У каждой организации есть история; в идеале, учреждения должны систематизировать и обеспечивать долговременную сохранность своих документов для будущего. Письменные документы часто являются единственным источником информации о первоначальных намерениях и деятельности учреждения, и эти документы содержат институциональные знания о том, кем и как была создана организации, какие программы были ею созданы и какие виды деятельности были налажены.
Организованные, доступные документы предоставляют информацию, используемую для принятия решений. Кроме того, документация сохраняет институциональную память, используемую для разрешения юридических споров; облегчает подотчетность перед клиентами, головными организациями и регулирующими органами; экономит время, усилия и деньги; помогает в планировании юбилеев или специальных мероприятий; вселяет гордость за прошлое и надежду на будущее. Архивные документы также помогают выделять сотрудников с многолетним стажем работы и измерять рост и развитие организации.
Выявление документов, имеющих непреходящую ценность
Независимо от того, есть ли в организации официальная архивная служба или нет, знание того, какие именно документы имеют непреходящую ценность, помогает будущему архивов. Хранение документов организации предусматривает их сортировку и упорядочивание, устранения дубликатов и документов сиюминутной или незначительной ценности, а также разработку политик и процедур для обеспечения долговременной сохранности документов.
В число документов непреходящей ценности могут входить:
- Уставы, регламенты и внутренние нормативные акты с поправками и изменениями,
- Протоколы собраний и встреч, повестки дня и вспомогательные документы,
- Руководства и справочники по процедурам,
- Материалы по истории организации,
- Интервью с основателями, бывшими президентами и членами правления организации,
- Биографии бывших и нынешних руководителей,
- Дела Совета директоров,
- Реестры попечителей, должностных лиц и председателей комитетов,
- Бухгалтерские реестры, журналы, бюджеты и финансовые документы,
- Контракты, страховые полисы и юридические документы,
- Акты на приобретение недвижимости, материалы обследований, архитектурные чертежи, а также документы на здания и на собственность,
- Важная переписка,
- Дела на проекты и программы,
- Отчеты,
- Фотографии,
- Аудиовизуальные материалы,
- Вырезки, пресс-релизы и статьи,
- Артефакты, такие как материалы, связанные с определёнными событиями,
- Награды, мемориальные материалы и цитаты,
- Публикации, такие как бюллетени, брошюры и информационные письма (для публикаций, имеющихся в большом количестве экземпляров, достаточно хранить три экземпляра каждой).
Организации должны хранить определенные документы сверх своих текущих потребностей, в соответствии с законодательно-нормативными требованиями, финансовыми потребностями, потребностями оперативной деловой деятельности, а также в соответствии с федеральными законами и законами штата. Организация может выбирать из нескольких возможных вариантов обеспечения сохранности своих документов. Например, организация может создать и поддерживать свой архив, а может передавать документы в существующее архивное хранилище или же в архив вышестоящей организации.
Организации следует возложить на кого-либо ответственность за систематическое хранение текущих документов и за обеспечение долговременной сохранности документов, имеющих историческое значение. Организация может включить в свой устав или регламент заявление о важности хранения исторических документов. Соответствующие обязанности обычно возлагаются на архивиста организации. Эти обязанности включают в себя:
- Разработку политик и процедур управления документами,
- Выбор подходящего места для хранения документов,
- Сортировку и систематизацию документов,
- Описание документов,
- Запрос экземпляров часто обновляемых документов для постоянного хранения,
- Следование руководствам по вопросам управления документами.
Иногда эти обязанности по управлению документами возлагаются на стажеров, младший персонал или иных неспециалистов. К сожалению, использование путь добросовестной, но неквалифицированной рабочей силы для архивных работ может вызвать проблемы в долгосрочной перспективе, - поэтому организациям всегда следует инвестировать в архивистов.
Зачем сохранять?
Обеспечение долговременной сохранности документов организации не должно осуществляться исключительно для удобства историков, даже если подобная цель сильнее всего связана с полезностью для более широкого сообщества. Напротив, обеспечение долговременной сохранности материалов имеет важнейшее значение для каждой организации. Помимо этого, сохранённые ресурсы позволяют заинтересованным в организации пользователям проследить её историю.
История даёт людям чувство общности и самобытности, определяя, кто они и откуда. Ключевой частью их самобытности являются организации, в которых они работают. Учреждения и их организационная история являются продуктом прошлого опыта, который становится основой общей памяти.
Документы являются материальным отражением интересов организации; в контексте этих интересов оригинальный документ беспристрастно фиксирует событие. Хотя люди могут интерпретировать документы по-разному, однако содержащаяся в документах информация остаётся неизменной. Обеспечение долговременной сохранности первоисточников позволяет сформировать точную историческую память.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/preserving-organizational-history/
Комментариев нет:
Отправить комментарий