Как научиться «чувствовать» проблемы управления документами и информацией? Начните задавать вопросы о скорости.
Проблемы со скоростью - это те проблемы, с которыми сталкиваются организации, когда у них уже имеются работающие процессы. Процесс работает – но он мог бы работать и побыстрее, с меньшим количеством ошибок.
Социальные сети и системы интернет-поиска как раз решают проблемы скорости. Всё, что они позволяют нам делать, мы могли делать и раньше, но они просто увеличили скорость, с которой мы можем это делать.
Если бы мы до появления социальных сетей захотели бы узнать, что делали в последнее время 50 наших друзей, нам пришлось бы обзвонить их всех. Теперь же мы просто прокручиваем свою ленту новостей в Facebook.
До появления Google (хотя, по правде говоря, Google был далеко не первой поисковой системой – Н.Х.), если Вы хотели получить ответ на какой-то вопрос, то шли в библиотеку или спрашивали людей до тех пор, пока не находили кого-то, кто знал ответ. Теперь же мы просто «гуглим».
То же самое касается поиска по электронным документам. До его появления мы обращались к индексу, составленному для интересующей нас публикации. Теперь же мы просто вбиваем в строку поиска то, что хотим найти, и переходим к интересующему нас материалу.
Суть сказанного в том, что эти технологии трансформировали нашу жизнь, но они не изменили результатов, которых мы способны достичь. Они просто предоставили нам способы получать эти результаты быстрее, - так что теперь мы получаем их чаще. Они решили ряд проблем скорости.
Каждая организация пытается решить проблемы со скоростью. Если служба поддержки клиентов сможет увеличить скорость обслуживания клиентов на 10%, то она сможет обслуживать на 10% клиентов больше, используя те же ресурсы - или же улучшить качество обслуживания на 10%.
Если служба управления документами сможет повысить скорость обработки документов на 25%, то это будет означает, что отказ в выделении ей дополнительной штатной должности, вероятно, окажется для неё не столь болезненным.
Как только Вы начнете видеть проблемы со скоростью, фокус будет заключаться в том, чтобы понять, где именно иная организация информации может привести к увеличению скорости.
Пока в организации есть нужный опыт и компетенции, большинство проблем сводится к тому, чтобы поставить работу в очередь и предоставить информацию сотрудникам таким образом, чтобы им не приходилось её искать. В основном это означает использование потоков рабочих процессов и форм.
Для служб управления документами и информацией существуют удивительные возможности для того, чтобы стать двигателем производительности в организации, которую они обслуживают. Всё, что Вам нужно для этого сделать, это научиться чувствовать проблемы со скоростью.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-become-sensitive-to-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий