые формы и юридические документы, обнаружить относительно легко. Другие виды, такие как электронные письма и посты в социальных сетях, не столь очевидны. Убедитесь, что сотрудники знают не только точное определение «деловых документов» в Вашей организации, но и имеют представление о различных формах, которые могут принимать такие документы.

Наконец, осознайте, что политики хранения документов со временем могут нуждаться в пересмотре. Члены Вашей группы по разработке политики должны быть в курсе новых законов и иных изменений, влияющих на то, что Вы храните и в течение каких сроков.

Бет Браччио Херинг (Beth Braccio Hering)

Источник: сайт издания Business Management Daily
https://www.businessmanagementdaily.com/68456/its-time-to-review-or-create-your-document-retention-policy/