Управление текущими документами организации - это сфера управления документами, а обеспечение сохранности документов, имеющих непреходящую ценность, - это сфера архивного дела.
Организация текущих документов
Специалисты по управлению документами выявляют и классифицируют документы организации, контролируют их использование и хранение и облегчают доступ к ним. Политики управления документами определяют полномочия службы управления документами, включая правовые нормы, регламентирующие создание и сохранение документов для административных, юридических и финансовых целей.
Жизненный цикл документов организации, включающий создание, хранение в течение установленных сроков и инструкции по уничтожению/передаче, описан в перечне видов документов с указанием сроков их хранения и действий по их истечении (retention schedule). Данный документ устанавливает ответственность за создание документов и определяет порядок их уничтожения/передаче или же период времени, в течение которого организация хранит документы, будь то документы временного или постоянного срока хранения.
Сотрудники ведут деловую деятельность, используя текущие (активные) административные, юридические и финансовые документы. Документы становятся неактивными после достижения первоначальной цели их создания; во многих случаях период активности может составлять три года. Сотрудники, под руководством службы или подразделения управления документами, хранят свои дела в течение определенных периодов времени в соответствии с Перечнем.
Управление документами постоянного срока хранения
Хранить постоянно все документы не нужно, рискованно и дорого. Однако некоторые документы играют ключевую роль для финансовой, юридической и интеллектуальной жизнеспособности организации и для сохранения её наследия, поэтому архивы должны хранить их постоянно.
Задача архивного хранилища заключается в том, чтобы обеспечить долговременную сохранность и сделать доступными документы, имеющие непреходящую ценность. Многие организации создают архивные службы для того, чтобы использовать свою историю в качестве своего наиболее уникального актива, отличающего их от конкурентов. Архивные материалы являются непосредственным продуктом деятельности учреждения, отражая его основные ценности, делая доступной корпоративную память и сохраняя информацию в интересах формирования будущего организации. Поскольку у каждой организации есть своя история, преимущества от наличия успешно работающей архивной службы не зависят от размера, возраста, престижа или сектора.
Типы документов организации, подлежащих длительному хранению
Архивные документы формируют историю организации. Материалы, созданные в ходе деловой деятельности, документируют основание организации, её рост и изменения, определяют структуру организации и отражают её достижения. Документы бывают на носителях любых видов: это бумага, электронные файлы, аудиовизуальные записи, фотографии, распечатки и иные форматы, используемые для документирования информации и доступа к ней. У многих организаций, вне зависимости от их размера или масштаба, имеются исторические документы. К их числу относятся устав, на основе которого организация была создана; регламент и внутренние нормативные акты, определяющие цели и структуру организации; протоколы собраний, финансовые документы, бюллетени, информационные письма, программы и публикации, вырезки из газет, фотографии, аудио- и видеозаписи, документирующие историю организации. Архивисты также включают в их число кадровые документы и документы о выплате зарплаты, планы строительства, стратегические документы и иную информацию, имеющуюся в их хранилище.
Организации также занимаются обработкой и поддержанием коллекций электронных материалов, сохраняя при этом ценность документов, их целостность и контекст. Принципы архивной практики учитывают жизненный цикл документов, их естественную природу, иерархию документов и их описание. Они также учитывают необходимость обеспечить неприкосновенность доказательств, например, способность документов дать представление о действиях и событиях, приведших к их созданию. Архивисты контролируют соблюдения принципа уважения к фондам т.е. группировки документов в соответствии с характером накопившего учреждения, их происхождением и первоначальным порядком.
Польза архивов
Архивная служба даёт отдачу, окупая затраченные на неё средства организации-владельца. Как и другие ресурсы, имеющиеся у учреждений, архивные материалы являются активами, которые помогают организациям:
- Снижать оперативные расходы,
- Обеспечивать непрерывности деловой деятельности,
- Централизовать информацию и повысить её эффективность,
- Поддерживать деятельность юридического отдела и отдела комплаенса,
- Поддерживать надёжную программу менеджмента риска,
- Сохранять стабильность во времена перемен,
- Максимизировать ценность бренда и репутацию организации,
- Предоставлять контент для целей маркетинга и связей с общественностью,
- Укреплять лояльность сотрудников и клиентов,
- Сохранять корпоративную память и культурно-историческое наследие организации,
- Выполнять бизнес-аналитику,
- Отслеживать благотворительную деятельность во времени.
Хорошо организованная архивная деятельность позволяет архивистам выявлять, сохранять и извлекать необходимую информацию, одновременно безопасно удаляя ненужные материалы. Поддержание институциональных знаний с помощью архивной службы даёт организациям конкурентное преимущество.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-and-archival-management-within-organizations/
Комментариев нет:
Отправить комментарий