Вы обеспокоены тем, что у Вашей компании может не оказаться на руках определенного документа, если налоговая служба придёт с аудитом? Вы опасаетесь, что будет сложно представить надлежащие доказательства в судебном споре с бывшим сотрудником по поводу неправомерного увольнения, потому что письменные предупреждения и оценки эффективности похоронены в куче других документов?
При умном ведении деловой деятельности подобные проблемы смягчаются с помощью упреждающих мер. Разрабатывается политика хранения документов, которая разъясняет, что именно нужно сохранять, где и в течение каких сроков. Соблюдение установленной политики хранения документов позволяет избавиться от действий наугад и способствует эффективности. Люди без хлопот могут найти то, что им нужно и тогда, когда это им нужно.
Определение видов материалов, которые Ваша организация должна хранить в качестве документов, сроков их хранения, и разработка политики их уничтожения также повышают доверие к Вашей организации в глазах посторонних лиц. Суды и государственные учреждения неодобрительно относятся к практике, при которой отдельные сотрудников по собственному выбору сохраняют или выбрасывают важные документы. Подобные действия вызывают подозрения в том, что информация скрывается. Если же Вы в состоянии предъявить продуманную стандартизированную процедуру управления документами соответствующей третьей стороне, такой, как юрист или аудитор, то это подкрепляет Ваши решения.
Коммерческие и некоммерческие организации всех размеров должны иметь письменную политику хранения документов. Когда Вы разрабатываете или совершенствуете свою политику такого рода, примите во внимание следующее.
Важность группы по разработке политики хранения документов
Разработка требований к управлению документами и перечней видов документов с указанием сроков хранения - это задача не для одного человека. Создание эффективной политики хранения документации включает рассмотрение анализ потребностей компании и её кадровой службы, федерального законодательства и законодательства штата, отраслевых требований и государственных нормативных требований, а также условий договоров страхования. Может оказаться очень полезным создание команды, способной рассмотреть вопрос с различных точек зрения и с учётом различного профессионального опыта.
Обязательно нужно узнать мнение высшего руководства, отдела кадров и службы управления документами. Аналогичным образом, с учётом растущих в настоящее время объёмов электронных документов, следует привлечь представителей службы информационных технологий (ИТ). Они могут решать вопросы, связанные с хранением, автоматизацией, безопасностью, резервным копированием и уничтожением документов. Поскольку финансовые отчеты, налоговые декларации и другие подобные типы документов будут предметом озабоченности для всех организаций, разумным шагом будет привлечение в команду сертифицированного специалиста по бухгалтерскому учёту Вашей организации (или аналогичного ему специалиста).
Юрист организации может быть особенно полезен при рассмотрении вопросов, затрагивающих политику организации в отношении судебных разбирательств. По рекомендации юриста могут устанавливаться временные запреты на уничтожение как аналоговых, так и электронных документов, которые не следует удалять из-за возможной потребности в них в будущем. Такая дальновидная мера может, например, обеспечить сохранение документов, относящихся к пожаловавшемуся на домогательства сотруднику, на случай, если этот сотрудник впоследствии обратится с иском в суд.
Требования к срокам хранения типовых деловых документов
Каждой коммерческой и некоммерческой организации необходимо учитывать свою ситуацию для того, чтобы разработать точные указания по срокам хранения документов. Здесь могут играть роль такие факторы, как принадлежность к определённой отрасли и штат, в котором находится организация.
Мой комментарий: В США принадлежность к штату важна ввиду того, что практически все штаты имеют многочисленные собственные законодательно-нормативные требования в отношении сроков хранения документов, отличающиеся от требований других штатов и федерального законодательства. Однако здесь приходится учитывать требования не только того штата, в котором организация зарегистрирована, но и всех тех штатов, в которых она ведёт свою деловую деятельность. Само собой, если организация ведёт деятельность в международном масштабе, приходится также принимать во внимание требования законодательства соответствующих стран.
При формировании Вашей политики изучите положения законов и нормативно-правовых актов. Они обеспечивают хорошую основу для определения того, какие типы документов Вам необходимо хранить, и в течение каких сроков. Всегда изучайте вопрос, а не предполагайте. Требования могут оказаться весьма неожиданными.
В качестве отправной точки посмотрите, что говорят упомянутые ниже органы и учреждения о некоторых ключевых типах подлежащих хранению документов и о сроках их хранения:
Требования федеральной налоговой службы США (Internal Revenue Service, IRS)
Источник: https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
Срок хранения документа зависит от документируемого им действия, расхода или события. Как правило, Вы должны хранить свои документы, подтверждающие указанные в Вашей налоговой декларации доходы, вычеты или кредиты, до тех пор, пока не истечет срок давности для ответственности за данную налоговую декларацию. Срок исковой давности - это период времени, в течение которого Вы можете внести поправки в свою налоговую декларацию, чтобы потребовать зачёт или возмещение уплаченных налогов, и в течение которого налоговая служба может начислить дополнительный налог.
Мой комментарий: Описание срока давности здесь неточное. Срок давности – это период времени, по истечении которого налогоплательщик уже не может быть привлечён к ответственности за допущенные им нарушения (или, как вариант, срок, по истечении которого налоговая служба не вправе истребовать соответствующие документы с целью их проверки). В США этот срок для налоговых документов (за исключением тех, что относятся к крупным налоговым преступлениям) составляет 7 лет.
Документы, относящиеся к собственности, следует хранить до истечения срока давности в отношении событий года, в котором Вы избавились от этого имущества. Вы должны хранить эти документы, чтобы рассчитывать снижение балансовой стоимости, амортизационные отчисления или налоговые скидки в связи с истощением запасов минерального сырья; а также определять Вашу основу для расчёта прибыли или убытка при продаже или ином способе отчуждения имущества.
Если у Вас есть наёмные работники, Вам следует хранить всю отчетность по налогу на заработную плату в течение как минимум 4 лет после даты, когда налог подлежал уплате или был уплачен – смотря какое событие наступит позднее.
Копии поданных Вами налоговых деклараций храните постоянно.
Требования Службы гражданства и иммиграции США (U.S. Citizenship and Immigration Services)
Источник: https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/90-retaining-form-i-9
Никогда не уничтожайте форму I-9 для действующих сотрудников; Вам следует хранить этот документ до тех пор, пока сотрудник работает на Вас, а затем в течение определённого времени после того, как он перестанет работать на Вас. Данное требование применяется даже в том случае, если сотрудник увольняется вскоре после приёма на работу. Срок хранения формы I-9 Вам следует рассчитать только после того, как сотрудник перестал работать на Вас. Согласно федеральным правилам, Вы обязаны сохранять форму I-9 для каждого нанятого вами лица в течение трёх лет после даты приёма на работу или в течение года после даты прекращения трудовых отношений - в зависимости от того, что наступит позже.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2022/09/2.html )
Бет Браччио Херинг (Beth Braccio Hering)
Источник: сайт издания Business Management Daily
https://www.businessmanagementdaily.com/68456/its-time-to-review-or-create-your-document-retention-policy/
Комментариев нет:
Отправить комментарий